Synchrone vs. asynchrone communicatie

In de zakenwereld van vandaag is communicatie essentieel voor zowel werknemers als leiders om informatie uit te wisselen en prioritaire taken te bepalen door de workflow te organiseren. Communicatie moet echter face-to-face plaatsvinden of synchroon met vergaderingen volgens de traditionele werkmethode. Met de verspreiding van externe en hybride werkculturen in de hedendaagse zakenwereld, wordt synchrone communicatie steeds moeilijker en heeft het een negatieve invloed op de workflow.

Volgens sommige onderzoeken werkt 35,50% van de werknemers op afstand en vanuit huis, wat het effect van synchrone communicatie verzwakt. Als je je afvraagt hoe je efficiënt kunt communiceren met alle medewerkers, dan hebben wij een oplossing voor je!

In dit artikel gaan we in op synchrone en asynchrone communicatie en geven we tips om de prestaties van je werknemers te verbeteren.

Klaar? Laten we erin duiken!

TL; DR

• Synchrone communicatie is een methode waarbij twee of meer partijen tegelijkertijd converseren.
• Alle deelnemers aan asynchrone communicatie bekijken en reageren op berichten zodra ze beschikbaar zijn.
• De populairste voorbeelden van synchrone communicatie zijn vergaderapps, chatsoftware en persoonlijke gesprekken.
• De populairste voorbeelden van asynchrone communicatie zijn clouddiensten, kennisbeheersystemen en intranetten.
• Asynchrone communicatie is de meest efficiënte manier om te communiceren met externe en hybride werknemers in de hedendaagse bedrijfswereld.
• Je kunt kennismanagementsystemen gebruiken om asynchrone communicatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de documenten.
• Als je op zoek bent naar een AI-assistent die al je gegevens in sync kan houden en je gegevens kan gebruiken om kennisbeheertaken uit te voeren, dan is ZenoChat iets voor jou.

Wat is synchrone communicatie?

Synchrone communicatie is een methode waarbij twee of meer partijen tegelijkertijd communiceren. Bij synchrone communicatie luisteren de gespreksdeelnemers tegelijkertijd naar de persoon die aan het woord is en maken ze hun zinnen wanneer ze aan de beurt zijn. Voorbeelden van dit type communicatie zijn vergaderingen, digitale bijeenkomsten, dagelijkse gesprekken, telefoongesprekken en conferentiegesprekken. Het essentiële en bepalende kenmerk van synchrone communicatie is de mogelijkheid om direct te reageren.

Wat is asynchrone communicatie?

Asynchrone communicatie betekent interactie zonder real-time conversatie en onmiddellijke antwoorden. Asynchrone communicatie is een communicatiemethode waarbij twee of meer partijen berichten voor elkaar achterlaten en de ontvangers van het bericht antwoorden wanneer ze beschikbaar zijn. Het beste voorbeeld van asynchrone communicatie is e-mail. E-mail is een communicatiemethode waarbij de verzender zijn bericht, de informatie die hij wil overbrengen en de afspraken naar een of meer ontvangers stuurt, waarbij elke ontvanger de informatie ontvangt en een uitgesteld antwoord geeft.

Voorbeelden van asynchrone communicatie

Asynchrone communicatie, de meest gebruikte communicatiemethode door zowel individuen als bedrijven in de huidige digitale wereld, kent verschillende communicatiekanalen en -methoden. Laten we eens kijken naar de voorbeelden van asynchrone communicatie.

• Software voor berichtenuitwisseling
• E-mails
• Video-opname
• Samenwerking in de cloud
• Video Bibliotheken
• Software voor kennisbeheer
• Intranetten
• Digitale werkplekken
• Bewerkbare SOP's

Synchrone vs. asynchrone communicatie

Synchrone communicatie is een communicatiemethode waarbij alle partijen die het bericht verzenden en ontvangen zich op dezelfde plaats bevinden. Bijvoorbeeld, werknemers die communiceren met hun collega's op kantoor of leiders die taken uitleggen aan teamleden zijn de meest voorkomende gevallen waarin synchrone communicatie wordt gebruikt. Synchrone communicatie kan niet alleen op fysieke plaatsen plaatsvinden, maar ook op digitale vergaderplatforms zoals Google Meet en Teams. Tijdens synchrone communicatie moeten alle partijen beschikbaar zijn en onmiddellijk kunnen reageren.

Bij de asynchrone communicatiemethode bekijken alle deelnemers het bericht van de zender en reageren erop wanneer ze beschikbaar zijn. Deze methode is de perfecte oplossing voor werken op afstand of hybride werken. Bovendien zijn de voorwaarden die vereist zijn voor synchrone communicatie, zoals onmiddellijk reageren en altijd beschikbaar zijn, niet verplicht bij deze communicatie. Bovendien heeft de asynchrone communicatiemethode veel voordelen, vooral voor bedrijven.

Voordelen van asynchrone communicatie

Asynchrone communicatie is een communicatiemethode waarbij de zender en ontvanger van het bericht niet op dezelfde plaats en beschikbaar zijn, zodat alle ontvangers het bericht met volle aandacht kunnen bekijken wanneer ze beschikbaar zijn. Asynchrone communicatie heeft veel voordelen voor zowel ontvangers als zenders, zoals:

• Flexibiliteit om te reageren: Werknemers kunnen berichten bekijken en beantwoorden op hun meest productieve momenten van de dag. Omdat berichten die naar werknemers in bedrijven worden gestuurd meestal gerelateerd zijn aan taken, kunnen werknemers hun werkdag plannen.
• Hoogwaardige antwoorden: Omdat de ontvanger meer tijd heeft om na te denken en het bericht te bekijken, kunnen creatieve ideeën en duidelijkere antwoorden worden geproduceerd in de asynchrone communicatiemethode.
• Transparantie: Omdat de applicaties die worden gebruikt om het bericht te verzenden bij asynchrone communicatie een chatgeschiedenis bieden, kunnen alle berichten en inhoud worden gebruikt voor latere referentie.
• Geen tijdzoneproblemen meer: Asynchrone communicatie is essentieel voor regelmatige communicatie tussen werknemers en collega's die in verschillende tijdzones wonen.
• Tijdbesparing: Volgens enkele belangrijke statistieken van Wifitalents zorgen vergaderingen, als synchrone communicatiemethode, ervoor dat werknemers ongeveer 18 uur per week besteden. Je kunt een einde maken aan tijdverspilling en de productiviteit van je werknemers verhogen door asynchrone communicatiemethoden te gebruiken.
• Verhoogde productiviteit: Werknemers zullen hun productiviteit verhogen omdat ze geen tijd hoeven te verspillen en berichten kunnen bekijken op het meest productieve moment van de dag.

Hoe verbeter je asynchrone communicatie?

Asynchrone communicatie moet, net als elke andere communicatiemethode, worden verbeterd en geoefend om effectief te kunnen worden gebruikt. Als je de efficiëntie van je bedrijf wilt verhogen, je werknemers productiever wilt maken en je communicatie wilt versterken, zijn er een paar methoden die je moet implementeren.

• Schrijf je gedachten op en verfijn ze
• Vermijd overcommunicatie
• Verdeel je taken in documenten
• Plan vooruit
• Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste documenten
• Gebruik threads en koppen
• Creëer een duidelijk communicatieproces
• Urgentie definiëren
• Check-ins plannen

Belang van interne kennismanagementsystemen voor asynchrone communicatie

De meest effectieve methode om asynchrone communicatie tussen medewerkers en leiders of tussen verschillende teams tot stand te brengen zijn interne kennismanagementsystemen. Met interne kennismanagementsystemen kun je grote hoeveelheden gegevens en informatie opslaan door de bestanden te beheren waartoe alle medewerkers van het bedrijf toegang hebben. Je kunt ook interactieve documenten zoals SOP's, to-do lijsten en documenten met goedkeuringscheck secties uploaden naar kennisbeheersystemen zodat je medewerkers altijd met elkaar in contact kunnen blijven.

Volgens een onderzoek van Owllabs heeft 48% van de werknemers het gevoel dat hun bedrijf te veel communicatieplatforms heeft.

Door al je interne gegevens en asynchrone communicatie te verplaatsen naar kennismanagementsystemen, kun je ervoor zorgen dat je medewerkers zich beperken tot slechts een paar communicatieplatforms. Op deze manier hoeven je medewerkers niet tientallen platforms te controleren om te communiceren, maar kunnen ze zich concentreren op hun taken door een paar basisplatforms te controleren, zoals e-mail en kennisbeheersystemen. Door alle interne communicatie van je bedrijf terug te brengen tot een paar platforms voorkom je ook dat berichten worden gemist of over het hoofd worden gezien.

TextCortex - Informatie gemakkelijk toegankelijk en bruikbaar maken

TextCortex is een AI co-piloot die je kunt gebruiken om zowel individuele als bedrijfstaken te voltooien, al je kennis te beheren en asynchrone communicatie op één platform te richten. TextCortex biedt zijn gebruikers functies zoals het maken van meerdere kennisbanken, gegevensanalyse, meerdere LLM's en zoeken op het web, met integrations naar 30.000+ websites en apps.

ZenoChat - Kennisbanken

TextCortex komt met conversationele AI die zeker de werklast van je hele bedrijf zal stroomlijnen en je productiviteit zal verhogen, genaamd ZenoChat. ZenoChat is een conversationele AI-assistent waarmee je innovatieve LLM's zoals GPT-4o en Claude 3.5 Sonnet kunt gebruiken, tekst/code/afbeelding kunt genereren, op citaten gebaseerde webzoekresultaten kunt genereren en aangepaste kennisbanken kunt maken.

Met de kennisbanken van ZenoChat kun je al je interne gegevens uploaden naar ZenoChat en je databases zoals Notion, Google Drive en Microsoft OneDrive integreren met slechts een paar eenvoudige stappen. Bovendien kun je met ZenoChat's Notion integratie al je gegevens gecoördineerd houden en je interne communicatie versterken. Zo kun je de productiviteit van je medewerkers verhogen door meerdere kennisbanken te creëren voor verschillende medewerkers en teams. Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:

• TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
• AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
• Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.‍
• De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.