Principais aplicações de gestão de correio electrónico para organizar a sua caixa de correio

Está a lutar para manter a sua caixa de entrada organizada? Não está sozinho.

Com a quantidade de e-mails que recebemos todos os dias, pode ser difícil ficar por cima das coisas e manter as nossas caixas de correio geríveis.

Mas felizmente, há uma variedade de dicas e aplicações de gestão de e-mails disponíveis hoje em dia que o podem ajudar a organizar a sua caixa de entrada e tornar a gestão de e-mails mais fácil do que nunca. 

Como posso gerir tantos e-mails?

A gestão de e-mails pode ser uma tarefa assustadora - especialmente se receber centenas de mensagens todos os dias e tiver tantas para escrever. É fácil ficar sobrecarregado e perder o controlo sobre a sua caixa de entrada.

Mas com as estratégias certas, pode assumir o controlo dos seus e-mails e mantê-los organizados e manejáveis! 

Classificar rapidamente o correio não solicitado

Livre-se de spam o mais depressa possível, configurando filtros ou utilizando uma ferramenta de bloqueio de spam como o SpamSieve ou MailWasher para apagar automaticamente quaisquer mensagens com aspecto suspeito antes mesmo de chegarem à sua caixa de entrada.

Compreenda a sua abordagem 

Escrever um e-mail não é tão simples como escrever os seus pensamentos e clicar em "Enviar".

É preciso ter em mente uma série de factores tais como o tom, conteúdo, comprimento e estrutura do seu e-mail. É importante ter estes factores em mente ao escrever e-mails.

O primeiro passo é determinar o objectivo da sua mensagem: pergunte-se porque está a enviar este e-mail e que informações precisa do destinatário. Uma vez estabelecido o objectivo, será mais fácil para si decidir que tipo de conteúdo deve ser incluído no seu correio electrónico. 

Quando se trata de tonificar, certifique-se de que se adapta à situação - se for um pedido formal, então use linguagem educada mas se for para algo mais casual, então sinta-se à vontade para usar um tom mais leve. Tenha em mente que, embora algumas pessoas possam preferir uma linguagem informal, erra sempre do lado da cautela, de modo a não ofender ninguém ou a não ser considerado pouco profissional. 

Se descobrir a sua abordagem global de acordo com o tipo de e-mail que tem de enviar, escrevê-los tornar-se-á muito mais fácil e mais rápido!

O e-mail pode ser uma chamada?

Se a sua caixa de entrada se sentir por vezes demasiado sobrecarregada, pergunte-se se o e-mail que está prestes a escrever e enviar pode, em vez disso, tornar-se uma chamada.

Pense nisso - quantas vezes entra numa conversa via e-mail que poderia ter sido resolvida numa questão de minutos se tivesse simplesmente atendido o telefone? Ou quantas vezes esperou horas ou por vezes até dias para alguém responder à sua mensagem quando uma chamada rápida poderia ter resolvido o problema de imediato?

Dicas para manter a sua caixa de entrada organizada

Organizar a sua caixa de entrada pode ser uma tarefa assustadora, mas não tem de ser. Temos algumas dicas para o ajudar a manter a sua caixa de entrada organizada e sob controlo! 

A regra "tocar uma vez

Na Eficiência Asiática, utilizam algo chamado regra do "toque uma vez", que basicamente significa tomar uma decisão assim que se abre um e-mail, mesmo que tudo o que se faça é armazená-lo em algum lugar para o acompanhar mais tarde no tempo.

Só se verifica o e-mail em horários definidos e, quando o abre, não é suposto resolver qualquer problema que possa encontrar imediatamente. É suposto apenas mover elementos para fora da sua caixa de entrada e para onde quer que estejam, para que a sua caixa de entrada seja mais limpa e organizada.

Parar dependendo das notificações

Não é benéfico ir verificar os seus e-mails esporadicamente sob o impulso de uma ideia ou de uma notificação imediata.

Se o fizer, basicamente limita a sua autoridade em relação ao seu próprio fluxo de trabalho, uma vez que qualquer pessoa que tenha o seu endereço de e-mail pode controlá-lo em seu lugar. Devido a isto, é aconselhável que verifique o seu correio electrónico apenas periodicamente, a intervalos infrequentes.

Limpeza profunda regularmente

Se quiser uma caixa de entrada sem confusões, pratique regularmente, dia após dia, a estratégia de limpeza profunda.

O primeiro passo é cancelar a subscrição de quaisquer e-mails que já não sejam relevantes ou úteis para si. Não se esqueça das mensagens de correio electrónico de subscrição que continuam a chegar! 

O segundo passo consiste em criar pastas para diferentes tipos de e-mails. Isto irá ajudar a encontrar rapidamente mensagens específicas sem ter de procurar em toda a confusão da sua caixa de correio electrónico.

Finalmente, demore algum tempo todos os dias (ou pelo menos uma vez por semana) a apagar quaisquer mensagens de correio electrónico desnecessárias ou anexos que possam estar a entupir o espaço da sua caixa de correio.

As melhores aplicações para organizar a sua caixa de entrada

Se as nossas dicas não forem suficientes e estiver à procura de algumas soluções práticas, também reunimos algumas aplicações úteis para apoiar a organização da sua caixa de entrada!

TextCortex

Já pensou em contar com uma ferramenta AI para organizar a sua caixa de correio?

AI ferramentas como TextCortex utilizam algoritmos e técnicas de aprendizagem de máquinas para personalizar o conteúdo do correio electrónico, fornecendo respostas automatizadas adaptadas ao destinatário.

Precisa de algum e-mail templates que possa escolher instantaneamente para manter os seus rascunhos prontos para serem agendados? Peça ao ZenoChat que os produza para si!

Newton Email

Newton Mail é uma aplicação de correio electrónico que ajuda a simplificar e agilizar a sua caixa de entrada. Oferece uma gama de funcionalidades que facilitam a gestão de grandes volumes de correio electrónico, incluindo filtros inteligentes, notificações personalizáveis, soneca e opções de acompanhamento.

Polymail

O Polymail é outra grande opção se precisar de algo mais avançado do que apenas características básicas de organização como etiquetas ou pastas, a fim de gerir eficazmente o seu correio através de múltiplas contas ao mesmo tempo.

Centelha

Spark é uma aplicação popular para utilizadores de iOS e Mac que oferece ferramentas poderosas para organizar e-mails em diferentes categorias como boletins informativos, notificações e mensagens pessoais com os seus colegas.