Una lettera di presentazione aziendale ben scritta può cambiare le carte in tavola quando si tratta di acquisire nuovi clienti o di stabilire connessioni professionali. 

È un'occasione per presentare te stesso e la tua attività, mettere in mostra le tue capacità e la tua esperienza e fare una prima impressione positiva. 

Tuttavia, scrivere una lettera di presentazione efficace può sembrare opprimente se non sai da dove iniziare o cosa includere. 

Ecco perché abbiamo creato una guida completa con 10 semplici passi ed esempi per aiutarti a scrivere una lettera di presentazione di successo per scopi commerciali.

Iniziamo!

Qual è lo scopo di una lettera di presentazione aziendale?

Una lettera di presentazione commerciale ti permette di raggiungere un nuovo contatto o di dare il via a una nuova relazione d'affari.

Che sia inviata da un'azienda o da un privato, la lettera ha lo scopo di presentare il mittente e la sua impresa.

Lo scopo principale della lettera è quello di fare una buona prima impressione, fornendo al contempo dettagli fondamentali sull'azienda, sulle sue offerte e sulla sua idoneità alla posizione.

Ci sono molte situazioni in cui una lettera di presentazione per un'azienda sarebbe appropriata, come ad esempio:

🎯 Presenta la tua attività a un potenziale cliente

🎯 Stabilire una partnership con un'altra impresa

🎯 Fai domanda per un lavoro o un contratto.

Vantaggi delle lettere di presentazione aziendale

Forse ti starai chiedendo: "Perché solo le lettere di presentazione aziendale?". 

Ti elenco rapidamente alcuni dei vantaggi più noti che possono derivare da questo tipo di lettere:

✔️ Prima impressione positiva - Dimostra la tua professionalità e la tua attenzione ai dettagli.

✔️ Conoscenza del marchio - Ottenere nuove opportunità di business e aumentare le entrate.

✔️ Credibilità - Dai ai potenziali clienti o partner la fiducia necessaria per lavorare con te.

✔️ Mostra la tua offerta - Differenziati dalla concorrenza e spiega in modo convincente perché qualcuno dovrebbe lavorare con te.

✔️ Nuove opportunità di business - Ti permette di accedere a mercati in cui prima non eri in grado di entrare.

Ora che sei consapevole di cosa e come le lettere di presentazione aziendale possono apportare ai tuoi sforzi, cerchiamo di capire quali sono i passi fondamentali per realizzarle.

Scrivi una lettera di presentazione aziendale in 10 passi

Ecco 10 semplici passi da seguire per scrivere una lettera di presentazione per scopi commerciali, con tanto di esempi.

Segui fino alla fine per imparare alcuni trucchi e consigli da professionista che ti aiuteranno a iniziare subito.

1. Determinare l'obiettivo

Determinare l'obiettivo di una lettera di presentazione aziendale è un passo fondamentale nel processo di scrittura della lettera. 

Senza un obiettivo chiaro, potrebbe essere difficile creare una lettera convincente ed efficace che raggiunga il risultato desiderato. 

Ecco alcuni passi che puoi compiere per determinare il tuo obiettivo per una lettera di presentazione aziendale:

1.1 Definisci il tuo pubblico di riferimento 📌

Comprendi il tuo pubblico di riferimento chiedendoti a chi stai scrivendo e quali sono le sue esigenze e i suoi interessi. 

  • Chi è il tuo pubblico di riferimento?
  • Quali sono i loro punti dolenti?
  • Quali soluzioni cercano?

1.2 Conoscere lo scopo della tua lettera

Ne abbiamo già parlato nella sezione precedente. 

Una volta definito il tuo pubblico di riferimento, devi capire quale sarebbe lo scopo di una lettera di presentazione aziendale. Inizia a porti queste domande:

  • Stai cercando di presentare la tua attività a un potenziale cliente?
  • Vuoi creare una partnership con un'altra azienda?
  • Stai facendo domanda per un lavoro o un contratto? 

Il tuo obiettivo dipenderà dallo scopo della lettera.

1.3 Determinare il risultato desiderato 📌

Una volta chiarito lo scopo della lettera, devi determinare il risultato desiderato:

  • Cosa speri di ottenere inviando la lettera? 
  • Vuoi fissare un incontro o una telefonata? 
  • Vuoi assicurarti un nuovo cliente o un nuovo partner? 
  • Vuoi ottenere un colloquio per un lavoro o un contratto? 

Avere un chiaro risultato desiderato ti aiuterà a creare una lettera che raggiunga i tuoi obiettivi.

2. Fai la tua ricerca

Ora che hai un'idea chiara di ciò che vuoi ottenere, puoi dedicare il tuo tempo a trovare le persone migliori per perseguirlo.

È fondamentale essere selettivi quando si costruisce la propria "lista". 

Ricorda che solo alcune aziende del tuo settore sono adatte a collaborare.

Allo stesso tempo, vuoi che le persone che potrebbero essere interessate siano abbastanza curiose di te da continuare a leggere.

In altre parole, hai una sola possibilità di fare un'ottima prima impressione nel mondo degli affari via e-mail senza che il tuo messaggio venga relegato nella cartella dello spam.

Per questo motivo, quando scrivi una lettera di presentazione aziendale assicurati di farlo:

2.1 Ricerca dell'azienda o della persona 📌

Fai una ricerca preliminare sull'azienda o sulla persona a cui stai scrivendo. 

Questo potrebbe comportare l'esame di:

  • Il loro sito web
  • Pagine dei social media
  • Cerchi comunicati stampa o articoli di cronaca
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Facendo ricerche sul tuo punto di contatto puoi capire meglio la sua azienda, le sue offerte e i suoi principi fondamentali.

Inoltre, chi non vorrebbe sapere che i potenziali partner commerciali hanno dato un'occhiata a loro?

2.2 Determina come puoi aggiungere valore 📌

Decidi come aggiungere valore dopo aver identificato le loro esigenze e i punti dolenti:

  • Quali sono i problemi o gli obiettivi che la tua azienda può aiutarli a risolvere? 
  • Qual è la tua proposta di valore speciale?

Ad esempio, Quora è un luogo ideale per iniziare a indagare sui problemi specifici di alcune aziende.

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Se ti concentri su come i tuoi sforzi andranno a beneficio di altre aziende, puoi creare un messaggio coinvolgente e pertinente.

2.3 Ricerca sul settore e sulla concorrenza 📌

Inoltre, è fondamentale fare ricerche sul mercato e sui rivali. 

  • Chi è la tua concorrenza?
  • Qual è il loro approccio a determinate questioni?
  • Cosa offrono?
  • Cosa puoi offrire che nessun altro nel tuo mercato fa?

Facendo ricerche sui tuoi rivali, puoi comprendere meglio il panorama competitivo e posizionare la tua azienda in modo che si distingua dalla massa.

‍

2.4 Utilizza le connessioni personali 📌

Usa a tuo vantaggio qualsiasi legame personale che tu possa avere con il destinatario o con la sua azienda per saperne di più. 

Conoscenti comuni, incontri di lavoro o associazioni di categoria possono rientrare in questa categoria.

3. Inizia con un saluto formale

La comunicazione nel mondo degli affari deve essere sempre formale. 

Usare un linguaggio commerciale aiuta le persone a prenderti sul serio e stabilisce la tua credibilità.

Quindi, cosa significa in realtà?

Quando utilizzi un tono di voce formale nella tua scrittura devi tenere presente quanto segue:

✔️ Evita l'uso di gergo o di espressioni gergali.

✔️ Rivolgi ai tuoi destinatari il saluto formale "Mr/Mrs/Ms".

✔️ Mantieni le cose brevi e semplici e arriva direttamente al punto.

✔️ Non c'è mai un momento sbagliato per l'umorismo, a patto che sia servito in dosi misurate.

Le conversazioni di lavoro non sono solo "inviti per un caffè", quindi ricorda che la formalità non è una perdita di tempo quando ci sono in gioco soldi, reputazione e sviluppo.

Esempi di saluti formali

Esempio 1
"Caro signor Smith, 
Mi chiamo John Doe e sono il fondatore di XYZ Consulting, una società di consulenza aziendale specializzata nell'aiutare le aziende a migliorare le loro operazioni e la loro redditività".
Esempio 2
"Caro responsabile delle assunzioni, 
Le scrivo per presentare me e la mia attività, ABC Marketing Solutions".
Esempio 3
"Cara signora Johnson, 
Recentemente mi sono imbattuto nella vostra azienda, XYZ Industries, e sono rimasto colpito dal vostro approccio innovativo allo sviluppo dei prodotti. "
Esempio 4
"Caro signor Patel, 
Di recente ho partecipato a una conferenza di settore e ho avuto il piacere di sentirla parlare dell'impressionante crescita e del successo della sua azienda".

4. Aprire con un'argomentazione forte

Il secondo passo per scrivere una lettera di presentazione aziendale di successo è quello di catturare l'attenzione del lettore con una frase d'apertura che sia di grande effetto.

A questo punto, puoi iniziare una conversazione con loro o perderli completamente.

Dal punto di vista del lettore, un punto di ingresso di successo contiene i seguenti elementi:

✔️ Hook - Affermazioni o domande potenti possono incuriosire il lettore (ad esempio statistiche, affermazioni audaci o domande retoriche).

✔️ Argomentazione chiara - Rendi la tua argomentazione comprensibile e concisa.

✔️ Prove a sostegno della tua argomentazione - Usa fatti, cifre o altre prove per dimostrare la tua tesi. 

Per una frase d'apertura potente si consiglia di usare un tono sicuro. 

In questo modo, puoi dimostrare di essere impegnato nella tua argomentazione e appassionato del tuo suggerimento.

Esempi di argomentazioni forti

Esempio 1
"Sapevi che le aziende che investono in programmi di benessere per i dipendenti registrano una riduzione del 28% dei giorni di malattia e del 26% dei costi sanitari? 
La nostra azienda, XYZ Wellness, è specializzata nello sviluppo di programmi di benessere personalizzati per aziende come la tua, per aiutarti a risparmiare e ad aumentare la produttività".
Esempio 2
"Con la continua crescita della domanda globale di energia rinnovabile, è più che mai importante che le aziende diano priorità alla sostenibilità. 
La nostra azienda, ABC Energy Solutions, offre soluzioni di energia rinnovabile all'avanguardia che possono aiutare la tua azienda a ridurre l'impronta di carbonio e a risparmiare sui costi energetici".
Esempio 3
"Nel mercato ipercompetitivo di oggi, l'esperienza del cliente è più importante che mai. La nostra azienda, XYZ Customer Experience, è specializzata nell'aiutare le aziende a creare esperienze indimenticabili che fanno sì che i clienti tornino a chiedere di più".
Esempio 4
"In qualità di fornitore leader di soluzioni di cybersecurity, la nostra azienda, ABC Security, comprende le minacce che le aziende devono affrontare nell'era digitale di oggi. 
Ecco perché abbiamo sviluppato una suite completa di prodotti e servizi di sicurezza per aiutare le aziende come la tua a rimanere protette dagli attacchi informatici".
Esempio 5
"Sapevi che il 60% dei consumatori dichiara di essere più propenso ad acquistare da aziende che offrono esperienze personalizzate? 
La nostra azienda, XYZ Personalization, è specializzata nell'aiutare le aziende a creare prodotti e servizi personalizzati che soddisfino le esigenze uniche di ogni cliente".

5. Presenta la tua attività

La parte più importante di una lettera di presentazione aziendale è il punto #5, in cui devi evidenziare gli aspetti più importanti della tua attività senza sembrare aggressivo e prepotente.

Quelli che seguono sono gli elementi suggeriti per la tua dichiarazione iniziale:

✔️ Inizia con una breve panoramica - Per iniziare, presenta la tua azienda con nome, sede e servizi. Scrivi in modo chiaro e diretto in modo che il lettore possa comprendere la missione della tua azienda in 2-3 righe al massimo.

✔️Highlight la tua proposta di valore unica - Descrivi la proposta di vendita unica della tua azienda e il motivo per cui pensi che i potenziali clienti o collaboratori dovrebbero avvalersi dei tuoi servizi. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dalla tua conoscenza ed esperienza alla tua nuova prospettiva e alle tue offerte all'avanguardia.

✔️Provide prove del tuo successo - Fornisci informazioni o esempi concreti a sostegno delle tue affermazioni sul successo della tua azienda. Questi possono assumere la forma di premi, casi di studio o testimonianze di clienti soddisfatti.

Esempi di presentazione aziendale

Esempio 1
"[La tua ragione sociale] è un'agenzia di marketing digitale a servizio completo con sede in [Località]. In [Nome della tua azienda] siamo specializzati nell'aiutare le aziende come la tua ad aumentare la loro presenza online e a ottenere risultati misurabili.
La nostra proposta di valore unica risiede nel nostro approccio al marketing digitale basato sui dati. Il nostro team di esperti sfrutta gli strumenti e le tecnologie più recenti per analizzare i dati della tua azienda e creare strategie personalizzate che garantiscano il massimo ROI.
Siamo orgogliosi di aver aiutato aziende di ogni dimensione a raggiungere i loro obiettivi di marketing digitale. I nostri clienti hanno registrato un aumento significativo del traffico sul sito web, della generazione di lead e delle conversioni di vendita grazie alla nostra collaborazione".
Esempio 2
"Siamo [Nome della tua azienda], un fornitore leader di soluzioni software HR basate su cloud. La nostra azienda ha sede in [Località] e serve aziende di tutte le dimensioni da [Anno di fondazione].
Noi di [Your Business Name] siamo specializzati nell'aiutare i dipartimenti delle risorse umane a ottimizzare le loro operazioni e a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. La nostra proposta di valore unica consiste in un software facile da usare, altamente configurabile e personalizzabile per soddisfare le esigenze specifiche di ogni cliente.
Siamo orgogliosi di aver aiutato i nostri clienti a ottenere significativi risparmi sui costi e guadagni di efficienza. Il nostro software è stato riconosciuto come una delle migliori soluzioni HR dai principali analisti del settore e ha ricevuto numerosi premi per l'innovazione e la soddisfazione dei clienti."
Esempio 3
"Vorrei presentarti [Il nome della tua azienda], uno studio legale boutique con sede in [Località]. Il nostro studio è specializzato nel fornire servizi legali a startup, imprenditori e piccole imprese.
Noi di [Your Business Name] siamo orgogliosi del nostro approccio personalizzato ai servizi legali. Ci prendiamo il tempo necessario per capire le esigenze e gli obiettivi di ogni cliente e lavoriamo a stretto contatto con loro per sviluppare soluzioni su misura che soddisfino le loro necessità.
Siamo orgogliosi di aver aiutato i nostri clienti a raggiungere traguardi importanti, tra cui lanci di prodotti di successo, fusioni e acquisizioni e raccolte di fondi. I nostri clienti ci hanno anche elogiato per la nostra reattività e accessibilità e molti ci hanno descritto come un vero e proprio partner per il successo della loro azienda".

6. Spiega il motivo per cui ti stai rivolgendo a loro.

Dato che il lettore è arrivato fino a questo punto della tua lettera commerciale, è il momento di chiarire perché stai scrivendo.

Oltre alle regole che abbiamo esposto nella prima fase (cioè la definizione del tuo obiettivo), non ci sono regole aggiuntive per questa fase.

Ecco alcune buone giustificazioni che si adattano allo scopo della tua presentazione aziendale:

👍 Perpresentare te stesso e la tua attività a un potenziale cliente o a una potenziale cliente

👍 S tabilire una nuova relazione commerciale con un partner, un venditore o un fornitore.

👍 Cercare potenziali investitori o opportunità di finanziamento

👍 Candidarsi per un lavoro o uno stage presso un'azienda.

👍 Dare seguito a una conversazione o a un incontro precedente

👍 Per condividere notizie interessanti o aggiornamenti sulla tua attività.

👍 Per richiedere un incontro o una telefonata per discutere di potenziali opportunità di collaborazione o partnership

👍 Invitare qualcuno a partecipare a un evento o a una conferenza imminente

👍 Esprimere gratitudine o apprezzamento per un'interazione o un'opportunità commerciale precedente.

👍 Per offrire i tuoi servizi o i tuoi prodotti a un potenziale cliente o a una potenziale cliente

Esempi di motivi per raggiungere i clienti

Esempio 1
"Ti scrivo per presentare me stesso e la mia attività, [Nome della tua azienda], e per chiedere informazioni sui servizi che offri".
Esempio 2
"Ti scrivo per presentarti la mia startup, [Nome della startup], e per chiedere informazioni su potenziali opportunità di investimento".
Esempio 3
"Ti scrivo per presentarti la mia azienda, [Nome della tua azienda], e per chiederti di instaurare una nuova collaborazione con la tua organizzazione".
Esempio 4
"Vi scrivo per presentarmi ed esprimere il mio interesse a candidarmi per la posizione di [Titolo del lavoro] presso la vostra azienda".
Esempio 5
"Le scrivo per dare seguito alla nostra precedente conversazione in merito a potenziali opportunità di collaborazione tra le nostre due aziende".
Esempio 6
"Ti scrivo per comunicarti alcune interessanti novità di [Nome della tua azienda], tra cui la nostra recente espansione nei mercati internazionali e il lancio di un nuovo prodotto".
Esempio 7
"Ti scrivo per chiederti un incontro o una telefonata per discutere di potenziali opportunità di collaborazione o partnership tra le nostre due organizzazioni".
Esempio 8
"Ti scrivo per invitarti a partecipare al nostro prossimo [Evento/Conferenza] e per saperne di più su [Nome della tua azienda]".
Esempio 9
"Vi scrivo per esprimere la mia gratitudine per l'opportunità di lavorare con la vostra organizzazione e per discutere di potenziali opportunità di collaborazione future".
Esempio 10
"Ti scrivo per presentare la mia azienda, [Nome dell'azienda], e per offrire i nostri servizi/prodotti alla tua organizzazione".

7. Fai in modo che la lettera sia incentrata su di loro

Ecco dove la maggior parte delle persone sbaglia quando si tratta di comporre lettere di presentazione aziendale: si concentra troppo su se stessa.

Anche se è fondamentale ritrarre se stessi (dopo tutto, è questo lo scopo della lettera), l'impressione generale che lasci al lettore deve essere quella di aver scritto la lettera solo per lui.

Pertanto, quando scrivi un'introduzione, concentrati su come le tue soluzioni allevieranno i loro problemi.

Ecco cosa includere per creare una lettera di presentazione aziendale personalizzata:

✒️ Considera i risultati e le sfide dell'azienda del destinatario.

✒️ Usa la tua esperienza per suggerire risultati alternativi.

✒️ Evidenzia i potenziali vantaggi della collaborazione

✒️ Supporta sempre le tue affermazioni con prove, prove e ancora prove.

Esempi di lettere sul destinatario

Esempio 1
"Mi rendo conto che la tua azienda sta lottando per stare al passo con la domanda dei tuoi prodotti e credo che i nostri servizi possano aiutarti a snellire il tuo processo produttivo e ad aumentare l'efficienza".
Esempio 2
"Il nostro software innovativo può aiutare il tuo team a risparmiare fino a 20 ore a settimana sulle attività amministrative, consentendogli di concentrarsi su iniziative più strategiche e di guidare la crescita della tua azienda."
Esempio 3
"Il nostro cliente, [Nome del cliente], stava affrontando sfide simili a quelle della vostra azienda, ma dopo aver implementato la nostra soluzione, è riuscito ad aumentare le entrate del 30% in soli sei mesi."
Esempio 4
"Mi piacerebbe avere l'opportunità di discutere di come possiamo aiutare la tua azienda a superare queste sfide. Saresti disponibile per una telefonata la prossima settimana per saperne di più sui nostri servizi e discutere di come possiamo lavorare insieme?".

8. Attenzione alla lunghezza della lettera

Una lettera di presentazione per un'azienda dovrebbe essere breve, in genere al massimo una pagina. 

Questo è dovuto al fatto che la maggior parte delle persone ha un tempo e un'attenzione limitati, che le rendono meno propense a leggere una lettera lunga.

I vantaggi di mantenere una lettera di presentazione aziendale breve sono i seguenti:

✔️ Dimostra che tieni in considerazione il tempo del lettore non appesantendolo con dettagli irrilevanti.

✔️ Con un messaggio chiaro e conciso renderai più facile per il destinatario capire la tua proposta di valore e come la tua azienda può aiutarlo.

✔️ Una lettera breve e ben scritta può fare una migliore impressione sul destinatario e aumentare le possibilità di una risposta o di una conversazione successiva.

✔️ Una lettera più breve è anche più facile da scremare, per cui è più probabile che il destinatario la legga velocemente e colga i punti essenziali.

9. Crea una chiamata all'azione

A questo punto, puoi fornire informazioni e istruzioni specifiche ai destinatari della tua lettera di presentazione aziendale.

Questo è ciò che chiamiamo "invito all'azione" nel settore dei contenuti.

Qual è il punto?

Non puoi aspettarti che il tuo messaggio abbia effetto se non dici alle persone cosa fare.

Pertanto, assicurati di includere un invito all'azione chiaro e conciso che incoraggi il lettore a fare qualcosa, sia che si tratti di programmare una chiamata o di visitare il tuo sito web.

Le migliori pratiche consigliano di includere i seguenti esempi nelle tue lettere di presentazione aziendale per aumentare le probabilità di interazione, conversione o iscrizione.

Esempi di Call-to-Action

Esempio 1
"Mi piacerebbe avere l'opportunità di discutere ulteriormente con te. Possiamo fissare una telefonata la prossima settimana per parlare di come i nostri servizi possono aiutare la tua azienda a crescere?".
Esempio 2
"Se sei interessato a saperne di più sui nostri prodotti, visita il nostro sito web o chiamaci. Saremo lieti di fornirti ulteriori informazioni".
Esempio 3
"Non perdere l'opportunità di aumentare l'efficienza e la redditività della tua azienda. Contattaci oggi stesso per saperne di più e iniziare!".
Esempio 4
"Sei pronto a portare la tua attività al livello successivo? Parliamo di come possiamo aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. Contattaci per fissare una consulenza".
Esempio 5
"Se sei interessato a saperne di più su come la nostra soluzione può essere utile alla tua azienda, rispondi a questa e-mail e ci metteremo in contatto per fissare un incontro".

10. Chiudi la lettera

Infine, ora che la tua lettera è completa, dovresti concluderla con un cortese "grazie per il tuo tempo", giusto?

Inoltre, non c'è bisogno di discutere le leggi della fisica per questa fase: devi semplicemente rimanere educato e formale fino alla fine.

Esaminiamo alcune tipiche frasi di chiusura.

Esempi di dichiarazioni di chiusura

Esempio 1
"Grazie per aver dedicato del tempo alla lettura di questa lettera. Non vedo l'ora di avere l'opportunità di lavorare con te e di aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi".
Esempio 2
"Apprezzo la sua considerazione e sarò lieto di fornirle tutte le informazioni aggiuntive di cui ha bisogno. Non esiti a contattarmi per qualsiasi domanda".
Esempio 3
"Sono entusiasta della possibilità di lavorare insieme e di esplorare il modo in cui possiamo aiutare la tua azienda ad avere successo. Fammi sapere se sei interessato a saperne di più".
Esempio 4
"Ti ringrazio per il tuo tempo e la tua attenzione. Spero di risentirti presto per continuare questa conversazione".

Ti abbiamo promesso alcuni consigli e trucchi per scrivere facilmente le tue lettere di presentazione aziendale, vero?

E ora manterremo la nostra promessa.

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