Cómo redactar actas de reunión eficaces [+ Plantilla gratuita de actas de reunión]

Las reuniones son acontecimientos cruciales para las empresas, donde se toman decisiones importantes, se expresan ideas y se producen lluvias de ideas. Es esencial documentar las aportaciones de los participantes, registrar las decisiones sobre los temas, anotar el desarrollo de la reunión y conservar estos detalles para futuras consultas y toma de decisiones. Por eso es vital tomar notas de los temas importantes tratados en tus reuniones. Las actas de reunión sirven para registrar las decisiones clave, las ideas de los participantes y otros detalles significativos. Si quieres aumentar la eficacia de tus reuniones y articular mejor tus ideas, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo, descubriremos las actas de reunión y cómo puedes redactar actas de reunión eficaces.

¿Preparados? ¡Empecemos!

TL; DR

• Las actas de reunión son registros oficiales de una reunión para sus participantes y la empresa.
• Normalmente, las actas de las reuniones las redactan los secretarios, pero también pueden redactarlas otros participantes.
• Las actas de reunión ofrecen ventajas como la rendición de cuentas y la definición de la estructura de la reunión para la empresa y los participantes.
• Un acta de reunión básica debe incluir nombre, fecha, hora, participantes, temas importantes, documentos y objetivos.
• Para redactar actas de reuniones con eficacia, puedes crear un esquema, elaborar una lista de control de los asistentes y utilizar notas de reuniones anteriores.
• Para que el acta de la reunión sea eficaz, debes evitar escribirlo todo, comprobar las notas importantes después de grabar la reunión y corregir todo el documento para que no contenga errores.
• Si buscas un asistente de IA que te ayude con todas las tareas de la empresa, incluidas las actas de las reuniones, ZenoChat es el camino a seguir.

¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de reunión son los registros oficiales de una reunión para sus participantes. Las actas de reunión incluyen notas sobre quién asistió a la reunión, qué se debatió, qué acciones resultaron de ella y qué ideas sobre temas se tomaron. Contrariamente a su nombre, las actas de reunión no registran necesariamente cada minuto; basta con documentar sólo la información relevante e importante.

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¿Quién es responsable de levantar acta de una reunión?

Los secretarios suelen tomar notas en las reuniones de empresa y se encargan de redactar las actas de las reuniones. Si en tu empresa no existe una función específica para esta tarea, los participantes en la reunión que estén acostumbrados a tomar actas se encargarán de ello. También puedes utilizar templates , generado por asistentes de IA, para redactar actas de reunión y cubrir toda la reunión. Por ejemplo, puedes utilizar la siguiente plantilla de acta de reunión para las reuniones de un nuevo proyecto.

Ventajas de las actas de reunión

Las actas de reunión son herramientas increíblemente prácticas que ofrecen a tu equipo y a los miembros de la reunión una amplia gama de ventajas. Ejemplifiquemos algunas de las ventajas de las actas de reunión.

Hacen que las reuniones sean prácticas

Las actas de reunión te ayudan a evitar discusiones interminables y a enumerar las decisiones procesables tomadas en las reuniones, como planes de acción, asignar personas de contacto y listas de tareas y subtareas.

Esbozan la estructura de la reunión

Unas actas de reunión organizadas crean un esquema y un orden del día que puedes utilizar en todas tus reuniones y con el que los participantes se familiarizarán con el tiempo.

Mantén a todo el mundo al día

Puedes mantener a todo el mundo al día enviando copias de las actas de las reuniones a todos los participantes a través de las herramientas de comunicación interna o por correo electrónico.

Destaca los temas importantes

Si olvidas algunos temas importantes después de las reuniones, o si los participantes se olvidan, las actas de reunión pueden ayudarte a evitar esta situación. Con las actas de reunión, puedes anotar los temas importantes y revisarlos al final de la reunión.

Responsabilidad 

Las actas de reunión son la solución perfecta para convertir en listas los temas tratados y las decisiones tomadas durante la reunión. De este modo, puedes destacar quién tiene asignada cada tarea y las responsabilidades de los participantes.

¿Qué debe incluir el acta de una reunión?

El contenido de las actas de reunión varía en función de las necesidades y los hábitos de reunión de tu empresa. Aunque cada empresa tiene distintos diseños y necesidades de reunión, hay cierta información que debes incluir en cada acta de reunión, como:

• Datos básicos de la reunión, como nombre, lugar, fecha y hora
• Lista de participantes en la reunión
• Objetivos de la reunión
• Aprobación del orden del día
• Puntos de debate
• Acciones
• Próxima reunión
• Documentos
• Notas/Comentarios

¿Cómo redactar actas de reuniones de forma eficaz?

Si quieres que tus actas de reunión sean perfectas, tienes que empezar a prepararlas antes de la reunión. Si hacer actas de reuniones es nuevo para ti y no tienes experiencia en tomar notas, ¡hemos preparado una guía para ti!

Crea un esquema

Como ocurre con cualquier documento empresarial, es esencial crear un esquema de acta de reunión que incluya los puntos del orden del día. Recomendamos centrarse en los objetivos clave y enumerar el orden del día de la reunión al elaborar el esquema del acta de la reunión. Si necesitas ayuda para crear tu esquema, puedes utilizar asistentes conversacionales de IA como ZenoChat.

Comprobar asistentes

Llevar una lista de los asistentes al acta de la reunión y tachar sus nombres de la lista cuando se incorporen es una forma eficaz de tomar asistencia. De este modo, puedes hacer un seguimiento de quién asiste a tu reunión, y puedes enviar el documento del acta de la reunión a quienes no puedan asistir para mantenerlos informados.

Notas de reuniones anteriores

En algunas reuniones, puede ser necesario hacer referencia y utilizar elementos de reuniones anteriores. Por ejemplo, puedes necesitar elementos de acción revisados de actas de reuniones anteriores, ideas de reuniones anteriores que apoyen el tema actual, un resumen de notas de reuniones anteriores y temas que se extenderán a las reuniones actuales.

Evita escribirlo todo 

Cuando tomes notas de una reunión, sólo debes escribir la información importante y relevante. De este modo, evitarás que tus actas de reunión se conviertan en un caos y crearás actas de reunión más organizadas y fáciles de entender.

Registrar reuniones

Puedes plantearte grabar las reuniones para mejorar las actas y comprobar si hay alguna información que se te haya pasado durante la reunión. Puedes grabar las reuniones con un dispositivo de grabación o con tu teléfono móvil y almacenar estos archivos en la base de conocimientos de tu empresa.

Revisa tus notas y corrígelas

Al releer tus notas después de la reunión, puedes corregir los errores ortográficos y asegurarte de que toda la información está escrita con claridad. De este modo, puedes guardar los registros escritos de todas tus reuniones y garantizar que sean perfectos y sin errores.

ZenoChat - Tu asistente personal de IA para actas de reuniones

Si buscas un copiloto con IA que te ayude en todas las tareas de tu empresa, incluida la redacción de actas de reuniones, ZenoChat de TextCortex está diseñado para ti. ZenoChat está diseñado para ayudarte en todas las tareas de la empresa con sus múltiples LLM, su potente RAG, su búsqueda web, sus datos entrenados, sus bases de conocimiento y sus personas personalizables.

ZenoChat puede ayudarte a levantar actas de reuniones mediante:

• Generar actas de reunión personalizadas templates,
• Corrige la gramática y la ortografía de las actas de tus reuniones en menos de un minuto,
• Almacena las actas de tus reuniones con las bases de conocimiento,
• Analizar las actas de tus reuniones con bases de conocimiento y generar resultados utilizándolas.

Subiendo o conectando tus actas de reunión a las bases de conocimiento de ZenoChat, puedes hacer que ZenoChat analice todas tus notas y genere respuestas a tus preguntas. Con su potente generación de recuperación aumentada (RAG), ZenoChat puede recuperar información de tus notas sin errores. Además, puedes mejorar el rendimiento de tus empleados utilizando las bases de conocimientos de ZenoChat y otras funciones. Mira los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

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Preguntas frecuentes

¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de reunión son el registro oficial de las decisiones que se tomaron, quién fue designado, qué acciones resultaron, qué ideas sobre el tema se debatieron y todos los demás acontecimientos relacionados que sucedieron durante la reunión. Con TextCortex, puedes hacer que un asistente de IA redacte actas de reunión por ti según la plantilla que desees.

¿Cómo redacto el acta de una reunión?

Si vas a redactar un acta de reunión, te recomendamos que incluyas los siguientes apartados:

• Datos básicos de la reunión, como nombre, lugar, fecha y hora
• Lista de participantes en la reunión
• Objetivos de la reunión
• Aprobación del orden del día
• Puntos de debate
• Acciones
• Próxima reunión
• Documentos
• Notas/Comentarios

El acta de reunión que generarás a través de TextCortex incluirá estos epígrafes y otros importantes que necesite tu organización. De este modo, en lugar de perder tiempo redactando la estructura del acta de la reunión, podrás pasar directamente a la acción.

¿Cuál es la norma para las actas de las reuniones?

El acta de la reunión es un registro fáctico y oficial de los asuntos. Evita incluir opiniones, juicios, afirmaciones como "un informe bien hecho" o frases de crítica sobre los miembros, los temas y las ideas, ya sean buenas o malas. Si quieres que tu informe del acta de la reunión esté bien estructurado y sea profesional, puedes convertir tus notas en un tono de voz profesional con TextCortex.

¿Qué son las actas de las reuniones de empresa?

Las actas de reunión son notas tomadas durante una conferencia o reunión de una empresa u organización. Documentan discusiones, decisiones, resultados, ideas, notas y acciones. Las empresas necesitan actas de reunión para organizar sus reuniones y evaluar los resultados de reuniones anteriores.