メールを書くのは時間のかかる作業です。時間を有効に使いたいなら、メールを書きながら生産性を上げることが重要です。幸いなことに、メールを書いている間の生産性を高めるのに役立つ方法がいくつかあります。

この記事では、日々の生産性を最大化するために、Gmailで使える最高のツールをリストアップしています。これらのツールは、タスクをより簡単に、より速く、より効率的に完了させるために設計されています。ぜひご覧ください。

用途とメリット

電子メールは、メッセージや文書、ファイルを迅速かつ効率的に送受信することができる、非常に便利なコミュニケーションツールです。メッセージや文書、ファイルを素早く効率的に送受信できるため、会話の記録を残すのにも最適です。

では、なぜ電子メールが私たちの生活に欠かせない存在なのか、その理由を見ていきましょう。

ベストgmailツール

事業内容



Eメールは、同僚やクライアント、取引先や顧客など、さまざまな相手と迅速かつ簡単にコミュニケーションをとることができるツールです。Eメールは、短時間で大量の情報を伝えることができるだけでなく、複数の受信者に同時に送信することができるため、時間と手間を省くことができます。Eメールを活用することで、企業は担当者や顧客に対して常に最新の情報を提供することができるのです

セキュリティ

プラットフォームやサービスを提供する企業にとって、電子メールを認証手段として活用することは、ますます一般的になってきています。

登録されたメールアドレスにユニークなコードを送信することで、企業はアクセスを要求するユーザーが実際にアクセスすることを意図した人物であることを確認することができます。

プロモーション

電子メールは、企業がターゲットとする顧客に到達するために活用できる強力なツールです。

このようなコミュニケーション形態により、企業は製品やサービスに関する情報を効率的かつ費用対効果の高い方法で潜在的な購入者に提供することができます。さらに、企業は電子メールを利用して、顧客に今後の販売イベントを知らせたり、購入を促したりすることができます。

効果的なEメールの作成



目上の人や大切な人に送るメールなら、なおさらです。私たちは、あなたのゲームを維持するためのいくつかのヒントを得ました!

ベストGmailアドオン

お客様へ





まず、メッセージの件名を適切なものにしましょう。メッセージの内容を明確に示すものです。お客様の連絡先、状況の詳細、解決策など、必要な情報をすべてメールに記載しましょう。 最後に、文法やスペルミスがないかを確認するため、校正に時間をかけましょう。


先生へ

先生にメールを書くのは気が引けるものですが、その必要はありません。いくつかの簡単なコツとヒントがあれば、あなたのメッセージが明確で効果的なものになることでしょう。

まず、自己紹介をして、なぜ書いているのかを説明します。これは、あなたが連絡を取っている理由や、あなたがいるクラスがどのような授業をしているのかを含むことができます。自分の名前と、先生があなたのことを理解するのに役立つような、自分に関する情報を必ず書いてください。

次に、最初の1～2文でメールの目的を明確かつ簡潔に述べます。ここではあまり多くを書かず、全体を読まなくてもあなたのメッセージが何であるかがわかる程度にします。 

この後、あなたのリクエストや質問の背景を理解するために必要と思われる追加情報を提供してください。 

最後に、自分の名前と連絡先を書いてサインオフする前に、丁寧に締めくくりましょう。

あなたの上司へ

上司にメールを書くのは、大変な作業です。確実に成功させるために、いくつかのヒントとコツをご紹介します!

フォーマルな挨拶で始める - メールの冒頭には、"Dear [Name]" や "Good morning/afternoon [Name]" などのフォーマルな挨拶をしましょう。これは、メッセージの残りの部分のトーンを設定し、敬意を示すものです。

次に、あなたが何を要求しているのか、相手が十分な情報を得た上で判断できるように、できるだけ短い言葉で必要なものを伝えることです。 

たとえ緊急性があったとしても、過剰な要求や押しつけがましい言葉は使わず、上司と良好な関係を保ちつつ、効率的かつ効果的に仕事を進めるために、礼儀正しく丁寧な言葉遣いを心がけましょう。 

最後に、お時間を割いていただいたことへの感謝の気持ちと、何か質問があればお手伝いすることをお伝えします。

Gmailの生産性向上ツール

Gmailは、整理整頓と生産性を維持するための非常に強力なツールです。

次のセクションでは、Gmailの生産性向上ツールのうち、メール体験を最大限に活用できる便利なものをいくつか紹介します。 

ベストGmailプラグイン

TextCortex - ブラウザーExtension

品質を落とさずに生産性を上げるには、開封され、興味を持ってもらえるようなメールを作成しながらも、より速く書くことが必要なのです。

TextCortex は、まさにそれを実現するための理想的なツールですキーワード、テキストの長さ、創造性のレベルなどのパラメータに基づいて、最も関連性の高いアウトプットを予測する機械学習プロセスに依存しています。

箇条書きのメール作成機能を使ってみたり、creator suite のメール作成カテゴリをチェックすることもできます。また、トーンチェンジャー機能や出力長を調整することで、あなたのニーズに合った完璧な結果を得ることができます。

EmailAnalytics

EmailAnalyticsは、チームのメール活動を把握し、Gmailのメール指標を可視化できるツールです。このデータ分析を活用することで、マーケターは有利なインサイトを獲得し、より良いメールパフォーマンスのために効果的なプランを考案することができます。 

メールアドオンで生産性アップ

メイルストローム

このツールは、Gmailの受信トレイをすっきりと整理してくれるものです。このツールを使えば、件名、送信者、購読者、送信時間など、さまざまな基準に基づいてメッセージをフィルタリングすることができます。

適切なメールのコレクションができたら、一括で削除したり、カテゴリごとに整理したりすることができます。

ソートッド

このGmailツールは、メールをテーマ別のリストに分類して整理することができ、さらにスクラムボードを追加して、個々のメールの進捗を確実に把握することができます。