Wat is een intranet? - Is het relevant voor jouw bedrijf?

Een bedrijf, team of onderneming heeft een app nodig om de werklast te organiseren en de communicatie van werknemersgegevens te beheren. Apps die deze functies bieden en nuttig zijn voor het stroomlijnen van de werklast worden intranetten genoemd. Een intranet is een intern communicatie- en samenwerkingsplatform dat wordt gebruikt door bedrijven en ondernemingen van alle groottes en industrieën. Een intranet is een methode om informatie te delen, te communiceren en effectief samen te werken met vertrouwde partners. Als je nieuwsgierig bent naar de voordelen van een intranet dat de efficiëntie en dus de winstgevendheid van je onderneming zal verhogen, lees dan verder!

In dit artikel zullen we onderzoeken wat een intranet is en wat de best practices zijn!

Reay? Laten we beginnen!

TL; DR

• Intranet apps zijn tools die bedrijven, ondernemingen en organisaties gebruiken om gegevens te delen, communicatie te versterken en kennis te beheren.
• Intranetten bieden belangrijke functies zoals het veilig delen van informatie, duidelijke communicatie, updates, nieuws en het delen van aankondigingen.
• Met intranetten kun je effectief communiceren met je bedrijfsleden en alle workflows stroomlijnen.
• Omdat intranet-apps ook werken als hulpmiddelen voor het opslaan van documenten en gegevens, kunnen werknemers alle gegevens snel vinden.
• Als je op zoek bent naar een flexibelere en effectievere kennismanagementtool dan intranetten, dan is ZenoChat voor jou ontworpen met functies waarmee je je kennismanagementtaken kunt voltooien met AI-ondersteuning.

Wat is een intranet?

Een intranet is een privénetwerk dat door organisaties wordt gebruikt om gegevens te delen, te communiceren en taken te beheren. Een intranet fungeert als het digitale hoofdkwartier van een bedrijf om werknemers op de hoogte te houden, zodat elke werknemer gemakkelijk toegang heeft tot de gegevens die hij zoekt. Een intranet kan ook worden gebruikt om verschillende teams in een organisatie met elkaar in contact te houden.

Belangrijkste kenmerken van intranetten

Intranetten houden teams met elkaar in contact en vergemakkelijken het delen van kennis tussen werknemers. De belangrijkste kenmerken van een intranet zijn:

• Informatie veilig delen
• Duidelijke communicatie tussen leiders en werknemers
• Houd verschillende teams op de hoogte door kennis te delen
• Organisaties in staat stellen om belangrijke gegevens op te slaan, zoals richtlijnen, beleidsregels en standaard werkprocedures (SOP's)
• Medewerkers snel toegang geven tot de gegevens die ze zoeken

Voordelen van intranetten

Door bedrijven te upgraden met een intranet is het mogelijk om zowel de workflow te stroomlijnen als de productiviteit van werknemers te verhogen. Effectief intranetgebruik is cruciaal voor ondernemingen omdat het hen helpt hun kennisbeheer en -deling tussen werknemers en leiders te verbeteren. Enkele van de belangrijkste voordelen van intranetten zijn:

• Verbeterde communicatie: Intranetten zorgen voor effectieve communicatie over nieuws, updates en aankondigingen tussen organisaties, teams, werknemers en managers.
• Samenwerking: Intranetten stellen werknemers in staat om gegevens te delen, zoals gedeelde agenda's, het delen van documenten, routekaarten voor taken, en samen te werken.
• Productiviteit verhogen: Intranettools bieden een gemeenschappelijke opslagruimte voor informatie en bronnen, waardoor werknemers snel toegang hebben tot gegevens en taken sneller kunnen voltooien.
• Verbeterde beveiliging: Met intranettools kunnen beheerders toegangsrechten instellen voor gevoelige gegevens, waardoor gegevens veilig blijven.
• Schaalbaarheid: Intranetten kunnen nuttiger worden gemaakt door te evolueren met nieuwe gegevens, gebruikers, inhoud en functies.

Intranet gebruikscases

Een intranet is een veelzijdig en krachtig hulpmiddel dat de manier waarop een organisatie werkt kan veranderen. Intranetten kunnen helpen bij communicatie, kennisbeheer, het delen van informatie, het bijhouden van taken, het oproepen van gegevens, samenwerking, werken op afstand en het organiseren van de workflow. Hier zijn enkele populaire gebruikssituaties van intranetten:

• Interne communicatie: Intranetten maken het mogelijk om nieuws, aankondigingen en updates te delen tussen de leden van de organisatie.
• Medewerkersbibliotheek: Intranetten bieden een bibliotheekfunctie waar werknemers de gegevens kunnen vinden die ze zoeken. Volgens onderzoeken besteedt een werknemer gemiddeld 18 minuten aan het zoeken naar een bestand. Met intranetten kun je de tijd die werknemers nodig hebben om bestanden te vinden terugbrengen tot een paar seconden.
• Opslag van documenten: Je kunt documenten met betrekking tot de taken van de organisatie uploaden naar intranetten en belangrijke documenten delen met medewerkers.
• Samenwerking: Intranetten helpen teams die in verschillende aspecten van de organisatie werken om hun gemeenschappelijke taken te beheren.
• Training: Dankzij intranetten kun je online cursussen aanbieden aan je werknemers en hun vaardigheden ontwikkelen.

Intranet best practices

Als je een intranet wilt implementeren in je bedrijf, maar niet zeker weet hoe je het moet gebruiken, dan kunnen we je helpen. Laten we eens kijken naar de best practices van intranetten voor ondernemingen, bedrijven, organisaties en teams.

Effectieve communicatie

Het grootste voordeel van het implementeren van een intranet in je bedrijf is dat het effectieve communicatie biedt. In tegenstelling tot e-mail en chatapps kun je met intranetten updates, aankondigingen en nieuws op een professionele manier delen met alle leden van je bedrijf. Vooral als je externe of hybride werknemers in je bedrijf hebt, zijn intranetten een effectieve en georganiseerde manier om met hen te communiceren.

Als een intranet op de juiste manier wordt gebruikt, kunnen alle leden en teams in je bedrijf samenwerken en taken zelfstandig uitvoeren. Op deze manier kun je zowel de algehele productiviteit verhogen als de individuele prestaties van werknemers stimuleren. Volgens het Worldmetrics 2024 rapport geeft 57% van de werknemers aan geen duidelijke aanwijzingen te krijgen en is 75% van de werknemers ontevreden over de communicatie binnen hun bedrijf. Om dit probleem te voorkomen, kun je intranetten integreren in je bedrijf en de inefficiëntie als gevolg van gebrek aan communicatie overwinnen door ervoor te zorgen dat werknemers volgen en weten wat ze moeten doen.

Directe informatie 

Je kunt intranetten gebruiken om documenten met betrekking tot taken te uploaden en alle medewerkers toegang te geven tot deze documenten. Op deze manier kan een medewerker met een paar klikken bij de informatie die hij zoekt en verder gaan met zijn taak zonder zijn aandacht te verliezen.

Een medewerker kan zowel zichzelf als zijn collega's afleiden om de gegevens te vinden die hij zoekt, wat kan leiden tot een afname van de algehele productiviteit. Volgens onderzoek leiden mensen die tot 5 keer per dag minstens 2 mensen onderbreken om te vinden wat ze nodig hebben, tot een verminderde productiviteit doordat het voor werknemers moeilijker wordt om zich te concentreren. Met een intranet kun je werknemers toegang geven tot de informatie die ze zoeken zonder andere werknemers te storen.

Hoewel intranet apps handig zijn voor het vinden van gegevens, zijn ze niet functioneel voor het verkrijgen van relevante informatie uit langere zoekopdrachten. Hoewel je met intranetten informatie kunt leren zoals het is, kun je na het analyseren van de gegevens geen nieuwe informatie creëren. Als je je gegevensverwerking en informatieherinnering wilt verbeteren, zijn AI-gestuurde kennisbeheertools zoals de Kennisbanken van ZenoChat voor jou ontworpen.

ZenoChat van TextCortex: Slimmere manier om je bedrijfskennis te beheren dan een intranet

ZenoChat biedt een verbeterde intranetervaring dankzij de functie "Kennisbanken". Met de kennisbanken van ZenoChat kun je een werkruimte creëren waar je al je bedrijfsgegevens veilig kunt uploaden en beheren. In tegenstelling tot traditionele intranetten biedt ZenoChat een interactieve en aanpasbare kennismanagementervaring voor bedrijven.

Terwijl traditionele intranet-apps hun gebruikers alleen ruwe gegevens leveren, kan ZenoChat hun vragen of verzoeken ook analyseren en antwoorden genereren met inzichten op basis van de gegevens in de bedrijfskennis. Terwijl je met traditionele intranet-apps bijvoorbeeld toegang hebt tot de gegevens van een wekelijkse takenlijst, heb je met ZenoChat toegang tot het aantal, het type en de inhoud van de taken en kun je samenvattingen over elke taak maken, wat ertoe leidt dat werknemers ZenoChat flexibeler en veelzijdiger gebruiken.

Met de functie Kennisbanken van ZenoChat kunnen gebruikers hun interne gegevens uploaden of koppelen. Met onze kennisbank integrations kun je je bestaande gegevensbronnen zoals Google Drive, Microsoft OneDrive en Notion met slechts een paar klikken importeren in ZenoChat en je uploadproces van gegevens stroomlijnen met voortdurende synchronisatie.

Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:

• TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
• AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
• Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.‍

De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.

Klaar om te verkennen?

Klik hier om ZenoChat uit te proberen en zie het verschil dat het maakt in communicatie en kennismanagement!