Effectieve notulen schrijven [+ gratis sjabloon voor notulen]

Vergaderingen zijn cruciale evenementen voor bedrijven waar belangrijke beslissingen worden genomen, ideeën worden geuit en wordt gebrainstormd. Het is essentieel om de bijdragen van deelnemers te documenteren, beslissingen over onderwerpen vast te leggen, het verloop van de vergadering te noteren en deze details te bewaren voor toekomstige referentie en besluitvorming. Daarom is het van vitaal belang om aantekeningen te maken over belangrijke onderwerpen die tijdens je vergaderingen worden besproken. Notulen van vergaderingen dienen als verslag van belangrijke beslissingen, ideeën van deelnemers en andere belangrijke details. Als je de efficiëntie van je vergaderingen wilt verhogen en je gedachten beter wilt verwoorden, dan zorgen wij daarvoor!

In dit artikel ontdekken we vergadernotulen en hoe je effectieve vergadernotulen kunt maken.

Klaar? Laten we beginnen!

TL; DR

• Notulen van vergaderingen zijn officiële verslagen van een vergadering voor de deelnemers en het bedrijf.
• Notulen van vergaderingen worden meestal gemaakt door secretaresses, maar andere deelnemers kunnen ze ook maken.
• Notulen van vergaderingen bieden voordelen zoals het afleggen van verantwoording en het schetsen van de vergaderstructuur voor het bedrijf en de deelnemers.
• Een basisverslag van een vergadering moet naam, datum, tijd, deelnemers, belangrijke onderwerpen, documenten en doelstellingen bevatten.
• Om effectief notulen te maken van vergaderingen kun je een overzicht maken, een checklist voor aanwezigen maken en notities van vorige vergaderingen gebruiken.
• In effectieve notulen van vergaderingen moet je vermijden dat je alles opschrijft, belangrijke notities controleren na het opnemen van de vergadering en het hele document proeflezen om het foutloos te maken.
• Als je op zoek bent naar een AI-assistent die je ondersteunt bij alle bedrijfstaken, inclusief notulen van vergaderingen, dan is ZenoChat de juiste keuze.

Wat zijn notulen?

Notulen zijn de officiële verslagen van een vergadering voor de deelnemers. Vergaderingsnotulen bevatten aantekeningen over wie de vergadering bijwoonde, wat ze bespraken, welke actiepunten daaruit voortkwamen en welke ideeën over onderwerpen werden geopperd. In tegenstelling tot de naam hoeven vergadernotulen niet elke minuut vast te leggen; het is voldoende om alleen relevante en belangrijke informatie te documenteren.

‍

Wie is verantwoordelijk voor het notuleren van een vergadering?

Secretaresses maken meestal aantekeningen tijdens bedrijfsvergaderingen en zijn verantwoordelijk voor het notuleren van vergaderingen. Als er in jouw bedrijf geen specifieke rol voor deze taak is, zullen de deelnemers aan de vergadering die gewend zijn om vergadernotulen te maken deze taak op zich nemen. Je kunt ook templates gebruiken, gegenereerd door AI-assistenten, om vergadernotulen te maken en de hele vergadering te behandelen. Je kunt bijvoorbeeld het volgende sjabloon voor vergadernotulen gebruiken voor vergaderingen voor een nieuw project.

Voordelen van notulen

Notulen zijn ongelooflijk handige hulpmiddelen die je team en de leden van je vergadering veel voordelen bieden. Laten we een paar van de voordelen van notulen eens op een rijtje zetten.

Ze maken vergaderingen bruikbaar voor actie

Notulen van vergaderingen helpen je om eindeloze discussies te vermijden en maken een lijst van uitvoerbare beslissingen die tijdens vergaderingen zijn genomen, zoals actieplannen, contactpersonen toewijzen en taak- en subtaaklijsten.

Ze schetsen de structuur van de vergadering

Georganiseerde notulen creëren een overzicht en vergaderagenda die je voor al je vergaderingen kunt gebruiken en waarmee deelnemers na verloop van tijd vertrouwd raken.

Houd iedereen op de hoogte

Je kunt iedereen op de hoogte houden door kopieën van de notulen naar alle deelnemers te sturen via interne communicatiemiddelen of e-mail.

Belangrijke onderwerpen markeren

Als je na vergaderingen een paar belangrijke onderwerpen vergeet, of als deelnemers het vergeten, kunnen vergadernotulen je helpen om deze situatie te voorkomen. Met notulen kun je belangrijke onderwerpen noteren en ze aan het einde van de vergadering nog eens doornemen.

Verantwoording 

Notulen van vergaderingen zijn de perfecte oplossing om besproken onderwerpen en beslissingen tijdens de vergadering om te zetten in lijsten. Zo kun je duidelijk maken wie welke taak heeft en wat de verantwoordelijkheden van de deelnemers zijn.

Wat moet er in de notulen van een vergadering staan?

De inhoud van vergaderverslagen varieert afhankelijk van de behoeften en vergadergewoonten van je bedrijf. Hoewel elk bedrijf een andere vergaderopzet en behoeften heeft, zijn er bepaalde gegevens die je in elke vergadernotulen moet opnemen, zoals:

• Basisprincipes van een vergadering zoals naam, plaats, datum en tijd
• Lijst van deelnemers
• Doelstellingen
• Goedkeuring van de agenda
• Discussiepunten
• Actiepunten
• Volgende vergadering
• Documenten
• Opmerkingen

Hoe maak je effectief notulen van vergaderingen?

Als je je notulen perfect wilt maken, moet je beginnen met de voorbereiding vóór de vergadering. Als het notuleren van vergaderingen nieuw voor je is en je onervaren bent in het maken van aantekeningen, hebben we een gids voor je gemaakt!

Een overzicht maken

Zoals bij elk bedrijfsdocument is het essentieel om een overzicht te maken voor de notulen van je vergadering met agendapunten. We raden je aan om je te concentreren op de belangrijkste doelen en je agenda op te sommen tijdens het maken van een overzicht van je notulen. Als je hulp nodig hebt bij het maken van je overzicht, kun je gebruik maken van AI-gespreksassistenten zoals ZenoChat.

Aanwezigen afvinken

Het bijhouden van een lijst met aanwezigen voor de notulen van een vergadering en hun namen van de lijst afvinken als ze binnenkomen is een effectieve manier om aanwezigheid te registreren. Op deze manier kun je bijhouden wie je vergadering bijwoont en kun je het document met de notulen sturen naar degenen die niet aanwezig kunnen zijn om ze op de hoogte te houden.

Notities vorige vergadering

In sommige vergaderingen kan het nodig zijn om te verwijzen naar en gebruik te maken van items uit eerdere vergaderingen. Je kunt bijvoorbeeld herziene actiepunten nodig hebben uit de notulen van vorige vergaderingen, ideeën van vorige vergaderingen die het huidige onderwerp ondersteunen, een samenvatting van de aantekeningen van vorige vergaderingen en onderwerpen die worden meegenomen naar de huidige vergaderingen.

Vermijd alles op te schrijven 

Bij het maken van notities voor vergaderingen moet je alleen belangrijke en relevante informatie opschrijven. Op deze manier voorkom je dat je notulen een rommeltje worden en maak je meer georganiseerde en makkelijk te begrijpen notulen.

Bijeenkomsten opnemen

Je kunt overwegen om vergaderingen op te nemen om je notulen te verbeteren en te controleren of je informatie hebt gemist tijdens de vergadering. Je kunt vergaderingen opnemen met een opnameapparaat of je mobiele telefoon en deze bestanden opslaan in de kennisbank van je bedrijf.

Herzie je aantekeningen en proeflees ze

Door je aantekeningen na de vergadering te herlezen, kun je spelfouten corrigeren en ervoor zorgen dat alle informatie duidelijk is opgeschreven. Op deze manier kun je de schriftelijke verslagen van al je vergaderingen bewaren en garanderen dat ze perfect en foutloos zijn.

ZenoChat - Je persoonlijke AI-assistent voor vergadernotulen

Als je op zoek bent naar een AI co-piloot die je ondersteunt bij al je bedrijfstaken, waaronder het maken van notulen van vergaderingen, dan is ZenoChat by TextCortex voor jou ontworpen. ZenoChat is ontworpen om je bij elke bedrijfstaak te ondersteunen met zijn meerdere LLM's, krachtige RAG, zoeken op het web, getrainde gegevens, kennisbanken en aanpasbare persona's.

ZenoChat kan je helpen bij het notuleren van vergaderingen door:

• Gepersonaliseerde notulen genereren templates,
• Verbeter de grammatica en spelling van je notulen in minder dan een minuut,
• Bewaar je vergadernotulen met kennisbanken,
• Analyseer je notulen van vergaderingen met kennisbanken en genereer outputs door ze te gebruiken.

Door je notulen van vergaderingen te uploaden of te koppelen aan de kennisbanken van ZenoChat, kun je ZenoChat al je notities laten analyseren en antwoorden op je vragen laten genereren. Met zijn krachtige Retrieval-augmented generation (RAG) kan ZenoChat foutloos informatie uit je notities ophalen. Bovendien kun je de prestaties van je medewerkers verbeteren door de kennisbanken en andere functies van ZenoChat te gebruiken. Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:

• TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
• AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
• Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.‍
• De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.

Wil je meer ontdekken? 

Meld je vandaag nog aan om ZenoChat in je workflow te integreren en je productiviteit te verhogen!

Veelgestelde vragen

Wat zijn notulen?

Notulen van vergaderingen zijn het officiële verslag van welke beslissingen er zijn genomen, wie er zijn aangesteld, welke actiepunten eruit zijn voortgekomen, welke ideeën over het onderwerp zijn besproken en alle andere gerelateerde gebeurtenissen die tijdens de vergadering hebben plaatsgevonden. Met TextCortex kun je een AI-assistent vergadernotulen voor je laten maken volgens het sjabloon dat je wilt.

Hoe schrijf ik notulen van een vergadering?

Als je een verslag van een vergadering schrijft, raden we je aan om de volgende onderdelen op te nemen:

• Basisprincipes van een vergadering zoals naam, plaats, datum en tijd
• Lijst van deelnemers
• Doelstellingen
• Goedkeuring van de agenda
• Discussiepunten
• Actiepunten
• Volgende vergadering
• Documenten
• Opmerkingen

De notulen die je genereert via TextCortex bevatten deze rubrieken en andere belangrijke rubrieken die jouw organisatie nodig heeft. Zo verspil je geen tijd aan het opstellen van de structuur van de notulen, maar kun je direct aan de slag.

Wat is de regel voor notulen?

De notulen van de vergadering zijn een feitelijk en officieel verslag van de zaken. Vermijd het opnemen van meningen, oordelen, uitspraken als "een goed gedaan verslag" of kritische zinnen over leden, onderwerpen en ideeën, of ze nu goed of slecht zijn. Als je wilt dat je verslag van de vergadering goed gestructureerd en professioneel is, kun je van je aantekeningen een professionele tone of voice maken met TextCortex.

Wat zijn notulen van bedrijfsvergaderingen?

Notulen van vergaderingen zijn aantekeningen die worden gemaakt tijdens een conferentie of vergadering van een bedrijf of organisatie. Ze documenteren discussies, beslissingen, resultaten, ideeën, notities en actiepunten. Bedrijven hebben notulen nodig om hun vergaderingen te organiseren en de resultaten van eerdere vergaderingen te evalueren.