De beste apps voor e-mailbeheer om uw mailbox te organiseren

Hebt u moeite om uw inbox georganiseerd te houden? U bent niet de enige.

Met de hoeveelheid e-mails die we elke dag ontvangen, kan het moeilijk zijn om er bovenop te blijven zitten en onze mailbox beheersbaar te houden.

Maar gelukkig zijn er tegenwoordig verschillende tips en apps voor e-mailbeheer beschikbaar die u kunnen helpen uw inbox te organiseren en het beheren van e-mails eenvoudiger dan ooit tevoren te maken. 

Hoe beheer ik zoveel e-mails?

E-mails beheren kan een ontmoedigende taak zijn - vooral als u elke dag honderden berichten ontvangt en er net zoveel te schrijven zijn. Het is gemakkelijk om overweldigd te raken en de controle over uw inbox te verliezen.

Maar met de juiste strategieën kunt u de controle over uw e-mails nemen en ze georganiseerd en beheersbaar houden! 

Snel junkmail sorteren

Ontdoe u zo snel mogelijk van spam door filters in te stellen of een programma voor het blokkeren van spam te gebruiken, zoals SpamSieve of MailWasher, om verdacht uitziende berichten automatisch te verwijderen nog voor ze uw inbox bereiken.

Uw aanpak begrijpen 

Een e-mail schrijven is niet zo eenvoudig als uw gedachten uittypen en op "Verzenden" drukken.

U moet rekening houden met een aantal factoren zoals de toon, de inhoud, de lengte en de structuur van uw e-mail. Het is belangrijk deze factoren in gedachten te houden wanneer u e-mails schrijft.

De eerste stap is het bepalen van het doel van uw bericht: vraag uzelf af waarom u deze e-mail verstuurt en welke informatie u van de ontvanger nodig hebt. Zodra u het doel hebt vastgesteld, kunt u gemakkelijker beslissen wat voor soort inhoud in uw e-mail moet worden opgenomen. 

Zorg ervoor dat de toon past bij de situatie - als het om een formeel verzoek gaat, gebruik dan beleefde taal, maar als het om iets informelers gaat, gebruik dan gerust een lichtere toon. Ook al geven sommige mensen de voorkeur aan informeel taalgebruik, wees altijd voorzichtig om niemand te beledigen of onprofessioneel over te komen. 

Als u uw algemene aanpak afstemt op het type e-mail dat u moet versturen, wordt het schrijven ervan veel gemakkelijker en sneller!

Kan de e-mail een oproep zijn?

Als uw inbox soms te overweldigend aanvoelt, vraag uzelf dan af of de e-mail die u gaat schrijven en versturen in plaats daarvan een gesprek kan worden.

Hoe vaak komt het voor dat u via e-mail een gesprek krijgt dat binnen enkele minuten opgelost had kunnen worden als u gewoon de telefoon had gepakt? Of hoe vaak heeft u uren of soms zelfs dagen gewacht tot iemand op uw bericht reageerde, terwijl een snel telefoontje het probleem meteen had kunnen oplossen?

Tips om uw inbox georganiseerd te houden

Het organiseren van je inbox kan een ontmoedigende taak zijn, maar dat hoeft niet. Wij hebben enkele tips om u te helpen uw inbox georganiseerd en onder controle te houden! 

De regel "één keer aanraken

Bij Asian Efficiency gebruiken ze de zogenaamde "touch once"-regel, wat in feite betekent dat je een beslissing neemt zodra je een e-mail opent, zelfs als je die alleen maar ergens opslaat om er later op terug te komen.

Je controleert je e-mail alleen op bepaalde tijden en als je hem opent, moet je geen enkel probleem dat je tegenkomt onmiddellijk oplossen. Het is de bedoeling dat u elementen uit uw inbox verplaatst naar waar ze moeten zijn, zodat uw inbox schoner en overzichtelijker wordt.

Niet langer afhankelijk zijn van meldingen

Het is niet goed om sporadisch uw e-mails te gaan controleren op basis van een idee of een melding.

Als u dit doet, beperkt u in feite uw zeggenschap over uw eigen workflow, omdat iedereen die uw e-mailadres heeft de controle krijgt. Daarom is het raadzaam uw e-mail slechts periodiek en met onregelmatige tussenpozen te controleren.

Regelmatig diep reinigen

Als je een rommelvrije inbox wilt, oefen dan de deep clean strategie regelmatig, dag na dag.

De eerste stap is het uitschrijven van e-mails die niet langer relevant of nuttig voor u zijn. Vergeet niet die vervelende aanmeldingsmails die maar blijven komen! 

De tweede stap is het aanmaken van mappen voor verschillende soorten e-mails. Dit maakt het gemakkelijker voor u om snel specifieke berichten te vinden zonder door alle rommel in uw inbox te hoeven zoeken.

Neem ten slotte elke dag (of ten minste eenmaal per week) de tijd om alle onnodige e-mails of bijlagen te verwijderen die uw mailbox kunnen verstoppen.

Beste apps om uw inbox te organiseren

Als onze tips niet genoeg zijn en je op zoek bent naar wat praktische oplossingen, hebben we ook een flink aantal handige apps verzameld om de organisatie van je inbox te ondersteunen!

TextCortex

Ooit gedacht aan een AI tool om uw mailbox te organiseren?

AI tools zoals TextCortex gebruiken algoritmen en machine learning-technieken om e-mailinhoud te personaliseren door geautomatiseerde antwoorden te geven die zijn afgestemd op de ontvanger.

Heeft u een aantal e-mail templates nodig waaruit u direct kunt kiezen om uw concepten klaar te houden voor planning? Vraag ZenoChat om ze voor u te produceren!

Newton Email

Newton Mail is een e-mailtoepassing die uw inbox helpt vereenvoudigen en stroomlijnen. Het biedt een reeks functies waarmee u gemakkelijk grote hoeveelheden e-mails kunt beheren, waaronder slimme filters, aanpasbare meldingen, sluimer- en follow-up-opties.

Polymail

Polymail is een andere geweldige optie als u iets geavanceerders nodig hebt dan alleen basisfuncties zoals labels of mappen om uw e-mail effectief te beheren over meerdere accounts tegelijk.

Vonk

Spark is een populaire e-mail app voor iOS en Mac gebruikers die krachtige tools biedt voor het organiseren van e-mails in verschillende categorieën zoals nieuwsbrieven, meldingen en persoonlijke berichten met je collega's.