5 Arten von Wissensdatenbanken zur Organisation Ihres Unternehmens

Im Zuge der technologischen Entwicklung nutzt jedes Unternehmen in der heutigen Geschäftswelt Cloud-Systeme zur Speicherung seiner Daten und Dokumente. Die unterschiedlichen Bedürfnisse der Unternehmen haben zur Entwicklung von Cloud-Diensten und zur Gestaltung von Anwendungen wie Intranets für die Wissensspeicherung geführt. Die beste Möglichkeit, Ihre Unternehmensdaten und -dokumente zu verwalten und zu organisieren und die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter zu optimieren, sind Wissensdatenbanken. Wenn Sie noch keine haben, ist es an der Zeit, Ihre Daten mit Wissensdatenbanken zu verwalten.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, was Wissensdatenbanken sind und welche Arten von Wissensdatenbanken es gibt.

Wenn Sie bereit sind, fangen wir an!

TL; DR

• Eine Wissensdatenbank ist eine Online-Bibliothek, in der Sie Ihre Daten und Informationen speichern und internen oder externen Mitgliedern einen einfachen Zugriff auf diese Daten ermöglichen können.
• Wissensdatenbanken bieten Unternehmen Vorteile wie das schnelle Auffinden von Informationen, die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und eine bessere Einarbeitung.
• Bei der Wahl der Wissensdatenbank-Software müssen Sie entscheiden, ob Sie sie für interne oder externe Zwecke verwenden wollen.
• Interne Wissensdatenbanken sind Online-Bibliotheken, auf die nur Mitglieder Ihres Unternehmens zugreifen und sie nutzen können.
• Sie können Wissensdatenbanken für den Kundendienst nutzen, um Rückmeldungen von Kunden zu erhalten und die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.
• Wenn Sie auf der Suche nach einem KI-gestützten Wissensdatenbank-Assistenten sind, ist ZenoChat von TextCortex genau das Richtige für Sie.

Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist eine Bibliothek, in der Sie individuelle oder Unternehmensdaten online speichern. Die Daten in Ihrer Wissensdatenbank können aus jeder beliebigen Quelle stammen, z. B. von Mitarbeitern, Vorgesetzten, dem Kundendienst und Führungskräften. Alle diese Personen tragen zu Ihrer Wissensdatenbank bei und ermöglichen es Ihnen, einen Datenpool zu erstellen. Jede der folgenden Quellen kann als Wissensdatenbank betrachtet werden:

• FAQs
• PDFs
• Dokumente
• Leitfäden
• Video- und Audioaufzeichnungen
• Wikis
• Hilfe-Zentren
• Wissensmanagement-Systeme
• Intranets
• Cloud-Dienste
• Tabellenkalkulationen
• Webportale
• Handbücher

Wie funktionieren Wissensdatenbanken?

Eine Wissensdatenbank ist ein Repository, in dem alle Arten von Inhalten, die von den Mitgliedern Ihres Unternehmens hochgeladen werden, gespeichert werden. Wissensdatenbank-Software ist eine Anwendung, die das Hochladen, Organisieren und Verbinden all dieses Wissens erleichtert und verschiedene Funktionen bietet, die über die reine Speicherung hinausgehen. Mit einer Wissensdatenbank-Software können Sie PDFs, Dokumente, Videos, Bilder, Audio- und Codeinhalte speichern und bei Bedarf darauf zugreifen.

Vorteile von Wissensdatenbanken

Software und Apps, die Sie als Wissensdatenbank nutzen können, haben verschiedene Vorteile, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern und bestimmte Aufgaben mit hoher Effizienz zu erledigen.

• Informationen finden: Sie können die Informationen, die Sie in Ihren Wissensdatenbanken speichern, kategorisieren und sie bei einer späteren Suche schnell wiederfinden. Dieser Vorteil ist besonders wichtig für Ihre Mitarbeiter, um alte Informationen abzurufen und ihre Aufgaben ohne Unterbrechung fortzusetzen.
• Einarbeitung: Neue Mitarbeiter können die Leitfäden und Onboarding-Handbücher, die Sie in Ihre Wissensdatenbanken hochladen, unter Bewertung einsehen, um sich an die Arbeitsgrundsätze, die Arbeitskultur und die Aufgaben Ihres Unternehmens anzupassen.
• Einfache Aktualisierungen: Sie können Ihre Wissensdatenbank-Apps nutzen, um die veralteten Dokumente und Seiten Ihres Unternehmens zu aktualisieren.
• Rollen und Berechtigungen: Sie können verwalten, wer auf die Dokumente und Berechtigungen in Ihrer Wissensdatenbank zugreifen darf, und den Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter erleichtern.
• Rationalisierung des Arbeitsablaufs: Eine hochwertige Wissensdatenbankanwendung bietet wichtige Lösungen, wie z. B. die Bereitstellung von Antworten für Ihre Mitarbeiter, den schnellen Zugriff auf Informationen und die Aktualisierung von Inhalten.

Wie wähle ich eine Wissensdatenbank aus?

Ihr Unternehmen benötigt möglicherweise verschiedene Wissensdatenbanken für unterschiedliche Aufgaben. Für verschiedene Unternehmensbedürfnisse, wie z. B. die Speicherung von Unternehmensdaten oder die Verbesserung der internen Kommunikation, sollten Sie Wissensdatenbank-Apps verwenden, die unterschiedliche Funktionen bieten. Um eine Wissensdatenbank-Software auszuwählen, müssen Sie zunächst wissen, welche Art von Wissensdatenbank Sie benötigen. Werfen wir einen Blick auf die Arten von Wissensdatenbanken.

Arten von Wissensbasen

Wissensdatenbanken werden grundsätzlich in zwei Kategorien eingeteilt: intern und extern. Interne Wissensdatenbank-Software ist ein Datenverwaltungssystem, auf das nur Ihre Unternehmensleitung zugreifen und es nutzen kann. Externe Wissensdatenbank-Software stellt Datenbibliotheken dar, auf die auch Ihre Kunden und Unternehmenspartner zugreifen können. Sowohl interne als auch externe Wissensdatenbank-Software werden in verschiedene Kategorien unterteilt.

Interne Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank ist eine von einem Unternehmen eingerichtete Online-Bibliothek, die Zugang zu Informationen bietet, die die Mitarbeiter benötigen. Sie können interne Wissensdatenbanken nutzen, um häufig gestellte Fragen von Mitarbeitern zu beantworten, um Unternehmensrichtlinien und Handbücher mit Mitarbeitern zu teilen und um Dokumente wie SOPs und Aufgabenlisten mit Ihren Mitarbeitern zu teilen. Während interne Wissensdatenbanken, so genannte Intranets, den Nutzern nur vorhandene Daten zur Verfügung stellen, ermöglichen KI-gestützte interne Wissensdatenbanken wie ZenoChat den Mitarbeitern, Daten zu verarbeiten und neue Informationen zu erstellen. Interne Wissensdatenbanken bieten Ihnen die folgenden Vorteile:

• Arbeitsabläufe rationalisieren
• Gesteigerte Produktivität
• Bessere Konzentration der Mitarbeiter auf die Aufgaben
• Besseres Onboarding
• Einfache und schnelle Informationssuche
• Organisierte Datenbibliothek

Gehostete Wissensdatenbank

Gehostete Wissensdatenbanken sind Online-Bibliotheken, die zum Sammeln und Speichern von Daten und Informationen sowohl für interne (z. B. Mitarbeiter) als auch für externe Beteiligte (z. B. Kunden) verwendet werden. Gehostete Wissensdatenbanken gibt es in zwei verschiedenen Kategorien.

Selbst gehostete Wissensdatenbank

Bei selbst gehosteten Wissensdatenbanken betreibt Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen einen eigenen Server. Dieser Ansatz gibt Ihnen mehr Kontrolle über Sicherheit, Datenschutz und Betriebszeit, während Sie auch für die Behebung von Problemen und Fehlern verantwortlich sind.

Open-Source-Wissensdatenbank

Open-Source-Wissensdatenbanken können von jedermann bearbeitet und eingesehen werden und sind in der Regel nicht kostenlos zu verwenden. Wenn Sie auf der Suche nach einer Wissensdatenbank sind, die alle Ihre Mitarbeiter, Kunden und Partnerorganisationen bearbeiten, darauf zugreifen und sie ändern können, sollten Sie eine Open-Source-KB in Betracht ziehen.

Kundenservice Wissensdatenbank

Dies sind Wissensdatenbanken, auf die Ihre Kunden zugreifen und Feedback zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen geben können. Da diese Art von Wissensdatenbanken für Kunden zugänglich sind, eignen sie sich nicht für die Speicherung wichtiger und privater Daten. Sie können Wissensdatenbanken für den Kundenservice nutzen, damit Ihre Kunden Kommentare zu Ihren Produkten abgeben können und potenzielle Kunden diese Kommentare bewerten und entscheiden können, ob sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen kaufen möchten.

ZenoChat - KI-unterstützte Wissensdatenbanken

Wenn Sie auf der Suche nach einer KI-gestützten internen Wissensdatenbank sind, die mit Technologien wie maschinellem Lernen, natürlicher Sprachverarbeitung und großen Sprachmodellen ausgestattet ist, ist ZenoChat genau das Richtige für Sie. ZenoChat ist ein KI-Begleiter, der seinen Nutzern KI-Funktionen zur Text-, Code- und Bilderzeugung, eine Websuchfunktion und eine Wissensdatenbank-Verwaltung in einem konversationellen Format bietet. Sie können die Wissensdatenbanken von ZenoChat nutzen, um Daten zu kategorisieren, neue und aufschlussreiche Informationen aus Ihren vorhandenen Daten zu erstellen und Ihre vorhandenen Daten zu verwalten.

Die Wissensdatenbanken von ZenoChat ermöglichen es Ihnen, beliebige Dokumente und Daten hochzuladen oder zu verbinden und daraus Ausgaben zu generieren. Darüber hinaus können Sie mit den ZenoChat-Wissensdatenbanken Ihre Datenquellen wie Google Drive, Microsoft OneDrive und Notion in wenigen einfachen Schritten in ZenoChat hochladen. Um die Wissensdatenbanken von ZenoChat und andere innovative KI-Funktionen in Ihr Unternehmen zu integrieren und die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter zu optimieren, brauchen Sie nur zuzugreifen:

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• Besuchen Sie die Webanwendung TextCortex
• Klicken Sie im linken Menü auf Wissensbasen
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• TextCortex wurde umgesetzt für Kemény Boehme Consultants als Lösung für diese Herausforderungen implementiert, und heute berichten die Mitarbeiter über eine gesteigerte Effizienz und Produktivität(durchschnittlich 3 Arbeitstage pro Monat und Mitarbeiter eingespart).
• AICX, ein Ökosystempartner von TextCortex, war maßgeblich am Onboarding beteiligt und trug dazu bei, dass das Team innerhalb der ersten Wochen eine Aktivierungsrate von 70 % erreichte.
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