受信トレイの整理整頓に苦労していませんか？あなただけではありません。

毎日受け取るメールの量が多いため、物事を把握してメールボックスを管理し続けるのは難しいかもしれません。

しかし幸いなことに、受信トレイを整理してメールの管理を以前よりも簡単にできるようにする、さまざまなメール管理のヒントやアプリが現在提供されています。 

たくさんのメールを管理するにはどうしたらいいのでしょうか？

特に、毎日何百通ものメールを受信し、それと同じくらい書くことがある場合、メールの管理は大変な作業となることがあります。

しかし、適切な戦略によって、メールを管理し、整理して扱いやすくすることができます。 

メール管理アプリ

迷惑メールの仕分けを素早く行う

フィルターを設定したり、SpamSieveやMailWasherなどのスパムブロックツールを使って、不審なメッセージが受信箱に届く前に自動的に削除するなどして、できるだけ早くスパムを排除しましょう。

アプローチを理解する 



メールのトーン、内容、長さ、構成など、さまざまな要素に気を配る必要があります。

まず、メッセージの目的を決めることから始めます。なぜこのメールを送るのか、相手からどんな情報が必要なのかを自問自答してください。目的が定まれば、どのような内容をメールに盛り込むべきかが決めやすくなります。 

フォーマルな依頼であれば丁寧な言葉遣いで、カジュアルな依頼であれば軽い口調で、といった具合に、状況に応じて使い分けてください。カジュアルな言葉を好む人もいますが、相手を不快にさせたり、プロらしくないと思われたりしないよう、常に慎重を期してください。 

メールの種類に応じて全体のアプローチを考えれば、書くのがとても楽になり、早くなりますよ。

Emailは通話になるのでしょうか？

受信箱の容量が大きすぎると感じることがあれば、これから書いて送ろうとしているメールが、代わりに通話にならないか自問してみましょう。

電話に出れば数分で解決できたはずの会話を、電子メールですることはよくあることでしょうか？あるいは、電話をかければすぐに解決できたはずなのに、何時間も、時には何日も、誰かがあなたのメッセージに返信してくれるのを待ったことが何度もあるでしょうか？

受信箱の整理整頓のコツ

受信トレイの整理は大変な作業ですが、そうする必要はありません。受信トレイを整理し、コントロールするためのヒントをいくつかご紹介します。 

電子メール管理のヒント

タッチワンス」ルール

アジアンエフィシェンシーでは、「タッチワンス」と呼ばれるルールを採用しています。これは、メールを開いたらすぐに決断することで、たとえそのメールをどこかに保存して後でフォローアップするとしても、基本的には「タッチワンス」です。

メールをチェックするのは決まった時間だけで、メールを開いても、見つけた問題をすぐに解決することは想定していません。受信箱の中にあるものを、あるべき場所に移動させ、受信箱の中をよりきれいに整理することが大切です。

通知への依存をやめる



このようなことをすると、自分のワークフローに関する権限が制限され、あなたのメールアドレスを知っている人なら誰でもコントロールできるようになってしまいます。そのため、メールチェックは定期的に、しかも頻繁に行うことをお勧めします。

定期的にディープクリーニングを行う

ごちゃごちゃしていない受信トレイが欲しいなら、ディープクリーン戦略を毎日定期的に実践してください。

まずは、自分に関係ない、あるいは役に立たないメールの配信を停止することから始めましょう。続々と届く厄介な購読メールもお忘れなく。 

次に、メールの種類ごとにフォルダを作成することです。

最後に、毎日（または少なくとも週に一度）、メールボックスの容量を圧迫している不要なメールや添付ファイルを削除する時間を設けましょう。

受信トレイを整理するベストアプリ

もし、私たちのヒントだけでは不十分で、実用的な解決策をお探しなら、受信トレイの整理をサポートする便利なアプリもたくさん集めました。

受信トレイを整理するためのメールツール

TextCortex

メールボックスを整理するために、AI のツールに頼ろうと思ったことはありませんか？

AI TextCortex などのツールは、アルゴリズムや機械学習技術を利用して、受信者に合わせた自動応答を提供し、メールコンテンツをパーソナライズします。

下書きをスケジュール化するために、即座に選択できる電子メールtemplates が必要ですか？ZenoChatに依頼すれば、あなたの代わりに作成してくれますよ。

ニュートンメール

Newton Mailは、受信トレイを簡素化し、効率化するためのメールアプリケーションです。スマートフィルター、カスタマイズ可能な通知、スヌーズやフォローアップオプションなど、大量のメールを簡単に管理するためのさまざまな機能を備えています。

ニュートンメール

ポリメール

Polymailは、複数のアカウントにまたがるメールを効率的に管理するために、ラベルやフォルダーといった基本的な整理機能だけでなく、より高度な機能が必要な場合に最適な選択肢です。

ポリメール

スパーク

Sparkは、iOSおよびMacユーザー向けの人気メールアプリで、メールをニュースレター、通知、同僚との個人的なメッセージなどさまざまなカテゴリに整理するための強力なツールを提供します。