Se state leggendo questo articolo, probabilmente state pensando di scrivere un'e-mail a qualcuno che non conoscete.

Ammettiamolo: la maggior parte delle persone odia ricevere e-mail di vendita e di marketing. 

Anche se l'email marketing è ancora un ottimo modo per far crescere un'azienda, bisogna farlo nel modo giusto.

Inviare un'e-mail a un amico è facile, ma inviare un'e-mail a qualcuno che non si è mai incontrato può essere un po' difficile e stressante. 

Dopo tutto, non si conosce la persona, non si conoscono le sue preferenze. 

E non siete sicuri se sia meglio fare la vostra presentazione attraverso una telefonata o un incontro di persona.

Anche se le e-mail possono essere impegnative da scrivere, esiste una formula per renderle più semplici.

Nell'articolo di oggi, esamineremo gli 8 consigli pratici su come scrivere un'e-mail a qualcuno che non conoscete per aiutarvi a renderla più scomoda e ad aumentare le vostre risposte.

Quindi, tuffiamoci in questa storia.

1. Fate la vostra ricerca

Volete inviare un'e-mail a qualcuno e non sapete nulla di lui. 

È un ottimo punto di partenza se si conosce il nome della persona e l'azienda per cui lavora.

La cosa che ho trovato più efficace quando ho comunicato con persone sconosciute prima di conoscerle è stata quella di prendermi del tempo per fare delle ricerche su di loro, sui loro profili LinkedIn, sui loro tweet o articoli passati, ecc.

Forse non avete mai pensato di non conoscere il vostro destinatario finché non ve l'ho fatto notare. 

È essenziale fare ricerche prima di inviare un'e-mail a freddo. 

Come potete aspettarvi che rispondano se non sapete nulla della persona?

Fare ricerche sulle persone è una delle prime cose che facciamo quando iniziamo una nuova campagna o un nuovo rapporto di lavoro, ma spesso non ci prendiamo il tempo di pensare a quando farlo.

Per aiutarvi a ricercarli e a conoscerli meglio, mettetevi nei panni del destinatario. 

  • Chi sono? 
  • Come si può creare valore?
  • Qual è l'oggetto migliore per attirare la loro attenzione?

Dopo aver trovato tutte queste informazioni sui vostri destinatari, sarà più facile per voi iniziare la vostra e-mail.

Ecco un esempio che può aiutarvi:

Ciao,
Le scrivo perché ho letto il suo blog post su _____. Mi piace il modo in cui scrivi di _____. Penso che tu sia una persona che pensa profondamente a ______ e ha opinioni forti al riguardo.
Mi piacerebbe parlare con voi di _______, ma per il momento ecco le mie riflessioni sull'argomento:
Ho anche allegato alcuni articoli che ritengo possano essere utili per voi.
Fatemi sapere se è qualcosa su cui possiamo lavorare insieme!

In questo caso, dimostrate loro che vi siete documentati bene e che sapete di cosa state parlando, il che può aumentare le possibilità di ottenere una risposta.

2. Oggetto

Quando la vostra e-mail compare nella casella di posta di qualcuno, diversi segnali e fattori determinano l'apertura o meno dell'e-mail, e l'oggetto è uno di questi.

Uno degli errori più grandi che si commettono è quello di lasciarsi trasportare da troppi dettagli generici nell'oggetto e nel corpo. 

Volete che la vostra prima e-mail abbia un oggetto memorabile, ma non sapete se la apriranno.

Di fronte a questa sfida, da dove si comincia?

Ecco alcuni consigli per scrivere degli oggetti che funzionano:

  • Siate chiari e concisi - Non cercate di essere intelligenti o carini, ma dichiarate l'oggetto della vostra e-mail in poche parole, facili da capire senza dover leggere il corpo del messaggio.
  • Rendetelo personale - Se potete, aggiungete il nome del destinatario all'oggetto. Dimostra che siete attenti e che vi preoccupate per loro come persone.
  • Siate creativi - Non abbiate paura di usare l'umorismo o persino il sarcasmo per catturare l'attenzione del lettore. Assicuratevi solo che sia in linea con il vostro marchio e la cultura aziendale!

Assicurando questi elementi nell'oggetto e non facendolo sembrare generico, le possibilità di ottenere una risposta aumenteranno drasticamente.

Ecco alcuni esempi:

Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?

Subject line #2: Question about {{companyName}}​ ​

‍

Mantenendo un testo breve e chiaro e personalizzandolo, le probabilità di essere letti aumentano.

4. Salutare la persona

Le e-mail devono sempre iniziare con un saluto e terminare con una firma che includa il vostro nome e le informazioni di contatto. 

I saluti sono una parte standard di qualsiasi e-mail aziendale, ma possono essere complicati. 

  • Va bene usare il loro nome di battesimo? 
  • Dovete rivolgervi a loro con il loro titolo? 

In caso di dubbio, attenetevi a "Gentile Signor/Signora", che è neutro dal punto di vista del genere e professionale. 

E non preoccupatevi se il vostro saluto suona come se l'avesse scritto qualcuno di un altro Paese: è meglio sembrare educati che raffinati!

Se in azienda ci sono più persone responsabili e non siete sicuri di chi debba ricevere l'e-mail, inviatela a ciascuno e includete il titolo di ognuno nell'oggetto ("Re: Our meeting next week"). 

In questo modo, ognuno saprà chi deve rispondere per primo.

Ecco un esempio:

Cara signora Smith,
Vi scrivo per presentarmi e chiedere il vostro aiuto per un progetto che mi sta a cuore. Sto lavorando a un libro sulla scrittura con sentimento che aiuterà le persone a esprimersi in tutte le loro comunicazioni. Come parte della ricerca per il mio libro, vorrei sapere cosa ne pensate della seguente affermazione: "Scrivere con sentimento significa essere onesti quando si scrive".
Fatemi sapere cosa ne pensate inviandomi un'e-mail a [email protected]. Grazie mille per il vostro tempo e la vostra considerazione!

4. Identificarsi nella frase di apertura

Avete una grande idea e volete condividerla. 

Ci avete pensato tutto il giorno e ora è arrivato il momento di inviare la vostra idea via e-mail. 

Ma cosa ne dite?

La prima cosa da fare è identificarsi nella frase di apertura. 

Se la persona non sa chi siete, non leggerà oltre o, peggio ancora, penserà che un robot spammoso le abbia inviato un messaggio.

Se dalla firma dell'e-mail è chiaro che provenite da [azienda], non c'è bisogno di menzionarlo nuovamente anche nella riga di apertura. 

Ma se si vuole essere sicuri che il lettore sappia chi gli ha inviato un'email, allora si può fare qualcosa come 

"Ehi [nome]! Sono[il tuo nome]" va bene.

Ecco un esempio:

Spero che questa e-mail ti trovi bene. Sono una neolaureata presso l'Università di X, dove mi sono laureata in [cosa ti sei laureata]. Sto lavorando come stagista presso la mia attuale azienda da tre mesi e sto cercando di passare a una posizione a tempo pieno con loro dopo la laurea.
Mi è piaciuto molto lavorare in [azienda] durante il mio stage e sento che sarebbe un'ottima soluzione. Tuttavia, dato che la laurea si avvicina, ho voluto contattarvi per vedere se ci sono posizioni aperte che potrebbero essere adatte a me. Sono molto interessato a [inserire le competenze rilevanti] e attendo con ansia una vostra risposta.
Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione!

Ora che ci siamo identificati, impariamo a creare la vostra email in modo che le persone vogliano leggerla!

5. Utilizzare il corpo a proprio favore

Il corpo dell'e-mail è il luogo in cui potete davvero brillare. 

Dovete usare questo spazio per mostrare la vostra personalità e creare un legame con il lettore.

Potete raccontare un po' di voi e del motivo per cui gli state scrivendo, oltre a includere alcuni dettagli su ciò che state cercando.

In questo modo, il destinatario saprà se può aiutarvi o meno.

Ecco alcuni consigli per scrivere un buon corpo di e-mail:

  • Usate un tono amichevole - Il vostro obiettivo è quello di far sentire la persona a proprio agio nel rispondere alla vostra e-mail, quindi non abbiate paura di usare emoticon o punti esclamativi se questo serve a far capire che siete eccitati!
  • Siate concisi e chiari: se non riuscite a spiegare ciò che vi serve in due frasi o meno, probabilmente è troppo complicato o specifico perché qualcun altro possa aiutarvi.
  • Utilizzate punti elenco e testo in grassetto per evidenziare i punti chiave del messaggio.
  • Fate domande sulla posizione specifica o sull'esperienza e le qualifiche della persona.
  • Dite loro in che modo le vostre competenze potrebbero essere utili a loro, al loro team o alla loro organizzazione e quale valore apportereste alla posizione.

Fornite un po' di informazioni su di voi, in modo che possano capire con chi stanno parlando (magari includendo anche una foto).

Ecco un esempio di cosa non fare:

Ciao a tutti! 
Mi chiamo Sam e sono un aspirante scrittore freelance in cerca di lavoro nel campo del content marketing. Sono disponibile per lavori di copywriting, blogging e gestione dei social media da 10$/ora fino a 30$/ora, a seconda dell'esperienza. Ho anche una certa esperienza con la codifica HTML di base (ad esempio, cambiare la dimensione e il colore dei caratteri) e competenze grafiche di base (ad esempio, creare intestazioni). 
Se siete interessati al mio lavoro, fatemelo sapere! In caso contrario, non c'è da preoccuparsi!

Questa e-mail non ha alcuna personalità. È noiosa, robotica e insipida. 

L'unica cosa che mi dice di Sam è che potrebbe essere a buon mercato, il che non è comunque molto professionale, dato che i freelance dovrebbero farsi pagare in base al loro livello di competenza, non a quanto gli serve per ogni lavoro.

Ecco un esempio di come si può fare:

Ciao John,
Sono un suo grande fan e mi piacerebbe lavorare con lei su un progetto. Ho allegato il mio CV come riferimento. Se volete discuterne ulteriormente, fatemi sapere come contattarvi!
Auguri,
{{YourName}}

6. Fornire ulteriori dettagli, se necessario

Anche se la vostra e-mail deve essere breve e chiara, non significa che debba rimanere incompiuta e senza fornire informazioni al destinatario.

Assicuratevi di includere tutte le informazioni pertinenti e aggiuntive in modo che il destinatario capisca tutto di voi. 

Ecco alcuni suggerimenti:

  • Se state scrivendo di una domanda di lavoro, usate la parola "application" o "job application" nell'oggetto, in modo che il vostro messaggio non si perda tra le altre e-mail nella loro casella di posta.
  • Siate il più specifici possibile se state chiedendo un favore o una richiesta di informazioni. 
  • Se cercate una persona in particolare in un ufficio, menzionate il suo nome, il titolo e il reparto. 
  • Fornite informazioni aggiuntive come CV, portfolio, sito web o qualsiasi cosa sia rilevante per lo scopo della mail, in modo che il destinatario possa consultarla dopo aver letto la mail.

7. Includere un invito all'azione

Lo scopo del vostro messaggio deve essere chiaro: cosa volete in cambio? 

Una risposta? 

Una riunione? 

Un'opportunità? 

Fate sapere ai vostri destinatari cosa possono fare il prima possibile, in modo che non si dimentichino del vostro messaggio.

Se chiedete aiuto, dite di cosa avete bisogno e perché pensate che possano aiutarvi. 

Se offrite un aiuto, spiegate che tipo di competenza avete e come potrebbe essere utile per loro.

Ecco un esempio:

Ehi [nome],

Sono sicuro che siete impegnati, ma volevo inviarvi una breve nota su [argomento].

Seguo il suo lavoro da un po' di tempo e sono sempre stato colpito dal [suo lavoro]. Quindi speravo che potessimo prendere un caffè o pranzare insieme qualche volta nelle prossime settimane. Mi piacerebbe saperne di più su ciò che fate e su come può essere applicato alla mia attività.

Se è qualcosa che vi interessa, fatemelo sapere! 

8. Non dimenticare il follow-up

L'e-mail è un ottimo modo per raggiungere le persone, ma non è un modo garantito per ottenere una risposta.

Infatti, solo il 20% circa delle e-mail viene letto entro 24 ore. 

Non aspettate troppo a lungo prima di inviare un'altra e-mail se non avete ancora ricevuto risposta. 

Se è passata più di una settimana dall'ultima volta che avete inviato un'e-mail e non avete ancora ricevuto risposta, inviatene un'altra!

Ma assicuratevi di farlo in modo da non sembrare assillanti.

Ecco alcuni suggerimenti:

  • Non usate tutte le lettere maiuscole o i punti esclamativi nell'oggetto: possono far sembrare la vostra e-mail una posta indesiderata o uno spam.
  • Siate educati e rispettosi nel testo del corpo: non dite nulla di negativo sulla persona o sulla sua attività ed evitate di essere troppo disinvolti (ad esempio, "Ehi amico").
  • Se possibile, mantenete il testo breve e includete una sola richiesta. Ad esempio, "Spero che possiamo fissare un appuntamento questa settimana".

Conclusione

Spero che questi consigli vi aiutino a risolvere i vostri dubbi su come scrivere un'e-mail a qualcuno che non conoscete e ad aumentare il vostro tasso di risposta.

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