AI-agenten worden in allerlei bedrijven en organisaties ingezet om de werkdruk te verlichten en de bedrijfsvoering efficiënter te maken. Ze kunnen worden ingesteld voor allerlei taken, van klantenservice en HR-processen tot documentatie en financiën, en ze worden steeds beter naarmate ze meer ervaring opdoen.

In dit artikel gaan we kijken wat AI-agenten precies zijn en bespreken we de beste werkwijzen om ze binnen verschillende afdelingen van een bedrijf in te zetten.

Kort gezegd: AI-agenten zijn AI-assistenten waaraan je doelen kunt toewijzen en die zelfstandig beslissingen nemen om die te bereiken. Ze maken gebruik van natuurlijke taalverwerking, deep learning, machine learning en parameters om taken zelfstandig uit te voeren. Belangrijke toepassingen zijn onder meer documentatie- en kennisbeheer, klantenondersteuning, IT-ondersteuning, HR-processen, financiën en automatisering van verkoop en marketing. TextCortex bedrijven om speciaal ontwikkelde AI-agenten in te zetten op basis van hun eigen data voor al deze functies.

Inleiding tot AI-agenten

AI-agenten zijn AI-assistenten waaraan je taken kunt toewijzen, zoals het schrijven van e-mails, klantenondersteuning en data-analyse. AI-agenten analyseren de kennis van het bedrijf om toegewezen taken uit te voeren, bepalen welke documenten en subtaken ze nodig hebben en nemen de nodige beslissingen om de doelstellingen te bereiken. Met AI-agenten kun je de meeste van je taken automatiseren en kun je rekenen op betrouwbare, consistente resultaten.

Hoe AI-agenten werken

AI-agenten maken gebruik van technologieën zoals natuurlijke taalverwerking, deep learning, machine learning en parameters om beslissingen te nemen en taken uit te voeren. Als je een AI-agent bijvoorbeeld de taak toewijst om e-mailreacties te schrijven, leest en begrijpt deze de ontvangen e-mail, haalt de benodigde informatie op uit de kennisbank van je bedrijf en schrijft een persoonlijk antwoord. Het hele proces is binnen een minuut afgerond, waardoor je medewerkers bij elke interactie tijd besparen.

Voordelen van AI-agenten

AI-agenten bieden tal van voordelen voor zowel je organisatie als je medewerkers. De belangrijkste voordelen zijn:

  • 24/7 Beschikbaarheid
  • Consistentie
  • Nauwkeurigheid
  • Gegevensanalyse
  • Verbeterde efficiëntie
  • Personalisatie
Voordelen van AI-agenten

6 soorten AI-agenten

Er zijn zes verschillende soorten AI-agenten, afhankelijk van hun functies, besluitvormingsmechanismen en toepassingsgebieden. Van deze soorten passen lerende AI-agenten zich het snelst aan bedrijfsomgevingen aan: ze genereren beknoptere en kwalitatief betere resultaten door zichzelf te trainen op basis van gebruikersfeedback en gesprekken.

  • Eenvoudige reflexmiddelen
  • Modelgebaseerde agenten
  • Op Nut Gebaseerde Agenten
  • Op doelen gebaseerde agenten
  • Lerende Agenten
  • Hiërarchische agenten

Toepassingen en best practices voor AI-agenten

AI-agenten kunnen in verschillende afdelingen worden ingezet om de algehele efficiëntie van de organisatie te verhogen. Je kunt AI-agenten inzetten bij de klantenservice om een consistenter proces voor het beantwoorden van e-mails te creëren, ze integreren in je AI-chatbot voor interacties van hogere kwaliteit met klanten, of ze toewijzen aan taken op het gebied van kennisbeheer om je kennisbank overzichtelijk en doorzoekbaar te houden. Hieronder vind je de best practices per afdeling.

AI Agent Gebruikscases

Voor IT-ondersteuning

AI-agenten verlichten de werkdruk van de IT-afdeling en automatiseren routinetaken op drie belangrijke gebieden.

Informatie verstrekken aan werknemers

Dankzij AI-agenten die zijn geïntegreerd met de kennisbanken van het bedrijf kunnen medewerkers snel de informatie vinden die ze zoeken. IT-afdelingen die vaak informatie uit de bedrijfsdatabases nodig hebben, besparen veel tijd als ze direct toegang hebben tot de gegevens in plaats van handmatig door documentatie te moeten zoeken.

AI-agenten Kennisbeheer

Basisproblemen oplossen

Elk bedrijf heeft te maken met veelvoorkomende problemen waar medewerkers of klanten regelmatig tegenaan lopen. Met AI-agenten kun je oplossingen voor deze veelvoorkomende problemen automatiseren, zodat ze worden opgelost zonder dat je voor elk geval personeel hoeft in te zetten. Hierdoor houdt het IT-personeel tijd over voor complexe, niet-routinematige problemen.

Servicetickets en verzoeken

AI-agenten kunnen tickets en verzoeken automatisch indelen en verdelen. Ze analyseren interacties en verzoeken van klanten, maken prioriteitstickets aan en sturen die door naar de juiste afdeling. Zo worden de belangrijkste problemen van klanten sneller opgelost en wordt het hele ticketproces geautomatiseerd.

Voor HR-ondersteuning

Inwerken van werknemers

AI-agenten kunnen voor elke nieuwe medewerker een op maat gemaakte checklist voor de introductieperiode opstellen en belangrijke taken automatiseren, zoals het instellen van apparatuur, het toekennen van toegangsrechten en het beheer van goedkeuringen. Ze zijn handig om het hele introductieproces te beheren of juist om alleen bepaalde onderdelen ervan te automatiseren.

Verlofbeheer voor werknemers

AI-agenten helpen medewerkers om hun verlofstand te bekijken, verlofaanvragen in te dienen en de status van goedkeuringen bij te houden. Ze leggen het hele proces vast en sturen het door naar de HR-afdeling, waardoor managers inzicht krijgen zonder dat ze dit handmatig hoeven op te volgen. Dit zorgt ervoor dat er zo min mogelijk verstoring ontstaat als er personeelstekorten zijn.

Informatie zoeken

AI-agenten die zijn geïntegreerd met de kennisbronnen van je bedrijf stellen de HR-afdeling in staat om bij allerlei taken snel toegang te krijgen tot eerdere documenten of gegevens die ze nodig hebben. Ze kunnen ook actuele gegevens en documenten analyseren en deze op verzoek omzetten in de specifieke informatie die HR nodig heeft.

Voor financiële ondersteuning

Hulp bij de belastingaangifte

AI-agenten die zijn geïntegreerd met bedrijfsgegevens en belastinggerelateerde documenten kunnen repetitieve taken, zoals belastingaangifte op de financiële afdeling, automatiseren, waardoor het personeel alleen nog maar hoeft te controleren in plaats van alles handmatig te moeten doen.

Kostenbeheer

AI-agenten stroomlijnen het hele proces voor het goedkeuren van onkosten door middel van automatisering. Nadat medewerkers hun onkosten hebben ingediend, controleert de agent of de documenten aan het beleid voldoen en stuurt hij de goedgekeurde onkosten door naar de financiële afdeling, waardoor er minder heen-en-weer-communicatie is tussen medewerkers en het financiële team.

Opvragen van salarisgegevens

AI-agenten die zijn geïntegreerd met de kennisbank van de financiële afdeling kunnen werknemers automatisch helpen met vragen over de salarisadministratie. Via de chatinterface van de agent kunnen werknemers hun belastingen, goedgekeurde facturen of facturen die nog op goedkeuring wachten bijhouden, zonder dat ze rechtstreeks contact hoeven op te nemen met HR of de financiële afdeling.

Voor verkoop en marketing

Gesprekken plannen

AI-agenten kunnen worden geïntegreerd met agendasystemen en de belroosters van je verkoopteam om voor elke medewerker een apart belrooster op te stellen, waardoor handmatige coördinatie uit het proces verdwijnt.

E-mail beantwoorden

Met AI-agenten kun je het lezen en beantwoorden van e-mails voor je marketing- en verkoopteam automatiseren. De agenten analyseren inkomende e-mails, genereren antwoorden op basis van gegevens uit de kennisbank en stellen concepten op die je team kan controleren en snel versturen, waardoor je aanzienlijk minder tijd kwijt bent aan het schrijven van e-mails.

Voor algemene gebruikssituaties

Documentatie

AI-agenten zijn handig voor het uitvoeren van documentatietaken dankzij hun mogelijkheden op het gebied van data-analyse en tekstgeneratie. Je kunt elk proces voor het opstellen van documentatie automatiseren, van projectvoorstellen tot het schrijven van technische documenten. Je kunt AI-agenten ook integreren met de kennisbank van je organisatie om gegevens in documenten om te zetten in bruikbare informatie en deze effectiever te analyseren.

Klantenservice

AI-agenten zijn bijzonder geschikt om de werkdruk van klantenserviceafdelingen te verlichten. Ze worden meestal ingezet als geautomatiseerde AI-chatbot: de agenten lezen de vragen van klanten, begrijpen wat ze bedoelen, analyseren de kennisbank van het bedrijf en stellen antwoorden op. In tegenstelling tot traditionele chatbots kunnen AI-agenten herkennen wanneer een klant menselijke hulp nodig heeft en hem of haar dan naar de juiste persoon doorverwijzen.

Automatisering

AI-agenten kunnen veel taken automatiseren door te koppelen met bedrijfsgegevens met behulp van krachtige, grote taalmodellen. De meest voorkomende toepassingen zijn data-analyse, klantenondersteuning en het opstellen van documenten. TextCortex biedt TextCortex integrations Make.com en Zapier, waarmee je elke taak in je bedrijf kunt automatiseren die met die platforms kan worden gekoppeld.

TextCortex: AI-platform voor bedrijven

TextCortex een in de EU gevestigd AI-platform voor bedrijven dat automatisering, zoeken op internet, kennisbeheer, het opstellen van documenten, samenvattingen, krachtige RAG-functionaliteit en personalisatiefuncties biedt voor zowel particuliere als zakelijke gebruikers. Met TextCortex kun je repetitieve taken zoals het schrijven van e-mails, het maken van samenvattingen en het opstellen van documenten automatiseren, en het gebruiken voor data-analyse, klantenondersteuning en het opzoeken van kennis door je interne gegevens te uploaden. TextCortex beschikbaar als webapplicatie en extension met meer dan 30.000 apps en websites.

Bekijk de resultaten van Kemény Boehme Consultants (KBC):

  • Medewerkers melden een hogere efficiëntie en productiviteit (met een besparing van gemiddeld 24 uur per maand)
  • AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, heeft ertoe bijgedragen dat er binnen de eerste weken een teamactiveringspercentage van 70% werd behaald
  • Het vertrouwen van medewerkers in het gebruik van en het werken met AI is met 60% gestegen
  • De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.

TextCortex ISO 27001-gecertificeerd, SOC 2-gecertificeerd en voldoet volledig aan de AVG en de EU-AI-wet. Het bedrijf bedient wereldwijd klanten uit de Fortune 500 en de DAX 40. Meld je aan om AI-agenten in je bedrijfsworkflows te gaan inzetten.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de use cases voor AI-agenten?

De toepassingen van AI-agenten variëren afhankelijk van de behoeften van je bedrijf. Enkele van de meest voorkomende toepassingen zijn automatisering, klantenondersteuning, het opstellen van documenten, data-analyse, financiële workflows, persoonlijke assistentie en supply chain management. Gartner verwacht dat tegen eind 2026 40% van de bedrijfsapplicaties AI-agenten zal bevatten.

Wat is een AI-agent in de praktijk?

AI-agenten zijn AI-assistenten die beslissingen nemen om bepaalde doelen te bereiken. Voorbeelden uit de praktijk zijn onder meer het automatisch beantwoorden van e-mails, chatbots voor klantenondersteuning en workflows voor het opstellen van documenten. Bekijk de resultaten van een van onze casestudy’s: KBC bespaarde 24 uur per medewerker per maand, behaalde een activeringspercentage van 70% en realiseerde een ROI van 28x na de implementatie TextCortex binnen hun team.

Wat is de toepassing van agenten in AI?

AI-agenten zijn geschikt voor het automatiseren van repetitieve taken en het omzetten van gegevens in bruikbare informatie. Ze kunnen ondersteuning bieden aan je klanten en medewerkers, roosters opstellen en waardevolle inzichten genereren. Door TextCortex je bedrijf te integreren, kun je medewerkers sneller toegang geven tot informatie en taken automatiseren, zoals het schrijven van e-mails, het opstellen van documenten en klantenondersteuning.

Welke afdelingen hebben het meeste baat bij AI-agenten?

De afdelingen die op korte termijn het meest profiteren van AI-agenten zijn klantenservice (ticketafhandeling, chatbots, doorverwijzing bij escalaties), IT (opzoeken van informatie, eenvoudige probleemoplossing), HR (onboarding, verlofbeheer), financiën (onkostenbeheer, vragen over de salarisadministratie) en verkoop (opstellen van contactberichten, CRM-onderhoud). Wat ze gemeen hebben, zijn repetitieve taken met een hoog volume die volgens voorspelbare patronen verlopen.

Hoe verbeteren AI-agenten de klantenservice?

AI-agenten verwerken automatisch grote hoeveelheden routinematige vragen, sturen complexe zaken door naar menselijke medewerkers, tonen in realtime relevante artikelen uit de kennisbank aan menselijke medewerkers en zorgen voor 24/7 beschikbaarheid zonder dat je daarvoor extra personeel hoeft aan te nemen. In tegenstelling tot traditionele chatbots begrijpen AI-agenten de context, herkennen ze wanneer een klant menselijke hulp nodig heeft en escaleren ze dit op de juiste manier, in plaats van steeds dezelfde standaardantwoorden te herhalen.

Kunnen AI-agenten samenwerken met bestaande bedrijfstools?

Ja. TextCortex met SharePoint, Google Drive, OneDrive, Notion, Confluence, Make.com en Zapier, wat betekent dat AI-agenten binnen je bestaande data-infrastructuur kunnen werken zonder dat er een volledige systeemmigratie nodig is. Dankzij de extension zijn de agents extension toegankelijk binnen meer dan 30.000 apps en websites die je medewerkers al gebruiken.