¿Cansado de tener que crear nuevos correos electrónicos desde cero cada vez que necesita uno para cosas como la planificación de eventos?
Para cada oportunidad de negocio se necesitan diferentes estrategias de correo electrónico para diferentes campañas.
Sin embargo, redactar estos correos a mano puede ser una pérdida de tiempo y motivación.
Como ya sabrá, uno de los factores más importantes para convencer a los posibles asistentes de que se apunten a un evento de este tipo es el nivel de personalización que se incluya en los correos electrónicos de invitación que se les envíen.
Según las estadísticas, alrededor del 78% de los profesionales del marketing ya utilizan el correo electrónico para la comunicación personalizada.
Hoy le guiaremos sobre las formas adecuadas de incluir mensajes de correo electrónico de planificación de eventos en su estrategia empresarial, y sobre lo que debe incluir al redactarlos.
Además, obtendrá los 5 mejores correos electrónicos para la planificación de eventos templates que podrá utilizar en sus futuras campañas por correo electrónico.
¡Empecemos!
¿Qué es la difusión por correo electrónico de la planificación de eventos?
La difusión por correo electrónico es una estrategia utilizada en la planificación de eventos para llegar a clientes potenciales, socios u otras partes interesadas con el fin de promocionar un evento próximo.
Puede utilizar este tipo de difusión por correo electrónico para dar a conocer el evento, generar interés por asistir y establecer relaciones con posibles asistentes o patrocinadores.
Además, los correos electrónicos de planificación de eventos son una forma excelente de coordinar la logística y confirmar los detalles con los implicados en el acto.
La redacción de este tipo de correos electrónicos suele incluir detalles como la fecha, la hora, el lugar y otra información pertinente relacionada con el acontecimiento.
También pueden contener solicitudes de presupuestos, estimaciones, etc.
¿Cuándo enviamos correos electrónicos de planificación de eventos?
Cuando envíe correos electrónicos de planificación de eventos, debe dar tiempo a los proveedores y lugares de celebración para que se preparen para el evento y conceder a los asistentes tiempo suficiente para responder.
Por eso, lo mejor es que envíe sus correos electrónicos de planificación de eventos con al menos un mes de antelación.
¿Cuáles son las ventajas de la difusión por correo electrónico de la planificación de eventos?
La difusión por correo electrónico de la planificación de eventos ofrece varias ventajas, entre ellas:
🎯Incremento de la eficacia - Le permite ponerse en contacto rápida y fácilmente con múltiples proveedores y lugares para encontrar las mejores tarifas y servicios.
🎯Ahorro de costes: le permite comparar presupuestos y encontrar la mejor oferta contactando con varios proveedores.
🎯Improved organization - Te ayuda a mantenerte organizado y a controlar todos los detalles relacionados con el evento.
🎯Improved communication - Asegúrese de que todos los implicados en el evento están en la misma página y al tanto de cualquier cambio o actualización.
Y antes de pasar a nuestra lista de los 5 mejores mensajes de divulgación sobre planificación de eventos templates , comprobemos primero qué hay que incluir al redactarlos.
Lista de comprobación para la planificación de eventos [+ Ejemplos]
La mayoría de los correos electrónicos se rigen por patrones estándar. Esto significa crear líneas de asunto que llamen la atención, redactar mensajes atractivos e incluir una llamada a la acción clara.
En esta sección, hablaremos de los detalles más refinados que debe incorporar a sus correos electrónicos de planificación de eventos, que variarán en función de su relación con el destinatario del correo electrónico.
Nota: Además, cada sección incluye un ejemplo de la estructura de datos apropiada para ayudarle a crear rápida y fácilmente su propio templates.
¡Comencemos!
1. El propósito del evento y su resultado esperado✔️
Cuando se planifica un acto por correo electrónico, es fundamental definir sus objetivos y resultados. Así te asegurarás de que todos los asistentes estén de acuerdo y trabajen por un objetivo común.
Además, el factor más crítico para determinar si sus destinatarios están interesados o no en asistir al acto es la transparencia de la información facilitada, como el propósito del acto.
2. La fecha, hora y lugar del evento✔️
Incluir información pertinente en la invitación por correo electrónico, como el lugar, la fecha y la hora del evento, es el segundo aspecto más crucial de los correos electrónicos de planificación de eventos.
3. Una agenda detallada de actividades y ponentes✔️
Al planificar un acto, es esencial incluir un programa detallado de actividades y ponentes en un correo electrónico dirigido a todos los participantes.
El programa establece las personas que estarán presentes, los temas que se tratarán y los horarios de los distintos actos.
De este modo, todos pueden planificar en consecuencia y garantizar que el acto se desarrolle sin contratiempos.
Además, contribuye a fomentar el sentido de la organización y estimula la participación activa de todos.
4. Una lista de los suministros y equipos necesarios✔️
Un correo electrónico de planificación se beneficiaría de incluir una lista de los suministros y equipos necesarios por varias razones.
Puede ayudar a garantizar que no se olvida nada y que todo está contabilizado.
También puede ayudar a agilizar el proceso de planificación del evento, ya que todos los artículos necesarios pueden identificarse y pedirse con antelación.
Del mismo modo, al garantizar que sólo se compran o alquilan los artículos esenciales, disponer de una lista de suministros y equipos puede ayudar a controlar los costes.
5. El presupuesto para el evento y detalles sobre cómo se financiará✔️
Puede asegurarse de que todos los participantes comprendan claramente los costes asociados al acto y de dónde procederá el dinero incluyendo información sobre cómo se financiará el acto.
Incluir esta información en sus correos electrónicos también puede ayudar a evitar malentendidos o disputas más adelante.
6. Un calendario de tareas y plazos✔️
Resulta útil incluir un calendario de tareas y plazos en un correo electrónico para planificar un evento, de modo que la gente pueda hacerse una idea de las cosas con antelación.
Ofrece un marco en el que todos pueden trabajar y mantiene a la gente en el buen camino.
También se puede utilizar para recordar a la gente sus obligaciones y delegar tareas.
Además, disponer de un calendario de tareas y plazos permite a todos ver la progresión del proceso de planificación del evento.
7. Información de contacto de cualquier proveedor o socio que participe en el evento✔️
Incluir información de contacto de cualquier proveedor o socio que participe en la planificación del evento en los correos electrónicos, para que todo el mundo sepa a quién dirigirse en caso de preguntas o dudas.
Esa información también ayuda a agilizar la comunicación para que todas las partes reciban las actualizaciones que puedan producirse durante el proceso de planificación.
Asimismo, incluir información de contacto garantiza que todas las partes implicadas dispongan de la información necesaria y que cualquier problema que surja se aborde con rapidez y eficacia.
8. Una invitación al evento con una llamada a la acción✔️
El objetivo de la invitación al evento y de la llamada a la acción en los correos electrónicos de planificación de eventos es conseguir que la gente se inscriba en el evento.
Una "llamada a la acción" es una petición directa al lector para que realice algún tipo de acción, como visitar un enlace, suscribirse a algo o comprar algo.
Si incluye una llamada a la acción en sus mensajes de correo electrónico, aumentará la probabilidad de que los usuarios realicen la acción deseada.
Además, puede ayudar a atraer más tráfico a su sitio web, lo que puede traducirse en un aumento de las ventas y los ingresos.
9. Una encuesta o cuestionario de seguimiento para medir el éxito del evento✔️
La inclusión de una encuesta o cuestionario de seguimiento proporciona información a los asistentes sobre cómo ha ido el acto y qué podría mejorarse para actos futuros.
La encuesta o cuestionario debe abarcar temas como la satisfacción general con el acto, en qué medida se cumplieron los objetivos del acto y qué aspectos deben mejorarse.
Esta información puede utilizarse para planificar mejor futuros actos.
Además, los resultados de la encuesta pueden utilizarse para demostrar el éxito del acto a patrocinadores, proveedores de fondos y otras partes interesadas.
5 Top Email Outreach de Planificación de Eventos Templates Para Usar en 2023
1. Promocionar su plantilla de correo electrónico Keynote
Si va a utilizar el correo electrónico para promocionar su conferencia, asegúrese de dar a su público una razón clara y convincente para asistir.
Proporcione detalles sobre el acto, como quién hablará y quién lo patrocina, así como un enlace a la página de inscripción.
Además, asegúrese de incluir una llamada a la acción en la descripción del evento y anime a los lectores a pasar a la acción e inscribirse.
2. Plantilla de correo electrónico de anuncio de conferencia
Los mensajes de correo electrónico para anunciar conferencias son una buena forma de informar sobre los próximos eventos.
Puede utilizar esta plantilla para enviar invitaciones, recordatorios y actualizaciones a posibles asistentes.
3. Plantilla de correo electrónico del seminario web
Puede utilizar una plantilla de correo electrónico de seminario web para promocionar un próximo seminario web entre los posibles asistentes.
Proporcione más información sobre el seminario, comparta el programa y anime a los asistentes a inscribirse.
También puede utilizar una plantilla de correo electrónico después del seminario para dar las gracias a los asistentes, proporcionar información de seguimiento y ofrecer descuentos especiales o bonificaciones.
4. Plantilla de correo electrónico de invitación exclusiva
Los correos electrónicos de invitación exclusiva son una forma excelente de dirigirse a un grupo específico de personas que probablemente estén interesadas en lo que usted ofrece.
Además, pueden ayudarle a crear una sensación de urgencia y exclusividad en torno a un acontecimiento o el lanzamiento de un producto.
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En comparación con una campaña de correo electrónico más general, los correos electrónicos de invitación exclusiva pueden ayudar a aumentar la participación y las tasas de conversión.
5. Plantilla de correo electrónico de invitación a un evento
Los mensajes de correo electrónico utilizados para invitaciones a eventos pueden utilizarse para invitar a los destinatarios a cualquier tipo de evento, como una boda, una conferencia de negocios, una entrega de premios o una fiesta de cumpleaños.
Estos correos electrónicos suelen contener información sobre el acto, como la fecha, la hora, el lugar de celebración y cualquier otro detalle pertinente.
Además, asegúrese de incluir una llamada a la acción y pida al destinatario que confirme su asistencia o un enlace a un formulario de confirmación de asistencia en línea.
Bonificación: Redactar correos electrónicos de planificación de eventos frescos sin Templates
Templates son una forma estupenda de tener a mano una versión lista para enviar de los correos electrónicos de planificación de eventos.
Pero, ¿qué le parece generar automáticamente un correo electrónico de planificación de eventos templates a partir de una lista de viñetas con información relevante?
TextCortex ofrece esta funcionalidad.
Todo lo que tienes que hacer es escribir tus puntos principales en forma de viñetas, resaltarlos y elegir la función "Viñetas a correo electrónico" en el menú.
En cuestión de segundos obtendrá su borrador de correo electrónico listo para enviar, que podrá ajustar aún más combinando otras prácticas funciones como la reescritura, el tono, el autocompletado, la ampliación, etc.
Utilizando el TextCortex Chrome extension también puede:
✅ Reduzca su tiempo de escritura en un 70%.
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