Die besten Tipps zur E-Mail-Produktivität, um jeden Tag mehr zu schaffen

Das Schreiben von E-Mails kann eine zeitraubende Aufgabe sein, aber es ist ein wichtiger Teil der Kommunikation an jedem Arbeitsplatz.

Es ist zwar leicht, sich in Details zu verzetteln und zu viel Zeit mit einer einzigen E-Mail zu verbringen, aber es gibt Möglichkeiten, beim Schreiben von E-Mails produktiv zu bleiben!

In diesem Artikel haben wir einige Tipps und Tricks zusammengestellt, die sich sicher als nützlich erweisen werden, um Ihre tägliche Produktivität bei der Bearbeitung von E-Mails zu revolutionieren.

Wenn Sie bereit sind, lassen Sie uns gleich loslegen! 

Warum sind E-Mails so nützlich?

E-Mails sind ein wichtiges Kommunikationsinstrument: Sie ermöglichen einen effizienten und effektiven Informationsaustausch zwischen Einzelpersonen, Abteilungen und sogar Unternehmen. Sie tragen auch dazu bei, die Genauigkeit zu gewährleisten, indem sie eine einfache Möglichkeit bieten, Gespräche zu verfolgen und Dokumente auszutauschen.

Werfen wir einen Blick darauf, warum E-Mails ein so wichtiger Bestandteil eines jeden Arbeitsablaufs sind.

Interne Kommunikation

E-Mails werden häufig als primäre Kommunikationsmethode zwischen Mitarbeitern verwendet: Auf diese Weise können sie schnell, einfach und sicher miteinander kommunizieren.

Auf diese Weise sind alle Beteiligten über alle Entwicklungen in ihrem Unternehmen oder ihrer Branche informiert, ohne sich persönlich treffen oder telefonieren zu müssen. Außerdem wird so sichergestellt, dass wichtige Informationen nicht aufgrund von Kommunikationsfehlern oder Missverständnissen verloren gehen oder vergessen werden.

Berufliche Entwicklung

E-Mails können auch für die berufliche Entwicklung genutzt werden, z. B. um Feedback zu Projekten oder Aufgaben zu geben, die von Mitarbeitern abgeschlossen wurden, um Erinnerungen an bevorstehende Termine oder Veranstaltungen zu verschicken oder um Kollegen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die ihnen helfen könnten, ihre Fähigkeiten zu verbessern.

Dies macht E-Mails zu einem unschätzbaren Vorteil, wenn es darum geht, hohe Qualitätsstandards in jedem Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.

Fernkommunikation

Und schließlich sind E-Mails eine gute Möglichkeit für Arbeitgeber, mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, auch wenn diese von verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt aus arbeiten.

Durch den regelmäßigen Versand von E-Mails mit Aktualisierungen zu Unternehmensnachrichten und -richtlinien können Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über relevante Änderungen innerhalb ihrer Organisation informiert sind, was in Zeiten der Unsicherheit oder Störung, wie z. B. während der COVID-19-Pandemie, zur Aufrechterhaltung einer hohen Arbeitsmoral beiträgt.

Meistgesendete E-Mail-Typen

Jeden Tag werden ziemlich viele E-Mails verschickt, so dass es nützlich ist, sich einen Überblick über die wichtigsten Arten von E-Mails zu verschaffen, die Sie möglicherweise erhalten oder an denen Sie arbeiten.

Marketing-E-Mails

Marketing-E-Mails sind eine hervorragende Möglichkeit, bestehende und potenzielle Kunden zu erreichen.

Sie können genutzt werden, um neue Produkte zu bewerben, Rabatte und Gutscheine anzubieten oder die Kunden einfach über die neuesten Nachrichten aus Ihrem Unternehmen zu informieren. Unabhängig davon, welche Art von Unternehmen Sie führen oder für das Sie arbeiten, ist E-Mail-Marketing ein effektives Instrument, um mit Ihrer Zielgruppe in Verbindung zu bleiben und den Umsatz zu steigern!

Bei der Erstellung einer erfolgreichen E-Mail-Kampagne müssen mehrere wichtige Elemente berücksichtigt werden. Zunächst einmal ist es wichtig, eine ansprechende Betreffzeile zu verfassen, die die Aufmerksamkeit des Lesers erregt und ihn dazu bringt, die Nachricht zu öffnen. Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre E-Mails optisch ansprechend sind, indem Sie gegebenenfalls attraktive Bilder oder Videos einfügen. Und schließlich sollten Sie darauf achten, dass Ihre E-Mails relevante Handlungsaufforderungen enthalten, die die Leser auf bestimmte Seiten Ihrer Website oder andere Online-Plattformen wie soziale Medien verweisen.

Newsletter Emails

Newsletter E-Mails sind eine gute Möglichkeit, mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben und sie an sich zu binden!

Sie können verwendet werden, um Informationen über neue Produkte oder Dienstleistungen weiterzugeben, Verkäufe oder Rabatte anzukündigen und Kunden über Neuigkeiten in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Die Erstellung einer effektiven newsletter erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung. Hier sind einige kurze Tipps für den Anfang:

1. Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie sich überlegen, an wen Sie newsletter senden und welche Informationen für diese Zielgruppe interessant oder nützlich sein könnten. Denken Sie an ihre Interessen, Bedürfnisse und Vorlieben, damit Sie Inhalte erstellen können, die sie ansprechen. 

2. Entscheiden Sie, welche Inhalte Sie aufnehmen wollen: Sobald Sie wissen, wer Ihre Zielgruppe ist, überlegen Sie, welche Art von Inhalten sie in ihren Newslettern erhalten möchte - z. B. blog Updates, Produktankündigungen, Sonderangebote oder Werbeaktionen. Es ist wichtig, die Inhalte so zu gestalten, dass jede Ausgabe von newsletter etwas Neues für die Leserinnen und Leser bietet, aber gleichzeitig das allgemeine Thema Ihres Unternehmens in allen Ausgaben gleich bleibt. 

3. Planen Sie Ihren newsletter Zeitplan: Überlegen Sie, wie oft Sie Newsletter verschicken wollen - monatlich? Vierteljährlich? Jährlich? Planen Sie dann im Voraus, wann die einzelnen Ausgaben verschickt werden sollen, damit Sie keine Fristen verpassen!

Meilenstein-E-Mails

Eine Meilenstein-E-Mail ist eine automatisierte E-Mail, die verschickt wird, wenn bestimmte Meilensteine in der Customer Journey erreicht werden. Zu diesen Meilensteinen können z. B. Produktkäufe, Abonnementverlängerungen, Funktionserweiterungen oder Kontoaktivierungen usw. gehören. Sie können auch verwendet werden, um besondere Ereignisse oder Jahrestage wie Geburtstage oder Feiertage zu feiern.

Meilenstein-E-Mails sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Kunden bei der Stange zu halten und sie auf das Kommende neugierig zu machen: Sie helfen dabei, die Nutzer an die erstaunliche Reise zu erinnern, die sie mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung durchlaufen haben, und können sie sogar zu einem Upgrade oder zum Kauf weiterer Produkte inspirieren.

Meilenstein-E-Mails sind unglaublich wirkungsvoll, denn sie ermöglichen es Ihnen, das Kundenerlebnis zu personalisieren und es für den Kunden bedeutungsvoller zu machen. Sie können diese Art von E-Mails nutzen, um sich für ihre Treue zu bedanken und sie daran zu erinnern, warum sie sich überhaupt für Sie entschieden haben. Darüber hinaus bieten diese Arten von E-Mails die Möglichkeit zum Cross- und Upselling sowie zur Steigerung der Kundenbindung an Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung, indem Sie Ihre Kunden an neue Funktionen erinnern, die ihnen zur Verfügung stehen könnten. 

Tipps zur E-Mail-Produktivität

E-Mails können eines der besten Werkzeuge sein, um organisiert und produktiv zu bleiben. Viele Menschen fühlen sich jedoch von der schieren Menge der E-Mails, die sie täglich erhalten oder versenden müssen, überfordert.

Lassen Sie uns darüber sprechen, was Sie tun können, um mehr zu erledigen, ohne Ihre Arbeit stundenlang vor sich herzuschieben.

Probieren Sie ein AI Tool aus, um Ihre Produktivität zu steigern

AI Tools sind eine großartige Möglichkeit, das Schreiben von E-Mails zu beschleunigen und zu vereinfachen.

TextCortex Unser Tool AI hilft Ihnen dabei, personalisierte E-Mails in wenigen Minuten zu erstellen, sodass Sie weniger Zeit für banale Aufgaben aufwenden müssen und mehr Zeit für die Erledigung Ihrer Aufgaben haben.

Unter den 60+ templates , die unser creator suite enthält, finden Sie eine ganze Kategorie, die dem Schreiben von E-Mails gewidmet ist. Das bedeutet, dass Sie auch dann, wenn Sie nicht viel Zeit haben, qualitativ hochwertige E-Mails versenden können, ohne stundenlang von Grund auf neu schreiben zu müssen. 

Wir benötigen nur einige wenige Angaben, wie z. B. Aufzählungspunkte oder eine kurze Beschreibung/den Zweck Ihrer E-Mail, und wir erstellen in Sekundenschnelle das, was Sie benötigen, in dem von Ihnen bevorzugten Ton und der von Ihnen gewünschten Länge!

Bearbeitung von E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt

Es kann eine Herausforderung sein, den Überblick über die E-Mails zu behalten, vor allem, wenn sie von mehreren Konten eingehen oder wenn Sie eine große Menge an Nachrichten erhalten

Eine Möglichkeit, den Stress und die Zeit, die mit der Beantwortung von E-Mails verbunden sind, in den Griff zu bekommen, besteht darin, bestimmte Zeiten am Tag festzulegen, in denen Sie sich ausschließlich dem Lesen und Beantworten von E-Mails widmen.

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, wie oft am Tag Sie E-Mails überprüfen und beantworten wollen. Je nachdem, wie viele Konten oder Personen Sie regelmäßig kontaktieren, möchten Sie vielleicht zwei oder drei spezielle E-Mail-Lesezeiten pro Tag einrichten. Sobald dies festgelegt ist, entscheiden Sie, welche Zeiten für diese Zeiträume am besten geeignet sind - dies könnte morgens, mittags oder abends vor dem Schlafengehen sein. 

Prioritätensetzung und Effizienz

Legen Sie Prioritäten fest, welche E-Mails sofort bearbeitet werden müssen und welche bis später warten können: So stellen Sie sicher, dass wichtige Nachrichten nicht in einem Meer von anderen E-Mails untergehen, die auf Antworten warten. 

Dann ist es an der Zeit, sich auf die Effizienz zu konzentrieren. Der erste Schritt besteht darin, sich klar zu machen, was Sie mit der E-Mail erreichen wollen. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihren Zweck nachzudenken und darüber, welches Ergebnis Sie sich vom Empfänger wünschen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Botschaft beim Verfassen Ihrer E-Mail kurz und klar zu halten. 

Denken Sie beim Verfassen der E-Mail daran, dass weniger mehr ist - schreiben Sie keine langen Absätze und fügen Sie keine unnötigen Informationen ein, die von Ihrem Hauptthema ablenken könnten. Halten Sie die Sätze kurz und versuchen Sie, sich nicht zu wiederholen. Das macht es dem Empfänger leichter, die E-Mail zu lesen, und er kann schneller antworten! 

Keine Benachrichtigungen erlaubt

Ob es sich um eine Push-Benachrichtigung von Ihrer Lieblings-App oder eine Erinnerung an ein bevorstehendes Meeting handelt, diese Benachrichtigungen können unsere Aufmerksamkeit leicht von der eigentlichen Aufgabe ablenken.

Die Lösung ist überraschend einfach: Schalten Sie sie aus. Indem Sie alle Benachrichtigungen ausschalten, die Sie bei der Arbeit an Ihren E-Mails ablenken könnten, schaffen Sie eine Umgebung, die der Konzentration förderlich ist. 

Studien haben gezeigt, dass wir effizienter und effektiver arbeiten können, wenn wir uns über einen längeren Zeitraum ohne Unterbrechungen auf eine Sache konzentrieren können, als wenn wir ständig durch äußere Reize wie Telefonbenachrichtigungen unterbrochen werden. Außerdem hilft uns diese ununterbrochene Konzentration, länger im Flow-Zustand zu bleiben - das bedeutet, dass wir nicht nur qualitativ bessere Arbeit leisten, sondern sie auch schneller abschließen!

Abkürzungen sind der Weg

Ihre E-Mail-Software verfügt höchstwahrscheinlich über einige nützliche Tastenkombinationen, mit denen Sie Zeit sparen können.

Gmail hat zum Beispiel eine eigene Reihe von Tastenkombinationen, mit denen Sie bestimmte Aufgaben ausführen können, ohne sich durch Menüs klicken oder neue Fenster öffnen zu müssen. Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail archivieren möchten, ohne sie zu löschen, drücken Sie einfach "e" auf Ihrer Tastatur. Drücken Sie "c", um eine E-Mail zu verfassen, "#", um sie zu löschen, und "A", wenn Sie eine E-Mail ansehen, um allen zu antworten, die diese E-Mail erhalten haben.

Microsoft Outlook verfügt über nützliche Tastenkombinationen, die das Schreiben und Beantworten von E-Mails vereinfachen: Mit Strg+Umschalt+M können Sie eine neue E-Mail verfassen, mit Strg+Umschalt+A einen neuen Kalendertermin planen, mit Strg+Umschalt+i zum Posteingang wechseln oder mit Strg+Umschalt+R auf alle antworten.