Écrire un courriel à votre patron vous rend-il nerveux et mal à l'aise ?

Soyons honnêtes. Si vous envoyez un courriel à votre supérieur, c'est probablement parce que vous avez une nouvelle importante ou une faveur à demander.

Et il est de notoriété publique depuis longtemps que nos supérieurs ont un pouvoir considérable sur notre vie professionnelle.

Ils ont le dernier mot sur des questions telles que les congés payés, le salaire et la possibilité de vous recommander ou non pour un emploi ailleurs.

Pour cette raison, l'impression que nous faisons sur nos supérieurs est importante.

L'article d'aujourd'hui s'adresse à ceux d'entre vous qui se demandent comment écrire un courriel à leur patron.

Malheureusement, la portée de ces articles nous empêche de vous enseigner toutes les nuances d'une rédaction commerciale efficace.

Cependant, vous apprendrez les 6 aspects les plus importants de la communication professionnelle, recevrez des directives pour rédiger un courriel et verrez des exemples de courriels à utiliser comme modèles.

À la fin de cet article, vous trouverez également un conseil bonus sur la façon d'impressionner vos supérieurs avec un simple courriel généré par AI.

C'est parti !

L'essence d'une communication professionnelle au travail

La communication d'entreprise, ou le partage d'informations et d'idées entre collègues, départements et organisations, est un élément essentiel de tout lieu de travail réussi. 

Des éléments tels que ceux-ci définissent la communication professionnelle dans son essence :

✔️Clarity - Le message doit être direct et facile à comprendre.

✔️Accuracy - Les données partagées doivent être fiables et précises.

✔️Relevance - Le partage d'informations n'est efficace que s'il est adapté aux besoins spécifiques du destinataire et au contexte dans lequel il est utilisé.

✔️Timeliness - L'urgence de la situation exige que l'information soit transmise sans délai.

✔️Tone - Évitez d'utiliser le sarcasme, les insultes et tout autre langage irrespectueux, et écrivez d'une manière adaptée au lecteur et au contexte.

✔️Professionalism - Communiquez de manière professionnelle et objective, sans parti pris ni émotion.

✔️Confidentiality - Les informations de nature sensible doivent rester privées et n'être divulguées qu'aux personnes qui ont un réel besoin de les connaître.

✔️Active Écoute - Écouter attentivement et se mettre à la place de l'autre est essentiel pour une communication réussie.

Une communication professionnelle qui tient compte de ces éléments peut contribuer à créer une culture de bureau accueillante, à accroître la confiance et la crédibilité, et à garantir la bonne circulation des informations indispensables à la réussite professionnelle.

Utilise ces 6 étapes pour écrire un courriel à ton gestionnaire comme un pro

Si vous suivez ce processus en 6 étapes, écrire un courriel à votre responsable sera un jeu d'enfant. 

1. Créez un sujet clair

La ligne d'objet de votre courriel doit être descriptive, tout en exprimant son importance.

Contrairement aux campagnes de sensibilisation, les courriels adressés aux supérieurs n'ont pas besoin d'être tape-à-l'œil ; ils doivent plutôt aller droit au but et expliquer pourquoi vous vous adressez à eux.

N'hésitez pas à expliquer pourquoi vous écrivez cet e-mail :

2. Ouvrir un courriel avec un message d'accueil approprié

La deuxième étape consiste à accueillir le destinataire de manière professionnelle. 

Même si votre patron et vous entretenez une relation informelle, la communication par courrier électronique doit être formelle.

En d'autres termes, avant d'écrire quoi que ce soit d'autre, assurez-vous de vous adresser à votre patron avec le titre et le nom de famille appropriés, par exemple :

Cher Monsieur/Madame [Nom].
Cher Dr. [Nom de famille]

3. Soyez direct et allez droit au but 

Vous pouvez maintenant commencer à aborder la raison de votre courriel. Vous devez aller droit au but sans préambule inutile.

Allez droit au but en rédigeant une introduction concise qui résume l'objet du courriel.

Voici quelques idées pour commencer :

Bonjour Monsieur [Nom], j'espère que vous allez bien. J'aimerais profiter de cette occasion pour vous demander s'il est possible de me rencontrer pour discuter de mes performances trimestrielles.
M. [Nom], j'espère que ce n'est pas un mauvais moment. J'espérais que vous pourriez trouver du temps dans votre emploi du temps pour m'aider à résoudre une situation gênante.

Conseil de pro

Lorsque vous essayez de faire passer votre message et que vous ne savez pas ce que vous devez laisser de côté, il peut être difficile de savoir ce qui est essentiel.

TextCortexLa fonction"Summarize" de AI n'est qu'un exemple de fonction de rédaction qui peut être utilisée à cette fin - pour condenser un long texte à l'essentiel.

Et pour l'utiliser, il suffit de surligner votre texte et de choisir la fonction "Résumer"dans le menu de réécriture.

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4. Utilisez un langage clair

Lorsque vous écrivez un courriel à votre patron, il est extrêmement important que votre langage soit simple et facile à comprendre. 

En outre, veillez à ne pas utiliser de termes techniques, sauf si cela est absolument nécessaire, et définissez-les s'ils sont utilisés.

En rendant votre courriel simple, vous réduirez le risque de confusion et de malentendu.

Commencez par remplacer certains mots sophistiqués par leurs équivalents plus simples.

Conseil de pro

L'add-on TextCortex vous offre également un moyen simple de rendre vos phrases claires et directes.

Il suffit de surligner votre texte et de choisir la fonction "Réécriture" dans le menu. Cela vous aidera à paraphraser vos pensées sans en changer le sens.

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De plus, vous pouvez vérifier à tout moment le score de lisibilité de votre texte en cliquant sur la bulle clignotante.

5. Terminez par un appel à l'action

Quel que soit le sujet sur lequel vous devez envoyer un courriel à votre patron, vous devez le laisser avec une étape suivante claire après qu'il ait fini de lire votre message.

Vous devez être capable d'exprimer votre point de vue en une seule phrase qui ressemble à ceci :

  • Nous vous remercions de votre temps et de votre attention.
  • J'attends votre réponse avec impatience.
  • N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions ou des préoccupations.
  • Si vous avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter.

6. Relisez avant d'envoyer 

Enfin, assurez-vous que l'e-mail est exempt de fautes de frappe et de grammaire avant de l'envoyer.

Si vous avez pris le temps d'exposer vos arguments tout au long de l'e-mail, il semble inutile de laisser une série de fautes de frappe réduire vos efforts, n'est-ce pas ?

Conseil de pro

Vous savez bien à quel point la relecture peut être ennuyeuse. Pour vérifier si votre message est correct, mettez-le en surbrillance et cliquez sur le bouton " ".Synthèse vocaleet cliquez sur l'option " synthèse vocale ".

Il lira l'intégralité de votre message à voix haute afin que vous puissiez vous concentrer sur la qualité de votre première impression.

Exemples de rédaction d'un courriel à un gestionnaire

Dans cette section, nous avons énuméré les 4 principaux scénarios dans lesquels vous devez écrire un e-mail à votre patron.

Nous espérons que vous les trouverez utiles pour vos futures références.

1. Exemple de courriel de congé

Il est normal de faire face à des problèmes inattendus qui exigent une attention immédiate. Si vous vous trouvez un jour dans une situation similaire, voici comment convaincre votre patron de vous laisser prendre un congé :

Objet : Demande de congé

Cher [Nom du patron],
J'espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé. Je vous écris pour vous demander de vous absenter de votre travail. Je souhaiterais prendre [nombre de jours] de congés annuels/personnels/de maladie à partir du [date de début] jusqu'à [date de fin]..
Je comprends que cela peut être une période chargée pour l'équipe et je suis heureux de travailler avec vous pour assurer une transition en douceur de mes responsabilités pendant mon absence. Je suis également disposé à terminer les tâches en suspens avant mon départ ou à prendre des dispositions pour que quelqu'un me remplace pendant mon absence.
Veuillez me faire savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires ou si je peux faire quoi que ce soit d'autre pour appuyer cette demande. Je vous remercie de votre attention.
Je vous remercie de votre temps et j'espère avoir bientôt de vos nouvelles.
Meilleures salutations,
[Votre nom]

2. Exemple de courriel de demande de recommandation

Les lettres de recommandation sont utiles lors d'un changement d'emploi ou de la recherche de nouvelles opportunités professionnelles.

Pour savoir comment demander à votre manager une recommandation, prenez cet exemple :

Objet : Demande de lettre de recommandation

Cher [Nom du patron],
J'espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé. Je vous écris pour vous demander de m'aider à rédiger une lettre de recommandation à mon intention. Je suis actuellement à la recherche de nouvelles opportunités et je pense qu'une lettre de votre part augmenterait considérablement mes chances de réussite.
J'ai eu beaucoup de plaisir à travailler avec vous et j'apprécie les opportunités que vous m'avez offertes au cours de ma carrière chez [Nom de la société].. Je pense que les compétences et l'expérience que j'ai acquises en travaillant sous votre direction seront précieuses pour mes futurs employeurs.
Si vous êtes en mesure de rédiger une lettre de recommandation pour moi, je serais très heureux de vous fournir des informations et des documents supplémentaires, tels que mon curriculum vitae et une liste de mes réalisations pendant mon séjour à [Nom de l'entreprise]..
Je vous remercie pour votre temps et votre soutien. J'apprécierais grandement que vous considériez favorablement cette demande.
Meilleures salutations,
[Votre nom]

3. Demander une réunion d'évaluation des performances Exemple de courriel

Il arrive un moment dans la vie d'un employé au sein d'une entreprise où il a besoin d'une évaluation de ses performances. En outre, il s'agit d'un excellent modèle pour savoir comment se présenter de manière responsable et professionnelle à ses supérieurs.

Considérez l'exemple de courriel suivant pour demander un examen de performance :

Objet : Demande de réunion d'évaluation des performances

Cher [Nom du patron],
J'espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé. Je vous écris pour demander un entretien d'évaluation de mes performances avec vous afin de discuter de mes progrès et de mon développement à [Nom de l'entreprise]..
J'ai travaillé assidûment au cours des dernières [période de temps] et j'aimerais avoir l'occasion de discuter de mes réalisations et des points à améliorer. Je pense que cette réunion me fournira des informations précieuses et nous permettra de fixer des objectifs réalisables pour l'avenir.
Veuillez me faire savoir si vous avez des dates et des heures disponibles dans les semaines à venir qui vous conviendraient pour une réunion d'évaluation des performances. Je serai heureux de m'adapter à votre emploi du temps.
Je vous remercie de votre temps et de votre considération. J'attends avec impatience l'occasion de discuter avec vous de mes progrès et de mon potentiel futur.
Meilleures salutations,
[Votre nom]

Écrivez un courriel à votre patron avec TextCortex Add-On

Comme vous pouvez le constater, écrire un courriel à votre patron n'est pas si intimidant, n'est-ce pas ?

Et puisque nous sommes sur le point de conclure, je vous épargnerai tous ces conseils génériques sur la façon dont vous devez être vous-même lorsque vous les rédigez.

J'aimerais plutôt profiter de cette occasion pour vous proposer une solution solide qui vous permettra de rédiger des courriels convaincants et professionnels : le module complémentaireTextCortex .

Qu'est-ce que le module complémentaire TextCortex ?

Le site TextCortex est une solution d'écriture alimentée par AI qui, en plus de toutes les possibilités dont vous avez été témoin jusqu'à présent, a également la capacité de.. :

Nous avons déjà mentionné certaines de ses capacités, mais voici la liste complète :

✒️Rewrite des phrases pour en améliorer la clarté et la lisibilité.

✒️Condense de gros morceaux de texte pour de brefs résumés.

✒️Extend texte pour plus de détails.

✒️Autocomplete des pensées aléatoires en paragraphes complets.

✒️Change le ton de la voix pour communiquer votre message en conséquence.

✒️Translate votre texte dans plus de 10 langues différentes.

✒️Transformbullets into ready-to-sent emails.

✒️Getjusqu'à 300 mots blog posts à partir d'idées de 5 mots.

✒️Utilize Mode Zeno pour la sortie prévue.

✒️Takeavantage de Zeno chat pour produire les résultats souhaités.

En outre, vous aurez accès à plus de 60 sites différents AI templates qui peuvent vous aider à élaborer toute forme de contenu dont vous avez besoin à partir des mots clés que vous fournissez.

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