De meeste werknemers in het bedrijfsleven hebben wel eens een intranet gebruikt. Maar veel minder mensen zouden zeggen dat hun intranet ook echt goed werkt. De belofte is één plek waar je bedrijfsinformatie, beleid en teamupdates kunt vinden. De realiteit is meestal een SharePoint-site die niemand onderhoudt en een zoekfunctie die 400 resultaten oplevert als je zoekt op ‘vakantiebeleid’.

In dit artikel lees je wat intranetten zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe AI de mogelijkheden van een goed functionerend intranet verandert.

TL;DR: Een intranet is een besloten intern netwerk dat medewerkers verbindt met bedrijfsinformatie, tools en elkaar. Traditionele intranetten kampen met slechte vindbaarheid en verouderde inhoud. AI-aangedreven intranetten maken bedrijfskennis doorzoekbaar via natuurlijke taal, brengen proactief de juiste informatie naar voren en integreren met je bestaande tools. TextCortex bedrijven hun bestaande documentatie om te zetten in een doorzoekbare AI-kennislaag zonder dat ze hun intranet opnieuw hoeven op te bouwen.

Wat is een intranet?

Een intranet is een besloten, intern netwerk dat door organisaties wordt gebruikt om informatie, tools en middelen uitsluitend met medewerkers te delen. De toegang is doorgaans beperkt tot geverifieerde gebruikers binnen de organisatie.

Moderne intranetten zijn webgebaseerde platforms die worden gehost op bedrijfsservers of in de cloud. Ze fungeren als een centraal knooppunt waar medewerkers toegang hebben tot bedrijfsnieuws, HR-documentatie, projecttools, kennisbanken en interne communicatie. Een intranet kan ook worden gebruikt om verschillende teams binnen een organisatie met elkaar te verbinden via gedeelde werkruimten en samenwerkingsfuncties.

Soorten intranetten

Intranetten zijn er in verschillende vormen, afhankelijk van de grootte en behoeften van de organisatie:

  • Traditionele intranetten: statische documentenbibliotheken en bedrijfsnieuwsportalen, meestal gebouwd op platforms zoals SharePoint
  • Sociale intranetten: voeg samenwerkingsfuncties toe, zoals teamfeeds, werknemersprofielen en realtime berichten (Slack, Teams)
  • AI-gestuurde intranetten: voeg zoekfuncties op basis van natuurlijke taal, intelligente samenvattingen en proactieve kennispresentatie toe aan bestaande content

Intranet versus extranet

Een intranet is alleen toegankelijk voor interne medewerkers. Een extranet biedt beperkte toegang aan externe partijen, zoals partners, leveranciers of klanten. Beide zijn besloten netwerken, maar een extranet heeft een gecontroleerde laag die naar buiten gericht is voor specifieke toepassingen.

Waarom intranetten vaak mislukken

De meeste mislukkingen van intranetten komen neer op drie problemen. De inhoud raakt verouderd omdat niemand verantwoordelijk is voor het bijwerken ervan. De zoekfunctie werkt op basis van trefwoorden en levert te veel irrelevante resultaten op. En medewerkers leren er niet meer op te vertrouwen wat ze daar vinden, dus vragen ze het in plaats daarvan aan een collega, wat het hele doel tenietdoet.

Het resultaat: een goed gefinancierd intranet dat medewerkers links laten liggen, omdat het sneller is om even op een Slack-kanaal te vragen dan op het intranet te zoeken.

Hoe AI bedrijfsintranetten verbetert

AI verandert intranetten van passieve documentenopslagplaatsen in actieve kennissystemen. Zo ziet dat er in de praktijk uit.

Zoeken met natuurlijke taal

In plaats van zoeken op trefwoorden, waarbij je precies moet weten wat je zoekt, kunnen medewerkers met AI vragen stellen in gewone taal. Op de vraag "Wat is ons restitutiebeleid voor zakelijke contracten?" krijg je een samengesteld antwoord op basis van de relevante documenten, in plaats van een lijst met 12 pdf’s.

Proactief kennis naar voren halen

AI houdt bij waar medewerkers mee bezig zijn en biedt proactief relevante documenten, updates of teamkennis aan, zonder dat je daarvoor hoeft te zoeken. Nieuwe medewerkers krijgen contextueel onboardingmateriaal. Verkoopmedewerkers krijgen relevante casestudy’s voordat ze een kennismakingsgesprek voeren.

Geautomatiseerd beheer van content

AI houdt de leeftijd en het gebruikspatroon van documenten bij, markeert verouderde inhoud voor controle of werkt secties automatisch bij wanneer bronsystemen veranderen. Dit lost het probleem van de verantwoordelijkheid op dat de meeste traditionele intranetten de das omdoet.

TextCortex een door AI aangestuurde intranetlaag

TextCortex een in de EU gevestigd AI-platform voor bedrijven dat bovenop je bestaande intranetcontent werkt en deze doorzoekbaar maakt met natuurlijke taal. Je hoeft je SharePoint niet opnieuw op te zetten of je documenten te migreren. TextCortex met je bestaande bronnen en verandert deze in een doorzoekbare, synthetiseerbare kennisbank.

Resultaten van MAHLE, een wereldwijde toeleverancier voor de auto-industrie en DAX-bedrijf, die TextCortex AI-laag bovenop hun SharePoint-omgeving heeft geïmplementeerd:

  • 65% van de AI-toepassingen wordt al binnen de eerste maand na implementatie in gebruik genomen
  • 5+ uur per week bespaard per medewerker dankzij sneller opzoeken van informatie
  • Agents die rechtstreeks op SharePoint worden ingezet, waardoor bestaande documentatie direct doorzoekbaar wordt via natuurlijke taal

TextCortex ISO 27001-gecertificeerd, SOC 2-gecertificeerd en voldoet volledig aan de AVG en de EU-AI-wet. Het bedrijf bedient wereldwijd klanten uit de Fortune 500 en de DAX 40.

Veelgestelde vragen

Wat is een intranet?

Een intranet is een besloten intern netwerk dat organisaties gebruiken om informatie, tools en bronnen uitsluitend met hun medewerkers te delen. Om toegang te krijgen, moet je je aanmelden. Moderne intranetten werken via het web en fungeren als centraal knooppunt voor bedrijfsnieuws, HR-documentatie, projecttools en interne communicatie.

Wat is het verschil tussen een intranet en het internet?

Het internet is voor iedereen toegankelijk. Een intranet is privé en alleen toegankelijk voor geverifieerde medewerkers binnen een organisatie. Het intranet maakt gebruik van dezelfde webtechnologieën (browsers, HTTP), maar is beveiligd met authenticatie en toegangscontroles die externe toegang verhinderen.

Waarom leveren de meeste intranetten geen meerwaarde op?

De 3 meest voorkomende problemen zijn verouderde inhoud (niemand is verantwoordelijk voor het bijwerken), slechte zoekfuncties (zoeken op trefwoorden dat te veel irrelevante resultaten oplevert) en geschonden vertrouwen (medewerkers gebruiken het niet meer zodra ze een keer zijn teleurgesteld door verouderde informatie). AI lost deze 3 problemen op door zoekopdrachten in natuurlijke taal, proactief inhoudsbeheer en intelligente samenvattingen mogelijk te maken.

Wat is een door AI aangestuurd intranet?

Een door AI aangestuurd intranet voegt zoeken in natuurlijke taal, intelligente samenvattingen van documenten en proactieve kennispresentatie toe aan de bestaande intranetcontent. Medewerkers kunnen vragen stellen in gewone taal en krijgen dan beknopte antwoorden in plaats van zoekresultaten op basis van trefwoorden. TextCortex als een AI-laag bovenop SharePoint, Google Drive of Notion je iets hoeft te migreren.

Hoe verbetert AI het zoeken op het intranet?

Bij traditionele intranetzoekopdrachten moet je de juiste trefwoorden kennen en een lijst met resultaten doorzoeken. Een door AI aangestuurde zoekfunctie begrijpt je bedoeling, verzamelt tegelijkertijd antwoorden uit meerdere documenten en geeft direct een antwoord in plaats van een lijst met links. Na de implementatie TextCortex konden MAHLE-medewerkers via natuurlijke taal zoeken in SharePoint-inhoud.

Is een intranet tegenwoordig nog steeds relevant voor bedrijven?

Ja, maar de vorm is veranderd. Een statisch documentenportaal is waarschijnlijk niet de moeite waard om te onderhouden. Een door AI aangestuurde kennislaag waarmee je de kennis van je organisatie in realtime kunt doorzoeken, is een van de investeringen met het hoogste rendement die een bedrijf kan doen om de productiviteit van zijn medewerkers te verhogen. MAHLE bereikte binnen de eerste maand een acceptatiegraad van 65% en een besparing van meer dan 5 uur per week per medewerker.