スタイリッシュなフォローアップメールの送り方 [+ Tips & Tricks] ｜ ライフハッカー［日本版

最初のメールが未読のまま受信者のメールボックスの奥深くに紛れ込んでしまったと思われる場合は、リマインドしてもらうためにフォローアップメールを送るのがよいでしょう。

フォローアップメールは、受信者に前回のメールを思い出させ、さらに重要な情報を提供するためのセカンドメッセージとして機能します。これらのメールの主な目的は、受信者が最初のメールを思い出し、メールボックスの一番上に戻すように促すことです。

さらに、相手からの返事を求めたり、重要な日時を思い出させたりすることもあります。フォローアップメールの書き方は、想像以上に複雑で難しいかもしれませんが、ご心配なく。

この記事では、フォローアップ・メールの書き方を説明し、プロセスを簡単にする画期的な方法をお伝えします。

TL;DR

• フォローアップメールは、最初のメッセージを思い出させ、さらに重要な情報を提供します。
• 効果的なフォローアップの書き方は難しいかもしれないが、その形式を理解することで簡単になる。
• 良いメールの件名は、読者の注意を引き、あなたのメッセージを読むよう促すために重要です。
• フォローアップメールの冒頭の一文は、残りのメッセージのトーンを設定し、受信者の注意を引くことができます。
• メッセージの本文では、段落を使い分けて要望を列挙し、プロフェッショナリズムを維持しましょう。
• 礼儀正しく、プロフェッショナルな文章を書くことは、特に求人の応募や面接の際の反応率を上げるために重要です。
• TextCortex 、100以上のtemplates 、Eメール作成のあらゆる作業をサポートします。

フォローアップEメールのフォーマット

フォローアップメールを効果的に書くには、フォーマットを知ることが重要です。フォローアップメールの複雑さにがっかりしないでください。では、さっそく始めましょうか。

フォローアップ・メールの件名

どのようなタイプのメールを書くにしても、件名は受信者の注意を引く最も効果的な方法です。件名は、メールの内容に関する簡単な情報を提供すると同時に、読者にメールを開いて読んでもらうよう促す役割も果たします。メールを無視されたくなければ、説得力のある件名が必要です。

Eメールの件名は、メッセージ全体を短く要約した、情報量の多いものにしましょう。件名は、受信者に最初のメールについて尋ねたり、直接の返信を期待するような内容にしてはいけません。まず第一に、直接的な要求や質問をするメールは失礼であり、プロフェッショナルではありません。

件名の書き方に慣れていない方は、件名の書き方から最適な件名を作成できる件名テンプレートをご利用ください。

フォローアップ・メールの冒頭

オープニング・ラインは、冒頭文とも呼ばれ、メールの挨拶を含む開始文です。この部分では、メールを送った相手への挨拶の他に、メールの残りの部分のトーンも指定します。また、この部分は買い手の注意を引く絶好の機会でもあります。 

このセクションで使う口調や言葉はメールの種類によって異なりますが、フォローアップメールでは丁寧でフォーマルな口調を使うことをお勧めします。Eメールの冒頭で注目されるような行を作成するために、Eメールの冒頭行機能をチェックすることができます。

フォローアップ・メール本文

フォローアップ・メールの本文は、こちらの要望を明記し、本題について話し合う場所です。トピックごとに段落を分けることで、メッセージを一覧化し、わかりやすくすることをお勧めします。このセクションでは、プロフェッショナルな口調を保ちながら、最初の依頼を記載し、何が必要かを明記し、可能な期限を提示します。 

メール本文にプロの助けが必要な場合は、TextCortex's emailtemplates をご利用ください。ほんの数文字からプロフェッショナルなフォローアップメールの本文を作成してくれます。

フォローアップ・メールの結論

フォローアップメールの最後のセクションです。メールの要点をまとめ、あなたの望む結果を述べます。また、受信者があなたのメールに返信する動機付けとなるようなコール・トゥ・アクション（CTA）の文章を含めることをお勧めします。メールの最後は、あなたの名前と結びの言葉で締めくくり、終始プロフェッショナルで丁寧な口調を保ちましょう。

フォローアップメールの書き方

フォローアップメールを書くために必要なフォーマットがわかったところで、次は実際に書く方法を学びましょう。フォローアップメールの書き方は、最初は難しいかもしれませんが、簡単ですぐにできる作業であることに気づくでしょう。

要点を思い出す

フォローアップメールの主な目的は、最初のメールについて問い合わせ、受信者の記憶を呼び起こすことです。ですから、最初のメールをすべて再送したり、同じ長い段落を書き直したりするのではなく、要点をまとめて相手に思い出させるだけでいいのです。

礼儀正しく

最初のEメールに返信がなかったので苛立ちを感じるかもしれないが、それは丁寧なEメールを書くための障害にはならない。丁寧でプロフェッショナルなメールであればあるほど、返信をもらえる可能性は高くなります。また、特に求人応募や面接のメールでは、プロフェッショナルな口調を守ることが有効でしょう。

AIツールの活用

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