Las bases de conocimiento se dividen en dos categorías según sus fines y ámbitos de uso: internas y externas. Ambas bases de conocimiento tienen sus áreas de uso, ventajas y beneficios. Por ejemplo, las bases de conocimiento internas son eficaces para aumentar el rendimiento de tus empleados y permitirles encontrar rápidamente la información que buscan. Si te preguntas cuáles son las diferencias entre las bases de conocimiento internas y externas, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo exploraremos las diferencias entre las bases de conocimiento internas y externas.

¿Preparados? ¡Vamos a sumergirnos!

TL; DR

  • Las bases de conocimiento internas son bibliotecas donde almacenas la información y los datos que necesitan tus empleados.
  • Las bases de conocimiento externas son bibliotecas donde subes los datos y la información que quieres compartir con tus clientes.
  • Las bases de conocimiento internas y externas contienen distintos tipos de datos y tienen distintas categorías y destinatarios.
  • Mientras que puedes utilizar bases de conocimiento internas para aumentar el rendimiento de tus empleados, puedes utilizar bases de conocimiento externas para aumentar la satisfacción de los clientes.
  • Si quieres ir un paso más allá en la gestión del conocimiento, TextCortex, que ofrece funciones potenciadas por la IA, es el camino a seguir.

¿Qué es una Base Interna de Conocimientos (BIC)?

Una base de conocimientos interna reúne, almacena y comparte conocimientos dentro de tu organización. Puedes crear bases de conocimientos internas independientes para cada departamento de tu empresa, o puedes utilizar una base de conocimientos común.

Para obtener el mejor rendimiento, te recomendamos que dividas tus bases de conocimiento internas en categorías como TI, atención al cliente y finanzas. De este modo, cada departamento podrá acceder rápidamente a los conocimientos estructurados que necesite.

¿Qué es una Base Interna de Conocimientos (BIC)?

¿Quién utiliza una base de conocimientos interna?

Organizaciones o empresas enteras pueden beneficiarse de las bases de conocimiento internas. Las bases de conocimiento son herramientas que almacenan la información y los datos que necesitan todos tus empleados, desde tu bloguero hasta tu equipo de desarrolladores front-end. Sin embargo, algunos departamentos son los que más se benefician de las bases de conocimiento internas, como:

  • Centros de llamadas
  • Recursos Humanos
  • Marketing
  • Ventas
  • TI
  • Contabilidad
  • Nuevos empleados

Ventajas de las bases de conocimiento internas

Tener una base de conocimientos interna tiene muchas ventajas. En primer lugar, las bases de conocimiento internas permiten a tus empleados encontrar la información que buscan mucho más rápido, es decir, pueden acceder a la información más rápidamente. De este modo, tus empleados pueden centrarse en las tareas en lugar de pasar horas buscando información. Otras ventajas de tener una base de conocimientos interna son:

  • Las bases de conocimiento internas pueden aumentar la comunicación y la colaboración
  • Las bases de conocimientos internas pueden ayudar a reducir costes mediante el ahorro de tiempo
  • Pueden aumentar el rendimiento individual de los empleados
  • Pueden personalizarse para satisfacer las necesidades de la organización

¿Qué incluir en una base de conocimientos interna?

Los datos e información que cargarás en las bases de conocimiento internas dependen totalmente de las metas y objetivos de tu organización o empresa. Sin embargo, los tipos más comunes de contenido almacenado en tus bases de conocimiento internas incluyen:

  • Políticas de empresa
  • Guías prácticas
  • Directrices
  • Información sobre los productos y servicios de la empresa
  • Información de contacto
  • Documentación del proyecto en curso

¿Qué es una Base de Conocimientos Externa (BCE)?

Una base de conocimientos externa es un almacenamiento de datos e información que están disponibles y son accesibles públicamente. Recopila, almacena y comparte conocimientos con los clientes para que puedan encontrar fácilmente las respuestas que necesitan sin necesidad de servicios de atención al cliente.

¿Quién utiliza una base de conocimientos externa?

Las bases de conocimiento externas son el principal medio de compartir información y datos con tus clientes. Sin embargo, pueden ser utilizadas por tus empleados, partes interesadas e inversores. El público al que se dirigen las bases de conocimiento externas incluye:

  • Empleados
  • Clientes
  • Centros de llamadas
  • Empresas basadas en productos
  • Desarrolladores de software

Ventajas de las bases de conocimiento externas

La mayor ventaja de las bases de conocimiento externas es que tus clientes pueden acceder a la información que buscan sin necesidad de personal de recursos humanos. Veamos las ventajas más importantes de las bases de conocimiento externas:

  • Reduce las consultas de atención al cliente
  • Aumentar el acceso a la información
  • Información entregada y organizada de forma lógica
  • Los clientes pueden resolver sus problemas por sí mismos
  • Aumenta la visibilidad y el tráfico de tu negocio

¿Qué incluir en una base de conocimientos externa?

Entre los tipos habituales de datos e información que necesitas añadir a una base de conocimientos externa se incluyen:

  • Preguntas frecuentes
  • Página Blog
  • Guías de instalación
  • Solución de problemas
  • Información sobre productos y servicios

Bases de Conocimiento Internas vs. Externas: Diferencias clave

Las bases de conocimiento internas y externas son recursos distintos, cada uno de los cuales ofrece ventajas, beneficios y contenidos únicos. Se dirigen a públicos distintos y poseen características específicas. En función de las necesidades de tu organización, puedes optar por implantar una base de conocimientos interna, una externa o ambas. Exploremos con más detalle las principales diferencias entre ellas.

Audiencia

La principal diferencia entre las bases de conocimiento internas y externas radica en su público objetivo. Las bases de conocimiento internas están diseñadas para los empleados, y proporcionan información relevante para su trabajo. Las bases de conocimiento externas, en cambio, sirven tanto a empleados como a clientes. Si tu objetivo es agilizar el acceso de los empleados a la información y reducir su carga de trabajo, una base de conocimientos interna es una buena elección. Para que los clientes puedan resolver los problemas de forma independiente y aligerar la carga de los equipos humanos de asistencia, es esencial una base de conocimientos externa.

Datos e información

Otra característica que distingue las bases de conocimiento internas de las externas es el contenido, la información y las diferencias de datos que contienen. Mientras que las bases de conocimiento internas contienen datos e información que sólo conciernen a tu empresa y a tus empleados, las bases de conocimiento externas contienen información y datos, como guías prácticas, que conciernen a tus clientes. Si quieres compartir datos e información con todos tus empleados, las bases de conocimiento internas son soluciones para ti. Si quieres transferir información a tus clientes, las bases de conocimiento externas son soluciones para ti.

Casos prácticos

Las bases de conocimientos internas se utilizan para aumentar el rendimiento de los empleados y ahorrar tiempo. También puedes utilizar bases de conocimiento internas para apoyar proyectos en curso y proporcionar acceso a una fuente de datos común para todos los que trabajan en el proyecto. También puedes aumentar la calidad del trabajo de tus empleados con bases de conocimiento potenciadas por IA. Comprueba los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

  • Reducción del tiempo de búsqueda de experiencia interna de minutos a segundos
  • Un 10-12% más de eficacia en la creación de propuestas
  • La confianza de los empleados en el trabajo con IA mejoró de 8/10 a 10/10
  • El entusiasmo de los empleados hacia la IA aumentó del 25% al 67%.
  • El 94% de los empleados afirman que la IA mejora la calidad de su trabajo

Por otro lado, las bases de conocimiento externas se utilizan para transferir preguntas frecuentes o información que necesitan los clientes. Con las bases de conocimiento externas, puedes aumentar la satisfacción de los clientes y reducir la carga de trabajo del departamento de recursos humanos.

TextCortex AI: Mejora tu gestión del conocimiento mediante IA

TextCortex es un asistente de IA que ofrece a sus usuarios bases de conocimiento personalizables potenciadas por IA. Con las bases de conocimiento de TextCortex , puedes integrar tus fuentes de datos existentes, como Google Drive, Notion y Microsoft OneDrive, y empezar a utilizar las funciones potenciadas por la IA. Las bases de conocimiento TextCortex ofrecen ZenoChat, que puede funcionar integrado con todos tus datos e información. Con ZenoChat, puedes chatear con todas tus bases de conocimiento o con distintas carpetas de tu base de conocimiento. Además, gracias a las potentes capacidades RAG (Retrieval-augmented generation) de ZenoChat, puede recordar de forma concisa y precisa la información que buscas, independientemente de si se trata de texto o de una imagen.

TextCortex no sólo ofrece bases de conocimiento, sino también otras funciones avanzadas de IA, como:

  • Múltiples LLM como Gemini 2.5 Pro y o3-mini
  • Múltiples generadores de imágenes AI, incluida la difusión estable 3
  • Búsqueda en la Web a través de citas
  • Asistencia para la redacción
  • Automatización del flujo de trabajo
  • Constructor de agentes de IA personalizados

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Preguntas frecuentes

¿Qué es una base de conocimientos interna?

Una base de conocimientos interna es un repositorio donde archivas la información que quieres compartir con los empleados de tu empresa y les facilitas el acceso. Gracias a las bases de conocimiento internas, tus empleados pueden acceder rápidamente a la información que buscan y dedicar más tiempo a sus tareas principales. Es más, gracias a las bases de conocimiento de IA, los empleados pueden acceder a la información que buscan en un formato conversacional.

¿Qué es una base de conocimientos externa?

Una base de conocimientos externa es una biblioteca donde almacenas información que quieres compartir con tus clientes. Puede incluir preguntas frecuentes, páginas de información sobre productos y servicios, políticas, páginas de información sobre envíos, páginas de blog y mucho más. Con las bases de conocimiento externas, tus clientes pueden resolver sus propios problemas.

¿Cuál es la diferencia entre base de conocimientos interna y externa?

Mientras que las bases de conocimientos internas contienen los datos que necesitan tus empleados, las bases de conocimientos externas contienen la información que necesitan tus clientes. Mientras que a las bases de conocimiento internas sólo pueden acceder los miembros de tu organización, a las bases de conocimiento externas puede acceder todo el mundo.