Avec l'évolution de la technologie, toutes les entreprises actuelles utilisent des systèmes Cloud pour stocker leurs données et leurs documents. Les différents besoins des entreprises ont conduit au développement de services Cloud et à la conception d'applications telles que les intranets utilisés pour le stockage des connaissances. La meilleure façon de gérer et d'organiser les données et les documents de ton entreprise, et de rationaliser les flux de travail de tes employés, est de recourir à des bases de connaissances. Si tu n'en as pas encore, il est temps de gérer tes données grâce aux bases de connaissances.

Dans cet article, nous allons explorer ce que sont les bases de connaissances et examiner les types de bases de connaissances.

Si tu es prêt, commençons !

TL ; DR

  • Une base de connaissances est une bibliothèque en ligne où tu peux stocker tes données et tes informations et fournir un accès facile à ces données aux membres internes ou externes.
  • Les bases de connaissances offrent aux entreprises des avantages tels que la recherche rapide d'informations, la rationalisation du flux de travail et une meilleure expérience d'accueil.
  • Lorsque tu choisis un logiciel de base de connaissances, tu dois décider si tu l'utiliseras à des fins internes ou externes.
  • Les bases de connaissances internes sont des bibliothèques en ligne auxquelles seuls les membres de ton entreprise peuvent accéder et qu'ils peuvent utiliser.
  • Tu peux utiliser les bases de connaissances du service clientèle pour obtenir les commentaires des clients et améliorer la qualité de tes produits/services.
  • Si tu cherches un assistant de base de connaissances alimenté par l'IA, ZenoChat par TextCortex est conçu pour toi.

Qu'est-ce qu'une base de connaissances ?

Une base de connaissances est une bibliothèque où tu stockes en ligne des données individuelles ou d'entreprise. Les données de ta base de connaissances peuvent provenir de n'importe quelle source, comme les employés, les superviseurs, le service clientèle et les dirigeants. Tous ces contributeurs alimentent ta base de connaissances, ce qui te permet de créer un pool de données. Tous les éléments suivants peuvent être considérés comme une base de connaissances :

  • FAQs
  • PDF
  • Documents
  • Guides
  • Enregistrements vidéo et audio
  • Wikis
  • Centres d'aide
  • Systèmes de gestion des connaissances
  • Intranets
  • Services en nuage
  • Feuilles de calcul
  • Portails Web
  • Manuels
Qu'est-ce qu'une base de connaissances ?

Comment fonctionnent les bases de connaissances ?

Une base de connaissances est un référentiel où est stocké tout type de contenu téléchargé par les membres de ton entreprise. Les logiciels de base de connaissances sont des applications qui facilitent le téléchargement, l'organisation et la connexion de toutes ces connaissances, en offrant diverses fonctionnalités au-delà du simple stockage. Avec un logiciel de base de connaissances, tu peux stocker des PDF, des documents, des vidéos, des images, du son et du contenu codé, et y accéder chaque fois que tu en as besoin.

Avantages des bases de connaissances

Les logiciels et les applis que tu peux utiliser comme bases de connaissances présentent divers avantages pour augmenter l'efficacité de ton entreprise et effectuer des tâches spécifiques avec une grande efficacité.

  • Trouver des informations : Tu peux classer les informations que tu stockes dans tes bases de connaissances et les retrouver rapidement lorsque tu les chercheras plus tard. Cet avantage est particulièrement important pour tes employés qui peuvent ainsi se rappeler d'anciennes informations et poursuivre leurs tâches sans interruption.
  • Embarquement : Les nouveaux employés peuvent consulter les guides et les manuels d'accueil que tu télécharges dans tes bases de connaissances pour s'adapter aux principes de travail, à la culture de travail et aux tâches de ton entreprise.
  • Mises à jour faciles : Tu peux utiliser tes applis de base de connaissances pour mettre à jour les documents et pages obsolètes et anciens de ton entreprise.
  • Rôles et autorisations : Tu peux gérer qui peut accéder aux documents et aux permissions dans ta base de connaissances et faciliter le flux de travail de tes employés.
  • Rationaliser le flux de travail : Une application de base de connaissances de haute qualité offre des solutions majeures telles que la fourniture de réponses à tes employés, l'accès rapide aux informations et la mise à jour du contenu.
Avantages des bases de connaissances

Comment choisir une base de connaissances ?

Ton entreprise peut avoir besoin de différentes bases de connaissances pour différentes tâches. Pour les différents besoins de l'entreprise, tels que le stockage des données de l'entreprise ou l'amélioration de la communication interne, tu dois utiliser des applis de base de connaissances qui offrent différentes fonctionnalités. Pour choisir un logiciel de base de connaissances, tu dois d'abord comprendre de quel type de base de connaissances tu as besoin. Jetons un coup d'œil aux types de bases de connaissances.

Types de bases de connaissances

Les bases de connaissances se divisent en deux catégories : les bases de connaissances internes et les bases de connaissances externes. Le logiciel de base de connaissances interne est un système de gestion des données auquel seuls les responsables de ton entreprise peuvent accéder et qu'ils peuvent utiliser. Les logiciels de base de connaissances externes représentent des bibliothèques de données auxquelles les clients et les partenaires de l'entreprise peuvent également accéder. Les logiciels de base de connaissances internes et externes sont divisés en différentes catégories.

Types de bases de connaissances

Base de connaissances interne

Une base de connaissances interne est une bibliothèque en ligne créée par une entreprise qui donne accès aux informations dont les employés ont besoin. Tu peux utiliser les bases de connaissances internes pour répondre aux questions fréquemment posées par les employés, pour partager les politiques et les manuels de l'entreprise avec les employés, et pour partager avec tes employés des documents tels que les modes opératoires normalisés et les listes de tâches. Alors que les bases de connaissances internes, appelées intranets, ne fournissent aux utilisateurs que des données existantes, les bases de connaissances internes alimentées par l'IA, telles que ZenoChat, permettent aux employés de traiter les données et de créer de nouvelles informations. Avec les bases de connaissances internes, tu bénéficies des avantages suivants :

  • Rationaliser le flux de travail
  • Productivité accrue
  • Les employés se concentrent mieux sur leurs tâches
  • Meilleur accueil
  • Recherche d'informations facile et rapide
  • Bibliothèque de données organisées

Base de connaissances hébergée

Les bases de connaissances hébergées sont des bibliothèques en ligne utilisées pour collecter et stocker des données et des informations à la fois pour les contributeurs internes, tels que les employés, et externes, tels que les clients. Les bases de connaissances hébergées se déclinent en deux catégories différentes.

Base de connaissances auto-hébergée

On parle de bases de connaissances auto-hébergées lorsque ton organisation ou ton entreprise héberge son propre serveur. Cette approche te donne plus de contrôle sur la sécurité, la confidentialité et le temps de fonctionnement, tout en te laissant la responsabilité de résoudre les problèmes et les erreurs.

Base de connaissances en libre accès

Les bases de connaissances open-source peuvent être modifiées et consultées par tout le monde et leur utilisation n'est généralement pas gratuite. Si tu cherches une base de connaissances que tous tes employés, clients et organisations partenaires peuvent éditer, consulter et modifier, envisage de créer une base de connaissances open-source.

Base de connaissances sur le service à la clientèle

Ce sont des bases de connaissances auxquelles tes clients peuvent accéder, qu'ils peuvent utiliser et qui leur permettent de donner leur avis sur tes produits ou tes services. Comme ces types de bases de connaissances sont accessibles aux clients, elles ne conviennent pas pour stocker des données importantes et privées. Tu peux utiliser les bases de connaissances du service clientèle pour que tes clients fassent des commentaires sur tes produits et pour que les clients potentiels évaluent ces commentaires et décident d'acheter ou non tes produits ou services.

ZenoChat - Bases de connaissances alimentées par l'IA

Si tu cherches une base de connaissances interne alimentée par l'IA et dotée de technologies telles que l'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel et les grands modèles de langage, ZenoChat est conçu pour toi. ZenoChat est un compagnon de l'IA qui offre à ses utilisateurs les capacités de génération de texte/code/image de l'IA, une fonction de recherche sur le web et la gestion de bases de connaissances dans un format conversationnel. Tu peux utiliser les bases de connaissances de ZenoChat pour catégoriser les données, créer des informations nouvelles et perspicaces à partir de tes données existantes, et gérer tes données existantes.

Les bases de connaissances de ZenoChat te permettent de télécharger ou de connecter n'importe quel document et n'importe quelle donnée et de générer des sorties en les utilisant. De plus, avec les bases de connaissances de ZenoChat, tu peux télécharger tes sources de données telles que Google Drive, Microsoft OneDrive et Notion sur ZenoChat en quelques étapes simples. Pour intégrer les bases de connaissances de ZenoChat et d'autres fonctionnalités d'IA de pointe dans ton entreprise et rationaliser les flux de travail de tes employés, il te suffit de :

  • Créez votre TextCortex Compte
  • Installer notre navigateur Extension
  • Dirige-toi vers l'application Web TextCortex
  • Clique sur Bases de connaissances dans le menu de gauche
  • Créer des bases de connaissances personnalisées

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  • TextCortex a été mis en œuvre pour Kemény Boehme Consultants comme solution pour relever ces défis et aujourd'hui, les employés font état d'une efficacité et d'une productivité accrues(gain de 3 jours de travail par mois et par employé en moyenne).
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