Die 11 häufigsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsberichten, die es zu vermeiden gilt

Empfinden Sie das Versenden von geschäftlichen E-Mails Angebote als eine Last, die Sie zu Tränen rührt?  

Wenn es Ihnen wie den meisten Geschäftsleuten geht, senden Sie täglich unzählige E-Mails, Angebote, und Berichte, so dass der Gedanke, diese zu schreiben, Sie zurückschrecken lässt.

Allerdings nützt es nichts, den "Papierkram" quantitativ zu bearbeiten, wenn die Qualität schlampig ist.

Wenn Ihre Geschäftskorrespondenz komplex, formell und spießig ist, kann das zu vielen gescheiterten Geschäftsabschlüssen führen.

Das ist genau das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollen , und ein "No Go".

Sie möchten, dass Ihre Geschäftskorrespondenz zu Ergebnissen führt - sei es, um den Absatz zu fördern oder das Vertrauen der Kunden zu stärken. 

Was macht also gutes Geschäftspapier aus und wie können Sie sicherstellen, dass Ihre copy ihre Ziele erreicht?

Heute werden wir Ihnen einige Tipps und Tricks von Top-Marketingexperten vorstellen, die Ihnen helfen können, die häufigsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsunterlagen zu vermeiden.

Wenn Sie diese Vorschläge befolgen, können Sie Ihren Text verbessern, professioneller klingen und mehr erfolgreiche Geschäftsabschlüsse auf den Tisch legen.

Lasst uns eintauchen!🌊

Gutes Schreiben ist effektives Schreiben

Ein effizienter und etablierter Schriftverkehr mit Ihren Lesern ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens.

Um ein Meister des erfolgreichen Geschäftsschreibens zu werden, müssen Sie sich eine Reihe von Zielen setzen, die Sie erreichen wollen:

• Eine Führungskraft davon überzeugen, in Ihre Idee zu investieren
• So steigern Sie den Verkehr auf Ihrer Website
• So steigern Sie Ihren Umsatz
• Inhalte erstellen, die konvertieren
• Jemanden zum Lachen bringen

Wenn Sie sich auf das Ziel konzentrieren, können Sie klar und prägnant schreiben, so dass Ihre Leser genau wissen, was sie nach dem Lesen Ihres Angebots, Ihrer Anzeige oder Ihrer E-Mail tun sollen.

Im Geschäftsleben zählt für Leser, potenzielle Käufer oder Partner nur eines - die Antwort auf die Frage "Was habe ich davon?"

Um diese Ziele zu erreichen, ist es wichtig, häufige Fehler beim Verfassen von Geschäftsberichten zu vermeiden und herauszufinden, wie man Wörter verwendet, die den Leser zu den gewünschten Handlungen bewegen.

11 zu vermeidende Fehler beim Schreiben von Geschäftsunterlagen

Da wir nun wissen, wie wir unser Hauptaugenmerk beim Verfassen von Geschäftsberichten festlegen können, sollten wir prüfen, was dabei zu vermeiden ist.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der 11 häufigsten Fehler beim Verfassen von Geschäftsdokumenten und wie Sie damit umgehen können, um erfolgreichere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

#1 Verwirrende Wörter oder Phrasen

Einer der häufigsten Fehler, den Verfasser von Geschäftsberichten machen, ist die Verwendung verwirrender Wörter und Formulierungen. 

Viele Menschen, die für ihren Lebensunterhalt schreiben, machen sich keine großen Gedanken über ihre Wortwahl, und das kann ihrer Arbeit schaden. 

Wenn Sie zum Beispiel jemanden bitten, an einem Projekt oder einer Kampagne teilzunehmen, verwenden Sie nicht das Wort "bitten", sondern die Verben "bitten" oder "einladen". 

Diese beiden Wörter haben eine positivere Konnotation als "Antrag", der bürokratisch klingen kann.

Vermeiden Sie außerdem übermäßig beschreibende Wörter wie: 

• Teilnehmen ⇒ Beitreten

• Benutzen ⇒ Benutzen

• Bemühen Sie sich ⇒ Versuchen Sie

Lassen Sie uns das an konkreten Beispielen überprüfen:

Hinweis: Um in geschäftlichen Texten effektiv zu sein, ist es wichtig, Wörter und Sätze zu wählen, die die stärksten Bedeutungen haben und die Leser nicht verwirren.

#Nr. 2: Informeller Tonfall oder zu viel Vertrautheit

Geschäftskorrespondenz ist oft formeller als alltägliche E-Mails an Freunde, Familie und Kollegen. 

Das bedeutet nicht, dass Sie keine Abkürzungen oder Slang verwenden dürfen, aber eine geschäftliche E-Mail ist nicht der richtige Ort, um zwanglos oder übermäßig vertraut mit Ihrem Leser zu sein.

Dies ist der zweithäufigste Fehler in geschäftlichen Texten.

Der Ton, den Sie verwenden, sollte formell und korrekt sein , denn Sie wissen nie, wer Ihre E-Mail lesen wird.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an eine Einzelperson schreiben, könnten Sie sie mit "Sehr geehrte Frau Smith" oder "Liebe Frau Smith" ansprechen. 

Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, sprechen Sie es mit "Sehr geehrte Herren" oder "Sehr geehrte Damen und Herren" an.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wen Sie in Ihrer E-Mail ansprechen sollen, recherchieren Sie vor dem Verfassen der E-Mail über das Unternehmen und finden Sie heraus, wer Ihre Zielgruppe ist.

Sehen wir uns den Unterschied zwischen formellem und informellem Schreiben an:

Denken Sie immer daran, dass eine E-Mail etwas anderes ist als ein Telefongespräch oder ein persönliches Treffen. 

Auch wenn Sie die Person, an die Sie schreiben, sehr gut kennen, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie immer noch mit einem Chef oder einem Kunden korrespondieren. 

Beachten Sie dies: Die Nichtbeachtung dieses Faktors kann dazu führen, dass ein falscher Eindruck entsteht und nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. 

#3 Vage Sprache

In geschäftlichen Texten ist es am besten, vage Formulierungen wie "muss", "könnte" und "könnte" zu vermeiden.

Seien Sie stattdessen spezifisch und verwenden Sie Verben, die beschreiben, wie die Leute etwas tun , anstatt Worte, die beschreiben, was sie tun. 

Sagen Sie zum Beispiel statt "Wir müssen Ihre Bestellung stornieren" lieber "Wir mussten Ihre Bestellung stornieren". 

Überprüfen wir das am Beispiel von Walmart:

Hinweis: Weisen Sie Ihre Leser auf den aktuellen Stand der Aktion hin und beseitigen Sie jeden Zweifel ihrerseits.

#4 Passive Stimme

Das Passiv ist ein weiterer häufiger Fehler in Geschäftsberichten, den viele Menschen machen.

Das Passiv ist ineffektiv und lästig.

Es lässt eine Aussage weniger direkt, manchmal sogar weniger verbindlich klingen.

Das Passiv klingt so, als ob das Subjekt eines Satzes eine Handlung nicht ausführt, sondern sie von einer anderen Quelle erhält. 

Zum Beispiel: "Der Artikel wurde von John geschrieben." 

Dieser Satz sollte im Aktiv stehen, denn John hat den Bericht nicht einfach nur geschrieben.

Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie das Passiv verwenden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihren Satz zu überdenken und ihn so umzuformulieren, dass er klar und überzeugend klingt:

    Passiv: Das Manuskript wurde von unseren Redakteuren fristgerecht eingereicht.

    Aktiv: Unsere Redakteure haben das Manuskript fristgerecht eingereicht.

Hinweis: Schreiben Sie Ihre Sätze in der aktiven Stimme, damit sie leichter zu lesen sind und ihre Bedeutung für den Leser klar ist. Die aktive Stimme spricht den Leser an, und Sie können die HemingayApp verwenden, um alle Passivsätze zu erkennen und zu korrigieren.

#5 Zu viele Ausrufezeichen

Verwenden Sie nicht am Ende jedes Satzes Ausrufezeichen, nur um eine Aussage zu machen.

Sie sollten sie nur dann verwenden, wenn Sie eine Idee mit Nachdruck vermitteln oder eine extreme Erregung ausdrücken wollen.

Zum Beispiel: "Das ist eine hervorragende Idee!!!", "Machen wir es!!!"

Verwenden Sie statt Ausrufezeichen lieber Zahlen, interessante Fakten oder Statistiken, um Ihrer Argumentation mehr Glaubwürdigkeit zu verleihen.

Zum Beispiel: 

"Mit unserer Software können Sie Ihre Arbeit um bis zu 65% beschleunigen und den Berechnungsprozess vereinfachen."

Hier ist ein Beispiel dafür, wie man mit Fakten, die sich verkaufen lassen, einen Standpunkt vertreten kann:

Hinweis: Um Ihre Glaubwürdigkeit zu erhöhen und überzeugender zu wirken, sollten Sie Ausrufezeichen vermeiden und Ihre Aussagen mit Fakten belegen.

#6 Fehler in Rechtschreibung und Grammatik

Es ist kaum zu glauben, aber manche Menschen machen beim Schreiben immer noch Rechtschreib- und Grammatikfehler.

Die Lösung ist einfach: Probelesen! 

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler immer vermeiden können:

• Nehmen Sie sich Zeit, um Fehler in Ihrem Text zu finden
• Lassen Sie Ihre E-Mails von einer anderen Person überprüfen, bevor Sie sie verschicken. 
• Lesen Sie Ihren Inhalt laut vor
• Verwenden Sie Korrekturleseprogramme wie Grammarly

Es wäre doch schade, wenn jemand Ihr Angebot ablehnt, nur weil Sie es nicht sorgfältig geprüft haben, bevor Sie es abschicken.

Hinweis: Vergessen Sie beim Versenden von E-Mails nicht, dass Rechtschreibfehler oft mit Phishing in Verbindung gebracht werden.

Übersehen Sie diesen Fehler nicht, nur weil er einfach und dumm zu machen ist.

#7 Unklare Struktur und Fluss der Ideen

Viele Unternehmen machen diesen häufigen Fehler beim Schreiben - sie nehmen sich nicht die Zeit, ihre Botschaft zu planen, bevor sie sie schreiben. 

Sie gehen davon aus, dass, nur weil sie wissen, was sie sagen wollen, der Leser auch verstehen wird, was sie meinen. 

Schauen wir uns dieses Beispiel an: "In diesem Bericht werden wir mehrere Fragen zum vorliegenden Thema erörtern." 

Aus diesem Satz geht nicht klar hervor, um welches Thema es sich handelt.

Ein anderes Beispiel ist: "Unser Team konnte die Aufgabe termingerecht und im Rahmen des Budgets abschließen, aber es gibt noch einige Bedenken hinsichtlich der Ausführung der Aufgaben. In diesem Bericht werden wir diese Bedenken erörtern und Empfehlungen abgeben, wie sie in Zukunft angegangen werden können."

Es ist schwer zu verstehen, wie diese beiden Aussagen zusammenhängen oder ob es irgendwelche Bedenken bezüglich dieser abgeschlossenen Aufgaben gibt.

Ihr Leser muss Ihrer Argumentation folgen können - untermauern Sie sie mit einem sauberen Fluss und einer klaren Botschaft.

Hier sind einige Ideen, wie man das erreichen kann:

• Erstellen Sie eine klare Zusammenfassung der Diskussion mit Aufzählungspunkten
• Schreiben Sie Absätze, die Probleme und mögliche Lösungen enthalten.
• Halten Sie das Konzept prägnant, auf den Punkt gebracht und geradlinig

Hier ist ein Beispiel für eine gute Geschäftskorrespondenz:

Hinweis: Erklären Sie Ihren Lesern Schritt für Schritt, warum Sie einen bestimmten Vorschlag oder eine Empfehlung machen. Auf diese Weise "klingen" Sie professioneller und gewinnen das Vertrauen des Lesers.

#8 Die Sichtweise des Lesers nicht berücksichtigen

Ihre Zielgruppe nicht zu erforschen ist eine "Todsünde".

Sie können keine positiven Fortschritte in Ihrem Unternehmen erwarten, wenn Sie nicht dem natürlichen Prozess der Nachfrage- und Angebotskette folgen.

Eines ist sicher - man kann einer alten Oma, die lebenslang auf Kekse setzt, keine Bohrmaschine verkaufen, oder?

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Publikum analysieren, bevor Sie mit dem Verfassen von Inhalten jeglicher Art beginnen. 

Fragen Sie sich selbst:

• Wer wird meine Inhalte lesen? 
• Was weiß ich über sie? 
• Was sind ihre Bedürfnisse? 
• Was wird sie beeindrucken oder schockieren? 

Beziehen Sie diesen Tipp in Ihr Schreiben ein, um die richtige Zielgruppe für Ihr Unternehmen zu gewinnen. 

Hinweis: Wenn Sie möchten, dass Ihre Inhalte wirksam sind, sollten Sie sich an Ihre Zielgruppe wenden und sicherstellen, dass Sie deren Bedürfnisse erfüllen.

#9 Nicht genügend Informationen

Keine angemessenen Hintergrundinformationen zu liefern, ist einfach nur faul.

Dazu gehören das Weglassen von Fakten, die für das Verständnis des Themas notwendig sind, und das Fehlen von ausreichenden Beweisen für ein Argument, ein Produkt oder einen Vorschlag.

Nehmen wir an, Sie schreiben einen Artikel darüber, warum Studenten zu Hause wohnen sollten, anstatt in einem Studentenwohnheim auf dem Campus zu leben. 

In diesem Fall benötigen Sie Hintergrundinformationen über das College und das Leben im Studentenwohnheim für Ihre Leser. 

Auf diese Weise müssen Sie nicht alles von Grund auf erklären oder - noch schlimmer - Ihre Leser dazu bringen, anderswo nach Antworten zu suchen.

Beginnen Sie stattdessen jeden Absatz mit einem Themensatz, der deutlich macht, worum es in dem Absatz geht. 

Hinweis: Konzentrieren Sie sich in jedem Satz auf einen Gedanken, damit der Leser dem Text leicht folgen kann.

#10 Zu viel Fachsprache

Geschäftskorrespondenz kann manchmal voller branchenspezifischer Schlagworte und Akronyme sein. 

Und obwohl diese Begriffe manchmal unvermeidlich sind und gelegentlich als Abkürzungen hilfreich sein können, deuten sie oft auf ein träges oder unklares Denken hin.

Geschäftskorrespondenz sollte so geradlinig und einfach wie möglich sein.

Verwenden Sie keine Fachsprache, es sei denn, Ihr Publikum versteht sie und weiß sie zu schätzen. 

Im Folgenden werden einige häufig verwendete Wörter der Fachsprache in Geschäftsdokumenten aufgeführt, die generell vermieden werden sollten:

• Be That As It May - Dies bedeutet dasselbe wie "trotzdem".

Beispiel: "Wie dem auch sei, der Preis ist fair."

Gute Leistung: "Trotzdem ist der Preis fair."

• Definitiv - Wenn etwas definitiv passieren wird, ist es nicht nötig, dies zu sagen. 

Verwenden Sie stattdessen "wird".

Beispiel: "Er wird auf jeden Fall auftauchen."

Gute Leistung: "Er wird auftauchen."

• Effektiv - In der Lage, das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Wenn etwas effektiv getan wurde, wurde es offensichtlich auf die gewünschte Weise getan. 

Beispiel: "Die Maschine wurde effektiv demontiert."

Gute Leistung: "Die Maschine wurde demontiert."

Hinweis: Ihr Inhalt soll klar und informativ sein, aber Sie wollen Ihr Publikum nicht mit übermäßigen Informationen und verwirrenden Akronymen überfordern.

#11 Schlechte Organisation

Ganz gleich, ob Sie einen Artikel, ein Angebot, eine Anzeige oder eine E-Mail schreiben - Konsistenz und gute Organisation sind wichtig.

Wenn Sie Ihren Text schlecht organisieren, laufen Sie Gefahr, die Aufmerksamkeit des Lesers zu verlieren. 

Verwenden Sie Übergänge zwischen Ideen, um einen logischen Fluss von einem Punkt zum nächsten herzustellen. 

Beispiele für Übergänge: "Zum Beispiel", "Außerdem", "Andererseits", "Zugleich".

Zu einer guten Gliederung gehört auch, dass man die Informationen vom Wichtigsten zum Unwichtigsten oder vom Unumstrittensten zum Umstrittensten usw. ordnet. 

Hinweis: Entscheiden Sie, welche Informationen in Ihrem Geschäftspapier wichtig, wünschenswert und unnötig sind - und organisieren Sie Ihr Geschäftspapier entsprechend.

Verwenden Sie AI , um Fehler zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen.

Ob Sie nun ein Angebot, eine E-Mail oder eine Pressemitteilung verfassen - es gibt viele Dinge zu beachten, wenn Sie die häufigsten Fehler im Geschäftsleben vermeiden wollen. 

Wir hoffen, dass Sie mit diesen Tipps Ihr Schreiben effektiver und ansprechender gestalten können, um Ihre geschäftlichen Erfolge zu steigern.

Denken Sie daran, dass es wichtig ist, zu wissen, was Sie mit Ihrem Text erreichen wollen.

Andernfalls werden Ihre Worte flach bleiben - und damit auch Ihr Erfolg.

In diesem Sinne kann das Schreiben von Geschäftsberichten aufgrund der vielen Variablen, die dabei eine Rolle spielen, ein schwieriges Thema sein - aber das muss nicht so sein.

Wenn Sie Fehler beim Schreiben dauerhaft vermeiden und Ihre Effizienz steigern wollen, indem Sie mehr verschiedene Arten von Inhalten in 70 % weniger Zeit erstellen, können die Schreibwerkzeuge von AI Ihr perfekter Verbündeter sein. 

Diese Tools sollen die Qualität der Inhalte verbessern, so dass Sie weniger Zeit für das Korrekturlesen aufwenden müssen und mehr Zeit für andere Aufgaben haben, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. 

Einige dieser Tools, wie z. B.TextCortex, verwenden einen modulbasierten Lernprozess, der innerhalb weniger Sekunden eine menschenähnliche und qualitativ hochwertige Ausgabe liefern kann.

Nachdem Sie die Chrome extensionheruntergeladen haben, brauchen Sie nur noch eine Idee mit 5 Wörtern zu formulieren, sie zu markieren und auf die Schaltfläche "Langform post" zu klicken.

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