Non siete stanchi di non ricevere risposta dalle persone via e-mail? 

E cosa potrebbe andare storto con le e-mail?

Potreste rimanere sorpresi, ma con 4 miliardi di utenti di posta elettronica al giorno d'oggi, tutto può andare storto.

Oltre a competere con le altre e-mail nella casella di posta, dovete anche invogliare il lettore a cliccare sulla vostra.

I numeri mostrano che quasi la metà dei destinatari di e-mail cancella i messaggi provenienti da mittenti sconosciuti.

Per essere chiari, ci sono indubbiamente alcune regole di base da seguire per garantire che le vostre e-mail siano in forma "accettabile".

È tutta un'altra cosa capire come far sì che le persone siano sufficientemente interessate a rispondere alle vostre e-mail.

Per chiarire le cose, abbiamo compilato un elenco delle 9 strategie efficaci per migliorare le vostre capacità di scrittura delle e-mail e aumentare la partecipazione dei lettori alle e-mail.

Ma prima di ciò, passiamo rapidamente in rassegna queste "basi". 

Conchiglia?

4 passaggi essenziali che dovrebbero essere eseguiti in ogni e-mail

Se avete già scritto delle e-mail, sapete che ci sono alcune regole da seguire sempre.

Per sicurezza, ve li illustrerò ora, in modo che possiate essere preparati in futuro:

✔️ Iniziare con un oggetto chiaro - L'oggetto dell'e-mail è la prima cosa che il destinatario vede, quindi è bene che sia breve e chiaro.

✔️ Utilizzare uno stile colloquiale - Cercate di scrivere in modo professionale, come se steste conversando con il lettore.

✔️ Mantenere le e-mail brevi e al punto - Siate chiari e al punto nelle vostre e-mail. Evitate di divagare.

✔️ Formattare l'e-mail - I punti elenco e il testo in grassetto rendono le e-mail più facili da leggere e attirano l'attenzione sulle informazioni importanti.

Queste linee guida sono essenziali o ovvie da tenere a mente quando si creano le e-mail.

Ma, come già detto, non sono sufficienti per migliorare le capacità di scrittura delle e-mail.

Proseguiamo con il prossimo capitolo per saperne di più sulle strategie avanzate che la maggior parte degli esperti utilizza per scrivere le proprie e-mail.

9 consigli per migliorare le capacità di scrittura delle e-mail

La differenza più evidente nell'approccio alla scrittura di un'e-mail è se si tratta di un' e-mail informale o formale.

Ma c'è una fregatura che influisce sul numero di persone che interagiscono e aprono le vostre e-mail.

Tutto questo si traduce nella domanda - quanto sono generiche le vostre email?

Di conseguenza, vi illustrerò un metodo che potrete seguire per produrre email migliori, indipendentemente dal loro scopo.

1. Conoscere il destinatario

Prima di iniziare a comporre l'e-mail, dovreste fermarvi e chiedervi: "Quanto conosco questa persona?".

Questo è essenziale perché migliora la capacità di scrivere e-mail efficaci che ottengano risposte.

Perché?

Uno dei motivi è che, così facendo, dimostrate al destinatario che è più di un numero nella vostra lista di e-mail.

In secondo luogo, se indirizzate un'e-mail a una persona specifica, aumentate la probabilità che venga letta e che vi si risponda.

Elementi essenziali da tenere in considerazione per il destinatario

🎯 Conoscere il loro nome - Anche se può sembrare ovvio, usare il nome del destinatario è un ottimo modo per rendere un'e-mail più interessante e personale. Scrivete correttamente il loro nome e rivolgetevi a loro con il titolo appropriato (ad esempio, Mr., Ms., Dr.).

🎯 Capire la loro posizione - Quando si invia un messaggio di posta elettronica a qualcuno di professionale, è importante sapere cosa fa per l'azienda o l'organizzazione. Questo vi permetterà di affrontare nel vostro messaggio questioni specifiche di loro interesse.

Prima di inviare un'e-mail a un nuovo contatto, è bene imparare il più possibile su di lui. Un modo per farlo è consultare i loro profili professionali online, ad esempio su LinkedIn o sulla pagina bio dell'azienda.

2. Scegliere la direzione 

Nel mondo frenetico di oggi, l'e-mail ha sostituito molte altre forme di comunicazione. 

Di conseguenza, prima di inviare un'e-mail a un collega, a un cliente o a un amico, è importante sapere cosa si vuole ottenere con essa. 

Determinando l'obiettivo dell'e-mail, è possibile renderla più pertinente per il destinatario, rispondendo ai suoi dubbi e alle sue domande specifiche.

Elementi essenziali da considerare con l'obiettivo della vostra e-mail

🎯 Definite il vostro obiettivo - Dovete mettervi in contatto con qualcuno per fare una domanda, organizzare un incontro, presentare una proposta commerciale o semplicemente salutarlo? Un modo per assicurarsi che il messaggio venga ricevuto e compreso è avere in mente un obiettivo chiaro.

🎯 Considerate il vostro pubblico - L'obiettivo della vostra e-mail deve essere rilevante per i destinatari. Tenete conto delle potenziali preoccupazioni, degli interessi o di altri fattori che possono influenzare il contenuto del messaggio. 

🎯 Siate concisi e chiari - A prescindere dallo scopo, le vostre parole devono trasmettere i vostri pensieri in modo chiaro e veloce. Assicuratevi che la vostra e-mail sia facile da leggere e da capire, evitando il gergo e le frasi lunghe.

3. Stabilire un approccio unico nel suo genere

A seconda della circostanza e del destinatario, si possono utilizzare diversi approcci nella scrittura delle e-mail. 

Scrivere un'e-mail a un cliente o a un potenziale cliente può essere diverso dallo scrivere un'e-mail a un collega. Prendere la decisione giusta può aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi e a migliorare le relazioni con i vostri contatti.

Elementi essenziali da considerare nella scelta dell'approccio all'e-mail

🎯 Determinare lo scopo dell'e-mail - Come abbiamo detto nel passo precedente, sapere perché state inviando l'e-mail vi aiuterà a scegliere l'approccio migliore. Ad esempio, sia un approccio sottile che uno persuasivo possono aiutarvi a influenzare il destinatario.

🎯 Pensate al vostro rapporto con il destinatario - Il vostro approccio dipende anche dal vostro rapporto con il destinatario. Se conoscete bene il destinatario, potete essere più disinvolti e amichevoli. Se invece state parlando con un estraneo, potreste dover essere più formali.

🎯 Considerate il tono del vostro messaggio - Il tono della vostra e-mail è importante. Se volete trasmettere urgenza o importanza, siate diretti e autorevoli. Se volete mostrare empatia, siate più personali.

Suggerimento professionale

Gli strumenti di scrittura avanzati di AI , come il componente aggiuntivoTextCortex , consentono di passare da un tono di voce all'altro.

In questo modo, è possibile orientare il tono del messaggio nella direzione più sensata per la scrittura.

4. Mantenere le e-mail a una lunghezza ragionevole

Esiste una correlazione diretta tra la lunghezza dell'e-mail e il modo in cui viene ricevuta e se porta o meno all'azione desiderata.

Ad esempio, le persone hanno tempi di attenzione brevi e sono costantemente sommerse da e-mail e altre forme di comunicazione.

Con le e-mail lunghe si rischia di perdere rapidamente l'interesse del lettore.

Inoltre, un'e-mail lunga può intimidire e lasciare perplessi, rendendo difficile per il destinatario cogliere il punto centrale o lo scopo del messaggio.

Senza contare che, a seconda del contesto e del destinatario, tali e-mail possono essere considerate poco professionali o inappropriate.

Per evitare tutte queste trappole, considerate i seguenti elementi essenziali quando scrivete la vostra prossima e-mail.

Elementi essenziali da considerare sulla lunghezza dell'e-mail

Usate la formattazione a vostro vantaggio - Rendete il vostro messaggio più facile da leggere spezzando grandi blocchi di testo con formattazioni come punti elenco o testo in grassetto. Questo aiuterà il lettore a concentrarsi sui dettagli più importanti.

🎯 Non sacrificate la chiarezza per la brevità - Mantenete la chiarezza pur mantenendo l'e-mail breve. Fornite un contesto e un messaggio chiaro.

🎯 Usate gli allegati quando necessario - Invece di includere tutto nella vostra e-mail, usate gli allegati per inviare più informazioni. Questo vi aiuterà a scrivere e-mail concise.

Suggerimento professionale

Quando ogni parola che si vuole dire è essenziale per il messaggio, tagliare quelle non necessarie può essere una sfida.

Per raggiungere questo obiettivo, la maggior parte degli strumenti di scrittura diAI fa uso di funzioni di sintesi.

La selezione di questa opzione vi aiuterà a estrarre gli aspetti più importanti del vostro scritto senza alterare il significato di ciò che stavate cercando di dire.

Per ottenere un riassunto conciso di un testo più lungo, potete utilizzare un sito extension come TextCortex e selezionare l'opzione"Summarize".

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5. Bilanciare la personalizzazione

Sapevate che la personalizzazione è considerata uno dei metodi più efficaci per aumentare il coinvolgimento da quasi il 60% dei marketer di maggior successo? 60% degli email marketer di maggior successo?

La quantità di personalizzazione appropriata in un'e-mail può variare a seconda del contesto e del destinatario.

Una personalizzazione equilibrata nelle e-mail è importante perché può aiutarvi a stabilire un legame con il destinatario, mantenendo al contempo un livello di professionalità.

Ecco alcuni motivi per cui dovreste mantenere una personalizzazione equilibrata nelle vostre e-mail:

✔️It ha il potenziale per approfondire il coinvolgimento del ricevente e creare un legame più forte.

✔️It dimostra che si ha a cuore la connessione e si è disposti a comunicare in modo efficace.

✔️It vi aiuta a rimanere fuori dallo spazio personale del destinatario per evitare qualsiasi disagio.

✔️Upholds un livello di professionalità.

Elementi essenziali da considerare quando si include la personalizzazione nelle e-mail

🎯 Rapporto con il destinatario - Potete personalizzare maggiormente la vostra e-mail se conoscete il destinatario. Tuttavia, evitate la personalizzazione se non conoscete la persona o se state scrivendo in un contesto più formale.

🎯 Scopo dell'e-mail - La personalizzazione dipende anche dallo scopo dell'e-mail. Personalizzare un'e-mail di marketing ai potenziali clienti usando il loro nome può renderla più coinvolgente. La personalizzazione nelle e-mail aziendali formali può risultare poco professionale.

🎯 Considerazioni culturali - La personalizzazione può dipendere anche dalla cultura. In alcune culture è scortese chiamare qualcuno per nome, a meno che non si sia in confidenza. Tenere conto delle differenze culturali quando si personalizza.

6. Includere immagini - o no?

Sapevate che le e-mail con i video possono incrementare i tassi di clic del 300%?

Quindi, se includere o meno immagini nelle vostre e-mail? 

La risposta è sì: l'inserimento di immagini nelle e-mail aumenta l'interazione, la possibilità che il destinatario legga il messaggio e migliora la comunicazione.

Tuttavia, le immagini possono fare molto di più che attirare l'attenzione delle persone: possono aiutare la comprensione, rafforzare l'immagine del vostro marchio e far sì che il vostro messaggio rimanga impresso nella mente delle persone.

Elementi essenziali da considerare quando si includono immagini nelle e-mail

🎯 Pertinenza - Le immagini dell'e-mail devono essere all'altezza. Se state promuovendo un prodotto, includete immagini che ne mostrino le caratteristiche e i vantaggi. Inoltre, utilizzate immagini pertinenti quando condividete notizie.

🎯 Qualità - Per garantire chiarezza e attrattiva visiva, utilizzate immagini e video di alta qualità. Immagini scadenti possono sminuire il messaggio e danneggiare il marchio.

🎯 Dimensioni - Per accelerare il caricamento delle e-mail, ottimizzate le dimensioni delle immagini. Utilizzate immagini e video di dimensioni adeguate per evitare problemi di formattazione.

7. Dite ai vostri destinatari cosa fare

Sapevate che il tasso di clic più alto per un pulsante di chiamata all'azione era quasi del 70%?

La chiamata all'azione (CTA) è una parte fondamentale di qualsiasi email marketing e può determinare il successo o il fallimento della campagna. 

Se volete che le persone acquistino il vostro prodotto, si iscrivano al vostro sito newsletter, accettino un invito a un incontro o consultino il vostro sito web, avete bisogno di un invito all'azione (CTA). 

Ma come si fa a capire se la call-to-action (CTA) della vostra email è efficace? 

Di seguito ho elencato alcuni dei fattori più importanti.

Elementi essenziali da considerare quando si crea una CTA nell'e-mail

🎯 La CTA è chiara e concisa - Le CTA chiare e semplici sono le migliori. Utilizzate parole orientate all'azione per trasmettere il vostro messaggio ed evitate un linguaggio confuso o ambiguo. Il pubblico è più propenso ad agire se riesce a capire facilmente cosa volete che faccia.

🎯 CTA in linea con il contenuto dell'e-mail - La CTA deve essere in linea con il contenuto dell'e-mail. Se state promuovendo un nuovo prodotto, la CTA dovrebbe incoraggiare i clienti ad acquistarlo o a saperne di più. Se state condividendo notizie, la CTA potrebbe incoraggiare i lettori a visitare il vostro sito web o a iscriversi al vostro sito newsletter .

🎯 La CTA crea urgenza - Per indurre il pubblico ad agire rapidamente, può essere utile infondere un senso di urgenza. Create un senso di urgenza usando frasi come "offerta a tempo limitato" o "agite subito" per spingere il vostro pubblico ad agire rapidamente.

8. Incorporare la firma per la credibilità

La firma in calce alle e-mail è un ottimo modo per dimostrare che prendete sul serio il vostro lavoro. 

Inoltre, i destinatari possono saperne di più su di voi guardando la vostra firma, compreso il vostro titolo di lavoro, le informazioni di contatto e i profili sui social media.

Pertanto, una firma e-mail credibile e d'effetto può aiutarvi a fare una buona impressione sui vostri destinatari.

Elementi essenziali da considerare per l'aggiunta della firma nelle e-mail

🎯 Siate concisi - Si raccomanda che la vostra firma sia concisa e diretta. Il vostro nome, la vostra posizione, il nome dell'azienda, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail sono le uniche informazioni obbligatorie da includere.

🎯 Utilizzate un carattere professionale - Mantenete la vostra firma pulita e leggibile per garantire la credibilità. Utilizzate un carattere semplice, come Arial o Times New Roman.

🎯 Includete i vostri profili sui social media - Includete i link ai vostri profili professionali sui social media (come LinkedIn e Twitter) nella firma della vostra e-mail.

9. Mantenere la credibilità attraverso contenuti privi di errori

Per guadagnare e mantenere la fiducia dei vostri destinatari, dovete assicurarvi che le vostre e-mail siano sempre prive di errori. 

Ad esempio, secondo le statistiche, questi sono i 3 errori più comuni di scrittura delle e-mail:

  • Errori di battitura e grammaticali 64%
  • Email incomplete 63%
  • Il destinatario ha frainteso il messaggio al 50%.

Di conseguenza, contenuti imprecisi o scritti male danno l'impressione che manchiate di professionalità e affidabilità.

Per evitare che ciò accada, controllate i seguenti passaggi per assicurarvi che i vostri contenuti siano privi di errori durante la correzione delle bozze.

Elementi essenziali da considerare quando si corregge un'e-mail

🎯 Usare un correttore grammaticale - Usate i correttori grammaticali per migliorare la vostra scrittura.

🎯 Controllate i fatti - Assicuratevi di ricontrollare i vostri riferimenti e dati.

🎯 Seguire le guide di stile - Utilizzare uno stile di scrittura appropriato quando si scrive per un pubblico specifico.

🎯 Leggete ad alta voce - Ascoltare il vostro contenuto ad alta voce è un ottimo modo per individuare errori di battitura e di altro tipo nella vostra scrittura.

Suggerimento professionale

Se avete difficoltà a correggere le bozze, cercate strumenti che offrano funzioni text-to-speech in grado di leggere i vostri contenuti al posto vostro.

TextCortex offre un'opzione di questo tipo nel suo menu di riscrittura: la funzione "Text-to-speech". È sufficiente evidenziare il testo e fare clic sul pulsante "Riproduci".

Ricapitoliamo

Avete notato uno schema che si sviluppa tra tutti i 9 consigli che abbiamo elencato su come migliorare le vostre capacità di scrittura delle e-mail?

Quando uno viene messo in atto, gli altri lo seguono o ne sono influenzati.

Seguendo queste linee guida, riuscirete sicuramente a padroneggiare l'arte di scrivere e-mail. Purtroppo, non è sempre un compito facile e veloce. 

Ancora di più se deve essere fatto a mano.

Alla luce di ciò, vi suggeriamo di utilizzare un software per la scrittura di e-mail, come TextCortex, per ridurre il tempo di scrittura e al contempo aumentare la qualità e l'efficacia delle vostre comunicazioni.

Perché TextCortex?

Il plugin TextCortex offre:

✔️ Funzioni di riscrittura per modificare i contenuti per migliorarne la qualità (riscrittura, riassunto, tono, traduzione e altro).

✔️ Funzione"Long-form post" per comporre rapidamente post lunghi in una sola volta.

✔️ Funzione "Bullet to email" per convertire un elenco puntato in un'e-mail.

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