Cansado de ter de criar novos emails a partir do zero cada vez que precisa de um para coisas como planeamento de eventos?
São necessárias diferentes estratégias de correio electrónico para diferentes campanhas para cada oportunidade de negócio.
No entanto, pode ser uma perda de tempo e de motivação compor estes e-mails à mão.
Como deve estar ciente, um dos factores mais importantes para convencer potenciais participantes a inscreverem-se num evento deste tipo é o nível de personalização incluído nos e-mails de convite que lhes são enviados.
De acordo com as estatísticas, cerca de 78% dos marqueteiros já utilizam o correio electrónico para comunicação personalizada.
Hoje vamos guiá-lo através das formas certas de incluir e-mails de planeamento de eventos na sua estratégia empresarial, e o que incluir ao elaborá-los.
Além disso, receberá os 5 primeiros contactos de planeamento de eventos por correio electrónico templates para utilizar nas suas futuras campanhas por correio electrónico.
Vamos começar!
O que é o Email Outreach de Planeamento de Eventos?
A divulgação por e-mail é uma estratégia utilizada no planeamento de eventos para atingir potenciais clientes, parceiros, ou outros interessados para promover um próximo evento.
Pode utilizar este tipo de divulgação de e-mail para aumentar a consciencialização do evento, gerar interesse em participar, e construir relações com potenciais participantes ou patrocinadores.
Além disso, os e-mails de planeamento de eventos são uma excelente forma de coordenar a logística e confirmar detalhes com os envolvidos no evento.
Escrever tais e-mails inclui geralmente detalhes como a data, hora, local e outras informações pertinentes relacionadas com o evento.
Podem também conter pedidos de orçamentos, estimativas, e muito mais.
Quando estamos a enviar e-mails de planeamento de eventos?
Ao enviar e-mails de planeamento de eventos, deve dar tempo aos vendedores e aos locais para se prepararem para o evento e dar tempo suficiente aos participantes para responderem.
Por isso, seria melhor se pretendesse enviar os seus e-mails de planeamento de eventos com pelo menos um mês de antecedência.
Quais são os benefícios do planeamento de eventos por e-mail?
O planeamento de eventos por e-mail oferece vários benefícios, incluindo
🎯Increased eficiência - Permite chegar rápida e facilmente a múltiplos vendedores e locais para encontrar as melhores tarifas e serviços.
🎯Cost poupança - Permite-lhe comparar cotações e encontrar o melhor negócio ao chegar a múltiplos vendedores.
🎯Improved organização - Ajude-o a manter-se organizado e a manter-se a par de todos os detalhes relacionados com o evento.
🎯Improved comunicação - Assegurar que todos os envolvidos no evento estão na mesma página e conscientes de quaisquer alterações ou actualizações.
E antes de saltarmos para a nossa lista dos 5 maiores eventos de planeamento templates , vamos primeiro verificar o que incluir ao escrevê-los.
Lista de verificação de e-mail de planeamento de eventos [+ Exemplos]
Os padrões padrão aplicam-se à maioria dos e-mails. Isto significa criar linhas de assunto que despertem a atenção, escrever corpos de correio electrónico envolventes, e incluir um claro apelo à acção.
Nesta secção, falaremos sobre os detalhes mais refinados que deverá incorporar para os seus e-mails de planeamento de eventos, os quais variarão dependendo da sua relação com o destinatário do e-mail.
Nota: Além disso, cada secção inclui uma amostra da estrutura de dados apropriada para o ajudar a criar rápida e facilmente a sua própria templates.
Vamos começar!
1. O Objectivo do Evento e as suas Expectativas Outcome✔️
Ao planear um evento via correio electrónico, é crucial delinear os seus objectivos e resultados. Isto assegurará que todos os participantes estejam na mesma página e a trabalhar para um objectivo comum.
Além disso, o factor mais crítico para determinar se os seus destinatários estão ou não interessados em participar no evento é a transparência da informação fornecida, tal como o objectivo do evento.
2. A Data, Hora e Localização do Event✔️
A inclusão de informações pertinentes no convite por e-mail, tais como o local, data e hora do evento, é o segundo aspecto mais crucial dos e-mails de planeamento de eventos.
3. Uma Agenda Detalhada de Actividades e Speakers✔️
Ao planear um evento, é essencial incluir uma agenda detalhada de actividades e oradores num e-mail a todos os envolvidos.
O calendário estabelece as pessoas que estarão presentes, os tópicos que serão abordados, e os horários em que vários eventos irão ocorrer.
Isto permite que todos possam planear em conformidade e assegurar que o evento decorra sem problemas.
Além disso, ajuda a promover um sentido de organização e encoraja a participação activa de todos.
4. A List of Necessary Supplies e Equipment✔️
Um e-mail de planeamento beneficiaria da inclusão de uma lista de materiais e equipamentos necessários por várias razões.
Pode ajudar a garantir que nada é esquecido e que tudo é contabilizado.
Também pode ajudar a racionalizar o processo de planeamento de eventos porque todos os itens necessários podem ser identificados e encomendados com antecedência.
Do mesmo modo, assegurando que apenas os artigos essenciais são comprados ou alugados, ter uma lista de fornecimentos e equipamento pode ajudar a controlar os custos.
5. O Orçamento para o Evento e Detalhes sobre como será Funded✔️
Pode garantir que todos os envolvidos compreendem claramente os custos associados ao evento e de onde vem o dinheiro, incluindo informações sobre a forma como o evento será financiado.
A inclusão dessas informações nas suas mensagens de correio electrónico pode também ajudar a evitar quaisquer mal-entendidos ou disputas no final da linha.
6. A Timeline of Tasks e Deadlines✔️
É útil incluir uma linha temporal de tarefas e prazos num e-mail para planear um evento, de modo a que as pessoas possam tratar das coisas com antecedência.
Oferece um quadro em que todos podem trabalhar e mantém as pessoas no bom caminho.
Também pode ser utilizado para lembrar as pessoas das suas obrigações e delegar tarefas.
Além disso, ter um cronograma de tarefas e prazos permite a todos ver a progressão do processo de planeamento do evento.
7. Informações de contacto para quaisquer fornecedores ou parceiros envolvidos com o Event✔️
Incluindo informações de contacto para quaisquer vendedores ou parceiros envolvidos em e-mails de planeamento de eventos, para que todos saibam quem contactar com quaisquer questões ou preocupações.
Essa informação também ajuda a agilizar a comunicação de modo a que todas as partes recebam actualizações que possam ocorrer durante o processo de planeamento.
Do mesmo modo, a inclusão de informações de contacto assegura que todas as partes envolvidas tenham as informações necessárias e que quaisquer questões que surjam sejam tratadas de forma rápida e eficiente.
8. Um Convite para o Evento com uma Chamada a Tele-Action✔️
O objectivo do convite e da chamada para acção em e-mails de planeamento de eventos é conseguir que as pessoas se inscrevam no evento.
Uma "chamada para acção" é um pedido directo ao leitor para realizar algum tipo de acção, tal como visitar um link, inscrever-se para alguma coisa, ou comprar alguma coisa.
Ao incluir uma chamada para acção nos seus e-mails, pode aumentar a probabilidade de que as pessoas tomem a acção desejada.
Além disso, pode ajudar a conduzir mais tráfego para o seu website, o que pode levar a um aumento das vendas e receitas.
9. Um inquérito de seguimento ou questionário para medir o sucesso do Event✔️
A inclusão de um inquérito ou questionário de acompanhamento fornece o feedback dos participantes sobre como decorreu o evento e o que poderia ser melhorado para futuros eventos.
O inquérito ou questionário deve cobrir tópicos como a satisfação geral com o evento, como os objectivos do evento foram alcançados, e quais os aspectos que precisam de ser melhorados.
Este feedback pode então ser utilizado para planear eventos futuros de forma mais eficaz.
Além disso, os resultados do inquérito podem ser utilizados para fornecer provas do sucesso do evento aos patrocinadores, financiadores e outras partes interessadas.
5 Top Event Planning Email Outreach Templates A utilizar em 2023
1. Promover o seu modelo de e-mail de nota-chave
Se vai utilizar o e-mail para promover a sua tónica, certifique-se de dar ao seu público uma razão clara e convincente para comparecer.
Fornecer detalhes sobre o evento, tais como quem vai falar e quem vai patrocinar, bem como um link para a página de inscrição.
Certifique-se também de incluir a chamada para acção na descrição do seu evento e encoraje os leitores a tomarem medidas e a inscreverem-se.
2. Modelo de Email de Anúncio da Conferência
Os emails de anúncio da conferência são uma óptima forma de informar as pessoas sobre os próximos eventos.
Pode utilizar este modelo para enviar convites, lembretes, e actualizações aos potenciais participantes.
3. Modelo de Email do Webinar
Pode utilizar um modelo de webinar para promover um próximo webinar aos potenciais participantes.
Fornecer mais informações sobre o webinar, partilhar a agenda do webinar, e encorajar as pessoas a inscreverem-se no webinar.
Também pode utilizar um modelo de webinar para agradecer aos participantes, fornecer informações de acompanhamento e oferecer descontos especiais ou bónus.
4. Modelo Exclusivo de convite por e-mail
Os e-mails exclusivos de convite são uma excelente forma de visar um grupo específico de pessoas que provavelmente estarão interessadas no que está a oferecer.
Além disso, podem ajudá-lo a criar um sentido de urgência e exclusividade em torno de um evento ou lançamento de um produto.
.png)
Em comparação com uma campanha de e-mail mais geral, os e-mails de convite exclusivos podem ajudar a aumentar as taxas de compromisso e conversão.
5. Modelo de convite para evento por e-mail
E-mails utilizados para convites para eventos que pode utilizar para convidar os destinatários para qualquer tipo de evento, incluindo um casamento, conferência de negócios, apresentação de prémios, ou festa de aniversário.
Estes e-mails contêm normalmente informações sobre o evento, incluindo a data, hora, local, e quaisquer outros detalhes pertinentes.
Além disso, certifique-se de incluir uma chamada para acção e peça ao destinatário para RSVP ou um link para um formulário RSVP online.
Bónus: Escrever novos e-mails de planeamento de eventos sem Templates
Templates são uma óptima forma de ter à mão uma versão pronta a enviar de e-mails de planeamento de eventos.
Mas que tal gerar automaticamente um e-mail de planeamento de eventos templates a partir de uma lista de informações relevantes?
TextCortex O suplemento de reescrita oferece tal funcionalidade.
Tudo o que precisa de fazer é escrever os seus takeaways primários sob a forma de balas, realçá-los, e escolher a funcionalidade 'Bullet to email' no menu.
Dentro de segundos receberá o seu rascunho de e-mail pronto a enviar, que poderá ajustar ainda mais, combinando outras características convenientes tais como reescrita, tom, preenchimento automático, expansão, e muito mais.
Ao utilizar o TextCortex Chrome extension também pode:
✅ Reduza o seu tempo de escrita em 70%.
✅ Alavancagem AI escrita, reescrita e edição em mais de 30 plataformas em linha.
✅ Produzir qualquer tipo de conteúdo com 60+ disponível templates sem deixar a sua caixa de texto.
✅ Obtenha feedback instantâneo sobre a legibilidade do seu conteúdo.
Tentado a tentar?
Obtenha o seu TextCortex add-on para descobrir uma vasta gama de características de criação de conteúdos que lhe permitirão produzir consistentemente conteúdos de alta qualidade.
.webp)
