Les meilleures applications de gestion des e-mails pour organiser votre boîte aux lettres électronique

Avez-vous du mal à organiser votre boîte de réception ? Vous n'êtes pas seul.

Avec la quantité d'e-mails que nous recevons chaque jour, il peut être difficile de garder le contrôle et de gérer sa boîte aux lettres.

Mais heureusement, il existe aujourd'hui une variété d'astuces et d'applications de gestion des e-mails qui peuvent vous aider à organiser votre boîte aux lettres et à rendre la gestion des e-mails plus facile que jamais. 

Comment gérer un si grand nombre de courriels ?

La gestion des courriels peut être une tâche décourageante, surtout si vous recevez des centaines de messages chaque jour et que vous en avez autant à rédiger. Il est facile de se laisser submerger et de perdre le contrôle de sa boîte de réception.

Mais avec les bonnes stratégies, vous pouvez prendre le contrôle de vos e-mails et les garder organisés et gérables ! 

Trier rapidement le courrier indésirable

Débarrassez-vous du spam dès que possible en mettant en place des filtres ou en utilisant un outil de blocage du spam tel que SpamSieve ou MailWasher pour supprimer automatiquement tout message suspect avant même qu'il n'atteigne votre boîte de réception.

Comprendre votre approche 

Rédiger un e-mail n'est pas aussi simple que de taper ses pensées et d'appuyer sur "Envoyer".

Vous devez tenir compte d'un certain nombre de facteurs tels que le ton, le contenu, la longueur et la structure de votre e-mail. Il est important de garder ces facteurs à l'esprit lorsque vous rédigez des e-mails.

La première étape consiste à déterminer l'objectif de votre message : demandez-vous pourquoi vous envoyez cet e-mail et quelles informations vous attendez du destinataire. Une fois que vous aurez déterminé l'objectif, il vous sera plus facile de décider du type de contenu à inclure dans votre message. 

En ce qui concerne le ton, veillez à ce qu'il soit adapté à la situation : s'il s'agit d'une demande formelle, utilisez un langage poli, mais s'il s'agit d'une demande plus informelle, n'hésitez pas à utiliser un ton plus léger. Gardez à l'esprit que, même si certaines personnes préfèrent un langage informel, il faut toujours pécher par excès de prudence afin de ne pas offenser quelqu'un ou de ne pas donner l'impression de manquer de professionnalisme. 

Si vous définissez votre approche globale en fonction du type d'e-mail que vous devez envoyer, leur rédaction deviendra beaucoup plus facile et rapide !

L'e-mail peut-il être un appel ?

Si votre boîte de réception vous semble parfois trop encombrée, demandez-vous si le courriel que vous êtes sur le point d'écrire et d'envoyer ne pourrait pas plutôt devenir un appel.

Réfléchissez-y : combien de fois vous arrive-t-il d'avoir une conversation par e-mail qui aurait pu être résolue en quelques minutes si vous aviez décroché le téléphone ? Ou combien de fois avez-vous attendu pendant des heures, voire des jours, que quelqu'un réponde à votre message alors qu'un appel rapide aurait permis de régler le problème immédiatement ?

Conseils pour garder votre boîte de réception organisée

Organiser sa boîte de réception peut être une tâche ardue, mais ce n'est pas une fatalité. Nous avons quelques conseils pour vous aider à garder votre boîte de réception organisée et sous contrôle ! 

La règle du "toucher une fois

Chez Asian Efficiency, on applique la règle du "touch once", qui consiste à prendre une décision dès que vous ouvrez un e-mail, même si vous ne faites que le stocker quelque part pour y donner suite plus tard.

Vous ne consultez vos e-mails qu'à des moments définis et, lorsque vous les ouvrez, vous n'êtes pas censé résoudre immédiatement les problèmes que vous pourriez rencontrer. Vous êtes simplement censé déplacer des éléments de votre boîte de réception vers l'endroit où ils devraient se trouver pour que votre boîte de réception soit plus propre et plus organisée.

Arrêtez de dépendre des notifications

Il n'est pas bon de consulter ses e-mails de façon sporadique, sur l'impulsion d'une idée ou d'une notification.

Si vous faites cela, vous limitez votre autorité sur votre propre flux de travail, car toute personne possédant votre adresse e-mail peut le contrôler. C'est pourquoi il est conseillé de ne consulter ses e-mails que périodiquement, à des intervalles peu fréquents.

Nettoyage en profondeur régulier

Si vous voulez une boîte de réception sans encombrement, pratiquez la stratégie de nettoyage en profondeur régulièrement, jour après jour.

La première étape consiste à se désabonner de tous les courriels qui ne sont plus pertinents ou utiles pour vous. N'oubliez pas non plus les messages d'abonnement qui ne cessent d'affluer ! 

La deuxième étape consiste à créer des dossiers pour différents types d'e-mails. Il vous sera ainsi plus facile de trouver rapidement des messages spécifiques sans avoir à fouiller dans le fouillis de votre boîte de réception.

Enfin, prenez le temps chaque jour (ou au moins une fois par semaine) de supprimer tous les courriels ou pièces jointes inutiles qui pourraient encombrer l'espace de votre boîte aux lettres.

Les meilleures applications pour organiser votre boîte de réception

Si nos conseils ne suffisent pas et que vous cherchez des solutions pratiques, nous avons également rassemblé quelques applications utiles pour faciliter l'organisation de votre boîte de réception !

TextCortex

Vous avez déjà pensé à vous appuyer sur un outil AI pour organiser votre boîte aux lettres ?

AI Les outils tels que TextCortex utilisent des algorithmes et des techniques d'apprentissage automatique pour personnaliser le contenu des courriels en fournissant des réponses automatisées adaptées au destinataire.

Vous avez besoin d'emails templates que vous pouvez choisir instantanément pour garder vos brouillons prêts à être programmés ? Demandez à ZenoChat de les produire pour vous !

Newton Email

Newton Mail est une application de messagerie qui permet de simplifier et de rationaliser votre boîte de réception. Elle offre une série de fonctionnalités qui facilitent la gestion de gros volumes d'e-mails, notamment des filtres intelligents, des notifications personnalisables, des options de répétition et de suivi.

Polymail

Polymail est une autre option intéressante si vous avez besoin de fonctions d'organisation plus avancées que celles de base, comme les étiquettes ou les dossiers, pour gérer efficacement votre courrier sur plusieurs comptes à la fois.

Étincelle

Spark est une application de messagerie populaire pour les utilisateurs d'iOS et de Mac qui offre des outils puissants pour organiser les courriels en différentes catégories comme les bulletins d'information, les notifications et les messages personnels avec vos collègues.