現代の職場において、メールはコミュニケーションの主要な手段の一つであり、仕事を成功させるためには、メールの生産性を高めることが不可欠です。



もし、あなたが最近、このような規律を欠いていると感じているなら、この記事は、あなたのGmailの生産性を向上させるために役立つヒントを提供するものです。

私に欠けているものは何だろう？

仕事中、生産性が上がらないことに悩むことはありませんか？

生産性が低下している理由はさまざまです。何が原因かを特定し、効率を高めるための対策を講じることが重要です。 

gmailの生産性向上のヒント

圧倒される



何をすべきか、どうすればよいかがわからないと、先延ばしにしたり、気が散ったりして、仕事がはかどらないことがあります。

また、目標が測定可能で達成可能であることを確認し、期限内にタスクを完了するためのインセンティブとなるようにします。

反復性（Repetitiveness 





このような問題に対処するために、特定のタスクへの取り組み方を変えてみたり、1日の中で休憩をとって体を動かしたり、ヨガや瞑想などのリラクゼーションエクササイズを行うなど、時々小さな変化を与えてみてください。

休息



十分な睡眠がとれないと、脳の働きが低下し、集中力が低下して仕事に集中できなくなることがあります。同様に、1日のうちで定期的に休憩を取らないと、燃え尽き症候群になり、生産性が低下する可能性があります。 

もっと簡単にEメールを書く方法

Eメールを書くのは大変な作業です。言いたいことが分かっていても、細かい部分で詰まってしまい、気がつくと真っ白な画面を見つめてしまうこともあります。

しかし、Eメールの書き方をより簡単に、より効率的にするための簡単な方法があります。

Gmailの生産性を向上させる

計画的に



メールを打ち始める前に、読者が誰で、どんなメッセージを伝えたいのかを明確に理解しておくことが大切です。このステップに時間をかけることで、メールがきちんと整理され、的確に伝わるため、長い目で見れば時間の節約になります。

シンプルであること

すべてのメールに複雑さや華やかさが必要なわけではなく、明確な情報や指示が数文あればいい場合もあります。不必要な詳細や専門用語で物事を複雑にしすぎないよう、わかりやすくしましょう。

クリエイティブになる

簡潔であることは重要ですが、読者にとって適切であれば、言葉を楽しむことを恐れないでください。件名に工夫を凝らしたり、ユーモアを交えたり。こうしたちょっとした工夫が、受信者の印象に残り、メッセージの趣旨を損なうことなく、個性的なものになります。 

Gmailの生産性向上のためのヒント

Gmailは世界で最も人気のあるメールサービスの一つです。その理由は簡単です。高速で信頼性が高く、短時間でより多くの仕事をこなすのに役立つ機能が満載です。

ここでは、Gmailのアカウントを最大限に活用するためのヒントをご紹介します。

AI のツールにワークフローを託す



TextCortex は、あなたの望む結果を達成するための完璧なAI ツールです！メールを書く熟練度とスピードを上げるのに役立つ方法は、いくつか事前に書いて、後で送信するように手配することです。

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数個の箇条書きから数秒で完全なメールを生成するだけでなく、テキストの拡張、25以上の言語での翻訳、トーンの変更など、便利な機能が付いているので、常に思い通りのコンテンツが作れます。

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複数のアカウントを設定する

営業@mycompanynameなど、ビジネス関連のメールアカウントを複数お持ちの場合、Gmailに複数のアカウントを設定することで、各アカウントからの受信メールを一元管理することができるため、より便利になります。

つまり、異なるアカウントからログイン・ログアウトしなくても、簡単にアカウントを切り替え、異なるアカウントのメールにアクセスできます。

さらに、すべてのアカウントからのメールに対して一箇所で迅速に対応できるため、貴重な時間を短縮できます。 

Integrations 助けになる



Googleドライブやカレンダーなど、他のGoogleサービスとの統合により、タスクの管理がこれまで以上に簡単になります！

最大限に活用する：Googleドキュメントでメールを書き（「ファイル」→「メール」→「メールドラフト」を選択）、メッセージを準備して、単に後で保存するか、青いGmailアイコンをクリックして下書きとしてGmailに転送します。これは、数多くのメールをコンスタントに送信する必要があり、なおかつそれらを体系的に整理したり、他の人と共有したりしたい場合に最適な選択です。

メールファインダーを利用する



もしあなたがプロスペクターで、誰かのメールアドレスを素早く見つけたいなら、非常に直感的なインターフェイスと98％の正確率を備えたVoila Norbertのようなメール検索ツールに頼ることができます。