Di recente ho avuto una richiesta di riunione mensile di gestione ad hoc. Ho passato l'intero pomeriggio a setacciare innumerevoli e-mail e link di SharePoint per trovare le presentazioni del bilancio dell'anno scorso dei vari dipartimenti. Ho dovuto navigare tra tutte quelle cartelle mal etichettate, chiamare una mezza dozzina di colleghi e successivamente compilare manualmente le informazioni da quattro diversi templates. L'ho inviata solo 5 minuti prima della scadenza. Ovviamente mi sono perso la cena di famiglia. Credimi, quella sera un drink non è stato sufficiente.

- Sam, project manager di un cliente di S&P 500 TextCortex che descrive la sua battaglia

Conoscenza - Una lotta aziendale molto costosa

Ogni dipendente di un'azienda può immedesimarsi nell'esperienza di Sam, in un modo o nell'altro. Infatti, il 47% dei lavoratori digitali fatica a trovare i dati e le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. 

Conoscenza - Una lotta aziendale molto costosa
fonte: https:textcortex

In media, i dipendenti passano 9,3 ore a settimana, ovvero circa il 25% del loro tempo, a spulciare le informazioni. Considerando che le aziende generano il 72% del PIL mondiale, questo problema di inefficienza equivale a un'incredibile cifra di 15.000 miliardi di dollari. Grazie ai recenti progressi dell'IA generativa(Gen AI), potrebbe esserci una strada percorribile per affrontare e mitigare questo problema, offrendo la speranza di aumentare la produttività e ridurre la frustrazione dei dipendenti.

Come funziona la gestione della conoscenza oggi

Attualmente la gestione della conoscenza è un compito scoraggiante per la maggior parte delle organizzazioni. I dipendenti si trovano spesso ad affrontare la pressione di dover mantenere tutto aggiornato e ben strutturato, gestendo al contempo le loro responsabilità lavorative principali. Naturalmente, è chiaro che le priorità vengono assegnate. La mancanza di una governance efficace, di strutture di processo e di incentivi complica ulteriormente le cose. Questi elementi sono inesistenti o isolati, con conseguenti risultati incoerenti e ridondanza. Strumenti come Google Drive, Microsoft SharePoint, Notion, Guru o Confluence gestiscono l'archiviazione vera e propria, ma non la sfida di temi di governance efficaci come l'autorizzazione aggiornata, la storicizzazione/archiviazione, la strutturazione logica o le funzioni di ricerca efficaci.

I numeri sono alla base di questo quadro desolante. Il 22% di tutti i dati presenti nelle aziende diventa irrilevanti ogni anno. Quindi, in combinazione con l'assenza di una governance efficace, in media circa il 60% dei dati totali di un'organizzazione è obsoleto. Questo porta a una mancanza di fiducia nei dati aziendali, con il 75% dei dirigenti che dichiara un basso livello di fiducia. Questa sfida è destinata ad accelerare se si considera che il volume medio dei dati aziendali cresce del 30% all'anno. Di conseguenza, senza una soluzione tecnologica solida, trovare informazioni rilevanti sarà sempre più simile alla ricerca di un ago in un pagliaio.

In che modo l'intelligenza artificiale può aiutare?

Le piattaforme aziendali AI di nuova generazione, come ad esempio TextCortex, rappresentano un progresso significativo nella risoluzione di questo problema di gestione della conoscenza. Questi strumenti consentono una perfetta integrazione tra diverse soluzioni di archiviazione (ad esempio Microsoft OneDrive (SharePoint), Google Drive).

Successivamente, i dipendenti possono inviare le loro richieste e ricevere output e risposte sintetiche, completate da riferimenti che li portano direttamente ai documenti citati.

Questa soluzione non richiede l'introduzione di nuove soluzioni di archiviazione né la necessità di effettuare un'intera pulizia o ristrutturazione dei dati. Inoltre, l'intero processo è pienamente conforme al GDPR, i dati aziendali non vengono mai archiviati altrove e consente di sfruttare la soluzione di gestione degli accessi esistente. In definitiva, questi strumenti eliminano la frustrazione della ricerca di informazioni e consentono ai dipendenti di concentrarsi sulle attività che aggiungono valore all'azienda.

Guarda i risultati di uno dei nostri casi di studio:

  • TextCortex è stato realizzato per Kemény Boehme Consultants come soluzione per affrontare queste sfide e oggi i dipendenti riferiscono di aver aumentato l'efficienza e la produttività(risparmiando in media 3 giorni di lavoro al mese per dipendente).
  • AICX, un partner dell'ecosistema di TextCortex, è stato parte integrante dell'onboarding e ha contribuito a raggiungere un tasso di attivazione del 70% del team nelle prime settimane.
  • La fiducia dei dipendenti nell'utilizzo e nel lavoro con l'IA è aumentata del 60%.‍
  • L'implementazione ha portato a un ritorno sull'investimento (ROI) pari a 28 volte.