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先生へのメールを書いたことがある人なら、それがどれだけ大変なことなのかわかると思います。
適切な始め方とは？
私のメッセージは、カジュアルになりすぎていませんか？
質問・要望をきちんと伝えたか？
先生に送る価値のあるメールを作ろうとするたびに、同じような疑問が頭をよぎったことはないでしょうか。
そして、素晴らしいメールを送ったと思ったら、反応がない。
なぜ先生はあなたを無視するのですか？
現実には、ほとんどのメールが返信されないのは、先生方の怠慢ではなく、メールの内容が明確でないためです。
つまり、先生方は、あなたが実際に何を求めているのかがわかっていなかったのです。
したがって、このようなことが二度と起こらないように、開封され、返信されるメールを書きたいのであれば、あなたは正しい場所にいるのです。
先生への説得力のあるメールの書き方のコツを、例文に裏打ちされた形ですべて紹介します。
さあ、はじめましょう!
説得力のあるメールとは？
説得力のあるメールとは、読み手に何らかの行動を起こさせるよう説得することを目的としたメールです。
例えば、先生に締め切りを延ばしてほしい、成績についてさらに質問がある、などです。
教師の関心を引きつけ、維持するためには、効果的な説得力のあるメールを書くことが必要です。
- を計画しています。
- 書式設定、および
- 説得力のある言語戦略
さらに、先生の注意を引くだけでなく、先生から返信をもらうことも重要です。
そこで、反応の取れるメール作りに役立つ、説得力のあるメールの最も重要な要素について見ていきましょう。
先生への説得力のあるメールの書き方5つのコツ
メールを送る理由にかかわらず、よくできた説得力のあるメールには、必ず備わっている要素があります。
1.簡潔な件名にする
件名は先生が最初に目にするものなので、先生にメールの内容を知ってもらいたい、あるいは少なくとも要点をつかんでもらいたいので、明確である必要があります。
また、わかりやすい件名にすることで、メールが読み飛ばされるリスクを最小限に抑えることができます。
例えば、"Question "とだけ書くのはやめましょう。先生はおそらく1日に大量のメールを受け取っていることでしょう。
その代わり、より具体的に、あなたの名前と、問題となっているプロジェクトやタスクを記載します。
誰が書いたのか、どんな内容のメールなのか、先生がすぐにわかるようになります。
2.適切なあいさつをする
など、肩書きを含んだよりフォーマルな挨拶をするのが一般的です。
"博士"、"教授"、"夫人"、"氏"
先生への呼びかけ方は、先生と生徒の関係や、先生が望む呼び方によって大きく変わります。
先生によってはファーストネームを好まれる方もいらっしゃいますし、Dear Johnなどで始めても 大丈夫です。
しかし、この場合でも、あまりカジュアルになりすぎて"What's up" や "Hey"といった挨拶を使うのはNGです。
もう一つの有用なヒントは、先生が 電子メールをどのように 署名しているかを見ることです。もし彼らが自分の名前で署名していれば、宛名を書くときにそれを使っても大丈夫です。
3.メールを適切に構成する
受信者に返信を促すには、メールを適切に構成することが重要です。結局のところ、それはメールの主要な部分を表しているのです。
このように、適切に構成された電子メールは、持っています。
- 件名
- オープニングの一発芸
- 手を差し伸べる理由
- アクションへの呼びかけ
- メールをポジティブに終わらせるクロージングライン 。
1.オープニング・ワンライナー
メールの冒頭には、シンプルな一文を入れるとよいでしょう。
例えば、こんな感じです。
- 今日も素敵な一日をお過ごしください。
- 今日の講演は本当に楽しかったです。
- あなたの月曜日がうまくいくことを願っています。
シンプルで効果的な方法で、メールの注目を集めることができますが、やりすぎて "最上級の褒め言葉 "と呼ぶべきものをかけるのはやめましょう。
❌ あなたは最高の先生です。
(❌)あなたの言うことはすべてとても素晴らしいです。
先生を褒めるのは悪いことではありませんが、説得力のあるメールを書くのですから、先生を褒めちぎるのは不誠実で陳腐なものと思われるかもしれませんね。
2.リーチアウトの理由を述べる
次の議題は、書く理由を述べることです。そのため、先生に何を求めているのかを明確に、簡潔に伝える必要があります。
先生は毎日たくさんのメールを受け取るので、通常、あなたが何を望んでいるかを把握するためだけに2ページにわたるメールを読む時間はありません。
したがって、メールの冒頭で素早く理由を述べましょう。
- 来週の月曜日の試験に参加できないことをお知らせします。
- プロジェクトグループを変更したいのですが。
- 研究会内でも対立があります。
- 月曜日提出のエッセイにextension 、依頼します。
- エッセイのテーマを変更することをお許しください。
その後、ご自身の状況や、なぜ期限を延長する必要があるのかをより詳しく説明してください。
ボーナスヒント： 締め切りを延ばしたい、論文を後で渡すことを謝りたいという理由でメールを書く場合は、 本当のことを伝えましょう。
赤旗が出るような言い訳を考えてはいけない。教師が嫌がることがあるとすれば、それは騙されることです。
そして、私を信じて、経験豊富な教師は、そのゲームでは勝てないという言い訳をたくさん聞いてきました。
また、メールの終わり方はどうすればいいのでしょうか。
3.明確な行動喚起をする
電子メールに署名する前に、適切な方法で仕上げてください。
冒頭でなぜこのメールを書いたのかを述べた後、返信を期待していることを先生に優しく伝えましょう。
メールマーケティングでは、コール・トゥ・アクションと呼ばれています。
ここでも同じ目的で、先生にある行動をとってもらうのです。
- 水曜日までにお知らせいただけると本当にありがたいです。
- 次回の授業までに教えていただけませんか？
- このメールを受け取ったとご返信いただけますか？
そして、メールの構成の最後は、ポジティブな内容で締めくくるクロージングラインにしましょう。
4.クロージングライン
他のメールと同じように、最後にあいさつをするのがよいでしょう。
- お返事をお待ちしています。
- 素敵な一日をお過ごしください。
- よろしくお願いします。
そして最後に、メールを閉じることに関して、署名があります。名前、学籍番号、プログラムを必ず入れてください。
ボーナスヒント： 言葉だけでなく、トーンも重要です。あなたのメッセージは、カジュアルすぎたり、失礼に当たったりしてはいけません。
自分の口調が適切かどうかわからない場合は、AI-poweredの素晴らしいオンラインライティングツールTextCortex をご利用ください。
例えば、「トーン」機能では 、10種類以上の音色から選ぶことができます。
この便利な機能を使えば、数クリックで異なる声色を変えることができます。
4.メールの校正
送信ボタンを押す前に、文法やスペルミスがないかダブルチェックをしましょう。
完璧なメールを作ることが目的ではありません。私たちは人間であり、間違いはつきものです。
スペルミスや文法ミスの多いメールは、不快感を与え、先生に読んでもらえないかもしれません。
先生への説得メールの書き方について、上記の5つのステップに従うことで、返信がもらえるメールを作ることができます。
しかし、ここでは理論から離れ、説得力のあるメールの事例を紹介しながら進めていきましょう。
3つの事例を参考に、先生への説得力のあるメールを書こう
説得力のあるメールは、先生に何をお願いするかによって異なります。ここでは、説得メールの代表的な種類を確認してみましょう。
例1-受講を取りやめる
件名になります。 [あなたの名前】-【受講を取りやめる】について
体です。
拝啓 [肩書きと先生のお名前]です。
私は、残念ながら、今学期の【コース名】を継続して受講することができないことをお知らせします。あなたの承認がなければ不可能であることを理解した上で、延期を許可していただきたいのです。
問題は、私が現在[State the Reason]であることです。7月から始まり、学期末まで続く予定です。インターンシップは週25時間を占め、勉強する時間が十分に確保できないことを懸念しています。すでに、その時間を減らせないか相談しましたが、それは不可能です。
あなたの承認があれば、来学期は代わりに【コース名】を受講することができます。来学期はいつもより仕事量が増えることになると思いますが、時間をやりくりしてついていけることを保証します。
私の要望を考慮していただき、ありがとうございました。
リガードです。
[あなたの名前】を］
このメールでは、冒頭で理由が述べられていること、声のトーンが適切であること、そして行動への呼びかけがあることが、非常にうまく機能しています。
例2-テストの再スケジュール（解決策A）
件名に[あなたのお名前】-【テストの再スケジュール】となります。
体です。
拝啓 [肩書きと先生のお名前]です。
私はこの手紙を、最終学年の学生を対象とした[コース名]で発表された週テストに関連して書いています。このたび、[日付]に、非常に有名な人物をお迎えして、大学で文化イベントを開催することになりましたので、お知らせいたします。
本学を訪れた著名な音楽家による音楽演奏と、スピリチュアル・グルによるスピーチを含むイベントを計画しています。このプログラムへの参加は強制ではありませんが、素晴らしい学習体験となるため、より多くの学生が参加することを希望します。
そこで、週テストを他の日に変更するよう、ご配慮をお願いいたします。もしそうでない場合は、希望する生徒がイベントに参加できるようにし、他の日に別のテストを手配していただけないでしょうか。日付]の[時刻]午前から[時刻]午前までがプログラムの予定なので、[時刻]以降にタスクを実施することも可能です。
上記の選択肢のいずれかが適切であれば、それに応じて計画を立てることができますので、お知らせください。多くの学生がこの興味深いイベントから利益を得られるよう、お互いに有益な解決策を考えていただけると幸いです。
ご提案をご検討いただき、ありがとうございました。
敬具。
[あなたの名前】を］
このメールは少し長いかもしれませんが、目的を述べ、問題に対する可能な解決策まで提示しています。
さらに、テストを延期する正当な理由が記載されており、締めのセリフや署名の情報には関連情報が含まれています。
あるいは、この例を見てください。
ソリューションB
件名に[あなたのお名前】-【テストの再スケジュール】となります。
体です。
拝啓 [肩書きと先生のお名前]です。
ここ1週間ほど前から【課題】に取り組んでいるのですが、残りの期末テストのための調査や勉強の量が多く、時間内に終わらせることができそうにありません。"
週末を利用して仕事を続け、代わりに[Date/Day]に提出することは可能でしょうか？
このプロジェクトは最終成績の大きな部分を占めると思うので、数日の延長は本当にありがたいことです。融通をきかせてくれて本当にありがとう。"
最高です。
[あなたの名前】を］
上のメールは、個人的に気に入っているものです。 これまで述べてきたすべての項目を満たしています。問題点を述べ、遅延の正当な理由を示し、行動を明確に呼びかけています。
しかし、素晴らしいのは真実である。学生はインチキな言い訳を考えるのではなく、真実を語り、なぜその遅延がとてもありがたいのかを説明するのです。
さらに、先生の対象への敬意とその重要性を認識することです。
例3 - タスクの明確化
件名[あなたの名前】 - 【タスクの明確化 - タスク名】。
体です。
拝啓 [肩書きと先生のお名前]です。
今夜の宿題の[Assignmenet Task]について質問させてください。第2問で書くことになる対話のサンプルは、物語に登場する2人のキャラクターの間のものなのか、それとも私たちが作った2人のキャラクターの間のものなのか、よく分かりませんでした。
説明書を何度か読みましたが、やはり分かりませんでした。明確にしていただけませんか？
授業中かメールにてお知らせください。
ありがとうございました！（笑
[あなたの名前】を］
上記のメール例は、短くて要点がまとまっており、先生の返事を促すのに必要な要素がすべて揃っています。
教師への説得力のあるメールの書き方を学ぶには、以下の方法があります。TextCortex
私たちは、私たちのヒントと例が、次に先生への説得力のあるメールを書かなければならないとき、あなたの創造力を刺激することを願っています。
そんな中、私たちは、TextCortex のアドオンを使って、より簡単に、より素早くメールを作成するためのもう一つの技を用意しています。
TextCortex アドオンはどのようにお役に立てるのでしょうか？
TextCortex は、AI-poweredの堅牢なソリューションで、ありふれた作業を自動化し、ライティングを改善し、より多くのコンテンツをより速く生成するのに役立ちます。
さらに、オリジナル記事やblog の投稿を素早く作成または再利用したり、文書やウェブページを自動的に 要約したり、顧客からの問い合わせに 自然な音で対応することも可能です。
では、TextCortex 、どのようにお役に立てるのでしょうか。
いくつかの箇条書きから効果的なメールを書く ことができるだけでなく、メールのゴールに関する考えを入れるだけで、あとはTextCortex が処理します。
また、2000以上のオンラインプラットフォーム内で、TextCortex アドオンを使用することができます。
または、ZenoChatを使用してメールを作成するだけでもOKです。
ZenoChatの機能はChatGPTと同様で、実際に当社のAI 、質問したりコマンドを出したりして会話形式でコミュニケーションすることができます。
例えば、先生に送るメールの原稿をZenoに依頼すると、あっという間に完全な書式のサンプルが出来上がります。
その様子はこんな感じです。
そして、さらに微調整が必要な場合は、TextCortex 、さまざまなタイプのコンテンツに対応した60以上のtemplatesを提供します。
その上、契約時の隠れたコストや手数料はなく、無料プラン内ではクレジットカードの詳細も必要ありません。
1日10作品までしか作れません。
また、フリーミアムプランは、一度にすべての機能を探索するのに十分であり、アップグレードを決定する場合は、手頃な価格で提供されます。
だから、Text Cortexを試してみるべき理由があるのです。
をダウンロードする。 Chrome extension 此の度 ということで、次回、先生に返信をもらうための説得力のあるメールを書かなければならなくなったとき、楽な気分になれることでしょう。
学び続ける
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