계약 갱신을 위한 이메일 작성 방법

비즈니스 관계의 영역에서 계약 갱신은 매우 중요한 순간이며, 완벽한 이메일을 작성하는 것이 모든 차이를 만들 수 있습니다.

또한 단순히 계약 연장의 문제가 아니라 파트너십의 강점을 증명하고 약속을 재확인할 수 있는 기회이기도 합니다.

또한 계약 갱신을 위한 이메일은 향후 협업을 위한 발판을 마련할 수 있는 기회이기도 합니다.

그렇다면 재계약에 대한 열망을 전달할 뿐만 아니라 상대방에게 재계약이 최선의 이익임을 설득하는 이메일을 작성하려면 어떻게 해야 할까요?

따라서 오늘은 주요 구성 요소, 모범 사례 및 피해야 할 일반적인 함정을 보여드리겠습니다.

계약 갱신을 위한 이메일 작성 방법을 확인하려면 계속 읽어보세요.

계약 갱신이란 무엇인가요?

계약 갱신은 기존 계약의 이용 약관을 지정된 기간 동안 연장하거나 계속하는 법적 절차 또는 계약입니다. 

갱신 계약은 다음과 같은 다양한 비즈니스 및 개인적 상황에서 흔히 발생합니다:

• 고용 계약 - 지정된 기간 동안 직원의 회사 근무 기간을 연장합니다.
•  임대 계약 - 임차인이 추가 기간 동안 부동산을 계속 임대할 수 있도록 허용하며, 종종 새로운 조건을 협상할 수도 있습니다.
• 서비스 계약 - 동일하거나 업데이트된 이용 약관에 따라 서비스가 계속 제공될 것인지 확인합니다.
• 구독 계약 - 잡지, 스트리밍 플랫폼, 소프트웨어 등의 구독이 만료될 때 갱신할 수 있는 옵션을 제공합니다.
• 공급업체 계약 - 상품 또는 서비스의 일관된 공급을 유지하기 위해 공급업체 또는 벤더와 계약을 갱신합니다.

물론 계약 갱신의 구체적인 조건은 매우 다양할 수 있으며 관련 당사자 간의 협상이 필요할 수 있습니다.

일반적으로 갱신 계약에는 새로운 이용 약관에 동의하는 등 갱신을 시작하고 공식화하는 절차가 간략하게 설명되어 있습니다.

또한 유형에 관계없이 계약 갱신을 위한 이메일에는 반드시 포함되어야 하는 핵심 요소가 있습니다.

계약 갱신을 위한 이메일 작성 방법: 7가지 핵심 요소

계약 갱신을 위한 이메일 작성에는 전문적이고 명확한 커뮤니케이션 스타일이 필요합니다.

1. 간결한 제목 만들기

이메일의 목적을 나타내는 명확하고 간결한 제목으로 시작하세요. 

💡ProTip

TextCortex의 제노 채팅을 사용하면 설득력 있고 핵심을 찌르는 제목을 작성할 수 있습니다.

텍스트를 입력하기만 하면 몇 초 안에 선택할 수 있는 다양한 제목이 표시됩니다.

2. 적절한 인사말 사용

적절한 인사말은 커뮤니케이션의분위기를 조성 하고 전문성을 확립하기 때문에 매우 중요합니다.

인사말의 선택은 받는 사람의 직위와 상대방과의 관계에 따라 달라집니다:

• 받는 사람의 이름 사용

이메일에 개인적인 느낌을 더하고 개인을 식별하기 위해 시간을 들였다는 것을 보여주기 위해 가능하면 수신자의 이름을 부르세요.

✨ 예::

"스미스 씨에게"

"안녕, 제인"

"안녕하세요, 파텔 박사님"

팁: 정중하고 격식 있게 인사하기 - 수신자와 친분이 있거나 비공식적인 관계에 있더라도 일반적으로 인사말은 격식 있는 어조를 유지하는 것이 가장 좋습니다.

• 직함 및 경어 사용

누군가를 공식적으로 호칭할 때는 특히 친한 사이가 아니라면 직함과 경칭(씨, 부인, 박사, 교수님 등)을 사용하는 것이 적절합니다.

• 인사말 맞춤 설정

이전에 비공식적으로 소통한 적이 있고 상황에 따라 허용되는 경우, 덜 격식 있는 인사말을 사용할 수 있습니다.

✨ 예::

"안녕, 사라"

• 받는 사람의 성을 포함하세요.

인사말에 수신자의 성을 사용하는 것은 공식적인 커뮤니케이션에서 표준적이고 안전한 관행입니다.

✨ 예::

"스미스에게"

• 일반적이거나 모호한 인사말 피하기

수신자의 이름을 식별할 수 있는 다른 수단이 없는 한 "누구에게 " 또는 "친애하는선생님/여러분 "과 같이 일반적이거나 모호한 인사말은 사용하지 마세요.

예를 들어 이메일 주소는 일반적으로 다음과 같이 지정하는 것이 좋습니다:

"[회사명] 계약 부서에게".

3. 잘 정리된 이메일 작성

3.1 소개

긍정적이고 감사하는 분위기를 조성하는 간단한 소개로 시작하세요. 

따라서 기존 비즈니스 관계에 대한 감사를 표하고 현재 계약 기간 동안의 성공적인 협업에 대해 언급하세요.

✨ 예시:

안녕하세요 [이름],

[회사] 커뮤니티의 일원이 되어 주셔서 감사합니다. 처음 가입하신 지 9개월이 지났다는 사실이 믿어지시나요? 지난 몇 달 동안 [회사] 멤버십의 모든 혜택을 누리셨기를 바랍니다.

3.2 본체

계약 갱신을 위한 이메일 본문은 일반적으로 다음과 같이 구성됩니다:

• 요청 - 계약 만료일과 파트너십을 계속 유지하고자 하는 의사를 포함하여 계약 갱신에 대한 요청을 명확하게 명시합니다.
• 계약 세부 정보 - 계약 번호, 날짜, 수정이 필요한 필수 조건 등 기존 계약에 대한 관련 세부 정보를 입력합니다.
• 갱신 조건 - 계약 조건에 대한 변경 또는 업데이트 제안을 명시하거나 조건을 동일하게 유지하려는 경우 명시합니다. 
• 갱신 이유 - 계약을 갱신하는 것이 양 당사자 모두에게 이익이 된다고 생각하는 이유를 설명하세요. 

또한 현재 계약에서 달성한 성과, 성공 또는 긍정적인 결과를 강조하세요.

• 확인 요청 - 수신자에게 계약 갱신 의사를 확인하고 갱신 절차를 시작하는 데 필요한 단계나 문서를 요청합니다.

 ✨ 예시:

저는 계약 연장을 통해 팀의 목표와 프로젝트에 계속 기여할 수 있을 것이라 믿으며, 내년에도 동일한 수준의 헌신과 전문성을 유지하기 위해 최선을 다할 것입니다. 계약 조건에 대한 업데이트 또는 변경 사항이 있으면 알려주시기 바라며, 이에 대해 논의할 의향이 있습니다.

갱신 절차를 시작하기 위해 필요한 확인 및 절차를 요청합니다. 추가 정보가 필요하거나 제공해야 할 특정 문서가 있으면 언제든지 저에게 연락해 주세요.

3.3 마무리

"진심으로", "안부 인사" 또는 "성실히"와 같은 공식적인 마무리 문구로 마무리합니다.

또한 이메일 서명에 이름, 직책, 회사, 전화번호, 이메일 주소 등 연락처 정보를 입력합니다.

이메일의 마지막 부분에는 기존 계약서나 제안된 변경 사항과 같은 첨부 파일이 있는지 언급하는 부분이 있습니다.

또한 이메일에 특정 날짜까지 응답을 기대하거나 수신자가 응답할 수 있는 기간을 명시하세요.

해당 시간 내에 응답을 받지 못하면 정중하게 후속 이메일을 보내는 것이 좋습니다.

4. 이메일 교정

이메일을 보내기 전에 오타나 문법 오류가 없는지 꼼꼼히 교정합니다.

이제 계약 갱신을 위해 잘 작성된 이메일에 포함되어야 하는 내용을 살펴보았으니, 절대로 하지 말아야 할 사항도 확인해 보겠습니다.

계약 갱신을 위한 이메일 작성 시 절대 하지 말아야 할 11가지 사항

모호하게 하지 마세요 - 계약 갱신 요청을 명확하게 명시하고 계약 조건과 제안된 변경 사항을 구체적으로 설명하세요.

비공식적 언어 사용 금지 - 전문적인 어 조를 유지하고 비즈니스 상황에서 부적절한 비공식적 언어, 은어 또는 약어를 사용하지 마세요.

지체하지 마세요 - 계약 만료일 최소 30일 전에 적시에 갱신 요청을 보내세요.

계약 갱신을 가정하지 마세요 - 계약이 갱신될 것으로 예상되더라도 자동으로 갱신될 것이라고 가정하지 마세요. 항상 정식으로 갱신을 요청해야 합니다.

제목을 잊지 마세요 - 수신자가 이메일의 목적을 한 눈에 파악할 수 있도록 항상 명확하고 관련성 있는 제목을 포함하세요.

격식을 생략하지 마세요 - 적절한 인사말과 끝맺음을 사용하세요. 단순히 "안녕하세요" 로 이메일을 시작하거나 끝맺음 없이 끝내면 비전문적으로 보일 수 있습니다.

❌ 정보 과부하 방지 - 필요한 세부 정보를 제공하는 것은 중요하지만, 과도한 정보나 첨부 파일로 수신자에게 부담을 주지 않도록 하세요. 

사용자 지정 없이 일반 템플릿을 사용하지 마세요 - templates 가 도움이 될 수 있지만, 특정 계약 및 관계에 맞게 이메일을 사용자 지정해야 합니다.

대립적인 태 도를 취하지 마세요 - 갱신 조건에 대한 문제나 이견이 있는 경우 대립적인 표현은 피하세요. 대신 논의하고 협상할 의향이 있음을 표현하세요.

후속 조치를 잊지 마세요 - 합리적인 기간 내에 응답을 받지 못한 경우, 정중한 후속 이메일을 보내 요청이 잊혀지지 않도록 하세요.

상대방이 내 의도를 알고 있다고 가정하지 마세요 - 비공식적으로 계약 갱신에 대해 논의했더라도 항상 서면으로 공식적으로 요청하세요.

계약 갱신을 위한 효과적인 이메일 5가지 예시

예 1: 고용 계약 갱신 요청 이메일

제목: 고용 계약 갱신 요청

친애하는 [상사 이름],

이 이메일이 잘 전달되기를 바랍니다. 본인은 [만료일]에 만료될 예정인 고용 계약의 갱신을 공식적으로 요청하고자 합니다. 지난 [계약 기간] 동안 [회사 이름]과 함께 일할 수 있는 특권을 누렸으며, 제공한 기회와 경험에 감사했습니다.

계약을 연장함으로써 팀의 목표와 프로젝트에 계속 기여할 수 있을 것으로 믿으며, 내년에도 동일한 수준의 헌신과 전문성을 유지하기 위해 최선을 다할 것을 약속합니다. 계약 조건에 대한 업데이트 또는 변경 사항이 있으면 알려주시기 바라며, 이에 대해 논의할 의향이 있습니다.

갱신 절차를 시작하기 위해 필요한 확인 및 절차를 요청합니다. 추가 정보가 필요하거나 제공해야 할 특정 문서가 있으면 언제든지 연락 주시기 바랍니다.

배려해 주셔서 감사드리며, 귀하의 답변을 기다리겠습니다.


[귀하의 이름]
[귀하의 연락처 정보]

예 2: 임대 계약 갱신용 이메일

제목: 부동산 주소]에 대한 임대차 갱신 요청

친애하는 [임대인 이름],

잘 지내고 계시리라 믿습니다. 현재 [부동산 주소]에 대한 임대차 계약이 [만료일]에 만료될 예정이므로 임대차 갱신을 공식적으로 요청하기 위해 이 편지를 씁니다.

저는 이 부동산에 거주하는 것을 매우 즐겼으며 부동산을 잘 관리해 왔습니다. 본인은 임대를 계속하고 싶으며 현재 임대 계약과 동일한 조건에 동의할 의향이 있습니다. 업데이트나 변경이 필요한 사항이 있으면 알려주시면 논의할 의향이 있습니다.

갱신 절차, 필요한 서류, 임대 조건에 대한 조정 가능성에 대해 알려주세요. 신속한 답변에 감사드리며 답변을 기다리겠습니다.


[귀하의 이름]
[귀하의 연락처 정보]

예 3: 서비스 계약 갱신용 이메일

제목: 서비스 계약 갱신 요청

서비스 제공업체 이름] 님께,

이 메시지가 잘 전달되기를 바랍니다. 계약 시작일] 날짜의 현재 서비스 계약이 [만료일]에 만료일이 다가옵니다. 본인은 이 서비스 계약의 갱신을 공식적으로 요청하기 위해 이 글을 씁니다.

[서비스 제공업체 이름]이 제공하는 서비스 품질에 만족해 왔으며, 파트너십을 계속 유지하는 것이 양 당사자에게 최선의 이익이라고 생각합니다. 계약 조건에 대한 업데이트 또는 변경이 필요한 경우 알려 주시면 논의할 의향이 있습니다.

갱신 절차 및 원활한 갱신을 위해 제공해야 하는 관련 문서 또는 정보를 확인해 주시기 바랍니다.

이 문제에 관심을 가져 주셔서 감사드리며 귀하의 답변을 기다리겠습니다.

진심으로
[귀하의 이름]
[귀하의 연락처 정보]

예 4: 구독 갱신용 이메일

제목: 구독 이름]에 대한 구독 갱신 요청

안녕하세요 [이름],

[회사]의 멤버십이 [날짜]에 만료됩니다. 멤버십의 [혜택]을 즐기셨기를 바랍니다.

좋은 소식입니다! 아직 갱신할 시간이 있으며, 아래 링크를 클릭하고 필요에 맞는 구독을 선택한 후 안내에 따라 간편하게 갱신할 수 있습니다.

지금 갱신

더 좋은 소식이 있습니다! 올해는 추가 인센티브가 있습니다 - [날짜]까지 멤버십을 갱신하시면 [상품] 추첨에 참여하실 수 있습니다!

멤버십, 혜택 또는 갱신에 관한 질문이 있으시면 주저하지 마시고 이 이메일에 답장하거나 [번호]로 전화해 주세요.

감사합니다,

[귀하의 이름]

예 5: 공급업체 계약 갱신용 이메일

제목: 공급업체 계약 갱신 요청

공급업체 이름]에게

이 이메일이 잘 전달되기를 바랍니다. 계약 시작일]에 시작된 기존 공급업체 계약이 [만료일]에 만료될 예정입니다. 이 계약을 다른 기간으로 갱신하는 데 관심을 표명하기 위해 이 글을 씁니다.

당사는 [공급업체 이름]이 제공하는 제품 및 서비스의 품질에 만족해 왔으며 지속적인 파트너십을 소중하게 생각합니다. 계약 조건 또는 가격에 대한 변경 또는 업데이트가 있는 경우 검토를 위해 당사와 공유해 주시기 바랍니다.

갱신 절차, 필요한 서류 및 갱신 계약으로 원활하게 전환하기 위해 알아야 할 마감일에 대해 알려 주시기 바랍니다.

이 문제에 관심을 가져 주셔서 감사드리며, 귀하의 답변을 기다리겠습니다.


[귀하의 이름]
[귀하의 연락처 정보]

TextCortex 을 사용하여 계약 갱신을 위한 이메일을 작성하는 방법 ?

계약 갱신 과정에서 발생할 수 있는 잠재적인 변경 사항, 협상 또는 복잡성을 성공적으로 처리하려면 투명하고 효과적인 이메일을 작성하는 것이 가장 중요합니다.

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