A maioria dos funcionários de empresas já usou uma intranet. Mas são muito poucos os que diriam que a sua intranet funciona realmente bem. A promessa é um único local onde encontrar informações da empresa, políticas e atualizações da equipa. A realidade é, normalmente, um site do SharePoint que ninguém mantém e uma função de pesquisa que apresenta 400 resultados para «política de férias».

Este artigo explica o que são intranets, por que são importantes e como a IA está a transformar o que uma intranet eficiente pode fazer.

Resumo: Uma intranet é uma rede interna privada que liga os colaboradores às informações e ferramentas da empresa, bem como uns aos outros. As intranets tradicionais sofrem de dificuldade de localização e de conteúdos desatualizados. As intranets com tecnologia de IA permitem pesquisar o conhecimento da empresa através de linguagem natural, apresentam as informações certas de forma proativa e integram-se com as tuas ferramentas existentes. TextCortex as empresas TextCortex transformar a sua documentação existente numa camada de conhecimento com IA pesquisável, sem terem de reconstruir a sua intranet.

O que é uma Intranet?

Uma intranet é uma rede interna privada utilizada pelas organizações para partilhar informações, ferramentas e recursos exclusivamente com os funcionários. O acesso é normalmente restrito a utilizadores verificados dentro da organização.

As intranets modernas são plataformas baseadas na Web, alojadas em servidores da empresa ou em infraestruturas na nuvem. Funcionam como um ponto central onde os funcionários acedem a notícias da empresa, documentação de RH, ferramentas de projeto, bases de conhecimento e comunicações internas. Uma intranet também pode ser usada para manter as diferentes equipas de uma organização conectadas através de espaços de trabalho partilhados e funcionalidades colaborativas.

Tipos de intranets

As intranets assumem várias formas, dependendo do tamanho e das necessidades da organização:

  • Intranets tradicionais: repositórios de documentos estáticos e portais de notícias da empresa, normalmente criados em plataformas como o SharePoint
  • Intranets sociais: adiciona funcionalidades de colaboração, como feeds de equipas, perfis de colaboradores e mensagens em tempo real (Slack, Teams)
  • Intranets com inteligência artificial: integra pesquisa em linguagem natural, resumo inteligente e apresentação proativa de conhecimento ao conteúdo já existente

Intranet vs. Extranet

Uma intranet só é acessível aos funcionários internos. Uma extranet permite o acesso seletivo a entidades externas, como parceiros, fornecedores ou clientes. Ambas são redes privadas, mas uma extranet possui uma camada externa controlada para casos de utilização específicos.

Por que é que as intranets falham frequentemente

A maioria das falhas nas intranets resume-se a três problemas. O conteúdo fica desatualizado porque ninguém se responsabiliza pelo processo de atualização. A pesquisa é baseada em palavras-chave e apresenta demasiados resultados irrelevantes. E os funcionários acabam por deixar de confiar no que encontram lá, pelo que preferem perguntar a um colega, o que contraria totalmente o objetivo.

O resultado: uma intranet bem financiada que os funcionários acabam por ignorar, porque perguntar num canal do Slack é mais rápido do que pesquisar na intranet.

Como a IA melhora as intranets empresariais

A IA transforma as intranets de repositórios passivos de documentos em sistemas de conhecimento ativos. Eis como isso se traduz na prática.

Pesquisa em linguagem natural

Em vez da pesquisa por palavras-chave, que exige que saibas exatamente o que estás à procura, a IA permite que os funcionários façam perguntas em linguagem simples. «Qual é a nossa política de reembolso para contratos empresariais?» apresenta uma resposta sintetizada a partir dos documentos relevantes, em vez de uma lista de 12 PDFs.

Divulgação proativa de conhecimento

A IA monitoriza o que os funcionários estão a fazer e apresenta documentos, atualizações ou conhecimentos da equipa relevantes de forma proativa, sem que seja necessário fazer uma pesquisa. Os novos contratados recebem material de integração contextualizado. Os representantes de vendas recebem estudos de caso relevantes antes de uma chamada de descoberta.

Manutenção automatizada de conteúdos

A IA monitoriza a data de criação dos documentos e os padrões de utilização, sinalizando conteúdos desatualizados para revisão ou atualizando automaticamente as secções quando os sistemas de origem sofrem alterações. Isto resolve o problema da responsabilidade pela informação que acaba por prejudicar a maioria das intranets tradicionais.

TextCortex uma camada de intranet baseada em IA

TextCortex uma plataforma de IA empresarial sediada na UE que se integra ao conteúdo da tua intranet existente e permite pesquisá-lo através de linguagem natural. Não precisas de reconstruir o teu SharePoint nem de migrar os teus documentos. TextCortex às tuas fontes existentes e transforma-as numa base de conhecimento pesquisável e sintetizável.

Resultados da MAHLE, um fornecedor automóvel global e empresa do DAX, que implementou TextCortex uma camada de IA no seu ambiente SharePoint:

  • 65% de adoção da IA no primeiro mês após a implementação
  • Mais de 5 horas por semana poupadas por funcionário graças a uma pesquisa mais rápida de informações
  • Agentes implementados diretamente no SharePoint, permitindo consultar instantaneamente a documentação existente através de linguagem natural

TextCortex certificação ISO 27001 e SOC 2, está em total conformidade com o RGPD e com a Lei da IA da UE e presta serviços a clientes da Fortune 500 e do DAX 40 em todo o mundo.

Perguntas frequentes

O que é uma intranet?

Uma intranet é uma rede interna privada que as organizações utilizam para partilhar informações, ferramentas e recursos exclusivamente com os funcionários. O acesso requer autenticação. As intranets modernas são baseadas na Web e funcionam como um centro nevrálgico para notícias da empresa, documentação de RH, ferramentas de projeto e comunicações internas.

Qual é a diferença entre uma intranet e a Internet?

A Internet é acessível ao público. Uma intranet é privada, restrita aos funcionários verificados de uma organização. A intranet usa as mesmas tecnologias web (navegadores, HTTP), mas está protegida por sistemas de autenticação e controlos de acesso que impedem o acesso externo.

Por que é que a maioria das intranets não consegue gerar valor?

Os três principais problemas são: conteúdo desatualizado (ninguém se responsabiliza pela atualização), pesquisa ineficaz (pesquisa por palavras-chave que apresenta demasiados resultados irrelevantes) e perda de confiança (os funcionários deixam de usar o sistema depois de se depararem com informações desatualizadas). A IA resolve estes três problemas ao permitir consultas em linguagem natural, manutenção proativa do conteúdo e resumo inteligente.

O que é uma intranet com tecnologia de IA?

Uma intranet com tecnologia de IA adiciona pesquisa em linguagem natural, resumo inteligente de documentos e apresentação proativa de conhecimento ao conteúdo já existente na intranet. Os funcionários podem fazer perguntas em linguagem simples e obter respostas sintetizadas, em vez de resultados de pesquisa por palavras-chave. TextCortex como uma camada de IA sobre o SharePoint, o Google Drive ou Notion necessidade de migração.

Como é que a IA melhora a pesquisa na intranet?

A pesquisa tradicional na intranet exige que se conheçam as palavras-chave certas e que se analise uma lista de resultados. A pesquisa com IA compreende a intenção, sintetiza respostas de vários documentos ao mesmo tempo e apresenta uma resposta direta, em vez de uma lista de links. Os funcionários da MAHLE passaram a poder pesquisar conteúdos do SharePoint usando linguagem natural depois de implementarem TextCortex .

A intranet ainda é relevante para as empresas hoje em dia?

Sim, mas o formato evoluiu. Provavelmente, não vale a pena manter um portal de documentos estático. Uma camada de conhecimento alimentada por IA, que torna o conhecimento da tua empresa pesquisável em tempo real, é um dos investimentos com maior retorno sobre o investimento que uma empresa pode fazer na produtividade dos seus colaboradores. A MAHLE alcançou uma taxa de adoção de 65% logo no primeiro mês e uma poupança de mais de 5 horas por semana por colaborador.