Haimai ricevuto un'email di aggiornamento di stato che ti ha colto di sorpresa?

Potresti essere stato sovraccaricato di informazioni e compiti da svolgere rapidamente perché ti sono state fornite nel momento sbagliato o perché erano scritte male.
Ora tocca a te inviarle, ma sei in grado di redigere un'email di aggiornamento sullo stato che soddisfi tutti i requisiti?

In questo testo verranno trattate le idee principali di un'email di aggiornamento, come crearne una e quando inviarla a clienti, colleghi o superiori.

Cominciamo!

Cos'è l'email di aggiornamento dello stato e quando dovresti usarla?

Un'email di aggiornamento sullo stato di avanzamento è uno strumento di comunicazione che aiuta a tenere informati tutti i partecipanti su un particolare progetto, compito o attività.

Questo tipo di email viene spesso inviato su base settimanale o mensile per evidenziare i risultati e i progressi, oltre che per identificare eventuali sfide e ostacoli.

In genere si usa quando più persone o team sono coinvolti in un progetto e devono essere aggiornati sui suoi progressi.

Sapere quando inviare un'email di aggiornamento sullo stato di avanzamento può aiutare a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e il progetto in carreggiata.

Elementi essenziali che ogni email di aggiornamento dovrebbe avere

Quando si invia un'email di aggiornamento sullo stato di salute, è necessario includere alcuni elementi essenziali per fornire informazioni cruciali ai destinatari.

Ecco alcuni elementi essenziali che ogni email di aggiornamento dovrebbe avere:

  • Oggetto: L'oggetto deve essere conciso e informativo e deve dare al destinatario un'idea del contenuto dell'email.
  • Introduzione: Inizia l'email con una breve introduzione che spiega ai destinatari di cosa si tratta e perché è necessaria.
  • Riassunto: riassumi i punti chiave dell'email di aggiornamento dello stato nelle prime frasi per dare ai destinatari una visione d'insieme.
  • Aggiornamento sui progressi: illustra i progressi compiuti dall'ultimo aggiornamento. Assicurati di fornire informazioni specifiche e di utilizzare dati quantitativi, se possibile.
  • Sfide e ostacoli: Indica le sfide e gli ostacoli incontrati dall'ultimo aggiornamento e come sono stati o saranno affrontati.
  • Piani futuri: Condividi i prossimi passi, specificando chiaramente obiettivi, traguardi e tempistiche.
  • Dichiarazione di chiusura: Concludi l'email con un chiaro messaggio di invito all'azione, che illustri il feedback richiesto dai destinatari.

I principi che devi tenere a mente

Quando si scrive un'email di aggiornamento dello stato, è necessario tenere conto di alcuni principi per garantire che il messaggio sia chiaro e convincente.

Ecco alcuni principi che devi tenere a mente quando scrivi un'email di aggiornamento di stato:

  • Chiarezza: Comunica ciò che è necessario, senza menare il can per l'aia e senza fornire informazioni superflue.
  • Precisione: Usa parole precise per evitare confusione e assicurarti che tutti comprendano il messaggio allo stesso modo.
  • Concisione: Mantieni il messaggio breve, fornisci notizie specifiche pertinenti all'aggiornamento di stato ed evita paragrafi o frasi lunghe.
  • Considera il tuo pubblico: Scrivi in base alle competenze del destinatario sull'argomento o sul progetto.
  • Tempestività: Invia e-mail di aggiornamento in tempo, regolarmente e in occasione di tappe cruciali. 
  • Professionalità: Scrivi l'e-mail in modo professionale e rispettoso. Anche se gli aggiornamenti possono essere informali, il protocollo richiede un certo livello di cortesia. 
  • Evita il gergo: se è necessario utilizzare termini tecnici, spiegali brevemente prima di utilizzarli nel messaggio.

Come scrivere un'email di aggiornamento di stato in 6 semplici passi

Dopo aver compreso i componenti essenziali di un'email di aggiornamento sullo stato, esaminiamo le caratteristiche di ogni fase per ottimizzare la tua corrispondenza.

Questi passaggi facili da seguire ti faciliteranno la scrittura di potenti email di aggiornamento di stato.

1. Raccogli informazioni e adatta la comunicazione al tuo pubblico

Quando scrivi un'email di aggiornamento sullo stato, raccogliere informazioni e adattare la comunicazione al tuo pubblico può fare la differenza.

In qualità di mittente dell'e-mail, devi assicurarti che le informazioni che fornisci siano rilevanti per i destinatari e che questi le comprendano.

Inizia a raccogliere tutte le informazioni pertinenti identificando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e monitorando le metriche per valutare i progressi.

Ricorda di determinare il livello di competenza del tuo pubblico quando elabori un messaggio: l'uso di una terminologia tecnica può confondere o intimidire chi non è immerso in un settore o in un campo specifico.

2. Creare uno schema

Creare uno schema di un'email di aggiornamento sullo stato può semplificare notevolmente il processo di scrittura e garantire che tutti gli elementi critici siano inclusi.

Ecco uno schema generale che puoi utilizzare come guida per la stesura della tua email di aggiornamento di stato:

  • Introduzione: Inizia l'email con una breve introduzione che evidenzi lo scopo dell'email e fornisca il contesto del pubblico a cui è destinata.
  • Risultati: Evidenzia i risultati recenti e descrivi il loro impatto sul progetto o sugli obiettivi.
  • Sfide: Spiega gli ostacoli attuali o identificati e le sfide incontrate dall'ultima e-mail di aggiornamento.
  • Progressi e passi successivi: Illustra i progressi compiuti nel progetto, comprese le tappe fondamentali raggiunte e gli obiettivi modificati. Elenca compiti specifici e dettagliati con scadenze e risultati stimati relativi agli obiettivi del progetto.
  • Rischi: Riconosci i rischi per il progetto o gli obiettivi e discuti brevemente le strategie per contrastarli.
  • Conclusione: Chiudi l'e-mail di aggiornamento sullo stato di avanzamento con un riassunto degli argomenti di cui sopra, ribadendo l'importanza di mantenere aperte le linee di comunicazione e di partecipare ai cicli di feedback attivi relativi allo stato attuale del progetto.

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3. Utilizza degli oggetti efficaci per le e-mail

L'oggetto di un'email di aggiornamento è fondamentale per garantire che i destinatari aprano l'email e ne comprendano rapidamente il contenuto.

Un oggetto ben scritto può far risparmiare tempo e fatica ai destinatari, consentendo loro di trovare, dare priorità e gestire le e-mail essenziali nella loro casella di posta.

Quando componi un'email di aggiornamento sullo stato, cerca di trasmettere le informazioni contenute nell'email con un oggetto breve, descrittivo e orientato all'azione.

Ad esempio, se l'email riguarda lo stato di avanzamento di un progetto, l'oggetto potrebbe includere il nome del progetto, seguito da "Status Update" o "Progress Report".

Perciò, pensa bene alla riga dell'oggetto: può fare la differenza.

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4. Crea contenuti chiari e brevi

Quando si crea un'email di aggiornamento sullo stato, è essenziale mantenere il contenuto chiaro e breve.

Il messaggio deve essere diretto, conciso e incentrato sulle tappe, gli obiettivi e i progressi del progetto.

Usa un linguaggio e dei termini precisi per evitare di divagare o di essere distratto da contenuti non critici.

L'utilizzo di metriche quantificabili, come le percentuali di crescita o le pietre miliari completate entro i tempi stabiliti, fornisce un'istantanea rapida e semplice delle prestazioni del progetto.

Quando leggono l'email, i destinatari devono essere ben informati sullo stato del progetto in un modo che possa essere facilmente ricordato o conservato.

5. Assicurati che le tue e-mail siano prive di errori

Anche un solo errore di battitura o un'informazione mancante nella tua email di aggiornamento di stato può confondere i lettori, farti apparire poco professionale e generare malintesi.

Prima di inviare l'e-mail, correggila più volte; è meglio leggerla ad alta voce o farla leggere a un'altra persona per avere un occhio in più.

Gli strumenti di intelligenza artificiale possono anche aiutare il processo di scrittura individuando e suggerendo correzioni per gli errori di ortografia e grammatica.

Con gli strumenti di intelligenza artificiale, gli scrittori possono esaminare il loro testo in modo rapido ed efficiente, risparmiando tempo e assicurando che il messaggio sia comunicato senza discrepanze.

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Basta chiedere al chatbot di proporre parole o frasi chiave per il tuo messaggio e il chatbot genererà numerose bozze.

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6. Invia l'e-mail di aggiornamento dello stato al momento giusto

Un'email di aggiornamento dovrebbe essere inviata al momento opportuno, in modo che i destinatari possano agire sulla base delle informazioni incluse, fare piani e collaborare quando necessario.

Inviare l'email in anticipo potrebbe rendere difficile per i lettori apprezzare le informazioni, mentre inviarla troppo tardi causerà solo disinformazione o frustrazione per le scadenze e le tempistiche.

La fine della giornata o la metà della settimana, il martedì o il mercoledì, sono i momenti migliori per aggiornare il team o i supervisori, prepararsi ai compiti imminenti e determinare il loro contributo all'avanzamento del progetto.

Inviare email a tarda ora, nei giorni festivi e nei fine settimana o all'inizio della settimana non è generalmente una buona idea.

3 Esempi di e-mail di aggiornamento dello stato

Ecco 3 validi esempi di email di aggiornamento sullo stato.

Esempio 1

Oggetto: Aggiornamento trimestrale: I nostri progressi fino ad oggi
Caro team,
‍
‍Volevo prendermi un momento per riflettere sui progressi compiuti nello scorso trimestre e per condividere con te alcuni aggiornamenti sui nostri obiettivi e su ciò che ci aspetta per il futuro del nostro team.
‍
‍In primo luogo, sono lieto di annunciare che abbiamo raggiunto tutti i nostri obiettivi trimestrali: tutti i progetti sono stati portati a termine nei tempi e nei costi previsti. Questo testimonia la dedizione e il duro lavoro del nostro team e voglio ringraziare ognuno di voi per il vostro contributo.
‍
‍In particolare, abbiamo lanciato con successo la nostra nuova linea di prodotti, che ha ricevuto un feedback positivo sia dai clienti che dagli esperti del settore. Abbiamo anche compiuto progressi significativi nelle nostre iniziative interne, come il miglioramento del nostro software di gestione dei progetti e la semplificazione dei nostri flussi di lavoro.

Guardandoal futuro, abbiamo fissato nuovi obiettivi trimestrali che includono l'espansione della nostra linea di prodotti in nuovi mercati geografici, l'esplorazione di nuovi canali di marketing e il miglioramento del nostro sistema di assistenza clienti. Il team ha già iniziato a lavorare su questi progetti e siamo fiduciosi nella nostra capacità di raggiungere questi obiettivi.

Nelfrattempo, invitiamo tutti a continuare a collaborare e a condividere idee su come migliorare e innovare ulteriormente. Per qualsiasi domanda o feedback, non esitare a contattare me o qualsiasi altro manager.

Grazieancora per il tuo duro lavoro e la tua dedizione. Continuiamo a superare i limiti e a realizzare grandi cose insieme.

I migliori auguri,

[Il tuo nome]

Esempio 2

Oggetto: Aggiornamento del progetto - Q2 2021

Gentile [Supervisore/Gestore],

‍Sono lieto di presentarti questo breve aggiornamento relativo a [nome del progetto]. In questa e-mail troverai informazioni sui nostri progressi rispetto allo scorso trimestre, sul nostro stato attuale e su ciò che ti aspetta nelle prossime settimane.

‍Dalnostro precedente aggiornamento, abbiamo compiuto progressi significativi nel raggiungimento dei nostri obiettivi. In particolare, [illustra i risultati ottenuti dal tuo team e i KPI che sono migliorati rispetto allo scorso trimestre]. Sono orgoglioso del lavoro diligente del nostro team e del suo continuo impegno per il successo.

Nonostantei successi ottenuti finora, dobbiamo affrontare alcuni rischi e sfide. Questi includono [dettagli sugli ostacoli e le battute d'arresto incontrati finora], ma stiamo sviluppando strategie adeguate per affrontarli efficacemente. Prevediamo inoltre di dover affrontare alcune difficoltà nelle prossime settimane, per le quali ci stiamo preparando attivamente.

‍La nostrapriorità ora è quella di rispettare il nostro calendario e continuare a lavorare per portare avanti i nostri obiettivi di conseguenza, anche puntando al completamento di [i compiti specifici che porterai a termine nelle prossime settimane]. Ho assegnato i compiti di conseguenza con scadenze ravvicinate in modo da poter mantenere i nostri progressi.

‍Grazieper il tuo continuo supporto e per la supervisione di questa iniziativa. Il nostro team ha dimostrato la sua capacità di ottenere risultati in tempi difficili e siamo certi che continueremo a mantenere questa tendenza mentre andiamo avanti.

‍Ti auguroil meglio.

[Il tuo nome].

Esempio 3

Oggetto: Aggiornamento sul progetto: progressi compi uti finora

‍Caro[Nome del cliente],

‍Ti scrivo per aggiornarti sui progressi di [Nome del progetto]. Siamo a [numero di settimane/mesi] dall'inizio del progetto e sono felice di comunicarti che abbiamo fatto grandi progressi.

‍Dal nostroultimo aggiornamento, abbiamo raggiunto i seguenti obiettivi:

- Completato la fase iniziale di progettazione del progetto
 - Sviluppato un prototipo funzionante del prodotto
 - Iniziato il test degli utenti per il prototipo
 - Finalizzato l'elenco delle funzionalità da includere nella versione finale

‍Abbiamoanche incontrato alcuni piccoli contrattempi, come un ritardo nella ricezione di alcuni materiali necessari per completare alcuni aspetti del progetto. Tuttavia, stiamo facendo tutto il possibile per superare queste difficoltà e tornare in pista il prima possibile.

Nelle prossime settimane ci concentreremo sul completamento della fase di test degli utenti e sull'apporto di eventuali modifiche al prototipo, sulla base del feedback degli utenti. Procederemo inoltre con lo sviluppo del prodotto finale, assicurandoci che tutto sia in regola e che vengano rispettate le scadenze.

Comesempre, se hai domande o dubbi sul progetto, non esitare a contattare me o qualsiasi membro del team. Ci impegniamo a tenerti informato in ogni fase del processo.

Grazieper la tua fiducia e il tuo sostegno.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

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Potrebbe essere difficile stabilire il tono e la voce perfetti tono e la voce perfetti per un'email di aggiornamento sullo stato, anche se conosci i passi fondamentali da compiere.

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