프로젝트 관리에 AI를 사용하는 방법

하버드 비즈니스 리뷰에 따르면, 매년 48조 달러라는 놀라운 금액이 프로젝트에 쏟아지고 있습니다. 하지만 프로젝트의 35%만이 성공합니다.

주된 원인 중 하나는 프로젝트 관리에서 AI 기술을 사용하지 않는 것인데, AI 도구는 이미 사용 가능하지만 이를 적용할 사람이 필요하기 때문에 안타까운 일입니다.

또한 프로젝트 관리에 AI를 포함하면 ROI 예상치를 충족하거나 초과 달성할 가능성이 23%까지 높아집니다.

이 새로운 기술을 사용해보고 싶지만 PM에 어떻게 적용해야 할지 모르겠다면 언제든지 문의해 주세요.

프로젝트 관리에 AI를 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

자세히 알아봅시다!

프로젝트 관리를 위해 AI를 9가지 효과적인 방법으로 활용하는 방법은 무엇일까요?

AI 도구에는 고유한 기능이 있으며, 이를 활용하는 가장 좋은 방법 중 하나는 이를 믹스 앤 매치하여 이점을 극대화하는 것입니다.

1. 반복 작업 자동화

프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 완료하기 위해 다양한 작업과 리소스를 조정하는 업무를 담당하고 있다면 다음과 같은 반복적인 관리 업무를 처리하고 있을 것입니다:

• 데이터 입력, 
• 보고서 생성 등

프로젝트 매니저가 되어서 가장 좋아하는 부분은 이런 것들이 아닐 거라고 짐작할 수 있습니다.

이러한 작업은 많은 시간이 소요될 뿐만 아니라 지루하고 오류가 발생하기 쉽습니다.

바로 이 부분에서 AI가 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 

예를 들어, 프로젝트 데이터를 기반으로 보고서를 자동으로 생성할 수 있으므로 수동으로 데이터를 입력하고 분석할 필요가 없습니다.

2. 위험 관리

AI는 프로젝트 데이터를 분석하고 과거 데이터와 비교하여 문제가 발생하기 전에 잠재적인 문제를 미리 파악할 수 있습니다.

따라서 잠재적인 위험을 파악하고 선제적인 조치를 취하여 위험을 완화하고 프로젝트 성공을 극대화할 수 있습니다.

또한, AI는 프로젝트 데이터의 추세와 패턴을 분석하여 의사 결정을 용이하게 하는 인사이트를 제공할 수 있습니다.

3. 리소스 할당

예측 분석을 통해 AI는 리소스를 보다 효과적으로 분배하고 과잉 또는 과소 할당을 방지할 수 있도록 도와줍니다.

이러한 자원이 인적 자원이든, 재무 자원이든, 정보 자원이든, AI는 자원의 배분을 최적화하고 격차를 보여주는 패턴과 추세를 파악할 수 있습니다.

예를 들어, AI 기술은 과거 프로젝트 데이터를 분석하고 그 데이터를 기반으로 예측하여 향후 프로젝트에 어떤 리소스가 필요할지 알려줍니다.

따라서 지정된 시간 내에 프로젝트를 완료할 수 있도록 작업 순서를 더 잘 계획할 수 있습니다.

개발자를 찾고 있다고 가정해 보겠습니다.

AI는 과거 데이터를 기반으로 매치메이커 역할을 수행하여 작업을 완료하는 데 필요한 기술과 경험을 갖춘 개발자를 식별할 수 있습니다.

4. 문서 처리

AI는 프로젝트 문서의 분류, 색인화, 검색을 자동화하고 필요할 때 프로젝트 이해관계자에게 컨텍스트 인식 권장 사항을 제공할 수 있습니다.

또한 프로젝트 관련 문서에서 다음과 같은 주요 정보를 자동으로 추출할 수 있습니다:

• 프로젝트 헌장,
• 계획, 
• 상태 보고서 및 
• 회의록.

따라서 수백 개의 문서를 검토하는 대신 AI 도구가 몇 분 만에 작업을 수행할 수 있습니다.

💡 ProTip:

텍스트 코텍스의 지식 베이스 를 사용하면 직접 문서를 업로드하고 그 문서에서 정보를 검색할 수 있습니다.

PDF, CSV, PPTX, DOCX, MD 파일은 물론 URL도 업로드할 수 있습니다. 예를 들어 80페이지 분량의 문서를 스캔하고 정보를 가져오는 데 3초밖에 걸리지 않습니다!

지식창고를 통해 방대한 양의 문서를 저장하고, 분류 및 레이블을 지정하고, 팀과 공유할 수도 있습니다.

따라서 자동으로 프로젝트 문서 요약 를 자동으로 요약하여 프로젝트 팀에게 프로젝트 상태, 이슈 및 위험에 대한 높은 수준의 인사이트를 신속하게 제공할 수 있습니다.

5. 가상 비서 활용

AI 도구는 사용자의 입력에 따라 방대한 데이터 세트를 분석하고 콘텐츠를 생성합니다.

어떻게 작동하나요? 

시스템은 이전 쿼리, 프로젝트 계획 데이터 및 전반적인 맥락을 학습하여 상호작용을 맞춤화하고 중요한 정보를 캡처합니다.

따라서 쿼리, 업데이트, 알림 등에 대한 즉각적인 답변을 받을 수 있습니다.

💡 ProTip:

제노 채팅 을 사용하면 모든 지식과 스타일을 입력하여 필요에 맞게 AI를 개인화할 수 있습니다. 

결과적으로 배경 정보를 제공하고 페르소나 만들기 를 생성하여 사용자의 목소리 톤으로 행동하고 질문에 응답할 수 있습니다.

따라서 그에 따라 응답을 조정하고 필요한 경우 문서를 참조합니다.

6. 작업 생성 및 요약

프로젝트 관리자로서 작업 생성은 프로젝트 관리에서 가장 지루한 부분 중 하나라고 생각하실 것입니다.

팀원에게 작업을 할당하고, 마감일을 설정하고, 설명과 요구 사항을 제공하고, 보고서를 작성하는 등. - 이 모든 것이 떠오르시죠?

AI 도구 덕분에 이러한 작업을 자동화하고 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.

예를 들어, AI 도구는 사용자의 설명을 기반으로 작업을 자동으로 생성하고 보고서를 작성 및 요약하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

💡 ProTip:

TextCortex 를 사용하면 작업 데이터 및 설명을 생성, 요약 또는 재형성하는 프롬프트를 입력할 수 있습니다.

따라서 블로그, 초안, 프레젠테이션, 글머리 기호 목록, 프로젝트 계획 수립 등을 만들 수 있습니다.

다양한 텍스트 편집 도구를 사용하여 필요에 맞게 콘텐츠를 의역, 요약, 재작성 및 조정할 수 있습니다.

또한 TextCortex 을 사용하면 프롬프트를 저장하고 create templates 을 만들어 언제든지 돌아올 수 있습니다. 

이렇게 하면 다양한 사례에 대해 동일한 프롬프트를 반복해서 사용할 수 있습니다.

7. 비주얼 만들기

NLP 및 수집된 데이터를 분석하는 머신러닝 알고리즘 덕분에 AI 도구를 사용하여 시각 자료, 그래프 및 프레젠테이션을 만들 수 있습니다.

이 도구는 데이터를 사용하여 자동으로 차트, 그래프 및 기타 시각화를 생성하고 업데이트하여 여러분과 팀원들이 프로젝트 진행 상황을 이해하는 데 도움을 줍니다.

또한, AI는 프로젝트 데이터와 결과의 자동 요약을 생성하여 유익하고 시각적으로 매력적인 프레젠테이션을 만들 수도 있습니다.

💡 ProTip:

TextCortex 는 그래프, 표 등과 같은 시각적 기반 작업을 만들기 위해 DALLE-3에 액세스할 수 있는 기능을 제공합니다.

이렇게 하려면 프롬프트에 들어가서 DALL-E 3 호환 이미지를 가져오기만 하면 됩니다.

8. 프로젝트 일정 예약

AI는 과거 데이터와 프로젝트 제약 조건을 기반으로 최적의 프로젝트 일정을 제안하고 도움을 줄 수 있습니다:

• 사실적인 타임라인을 만듭니다, 
• 일정 충돌을 피하고 
• 프로젝트를 제시간에 납품하세요.

또한 다양한 팀원들의 실시간 업데이트를 기반으로 프로젝트 일정을 조정할 수 있습니다.

9. 협업 및 커뮤니케이션 강화

AI 기반 협업 도구는 실시간 업데이트와 알림을 통해 팀원들에게 프로젝트 상태 변경 사항을 알려줍니다.

또한 팀원들의 진행 상황을 추적하고 모든 사람이 같은 정보를 공유할 수 있도록 합니다.

작업 기한이 지났거나 일정이 밀렸을 때 알림을 제공하는 것 외에도, AI 도구는 회의 일정과 실시간 채팅 기반 커뮤니케이션을 자동화할 수 있습니다.

💡 ProTip:

조직 기능은 모든 관련 정보와 문서에 대한 액세스를 제공하여 사용자와 팀원 간의 지식 관리를 간소화합니다.

모든 사람에게 충분한 액세스 권한을 보장하면 모든 팀원이 같은 정보를 공유할 수 있으므로 효과적인 커뮤니케이션이 가능합니다.

예를 들어, 코워킹스페이스에서 팀원들과 지식창고를 공유하면 모두가 가장 관련성 높은 정보를 체계적으로 파악하고 최신 정보를 얻을 수 있습니다.

🎁 보너스: 프로젝트 관리를 위한 9가지 최고의 AI 도구

특별 선물로 프로젝트 관리를 위한 AI 도구 중 가장 추천하는 목록을 엄선했습니다.

프로젝트 관리에서 AI 기술의 미래는 어떻게 될까요?

다른 기술과 마찬가지로, AI가 제공하는 이점을 극대화하려면 기반을 마련하고 학습 과정을 수용해야 합니다.

변화에 대한 두려움과 AI로 대체되는 것에 대한 두려움은 여전히 AI를 도입하는 데 중요한 요소이지만, 사람이 없는 AI 도구는 없다는 점을 명심하세요.

여전히 결정을 내리고, 입력을 제공하고, 그 유효성을 결정하는 것은 회원님입니다. 

그리고 더 정확할수록 더 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.

인공지능 도구( extension )는 프로젝트를 제시간에 완료하고 제공하는 데 도움이 됩니다. 

이러한 전환을 원활하고 직관적이며 사용자 친화적으로 만들기 위한 솔루션은 TextCortex. 🤖

프로젝트 관리에 TextCortex 을 어떻게 사용하나요?

TextCortex 는 강력한 텍스트 편집 기능을 갖춘 AI 기반 콘텐츠 생성 도구로, 콘텐츠를 개선하고 다듬을 수 있습니다.

재작성, 의역, 요약, 확장 등 다양한 콘텐츠 유형, 보고서, 작업, 프로젝트 등을 만들고 편집할 수 있도록 TextCortex 을 사용할 수 있습니다:

문서 공유를 위한 중앙 집중식 플랫폼을 제공하여 프로젝트 팀원 간의 협업과 커뮤니케이션을 촉진하세요.

최소 3개의 아이디어만 있으면 이해관계자에게 보낼 이메일로 쉽게 변환할 수 있습니다.

AI 노트 편집기로 아이디어와 생각을 구상하고, 브레인스토밍하고, 초안을 작성하고, 저장하고, 표와 다양한 목록, 할 일을 만드세요.

메시지와 문서를 25개 이상의 언어로 자동 번역하여 언어의 장벽을 허물어 보다 효과적인 문화 간 커뮤니케이션이 가능합니다.

음성을 텍스트로 쉽게 변환하여 예를 들어 회의를 녹음하고 오디오를 회의 노트로 전환할 수 있습니다.

아이디어를 구상하거나, 브레인스토밍을 하거나, 생각을 메모하는 동안 텍스트를 음성으로 변환하는 역방향 프로세스를 수행하세요.

회의 요약 자동화 시퀀스 설정 회의 요약 자동화 시퀀스 을 설정해 회의 노트를 추적하고 Zapier 통합을 통해 요약을 공유하세요.

소프트웨어 프로젝트 관리에 관심이 있다면 코드를 작성하여 바로가기를 만들고 개발자 모드로 워크플로우를 자동화하세요.

에서는 SQL 및 정규식과 함께 Python, Javascript, Go, PHP, Java 등 여러 프로그래밍 언어를 제공합니다.

TextCortex의 풍부한 integrations 덕분에 오른쪽 하단에 있는 아이콘을 클릭하면 개발자 모드가 자동으로 열리므로 플랫폼 외부에서 코드를 작성할 수도 있습니다.

integrations extension, , 앱, 브라우저 , 데스크톱 앱, 모바일 앱 등 TextCortex 4000개 이상의 플랫폼에서 사용할 수 있습니다.

TextCortex 세계를 파헤칠 준비가 되셨나요?

지금 바로 부분 유료화 계정에 가입하고 에 가입하고 프로젝트 목표를 보다 효과적으로 달성하세요.

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