Die besten E-Mail-Management-Apps zur Organisation Ihres Postfachs

Kämpfen Sie damit, Ihren Posteingang zu organisieren? Damit sind Sie nicht allein.

Bei der Menge an E-Mails, die wir täglich erhalten, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und unsere Postfächer zu verwalten.

Zum Glück gibt es heute eine Reihe von Tipps und Apps für die E-Mail-Verwaltung, die Ihnen helfen können, Ihren Posteingang zu organisieren und die Verwaltung von E-Mails einfacher als je zuvor zu gestalten. 

Wie verwalte ich so viele E-Mails?

Die Verwaltung von E-Mails kann eine entmutigende Aufgabe sein - vor allem, wenn Sie jeden Tag Hunderte von Nachrichten erhalten und ebenso viele zu schreiben haben. Da kann man leicht überfordert werden und die Kontrolle über den Posteingang verlieren.

Aber mit den richtigen Strategien können Sie die Kontrolle über Ihre E-Mails übernehmen und sie organisiert und überschaubar halten! 

Junk-Mails schnell aussortieren

Befreien Sie sich so schnell wie möglich von Spam, indem Sie Filter einrichten oder ein Spam-Blocker-Tool wie SpamSieve oder MailWasher verwenden, um verdächtig aussehende Nachrichten automatisch zu löschen, noch bevor sie Ihren Posteingang erreichen.

Verstehen Sie Ihren Ansatz 

Eine E-Mail zu schreiben ist nicht so einfach, wie seine Gedanken abzutippen und auf "Senden" zu drücken.

Sie müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, wie den Ton, den Inhalt, die Länge und die Struktur Ihrer E-Mail. Es ist wichtig, diese Faktoren beim Schreiben von E-Mails zu berücksichtigen.

Der erste Schritt ist die Bestimmung des Zwecks Ihrer Nachricht: Fragen Sie sich, warum Sie diese E-Mail senden und welche Informationen Sie vom Empfänger benötigen. Sobald Sie den Zweck festgelegt haben, fällt es Ihnen leichter zu entscheiden, welche Art von Inhalt in Ihrer E-Mail enthalten sein sollte. 

Achten Sie darauf, dass der Tonfall der Situation angemessen ist - wenn es sich um eine formelle Anfrage handelt, sollten Sie höflich sein, wenn es sich aber um etwas Legeres handelt, können Sie ruhig einen leichteren Ton verwenden. Denken Sie daran, dass auch wenn manche Leute eine informelle Sprache bevorzugen, Sie immer vorsichtig sein sollten, um niemanden zu beleidigen oder unprofessionell zu wirken. 

Wenn Sie Ihr Gesamtkonzept auf die Art der zu versendenden E-Mail abstimmen, wird das Verfassen von E-Mails viel einfacher und schneller!

Kann die E-Mail ein Anruf sein?

Wenn sich Ihr Posteingang manchmal zu überladen anfühlt, fragen Sie sich, ob die E-Mail, die Sie gerade schreiben und verschicken wollen, nicht stattdessen zu einem Anruf werden kann.

Denken Sie darüber nach - wie oft geraten Sie per E-Mail in ein Gespräch, das in wenigen Minuten hätte gelöst werden können, wenn Sie einfach zum Telefon gegriffen hätten? Oder wie oft haben Sie stunden- oder manchmal sogar tagelang darauf gewartet, dass jemand auf Ihre Nachricht antwortet, obwohl ein kurzer Anruf das Problem sofort hätte lösen können?

Tipps für einen geordneten Posteingang

Die Organisation Ihres Posteingangs kann eine beängstigende Aufgabe sein, aber das muss nicht sein. Wir haben einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu organisieren und unter Kontrolle zu halten! 

Die "Einmal berühren"-Regel

Bei Asian Efficiency wird die so genannte "Touch Once"-Regel angewandt, was im Grunde bedeutet, dass man eine Entscheidung trifft, sobald man eine E-Mail öffnet, auch wenn man sie nur irgendwo abspeichert, um sie später weiterzuverfolgen.

Sie überprüfen Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten, und wenn Sie sie öffnen, müssen Sie nicht sofort alle Probleme lösen, die Sie finden. Sie sollen nur Elemente aus Ihrem Posteingang an den Ort verschieben, an dem sie sein sollten, damit Ihr Posteingang aufgeräumt und organisiert ist.

Nicht mehr abhängig von Benachrichtigungen

Es ist nicht vorteilhaft, Ihre E-Mails sporadisch zu überprüfen, wenn Sie eine Idee haben oder eine Benachrichtigung erhalten.

Wenn Sie dies tun, schränken Sie im Grunde genommen Ihre Autorität in Bezug auf Ihren eigenen Arbeitsablauf ein, da jeder, der Ihre E-Mail-Adresse hat, diesen stattdessen kontrollieren kann. Deshalb ist es ratsam, dass Sie Ihre E-Mails nur regelmäßig und in unregelmäßigen Abständen abrufen.

Regelmäßige Tiefenreinigung

Wenn Sie einen Posteingang ohne Unordnung wollen, sollten Sie die Strategie der Tiefenreinigung regelmäßig anwenden, Tag für Tag.

Der erste Schritt besteht darin, sich von allen E-Mails abzumelden, die für Sie nicht mehr relevant oder nützlich sind. Vergessen Sie nicht diese lästigen Abonnement-E-Mails, die immer wieder kommen! 

Der zweite Schritt ist die Erstellung von Ordnern für verschiedene Arten von E-Mails. Auf diese Weise können Sie bestimmte Nachrichten schneller finden, ohne sich durch das Durcheinander in Ihrem Posteingang wühlen zu müssen.

Schließlich sollten Sie sich jeden Tag (oder mindestens einmal pro Woche) etwas Zeit nehmen, um alle überflüssigen E-Mails oder Anhänge zu löschen, die Ihren Posteingang verstopfen könnten.

Die besten Apps zum Organisieren Ihres Posteingangs

Wenn Ihnen unsere Tipps nicht ausreichen und Sie nach praktischen Lösungen suchen, haben wir auch einige nützliche Apps zusammengestellt, die Sie bei der Organisation Ihres Posteingangs unterstützen!

TextCortex

Haben Sie schon einmal daran gedacht, Ihre Mailbox mit Hilfe von AI zu organisieren?

AI Tools wie TextCortex nutzen Algorithmen und Techniken des maschinellen Lernens zur Personalisierung von E-Mail-Inhalten, indem sie automatische, auf den Empfänger zugeschnittene Antworten liefern.

Benötigen Sie eine E-Mail templates , aus der Sie sofort auswählen können, um Ihre Entwürfe für die Planung bereitzuhalten? Bitten Sie ZenoChat, sie für Sie zu erstellen!

Newton E-Mail

Newton Mail ist eine E-Mail-Anwendung, die Ihnen hilft, Ihren Posteingang zu vereinfachen und zu rationalisieren. Es bietet eine Reihe von Funktionen, die es einfach machen, große Mengen von E-Mails zu verwalten, einschließlich intelligenter Filter, anpassbare Benachrichtigungen, Snooze- und Follow-up-Optionen.

Polymail

Polymail ist eine weitere großartige Option, wenn Sie mehr als nur grundlegende Organisationsfunktionen wie Etiketten oder Ordner benötigen, um Ihre E-Mails effektiv über mehrere Konten gleichzeitig zu verwalten.

Funke

Spark ist eine beliebte E-Mail-App für iOS- und Mac-Benutzer, die leistungsstarke Tools zum Organisieren von E-Mails in verschiedenen Kategorien wie Newslettern, Benachrichtigungen und persönlichen Nachrichten an Ihre Kollegen bietet.