KI in der Beschaffung einsetzen: Automatisierung von Arbeitsabläufen mit künstlicher Intelligenz

Das Beschaffungswesen war schon immer einer der datenintensivsten Bereiche in jedem Unternehmen – und zugleich einer der Bereiche, in denen Technologie am wenigsten zum Einsatz kommt. Das ändert sich gerade rasant. Laut McKinsey könnte KI-gestützte Automatisierung die Effizienz der Beschaffungsprozesse um 25 bis 40 % steigern, und Unternehmen verwalten bereits 50 % mehr Ausgaben pro Mitarbeiter als noch vor fünf Jahren^.1

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie KI bei den verschiedenen Arten von Beschaffungsaktivitäten zum Einsatz kommt und welche konkreten Vorteile Unternehmen bereits daraus ziehen.

Kurz gesagt: KI verbessert das Beschaffungswesen durch automatisierte Ausgabenanalyse, vorausschauende Bedarfsplanung, intelligente Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement und Risikoüberwachung. Untersuchungen von BCG zeigen, dass KI manuelle Beschaffungsaufgaben um bis zu 30 % rationalisieren und die Gesamtkosten um 15–45 % senken kann. 64 % der Führungskräfte im Beschaffungswesen erwarten, dass KI ihre Aufgaben innerhalb von 5 Jahren grundlegend verändern wird (Hackett Group 2025). TextCortex Beschaffungsteams dabei, KI-Workflows auf Basis ihrer eigenen Vertrags-, Lieferanten- und Ausschreibungsdaten aufzubauen.

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung ist eine wichtige Unternehmensfunktion, die den Prozess der Beschaffung, des Erwerbs und der Verwaltung von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen von externen Lieferanten umfasst. Es handelt sich um einen strategischen Ansatz im Lieferkettenmanagement, der über den reinen Einkauf hinausgeht.

Arten von Beschaffungsmaßnahmen

Beschaffungsaktivitäten lassen sich in mehrere Kategorien einteilen, die jeweils unterschiedliche Ziele verfolgen:

Strategische Beschaffung

Bei der strategischen Beschaffung stehen langfristige Planung und der Aufbau von Beziehungen im Mittelpunkt. Dazu gehört, die Beschaffungsaktivitäten auf die allgemeinen Unternehmensziele abzustimmen, potenzielle Lieferanten zu bewerten und Partnerschaften mit wichtigen Anbietern zu pflegen.

Operative Beschaffung

Der operative Einkauf kümmert sich um die täglichen Aufgaben im Einkauf: Bestellungen aufgeben, den Einkaufsprozess steuern, Lieferantenverträge betreuen und sicherstellen, dass die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.

Taktische Beschaffung

Bei der taktischen Beschaffung geht es darum, bei jeder Transaktion den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Dazu gehört, mit Lieferanten günstige Konditionen und Preise auszuhandeln und ständig nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu suchen.

Risikomanagement

Diese Art der Beschaffung zielt darauf ab, das Unternehmen vor Störungen in der Lieferkette zu schützen. Dazu gehört es, Risiken zu erkennen und zu minimieren sowie die Einhaltung gesetzlicher, ethischer und unternehmensinterner Richtlinien während des gesamten Beschaffungsprozesses sicherzustellen.

Nachhaltige Beschaffung

Bei der nachhaltigen Beschaffung geht es um die weiterreichenden Auswirkungen von Einkaufsentscheidungen. Sie stellt sicher, dass Lieferanten ethische Standards einhalten, und räumt umweltfreundlichen Produkten und Praktiken Vorrang ein.

Die Rolle der KI im Beschaffungswesen

Das Beschaffungswesen hat sich von einer rein transaktionalen Funktion zu einem zentralen Motor der Unternehmensstrategie entwickelt. KI macht diesen Wandel messbar und nicht nur zu einem Wunschziel. Hier erfährst du, wie Unternehmen KI heute im Beschaffungswesen einsetzen.

Automatisierte Ausgabenanalyse

KI analysiert riesige Mengen an Beschaffungsdaten im Handumdrehen, kategorisiert Ausgaben, erkennt Muster und zeigt Bereiche auf, in denen Kosten eingespart werden können. Ein Prozess, der früher Wochen dauerte, lässt sich^nun in wenigen Stunden erledigen. Untersuchungen von BCG zeigen, dass KI die Gesamtkosten im Beschaffungswesen um 15 bis 45 % senken kann.²

Predictive Analytics für die Nachfrageprognose

KI-Algorithmen prognostizieren die zukünftige Nachfrage auf der Grundlage von historischen Daten, Markttrends und externen Faktoren und helfen Unternehmen so, ihre Lagerbestände zu optimieren und vor Nachfragespitzen bessere Verhandlungsbedingungen mit Lieferanten auszuhandeln.

Intelligente Lieferantenauswahl

Die KI bewertet Lieferanten anhand mehrerer Kriterien gleichzeitig: Preis, Qualität, Lieferzeit, Risikofaktoren. Außerdem überwacht sie kontinuierlich die Leistung der Lieferanten und liefert Echtzeit-Einblicke für die Entscheidungsfindung, anstatt sich auf vierteljährliche Überprüfungen zu verlassen.

Vertragsmanagement und -analyse

KI prüft Verträge, extrahiert wichtige Informationen, identifiziert Risiken und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher. Durch den Einsatz von KI konnte die Dauer des Vertragslebenszyklus um 39 % verkürzt und die Produktivität um 44 % gesteigert werden. Unternehmen, die KI im Vertragsmanagement einsetzen, berichten von Kosteneinsparungen in Höhe von 31 %.³

Chatbots für die Beschaffung

KI-gesteuerte Chatbots bearbeiten routinemäßige Anfragen im Beschaffungswesen und entlasten so die Mitarbeiter, die sich dadurch strategischeren Aufgaben widmen können. Sie helfen bei Anfragen zum Bestellstatus, bei der Einbindung neuer Lieferanten und bei der grundlegenden Fehlerbehebung – rund um die Uhr und über alle Zeitzonen hinweg.

Risikoüberwachung

KI überwacht kontinuierlich Risikofaktoren entlang der gesamten Lieferkette – von geopolitischen Problemen bis hin zur finanziellen Instabilität von Lieferanten – und ermöglicht so eine proaktive Risikominderung statt einer reaktiven Schadensbegrenzung, nachdem Störungen bereits eingetreten sind.

Nachhaltige Beschaffung

KI erfasst und analysiert Nachhaltigkeitskennzahlen, stellt sicher, dass Beschaffungsentscheidungen mit den Zielen des Unternehmens in Bezug auf ökologische und soziale Verantwortung im Einklang stehen, und unterstützt Teams dabei, die immer strengeren gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Vorteile von AI in der Beschaffung

Das sind die Kennzahlen, die Unternehmen nach der Einführung von KI in ihren Beschaffungsabteilungen messen:

• Mehr Effizienz: KI automatisiert zeitaufwändige Aufgaben wie die Dateneingabe, die Bearbeitung von Bestellungen und die Kommunikation mit Lieferanten, sodass die Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.
• Kosteneinsparungen: Mithilfe von fortschrittlichen Analysen und Vorhersagemodellen lassen sich Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdecken, Preise optimieren und unkontrollierte Ausgaben reduzieren.
• Höhere Genauigkeit: KI minimiert menschliche Fehler bei der Dateneingabe, bei Berechnungen und bei der Analyse und senkt so das Risiko kostspieliger Fehler.
• Echtzeit-Einblicke: KI-gestützte Systeme verarbeiten kontinuierlich riesige Datenmengen und liefern aktuelle Einblicke in Markttrends, Lieferantenleistung und Ausgabeverhalten.
• Besseres Lieferantenmanagement: KI bewertet und stuft Lieferanten anhand verschiedener Kriterien objektiv ein, was die Auswahl und das laufende Beziehungsmanagement verbessert.
• Risikomanagement: KI überwacht kontinuierlich Risikofaktoren in der Lieferkette und macht die Beschaffungsteams auf mögliche Störungen aufmerksam, bevor diese eintreten.
• Verbesserte Compliance: KI-Systeme melden regelwidrige Handlungen automatisch und stellen so sicher, dass Unternehmensrichtlinien, Branchenvorschriften und gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.
• Bessere Prognosen: Durch die Analyse historischer Daten und Markttrends liefert KI genauere Nachfrageprognosen, wodurch Lagerkosten gesenkt und Lieferengpässe vermieden werden.
• Mehr Transparenz: KI-Analysen bieten einen klaren Überblick über den gesamten Beschaffungsprozess, wodurch sich Ineffizienzen leichter erkennen und beheben lassen.
• Nachhaltige Beschaffung: KI erfasst Nachhaltigkeitskennzahlen und erleichtert so umwelt- und sozialverträgliche Beschaffungsentscheidungen in großem Maßstab.

TextCortex Beschaffungsteams

TextCortex eine in der EU ansässige KI-Plattform für Unternehmen, die Beschaffungsteams dabei unterstützt, KI-Workflows auf Basis ihrer eigenen Vertrags-, Lieferanten-, Ausschreibungs- und Ausgabendaten zu erstellen. Die Teams können interne Dokumente in natürlicher Sprache abfragen, die Erstellung von Routinekorrespondenz automatisieren und Lieferantendaten analysieren, ohne ihre bestehenden Systeme umbauen zu müssen.

Automatisierte Beschaffungsabläufe

Mit der „Flows“-Funktion TextCortex können Beschaffungsteams automatisierte Arbeitsabläufe für gängige Aufgaben erstellen: Analyse von Ausschreibungen, Entwurf von Lieferantenmitteilungen, Bewertung und Erstellung von Ausgabenberichten. Templates , was die KI tun soll, und enthalten dynamische Eingabefelder für jede neue Aufgabe.

Sobald du einen Workflow erstellt hast, kann er im gesamten Team wiederverwendet werden. Gehe unter Personalisierung zur Templates Personalisierung klicke auf „Neue Vorlage erstellen“. Fülle die Vorlagenanweisungen aus, lege fest, was die KI tun soll, und richte die dynamischen Eingabefelder ein, die bei jeder neuen Interaktion ausgefüllt werden.

Ergebnisse von Atares, das TextCortex einsetzt, TextCortex den Arbeitsaufwand zu reduzieren:

• Nach der Einführung wurden 20 Stunden Betriebszeit pro Woche eingespart
• Weniger Zeitaufwand für die manuelle Erstellung von Dokumenten, Nachfassaktionen und die Informationsbeschaffung
• Teams, die Zeit für strategische Lieferantenbeziehungen und Kostensenkungsmaßnahmen aufwenden können

TextCortex nach ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert, erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und des EU-KI-Gesetzes und betreut weltweit Kunden aus den Fortune-500- und DAX-40-Unternehmen. Registrieren und erlebe die Zukunft des KI-gestützten Beschaffungswesens.

Häufig gestellte Fragen

Wie wird KI im Beschaffungswesen eingesetzt?

KI wird im Beschaffungswesen für automatisierte Ausgabenanalysen, Bedarfsprognosen, Lieferantenbewertung und -überwachung, Bewertung -management, Ausschreibungsanalysen, Risikoüberwachung sowie die Bearbeitung von Anfragen über Chatbots eingesetzt. Den schnellsten ROI erzielt man in der Regel durch die Automatisierung der Ausgabenklassifizierung und der Vertragsanalyse, da manuelle Prozesse hier sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sind.

Was sind die Vorteile von KI im Beschaffungswesen?

Eine Studie von BCG zeigt, dass KI manuelle Beschaffungsaufgaben um bis zu 30 % rationalisieren und die Gesamtkosten um 15–45 % senken kann. Unternehmen, die KI im Vertragsmanagement einsetzen, berichten von 31 % Kosteneinsparungen und um 39 % kürzeren Vertragszyklen. McKinseys Studie für 2025 prognostiziert, dass KI die Beschaffungsprozesse um 25–40 % effizienter machen könnte. Die Hackett Group hat festgestellt, dass Early Adopters bereits Produktivitätssteigerungen von 25 % oder mehr erzielen.

Was ist eine automatisierte Ausgabenanalyse?

Die automatisierte Ausgabenanalyse nutzt KI, um Daten zu Beschaffungsausgaben zu kategorisieren, Ausgabemuster zu erkennen, Unregelmäßigkeiten zu markieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung bei allen Einkaufsaktivitäten aufzudecken. Was früher wochenlange manuelle Analysen erforderte, lässt sich nun in wenigen Stunden erledigen. Die KI-gestützte Ausgabenklassifizierung verbessert zudem die Datenqualität und sorgt so für zuverlässigere Entscheidungen in den nachfolgenden Prozessen.

Wie verbessert KI das Lieferantenmanagement?

KI bewertet Lieferanten gleichzeitig anhand mehrerer Kriterien (Preis, Qualität, Liefertreue, Risikofaktoren) und überwacht ihre Leistung kontinuierlich statt nur im Rahmen vierteljährlicher Überprüfungen. Sie macht auf finanzielle Instabilität von Lieferanten, geopolitische Risiken und Leistungsverschlechterungen aufmerksam, bevor diese zu Störungen in der Lieferkette führen, sodass die Beschaffungsteams proaktiv handeln können.

Kann KI bei der Einhaltung von Beschaffungsvorschriften helfen?

Ja. KI-Systeme überwachen Beschaffungsaktivitäten in Echtzeit im Hinblick auf Unternehmensrichtlinien, Branchenvorschriften und gesetzliche Anforderungen und kennzeichnen nicht konforme Handlungen automatisch, bevor sie abgeschlossen werden. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die in mehreren Rechtsräumen mit unterschiedlichen regulatorischen Anforderungen tätig sind.

Wie fängt man mit KI im Beschaffungswesen an?

Beginne mit dem Anwendungsfall, der deinem Team den höchsten unmittelbaren ROI bringt: typischerweise Ausgabenanalyse, Bewertung oder die Bearbeitung von Ausschreibungen. Verbinde deine bestehenden Datenquellen (Verträge, Lieferantendaten, historische Ausgabendaten) mit einer KI-Plattform und richte einen gezielten Workflow ein, bevor du die Lösung ausweitest. TextCortex Notion Ein-Klick-Integration mit SharePoint, Google Drive, OneDrive und Notion TextCortex , sodass du loslegen kannst, ohne bestehende Systeme umbauen zu müssen.

¹ McKinsey. „Transforming Procurement Functions for an AI-Driven World.“ 2025. mckinsey.com

² BCG. „GenAI im Einkauf: Vom Hype zur konkreten Kostensenkung.“ April 2025. bcg.com

³ Fynk / Concord. „Statistiken zur KI im Vertragsmanagement“. 2025. concord.app