I migliori strumenti Gmail per aumentare la produttività

Scrivere e-mail può essere un'attività che richiede molto tempo e, se si vuole ottenere il massimo dal proprio tempo, è importante essere produttivi mentre si scrive. Fortunatamente, esistono diversi modi per aumentare la produttività durante la scrittura delle e-mail.

In questo articolo abbiamo elencato i migliori strumenti che potete utilizzare su Gmail per massimizzare la vostra produttività quotidiana. Questi strumenti sono stati progettati per rendere il completamento delle attività più facile, veloce ed efficiente. Continuate a leggere per saperne di più!

Usi e vantaggi

Le e-mail sono strumenti di comunicazione incredibilmente utili: sono un modo rapido ed efficiente per inviare e ricevere messaggi, documenti e file. Le e-mail sono anche ottime per tenere traccia delle conversazioni, in quanto forniscono una traccia scritta a cui si può fare riferimento in qualsiasi momento.

Diamo un'occhiata al motivo per cui le e-mail sono una parte fondamentale della nostra vita!

Affari

Al giorno d'oggi, le e-mail sono parte integrante di qualsiasi azienda, il che non sorprende nessuno.

Le e-mail consentono alle aziende di comunicare in modo rapido e semplice con un'ampia gamma di contatti, dai colleghi ai clienti, dai fornitori ai clienti. Non solo le e-mail sono in grado di trasmettere una grande quantità di informazioni in un breve periodo di tempo, ma possono anche essere inviate a più destinatari contemporaneamente, risparmiando tempo e fatica. Utilizzando le e-mail, le aziende possono tenere il personale e i clienti aggiornati su tutto!

Sicurezza

L'utilizzo dell'e-mail come metodo di autenticazione sta diventando sempre più popolare per le aziende che offrono piattaforme e servizi. Questo metodo di autenticazione consente agli utenti di dimostrare la propria identità e di accedere al proprio profilo senza dover ricordare una password complessa.

Inviando un codice univoco all'indirizzo e-mail registrato, le aziende possono essere sicure che l'utente che richiede l'accesso sia quello effettivamente destinato ad averlo.

Promozione

Le e-mail sono uno strumento potente che le aziende possono utilizzare per raggiungere i loro clienti target. Inviando e-mail alla loro base di clienti, le aziende possono commercializzare efficacemente i loro prodotti o servizi e incoraggiarli a fare un acquisto.

Questa forma di comunicazione consente alle aziende di fornire informazioni sui loro prodotti o servizi ai potenziali acquirenti in modo efficiente ed economico. Inoltre, le aziende possono utilizzare l'e-mail per ricordare ai clienti i prossimi eventi di vendita o per ricordare loro di effettuare un acquisto.

Creare e-mail efficaci

Per creare un'e-mail efficace non basta digitare delle parole, ma bisogna prendersi il tempo di pensare a ciò che si vuole comunicare e a come lo si vuole comunicare.

Questo è particolarmente importante se si invia un'e-mail a un superiore o a un contatto importante. Vi diamo alcuni consigli per essere sempre al top!

A un cliente

È importante assicurarsi che il messaggio di posta elettronica inviato a un cliente sia professionale, cortese e chiaro.

Prima di tutto, assicuratevi di utilizzare un oggetto appropriato per il messaggio, in grado di delineare chiaramente l'oggetto del messaggio.

Iniziate a considerare le esigenze del cliente e il modo in cui potete aiutarlo. Assicuratevi di includere nell'e-mail tutte le informazioni necessarie, come le informazioni di contatto del cliente, i dettagli della situazione e la soluzione che potete fornire. Prima di inviare l'e-mail, rivedetela per assicurarvi che tutti i dettagli siano corretti e che il tono e il linguaggio utilizzati siano appropriati per il cliente.

Infine, prendetevi il tempo di correggere l'e-mail per assicurarvi che non ci siano errori grammaticali o di ortografia.

A un insegnante

Scrivere un'e-mail a un insegnante può intimidire, ma non è necessario. Con alcuni semplici suggerimenti e trucchi, potete assicurarvi che il vostro messaggio sia chiaro ed efficace.

Innanzitutto, presentatevi e spiegate perché state scrivendo. Potreste includere il motivo per cui vi state rivolgendo all'insegnante o la classe in cui insegnate. Assicuratevi di includere il vostro nome e qualsiasi informazione rilevante su di voi che possa aiutare l'insegnante a capire chi siete.

Poi, nella prima o nelle prime due frasi, indicate in modo chiaro e conciso lo scopo dell'e-mail. Non è il caso di scrivere troppo, ma quanto basta per far capire il senso del messaggio senza doverlo leggere tutto. 

Una volta fatto questo, fornite tutti i dettagli aggiuntivi che possono essere necessari per comprendere il contesto della vostra richiesta o domanda. 

Infine, concludete con una cortese chiusura, prima di firmare con il vostro nome e le vostre informazioni di contatto, se del caso.

Al vostro capo

Scrivere un'e-mail al proprio capo può essere un compito scoraggiante. Per assicurarvi il successo, ecco alcuni suggerimenti e trucchi!

Iniziare con un saluto formale - Iniziare l'e-mail con un saluto formale come "Caro [Nome]" o "Buongiorno/pomeriggio [Nome]". Questo darà il tono al resto del messaggio e dimostrerà rispetto.

Poi, andate dritti al punto, dite loro di cosa avete bisogno nel minor numero di parole possibile, in modo che possano prendere una decisione informata su ciò che chiedete loro. 

Anche se la richiesta è urgente, assicuratevi di non usare un linguaggio eccessivamente esigente o insistente; concentratevi invece sull'essere gentili e cortesi per mantenere un buon rapporto di lavoro con il vostro capo e ottenere ciò che vi serve in modo efficiente ed efficace. 

Concludete esprimendo gratitudine per il loro tempo o offrendo assistenza in caso di domande.

Strumenti di produttività Gmail

Gmail è uno strumento incredibilmente potente per rimanere organizzati e produttivi. È ricco di funzioni che possono aiutarvi a gestire il vostro tempo, a rimanere in cima alle attività e a fare di più ogni giorno.

Nella prossima sezione elencheremo alcuni dei più utili strumenti di produttività di Gmail che potete utilizzare per sfruttare al meglio la vostra esperienza di posta elettronica. 

TextCortex - Browser Extension

Essere produttivi senza rinunciare alla qualità significa essere in grado di scrivere più velocemente, pur continuando a creare messaggi di posta elettronica che vengano aperti e consultati.

TextCortex è lo strumento ideale per farlo! Si basa su processi di apprendimento automatico per prevedere l'output più pertinente in base a parametri quali parole chiave, lunghezza del testo, livello di creatività e altro ancora.

Potete sperimentare la nostra funzione "bullet point to email" o controllare la categoria di scrittura di email all'interno del nostro creator suite. Non dimenticate di giocare anche con la funzione di cambio di tono e la lunghezza dell'output per ottenere un risultato perfetto e adatto alle vostre esigenze!

EmailAnalytics

EmailAnalytics è uno strumento che consente di tenere traccia dell'attività e-mail del team e di visualizzare le metriche e-mail in Gmail. L'utilizzo di questa analisi dei dati consente ai marketer di acquisire intuizioni vantaggiose e di elaborare piani efficaci per migliorare le prestazioni delle e-mail. 

Mailstrom

Questo strumento consente di mantenere la casella di posta Gmail pulita e organizzata. Con esso è possibile filtrare i messaggi in base a diversi criteri, come l'oggetto, il mittente, le sottoscrizioni o il tempo di invio.

Una volta ottenuta la giusta raccolta di e-mail, è possibile eliminarle in blocco o organizzarle per categoria.

Ordinamento

Questo strumento di Gmail vi permette di organizzare le vostre e-mail suddividendole in elenchi tematici, con una scrum board aggiuntiva per assicurarvi di tenere traccia dei vostri progressi su ogni singola e-mail.