11 meest voorkomende fouten in zakelijk schrijven om te vermijden

Vindt u het versturen van zakelijke voorstellen een last die u tot tranen toe leidt?  

Als u bent zoals de meeste zakenmensen, verstuurt u elke dag talloze e-mails, voorstellen en rapporten, dus de gedachte om ze te schrijven maakt u huiverig.

Het verwerken van het "papierwerk" in termen van kwantiteit heeft echter geen zin als de kwaliteit slordig is.

Als uw zakelijk schrijven complex, formeel en stoffig is, kan dat leiden tot veel afgebroken zakelijke deals.

Dit is precies het tegenovergestelde van wat u wilt bereiken en een "No Go".

U wilt dat al uw zakelijke teksten resultaten opleveren - of het nu gaat om het stimuleren van de verkoop of het opbouwen van vertrouwen bij klanten. 

Wat is nu een goed zakelijk schrijven en hoe kunt u ervoor zorgen dat uw copy zijn doel bereikt?

Vandaag leiden we je door enkele tips en trucs van topmarketingexperts die je kunnen helpen de meest voorkomende fouten in zakelijk schrijven te vermijden.

Door deze suggesties op te volgen kunt u uw schrijven verbeteren, professioneler klinken en meer succesvolle zakelijke deals op uw bordje krijgen.

Laten we erin duiken!

Goed schrijven is effectief schrijven

Effectieve en vaste correspondentie met uw lezers is een essentieel onderdeel van elk succesvol bedrijf.

Om de meester te worden in succesvol zakelijk schrijven moet je een aantal doelen formuleren die je wilt bereiken:

• Om een leidinggevende te overtuigen om in je idee te investeren...
• Om het verkeer naar uw website te stimuleren
• Om uw verkoop op te voeren
• Om inhoud te creëren die converteert
• Om iemand aan het lachen te maken

Door je te concentreren op het doel kun je duidelijk en beknopt schrijven, zodat je lezers precies weten wat ze moeten doen na het lezen van je voorstel, advertentie of e-mail.

In de zakenwereld telt maar één ding voor lezers, potentiële kopers of partners - het beantwoorden van de vraag "What's in it for me?".

Om die doelen te bereiken, is het van vitaal belang veelgemaakte fouten in zakelijk schrijven te omzeilen en uit te zoeken hoe u woorden kunt gebruiken die uw lezers zullen beïnvloeden om de gewenste acties te ondernemen.

11 te vermijden fouten in zakelijk schrijven

Nu we weten hoe we onze primaire focus in zakelijk schrijven moeten vaststellen, laten we eens kijken wat we daarbij moeten vermijden.

Hier is onze lijst met de top 11 van de meest voorkomende fouten in zakelijk schrijven en hoe ze aan te pakken om meer succesvolle zakelijke prestaties te behalen.

#1 Verwarrende woorden of zinnen

Een van de meest voorkomende fouten die zakelijke schrijvers maken is het gebruik van verwarrende woorden en zinnen. 

Veel mensen die voor hun werk schrijven denken niet goed na over hun woordkeus, en dat kan hun werk schaden. 

Als je bijvoorbeeld iemand vraagt deel te nemen aan een project of campagne, gebruik dan niet het woord "verzoek", maar de werkwoorden "vragen" of "uitnodigen". 

Beide woorden hebben een positievere connotatie dan "verzoek", dat bureaucratisch kan klinken.

Vermijd ook overdreven beschrijvende woorden zoals: 

• Deelnemen ⇒ Meedoen

• Utilize ⇒ Use

• Doe een poging ⇒ Probeer

Laten we dat controleren aan de hand van concrete voorbeelden:

Let op: Om effectief te zijn in zakelijk schrijven is het belangrijk woorden en zinnen te kiezen die de sterkste betekenis hebben en uw lezers niet in verwarring brengen.

#Twee met een informele toon of te veel vertrouwdheid.

Zakelijk schrijven is vaak formeler dan alledaagse e-mails aan vrienden, familie en collega's. 

Dit betekent niet dat u geen samentrekkingen of jargon mag gebruiken, maar een zakelijke e-mail is niet de plaats om nonchalant of overdreven vertrouwd te zijn met uw lezer.

Dit is de tweede meest voorkomende fout in zakelijk schrijven.

De toon die u gebruikt moet formeel en correct zijn , want u weet nooit wie uw e-mail zal lezen.

Als u bijvoorbeeld een e-mail schrijft aan een persoon, kunt u haar aanspreken met "Geachte mevrouw Smith" of "Geachte mevrouw Smith". 

Als het een groot bedrijf is, spreek het dan aan met "Geachte heren" of "Geachte dames en heren".

Als u niet zeker weet tot wie u zich in uw e-mail moet richten, doe dan wat onderzoek naar het bedrijf voordat u hem schrijft en zoek uit wie uw doelgroep is.

Laten we eens kijken naar het verschil tussen formeel en informeel schrijven:

Onthoud altijd dat e-mailen anders is dan telefoneren of een persoonlijke ontmoeting. 

U kent de persoon aan wie u schrijft misschien heel goed, maar vergeet niet dat u nog steeds correspondeert met een baas of een klant. 

Let op: Het negeren van deze factor kan leiden tot een verkeerde indruk en niet het gewenste resultaat. 

#3 Vaag taalgebruik

In zakelijke teksten vermijdt u best vaag taalgebruik zoals "moeten", "kunnen" en "zouden kunnen".

Wees in plaats daarvan specifiek en gebruik werkwoorden die vertellen hoe mensen dingen doen in plaats van woorden die beschrijven wat ze doen. 

Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "Wij moeten uw bestelling annuleren", zegt u "Wij hebben uw bestelling moeten annuleren". 

Laten we dat controleren op het voorbeeld van Walmart:

Let op: Maak uw lezers duidelijk wat de huidige status is van de actie die plaatsvindt en neem elke twijfel bij hen weg.

#4 Passieve stem

Passieve stem is een andere veelgemaakte fout in zakelijk schrijven die veel mensen maken.

De passieve stem is ineffectief en vervelend.

Hierdoor klinkt een uitspraak minder direct, soms zelfs minder gezaghebbend.

De passieve stem klinkt alsof het onderwerp van een zin geen actie uitvoert, maar die ontvangt van een andere bron. 

Bijvoorbeeld: "Het artikel is geschreven door John." 

Deze zin moet in een actieve stem staan omdat John het rapport niet zomaar schreef.

Als je jezelf betrapt op het gebruik van passieve stem, neem dan even de tijd om je zin te heroverwegen en herschrijf hem zodat hij duidelijk en overtuigend klinkt:

    Passief: Het manuscript is op tijd ingeleverd door onze redactie.

    Actief: Onze redactie heeft het manuscript op tijd ingeleverd.

Let op: Schrijf je zinnen met een actieve stem, zodat ze gemakkelijker te lezen zijn en de betekenis ervan duidelijk is voor de lezer. De actieve stem betrekt de lezer, en je kunt gebruik maken van HemingayApp om alle passieve stemmen te identificeren en te corrigeren.

#5 Te veel uitroeptekens

Gebruik geen uitroeptekens aan het einde van elke zin om een punt te maken.

Je moet ze alleen gebruiken als je een idee sterk wilt overbrengen of als je extreme opwinding wilt uitdrukken.

Bijvoorbeeld: "Dit is een uitstekend idee!!!", "Laten we het doen!!!".

Gebruik geen uitroeptekens, maar getallen, interessante feiten of statistieken om je betoog geloofwaardiger te maken.

Bijvoorbeeld: 

"Met behulp van onze software kunt u uw werk tot 65% versnellen en het rekenproces vergemakkelijken."

Hier is een voorbeeld van hoe je een punt kunt maken door feiten te gebruiken die verkopen:

Let op: Om uw geloofwaardigheid te vergroten en overtuigender te klinken vermijdt u uitroeptekens en bewijst u uw beweringen met feiten.

#6 fouten in spelling en grammatica

Het is moeilijk te geloven, maar sommige mensen maken nog steeds spelling- en grammaticafouten bij het schrijven.

De oplossing is eenvoudig: proeflezen! 

Hier volgen enkele tips over hoe u uw spelling- en grammaticafouten altijd voor kunt zijn:

• Neem de tijd om fouten in je schrijven te vinden
• Laat iemand anders uw e-mails dubbelchecken voordat u ze verstuurt. 
• Lees uw inhoud hardop voor
• Gebruik proefleesprogramma's zoals Grammarly

Het zou zo jammer zijn als iemand besluit je aanbod te laten vallen, alleen omdat je je voorstel niet zorgvuldig hebt bekeken voordat je het verstuurde.

Let op: Vergeet bij het versturen van e-mails niet dat spelfouten vaak verband houden met phishing.

Zie deze fout niet over het hoofd, alleen omdat hij eenvoudig en dom is om te maken.

#7 Onduidelijke structuur en ideeënstroom

Veel bedrijven maken deze veelgemaakte fout bij het schrijven - ze nemen niet de tijd om hun boodschap te plannen voordat ze hem schrijven. 

Ze gaan ervan uit dat, alleen omdat ze weten wat ze willen zeggen, de lezer ook zal begrijpen wat ze bedoelen. 

Laten we eens kijken naar dit voorbeeld - "In dit verslag zullen we verschillende kwesties met betrekking tot dit onderwerp bespreken." 

Deze zin maakt niet duidelijk wat het onderwerp is.

Een ander voorbeeld is - "Ons team is erin geslaagd om onze taak volgens schema en binnen het budget uit te voeren, maar er zijn nog enkele zorgen over de manier waarop de taken zijn uitgevoerd. In dit rapport zullen we die zorgen bespreken en aanbevelingen doen voor hoe ze in de toekomst kunnen worden aangepakt."

Het is moeilijk te begrijpen hoe deze twee verklaringen samenhangen en of er zorgen zijn over die voltooide taken.

Uw lezer moet uw redenering volgen - steun deze met een zuivere stroom en een duidelijke boodschap.

Hier zijn enkele ideeën om dat te bereiken:

• Geef een duidelijke samenvatting van de discussie met opsommingstekens
• Schrijf paragrafen die problemen versus mogelijke oplossingen bevatten
• Houd het concept beknopt, zakelijk en duidelijk.

Hier is een e-mail voorbeeld van goed zakelijk schrijven:

Let op: Leg je lezers stap voor stap uit waarom je een bepaalde suggestie of aanbeveling doet. Zo "klinkt" u professioneler en wint u het vertrouwen van de lezer.

#8 Niet rekening houdend met het standpunt van de lezer

Geen onderzoek doen naar uw doelgroep is een "doodzonde".

U kunt geen positieve vooruitgang in uw bedrijf verwachten als u het natuurlijke proces van vraag en aanbod niet volgt.

Eén ding is zeker - je kunt geen boormachine verkopen aan een oude oma die levenslang koekjes steunt, toch?

Het is belangrijk om uw publiek te analyseren voordat u begint met het schrijven van welke inhoud dan ook. 

Vraag jezelf af:

• Wie zal mijn inhoud lezen? 
• Wat weet ik over hen? 
• Wat zijn hun behoeften? 
• Wat zal indruk op hen maken of hen shockeren? 

Verwerk deze tip in uw schrijven om de juiste groep mensen voor uw bedrijf aan te trekken. 

Let op: Als u wilt dat uw inhoud effectief is, richt u zich dan op uw publiek en zorg ervoor dat u in hun behoeften voorziet.

#9 Niet genoeg informatie

Niet voldoende achtergrondinformatie geven is gewoon lui schrijven.

Dit omvat het weglaten van feiten die nodig zijn om het onderwerp te begrijpen, en het niet geven van voldoende bewijs om een argument, product of voorstel te ondersteunen.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een artikel schrijft over waarom studenten thuis zouden moeten wonen in plaats van in een studentenhuis op de campus. 

In dit geval heb je achtergrondinformatie nodig over de universiteit en het studentenleven voor je lezers. 

Zo hoef je niet alles vanaf nul uit te leggen, of erger nog - je lezers elders naar antwoorden te laten zoeken.

Begin in plaats daarvan elke alinea met een onderwerpzin waarin duidelijk staat waar de alinea over gaat. 

Let op: Houd elke zin gericht op één idee, zodat de lezer gemakkelijk kan volgen.

#10 Te veel technische taal

Zakelijk schrijven kan soms vol staan met industriespecifieke modewoorden en acroniemen. 

En hoewel deze termen soms onvermijdelijk zijn en soms nuttig kunnen zijn als steno, wijzen ze vaak op lui of onduidelijk denken.

Zakelijk schrijven moet zo ongecompliceerd en eenvoudig mogelijk zijn.

Gebruik geen technische taal, tenzij uw publiek die begrijpt en waardeert. 

Hieronder volgen enkele veelgebruikte technische taalwoorden in zakelijke teksten die in het algemeen moeten worden vermeden:

• Be That As It May - Dit betekent hetzelfde als "toch".

Voorbeeld: "Hoe dan ook, de prijs is redelijk."

Goede uitvoer: "Toch is de prijs redelijk."

• Zeker - Als iets zeker gaat gebeuren, hoef je het niet te zeggen. 

Gebruik in plaats daarvan "zal".

Voorbeeld: "Hij zal zeker komen opdagen."

Goede uitvoer: "Hij komt wel opdagen."

• Effectief - In staat om het gewenste resultaat te produceren.

Als iets doeltreffend is gedaan, is het duidelijk op de gewenste manier gedaan. 

Voorbeeld: "De machine werd effectief ontmanteld."

Goede uitvoer: "De machine werd ontmanteld."

Let op: U wilt dat uw inhoud duidelijk en informatief is, maar u wilt uw publiek niet overweldigen met overdadige informatie en verwarrende acroniemen.

#11 Slechte organisatie

Of u nu een artikel, voorstel, advertentie of e-mail schrijft - consistentie en goede organisatie in uw schrijven zijn belangrijk.

Als je je schrijven slecht organiseert, loop je het risico de aandacht van je lezer te verliezen. 

Gebruik overgangen tussen ideeën om een logische stroom van het ene punt naar het andere te maken. 

Overgangsvoorbeelden: "Bijvoorbeeld", "Daarnaast", "Aan de andere kant", "Tegelijkertijd".

Een goede organisatie omvat ook het ordenen van informatie van het belangrijkste naar het minst belangrijke, of van het minst controversiële naar het meest controversiële, enz. 

Let op: Bepaal welke informatie in uw zakelijk schrijven cruciaal, wenselijk en overbodig is - organiseer uw zakelijk schrijven vervolgens dienovereenkomstig.

Gebruik AI hulpmiddelen om fouten te voorkomen en het proces te versnellen

Of u nu een voorstel, een e-mail of een persbericht opstelt - er zijn veel dingen waar u rekening mee moet houden als u de meest voorkomende zakelijke fouten wilt vermijden. 

Door deze tips in gedachten te houden, hopen wij dat u in staat zult zijn uw schrijven effectiever en boeiender te maken om uw bedrijfsresultaten op te schalen.

Vergeet niet dat het essentieel is om te weten wat je probeert te bereiken met je schrijven.

Anders vallen je woorden in het niets - en daarmee je succes.

Met dit in gedachten kan zakelijk schrijven een moeilijk onderwerp zijn vanwege de vele variabelen die er spelen - maar dat hoeft niet zo te zijn.

Als u permanent fouten bij het schrijven wilt vermijden en uw efficiëntie wilt vergroten door meer verschillende soorten inhoud te creëren in 70% minder tijd - AI schrijftools kunnen uw perfecte bondgenoot zijn. 

Deze tools zijn ontworpen om de kwaliteit van de inhoud te verhogen, zodat u minder tijd hoeft te besteden aan proeflezen en meer tijd kunt besteden aan andere taken die belangrijk zijn voor uw bedrijf. 

Sommige van deze hulpmiddelen, zoalsTextCortex, maken gebruik van een op modules gebaseerd leerproces dat binnen enkele seconden een op mensen gelijkende uitvoer van hoge kwaliteit kan opleveren.

Nadat u de Chrome extensionhoef je alleen maar een idee van 5 woorden te bedenken, het te markeren en op de knop "Long-form post "te drukken.

‍

‍

Kies de uitgang die bij je past, en je paragraaf is klaar.

Het implementeren van AI hulpmiddelen in uw zakelijke schrijfroutine kan:

• Uw schrijfvaardigheid verbeteren
• Het hele schrijfproces automatiseren 
• Bespaar veel van uw schrijftijd
• Zorg voor zakelijke schrijffouten
• Vind de juiste woorden waar je ze nodig hebt

TextCortex kan 70% van dat vervelende werk overnemen, en uw schrijfvaardigheid in één klap vergroten.

Het beste is dat het u moeite en geld kan besparen.

Dus , download de TextCortex Chrome extension en kijk hoe het al die stiekeme schrijffoutjes in de kiem smoort en je elk idee omzet in puur succes.