Beste e-mailproductiviteitstips om elke dag meer gedaan te krijgen

Het schrijven van e-mails kan een tijdrovende klus zijn, maar het is een belangrijk onderdeel van de communicatie op elke werkplek.

Hoewel het gemakkelijk is om in de details te verzanden en te veel tijd aan één e-mail te besteden, zijn er manieren om productief te blijven tijdens het schrijven van e-mails!

In dit artikel hebben we een paar tips en trucs verzameld waarvan we zeker weten dat ze nuttig zijn om uw dagelijkse productiviteit bij het omgaan met e-mails te revolutioneren.

Als u er klaar voor bent, laten we er dan meteen in duiken! 

Waarom zijn e-mails zo nuttig?

E-mails zijn een belangrijk communicatiemiddel: ze maken een efficiënte en effectieve uitwisseling van informatie mogelijk tussen personen, afdelingen en zelfs bedrijven. Ze dragen ook bij tot de nauwkeurigheid doordat ze een gemakkelijke manier bieden om gesprekken bij te houden en documenten te delen.

Laten we eens kijken waarom e-mails zo'n cruciaal onderdeel zijn van vrijwel elke werkroutine.

Interne communicatie

E-mails worden vaak gebruikt als de primaire communicatiemethode tussen werknemers: zo kunnen ze snel, gemakkelijk en veilig met elkaar communiceren.

Dit helpt iedereen op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen binnen hun organisatie of branche zonder dat ze elkaar persoonlijk hoeven te ontmoeten of te bellen. Het zorgt er ook voor dat belangrijke informatie niet verloren gaat of vergeten wordt door miscommunicatie of misverstanden.

Professionele ontwikkeling

E-mails kunnen ook worden gebruikt voor professionele ontwikkeling, zoals het geven van feedback over projecten of taken van werknemers, het sturen van herinneringen aan komende deadlines of evenementen of het delen van bronnen met collega's die hen kunnen helpen hun vaardigheden te verbeteren.

Dit maakt e-mails tot een onschatbare waarde als het gaat om het handhaven van hoge kwaliteitsnormen in elke werkomgeving.

Communicatie op afstand

Ten slotte zijn e-mails een geweldige manier voor werkgevers om in contact te blijven met hun werknemers, zelfs als zij op afstand werken vanaf verschillende locaties over de hele wereld.

Door regelmatig e-mails te versturen met updates over bedrijfsnieuws en -beleid kunnen werkgevers ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van relevante veranderingen binnen hun organisatie, wat helpt om het moreel hoog te houden in tijden van onzekerheid of verstoring, zoals tijdens de COVID-19 pandemische beperkingen.

Meest verzonden e-mailtypes

Er worden elke dag heel wat e-mails verstuurd, dus het is nuttig om inzicht te krijgen in de belangrijkste types die u ontvangt of waarmee u te maken krijgt.

Marketing e-mails

Marketing e-mails zijn een geweldige manier om bestaande en potentiële klanten te bereiken.

Ze kunnen worden gebruikt om nieuwe producten te promoten, kortingen en coupons aan te bieden of klanten gewoon op de hoogte te houden van het laatste nieuws van uw bedrijf. Ongeacht het type bedrijf dat u runt of waarvoor u werkt, e-mailmarketing is een effectief middel om in contact te blijven met uw doelgroep en de verkoop te stimuleren!

Bij het opzetten van een succesvolle e-mailcampagne zijn er verschillende belangrijke elementen waarmee rekening moet worden gehouden. Allereerst is het belangrijk om een aantrekkelijke onderwerpregel te maken die de aandacht van de lezer trekt en hem ertoe aanzet het bericht te openen. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat uw e-mails visueel aantrekkelijk zijn door aantrekkelijke afbeeldingen of video's toe te voegen. Zorg er ten slotte voor dat u relevante calls-to-action toevoegt die lezers naar specifieke pagina's op uw website of andere online platforms zoals sociale media leiden.

Newsletter e-mails

Newsletter E-mails zijn een geweldige manier om in contact te blijven met uw klanten en loyaliteit op te bouwen!

Ze kunnen worden gebruikt om informatie over nieuwe producten of diensten te delen, verkopen of kortingen aan te kondigen en klanten op de hoogte te houden van nieuws uit uw bedrijf. Het maken van een effectieve newsletter vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Hier volgen enkele snelle tips om aan de slag te gaan:

1. Identificeer je doelgroep: voordat je begint te schrijven, beslis je naar wie je de newsletter stuurt en welke informatie zij interessant of nuttig zouden kunnen vinden. Denk na over hun interesses, behoeften en voorkeuren, zodat u inhoud kunt maken die bij hen aanslaat. 

2. Beslis welke inhoud u wilt opnemen: als u eenmaal weet wie uw publiek is, bedenk dan wat voor soort inhoud zij in hun nieuwsbrieven willen ontvangen - zoals blog updates, productaankondigingen, speciale aanbiedingen of promoties. Het is belangrijk om de inhoud te mixen, zodat elke newsletter iets nieuws heeft voor de lezers, terwijl het algemene thema van uw bedrijf consistent blijft in alle uitgaven. 

3. Plan je newsletter schema: bedenk hoe vaak je nieuwsbrieven wilt versturen - maandelijks? Per kwartaal? Jaarlijks? Plan dan vooruit door data te plannen voor het versturen van elke uitgave, zodat alles op schema blijft zonder deadlines te missen!

Mijlpaal e-mails

Een mijlpaalmail is een automatische e-mail die wordt verzonden wanneer bepaalde mijlpalen in het klanttraject worden bereikt. Deze mijlpalen kunnen zaken zijn als productaankopen, abonnementsvernieuwingen, functie-upgrades of accountactiveringen enz. Ze kunnen ook worden gebruikt om speciale gebeurtenissen of jubilea te vieren, zoals verjaardagen of vakanties.

Mijlpaalmails zijn een geweldige manier om uw klanten betrokken en enthousiast te houden over wat er komen gaat: ze helpen gebruikers herinneren aan de geweldige reis die ze met uw product of dienst hebben gemaakt, en kunnen hen zelfs inspireren om te upgraden of meer producten te kopen.

Mijlpaalmails zijn ongelooflijk krachtig omdat ze u in staat stellen de klantervaring te personaliseren en deze voor hen zinvoller te maken. U kunt dit soort e-mails gebruiken om waardering te tonen voor hun loyaliteit en hen eraan te herinneren waarom ze in de eerste plaats voor u hebben gekozen. Bovendien bieden dit soort e-mails een kans voor cross-selling en up-selling en om de betrokkenheid bij uw product of dienst na verloop van tijd te vergroten door klanten te herinneren aan nieuwe functies die voor hen beschikbaar zijn. 

Tips voor e-mailproductiviteit

E-mails kunnen een van de krachtigste middelen zijn om georganiseerd en productief te blijven. Veel mensen worden echter overweldigd door de enorme hoeveelheid e-mails die ze elke dag ontvangen of moeten versturen.

Laten we bespreken wat u kunt doen om meer gedaan te krijgen zonder uw werk urenlang te rekken.

Probeer een AI tool om uw productiviteit te verhogen

AI tools zijn een geweldige manier om het schrijven van e-mails sneller en minder lastig te maken.

TextCortex Met onze tool AI kunt u in enkele minuten gepersonaliseerde e-mails opstellen, zodat u minder tijd hoeft te besteden aan alledaagse taken en meer tijd hebt om uw werk gedaan te krijgen.

Onder de 60+ templates die onze creator suite bevat, vind je een hele categorie gewijd aan het schrijven van e-mails. Dit betekent dat zelfs als u niet veel tijd hebt, u toch e-mails van hoge kwaliteit kunt versturen zonder dat u uren bezig bent om ze vanaf nul op te stellen. 

We hebben slechts een paar aanwijzingen nodig, zoals opsommingstekens of een korte beschrijving/het doel van uw e-mail en wij genereren binnen enkele seconden wat u nodig hebt, in de toon en lengte van uw voorkeur!

E-mails afhandelen op een gepland tijdstip

Het kan een uitdaging zijn om bovenop de e-mails te blijven, vooral als ze binnenkomen van meerdere accounts of als u een grote hoeveelheid berichten ontvangt.

Een manier om de stress en de tijd die gepaard gaan met het beantwoorden van e-mails onder controle te houden, is door gedurende de dag specifieke tijden in te stellen waarop u uitsluitend leest en reageert.

De eerste stap is beslissen hoeveel keer per dag u e-mails wilt controleren en beantwoorden. Misschien wilt u twee of drie keer per dag uw e-mail lezen, afhankelijk van hoeveel accounts of mensen regelmatig contact met u opnemen. Zodra dit is bepaald, beslist u welke tijden het beste werken voor deze periodes - dit kan zijn 's ochtends vroeg, halverwege de dag of 's avonds voordat u afsluit voor de nacht. 

Prioriteiten en efficiëntie

Geef prioriteit aan welke e-mails onmiddellijke aandacht vereisen en welke kunnen wachten tot later: dit helpt ervoor te zorgen dat belangrijke berichten niet verloren gaan in een zee van andere e-mails die op antwoord wachten. 

Dan is het tijd om te focussen op efficiëntie. De eerste stap is begrijpen wat u met de e-mail wilt bereiken. Neem voordat u begint te schrijven de tijd om na te denken over uw doel en het gewenste resultaat voor de ontvanger. Dit zal u helpen uw boodschap beknopt en duidelijk te houden bij het schrijven van uw e-mail. 

Denk er bij het opstellen van de e-mail aan dat minder meer is - schrijf geen lange paragrafen of onnodige informatie die kan afleiden van uw belangrijkste punt. Houd de zinnen kort en probeer uzelf niet te herhalen; dit maakt het lezen voor de ontvanger gemakkelijker en zorgt ervoor dat hij of zij sneller reageert! 

Geen meldingen toegestaan

Of het nu gaat om een pushmelding van je favoriete app of een herinnering aan een komende vergadering, deze meldingen kunnen gemakkelijk onze aandacht afleiden van de taak die we moeten uitvoeren.

De oplossing is verrassend eenvoudig: schakel ze uit. Door alle meldingen uit te schakelen die je kunnen afleiden terwijl je aan je e-mails werkt, creëer je een omgeving die bevorderlijk is voor focus en concentratie. 

Studies hebben aangetoond dat wanneer we ons gedurende langere tijd op één ding kunnen concentreren zonder enige onderbreking, we efficiënter en effectiever kunnen werken dan wanneer we voortdurend worden onderbroken door externe prikkels zoals telefoonmeldingen. Bovendien helpt deze ononderbroken focus ons ook om langer in een flow-toestand te blijven - wat betekent dat we niet alleen werk van betere kwaliteit produceren, maar het ook sneller afmaken!

Snelkoppelingen zijn de weg

Uw e-mailsoftware heeft waarschijnlijk een aantal handige sneltoetsen waarmee u tijd kunt besparen.

Gmail heeft bijvoorbeeld zijn eigen set sneltoetsen waarmee u bepaalde taken kunt uitvoeren zonder door menu's te hoeven klikken of nieuwe vensters te openen. Als u bijvoorbeeld een e-mail wilt archiveren zonder deze te verwijderen, drukt u gewoon op "e" op uw toetsenbord. Op dezelfde manier drukt u op "c" om te componeren, "#" om een e-mail te verwijderen en "A" terwijl u een e-mail bekijkt om iedereen te antwoorden die deze e-mail heeft ontvangen.

Microsoft Outlook heeft ook handige sneltoetsen om het schrijven en beantwoorden van e-mails te stroomlijnen: u kunt een nieuwe e-mail maken met Ctrl+Shift+M, een nieuwe agenda-afspraak plannen met Ctrl+Shift+A, naar het postvak IN gaan met Ctrl+Shift+i of alles beantwoorden met Ctrl+Shift+R.