Melhores Dicas de Produtividade de Correio Electrónico para Fazer Mais Todos os Dias

Escrever e-mails pode ser uma tarefa demorada, mas é uma parte importante da comunicação em qualquer local de trabalho.

Embora seja fácil ficar atolado nos detalhes e gastar demasiado tempo com um e-mail, há formas de permanecer produtivo enquanto se escreve e-mails!

Neste artigo, reunimos algumas dicas e truques que temos a certeza que serão úteis para revolucionar a sua produtividade diária quando se trata de lidar com e-mails.

Se estiver pronto, vamos mergulhar logo no assunto! 

Porque é que os e-mails são tão úteis?

Os e-mails são um instrumento de comunicação fundamental: permitem uma troca de informações eficiente e eficaz entre indivíduos, departamentos e mesmo empresas. Também ajudam a garantir a exactidão, proporcionando uma forma fácil de acompanhar as conversas e partilhar documentos.

Vejamos porque é que o correio electrónico é uma parte tão crucial de praticamente todas as rotinas de trabalho.

Comunicação Interna

Os e-mails são frequentemente utilizados como principal método de comunicação entre empregados: desta forma, podem comunicar uns com os outros de forma rápida, fácil e segura.

Isto ajuda a manter todos informados de todos os desenvolvimentos dentro da sua organização ou indústria sem terem de se reunir pessoalmente ou fazer chamadas telefónicas. Também assegura que informações importantes não sejam perdidas ou esquecidas devido a mal-entendidos ou mal-entendidos.

Desenvolvimento Profissional

Os e-mails também podem ser utilizados para fins de desenvolvimento profissional, tais como fornecer feedback sobre projectos ou tarefas concluídas pelos funcionários, enviar lembretes sobre prazos ou eventos futuros ou partilhar recursos com colegas que os possam ajudar a melhorar os seus conjuntos de competências.

Isto faz dos e-mails um bem inestimável quando se trata de manter padrões de alta qualidade em qualquer ambiente de trabalho.

Comunicação à distância

Finalmente, os e-mails são uma óptima forma de os empregadores se manterem ligados aos seus empregados mesmo que estejam a trabalhar remotamente a partir de locais diferentes em todo o mundo.

Ao enviar e-mails regularmente com actualizações sobre as notícias e políticas da empresa, os empregadores podem assegurar que todos sejam mantidos informados sobre as mudanças relevantes dentro da sua organização, o que ajuda a manter o moral elevado durante períodos de incerteza ou perturbação, tais como durante as restrições pandémicas da COVID-19.

Tipos de e-mails mais enviados

Há muitos e-mails a serem enviados todos os dias, pelo que é útil reunir uma compreensão dos principais tipos que pode receber ou em que se encontra a trabalhar.

Correio electrónico de marketing

Os e-mails de marketing são uma óptima forma de chegar aos clientes existentes e potenciais.

Podem ser utilizados para promover novos produtos, oferecer descontos e cupões ou simplesmente manter os clientes informados sobre as últimas notícias da sua empresa. Independentemente do tipo de negócio que dirige ou para o qual trabalha, o e-mail marketing é uma ferramenta eficaz para se manter ligado ao seu público-alvo e conduzir as vendas!

Quando se trata de criar uma campanha de correio electrónico bem sucedida, há vários elementos importantes que devem ser tidos em consideração. Em primeiro lugar, é importante elaborar uma linha temática envolvente que chame a atenção do leitor e o encoraje a abrir a mensagem. Além disso, deve certificar-se de que os seus e-mails são visualmente agradáveis, incluindo imagens ou vídeos atraentes quando apropriado. Finalmente, certifique-se de incluir chamadas para a acção relevantes que orientem os leitores para páginas específicas no seu website ou outras plataformas em linha como as redes sociais.

Newsletter e-mails

Newsletter Os e-mails são uma óptima forma de se manterem em contacto com os seus clientes e de construir lealdade!

Podem ser utilizados para partilhar informações sobre novos produtos ou serviços, anunciar vendas ou descontos e manter os clientes a par das novidades do seu negócio. A criação de um newsletter eficaz requer um planeamento e execução cuidadosos. Aqui estão algumas dicas rápidas para começar:

1. Identifique o seu público-alvo: antes de começar a escrever, decida para quem vai enviar o newsletter e que informações podem achar interessantes ou úteis. Pense nos seus interesses, necessidades e preferências, para que possa criar conteúdos que tenham ressonância com eles. 

2. Decida que conteúdo incluir: assim que souber quem é o seu público, pense no tipo de conteúdo que gostaria de receber nas suas newsletters - tais como blog actualizações, anúncios de produtos, ofertas especiais ou promoções. É importante misturá-lo para que cada newsletter tenha algo de novo para os leitores, mantendo ao mesmo tempo o tema geral do seu negócio consistente em todas as edições. 

3. Planeie a sua agenda newsletter : considere com que frequência pretende enviar boletins informativos - mensalmente? Trimestralmente? Anualmente? Depois planeie com antecedência, marcando datas para quando cada edição será enviada, para que tudo se mantenha no bom caminho sem faltar nenhum prazo!

E-mails de marco

Um e-mail de marco é um e-mail automatizado que é enviado quando certos marcos são atingidos na viagem do cliente. Estes marcos podem incluir coisas como compras de produtos, renovações de assinaturas, actualizações de características ou activações de contas, etc. Podem também ser utilizados para celebrar eventos especiais ou aniversários, tais como aniversários ou feriados.

Os e-mails de marco são uma excelente forma de manter os seus clientes envolvidos e entusiasmados com o que se segue: ajudam a lembrar os utilizadores da incrível viagem que têm feito com o seu produto ou serviço, e podem mesmo inspirá-los a actualizar ou comprar mais produtos.

Os e-mails de marco são incrivelmente poderosos porque permitem personalizar a experiência do cliente e fazer com que esta se sinta mais significativa para eles. Pode utilizar este tipo de e-mails para mostrar apreço pela sua lealdade e lembrá-los porque o escolheram em primeiro lugar. Além disso, estes tipos de e-mails proporcionam uma oportunidade de cross-selling e up-selling, bem como de aumentar o envolvimento do utilizador com o seu produto ou serviço ao longo do tempo, recordando aos clientes as novas funcionalidades que podem estar disponíveis para a sua utilização. 

Dicas de Produtividade de Email

Os e-mails podem ser uma das ferramentas mais poderosas para permanecer organizados e produtivos. No entanto, muitas pessoas ficam sobrecarregadas com a enorme quantidade de e-mails que recebem ou precisam de enviar todos os dias.

Vamos discutir o que pode fazer para fazer mais, sem arrastar o seu trabalho por horas a fio.

Experimente uma ferramenta AI para aumentar a sua produtividade

AI são uma óptima forma de tornar o processo de escrita de e-mails mais rápido e menos doloroso.

TextCortex A nossa ferramenta AI-powered, pode ajudá-lo a criar e-mails personalizados em minutos, para que possa dedicar menos tempo a tarefas mundanas e mais tempo a fazer o trabalho.

Entre os 60+ templates que acompanham o nosso creator suite , encontrará uma categoria inteira dedicada à escrita por correio electrónico. Isto significa que mesmo que não tenha muito tempo em mãos, pode ainda assim enviar e-mails de alta qualidade sem passar horas a elaborá-los a partir do zero. 

Precisamos apenas de alguns indicadores, tais como pontos de bala ou uma breve descrição/o objectivo do seu e-mail e geraremos o que precisar, no seu tom e duração preferidos, em segundos!

Tratar e-mails a uma hora marcada

Pode ser um desafio ficar em cima dos e-mails, especialmente se eles vêm de múltiplas contas ou se está a receber um grande volume de mensagens

Uma forma de ajudar a gerir o stress e o tempo que vem com a resposta às mensagens de correio electrónico é estabelecendo horários específicos ao longo do dia em que se dedica unicamente à leitura e à resposta.

O primeiro passo é decidir quantas vezes por dia quer verificar e responder a e-mails. Pode querer dois ou três períodos dedicados de leitura de emails por dia, dependendo de quantas contas ou pessoas o contactem regularmente. Uma vez determinado isto, decidir que horas funcionam melhor para estes períodos - isto pode ser logo pela manhã, a meio do dia ou à noite, antes de fechar para a noite. 

Priorização e eficiência

Dar prioridade aos e-mails que requerem atenção imediata e que podem esperar até mais tarde: isto ajudará a assegurar que mensagens importantes não se percam num mar de outros e-mails à espera de respostas. 

Depois, é tempo de se concentrar na eficiência. O primeiro passo é compreender o que se está a tentar alcançar com o e-mail. Antes de começar a escrever, tome algum tempo para pensar no seu propósito e no resultado que gostaria de obter do destinatário. Isto irá ajudá-lo a manter a sua mensagem concisa e clara quando escrever o seu e-mail. 

Ao elaborar o e-mail, lembre-se que menos é mais - não escreva parágrafos longos ou inclua informações desnecessárias que possam distrair do seu ponto principal. Mantenha as frases curtas e tente não se repetir; isto torna a leitura mais fácil para o destinatário, bem como respostas mais rápidas por parte do mesmo! 

Não são permitidas notificações

Quer se trate de uma notificação de empurrão da sua aplicação favorita ou de um lembrete sobre uma próxima reunião, estas notificações podem facilmente desviar a nossa atenção da tarefa em mãos.

A solução é surpreendentemente simples: desligue-as. Ao desligar todos os alertas que o possam distrair enquanto trabalha nas suas mensagens de correio electrónico, cria um ambiente propício ao foco e à concentração. 

Estudos demonstraram que quando somos capazes de nos concentrarmos numa coisa durante um longo período de tempo sem quaisquer perturbações, somos capazes de trabalhar de forma mais eficiente e eficaz do que se estivéssemos constantemente a ser interrompidos por estímulos externos como notificações telefónicas. Além disso, este foco ininterrupto também nos ajuda a permanecer no estado de fluxo por mais tempo - o que significa que não só produzimos trabalho de melhor qualidade como também o completamos mais rapidamente!

Os atalhos são o caminho

O seu software de correio electrónico provavelmente tem alguns atalhos úteis que o podem ajudar a poupar tempo.

Por exemplo, o Gmail tem o seu próprio conjunto de atalhos que vêm como combinações de teclas rápidas que lhe permitem executar certas tarefas sem ter de clicar nos menus ou abrir novas janelas. Por exemplo, se quiser arquivar um e-mail sem o apagar, basta premir "e" no seu teclado. Da mesma forma, prima "c" para compor, "#" para apagar qualquer e-mail e "A" enquanto visualiza um e-mail para responder a todos os que receberam o referido e-mail.

O Microsoft Outlook vem com atalhos úteis para simplificar também o seu processo de escrita e resposta de e-mail: pode criar um novo e-mail com Ctrl+Shift+M, agendar um novo calendário com Ctrl+Shift+A, mudar para a caixa de entrada com Ctrl+Shift+i ou responder a todos com Ctrl+Shift+R.