피해야 할 비즈니스 글쓰기에서 가장 흔한 실수 11가지

사업 제안서를 보내는 것이 눈물을 흘리게 할 만큼 부담스럽다고 생각하시나요?  

대부분의 비즈니스맨이 그렇듯 매일 수많은 이메일, 제안서, 보고서를 보내다 보면 작성하는 것 자체가 꺼려지는 경우가 많습니다.

하지만 '서류 작업'을 양적으로만 처리한다고 해서 품질이 엉성하다면 아무 소용이 없습니다.

비즈니스 문서가 복잡하고 형식적이며 답답하다면 비즈니스 거래가 많이 깨질 수 있습니다.

이는 달성하고자 하는 목표와 정반대이며 "안 된다"는 뜻입니다.

매출을 늘리거나 고객과의 신뢰를 구축하는 등 모든 비즈니스 글쓰기가 성과를 내 기를 원합니다. 

그렇다면 좋은 비즈니스 글쓰기의 조건은 무엇이며 copy 이 목표를 달성할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 할까요?

오늘은 비즈니스 글쓰기에서 가장 흔한 실수를 피하는 데 도움이 될 수 있는 최고의 마케팅 전문가들이 알려주는 몇 가지 팁과 요령을 안내해드리겠습니다.

이러한 제안을 따르면 글쓰기를 개선하고, 더 전문적으로 보이게 하고, 더 성공적인 비즈니스 거래를 성사시킬 수 있습니다.

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좋은 글쓰기는 효과적인 글쓰기입니다

독자와의 효과적이고 안정적인 커뮤니케이션은 성공적인 비즈니스의 필수 요소입니다.

성공적인 비즈니스 글쓰기의 달인이 되려면 달성하고자 하는 특정 목표 세트를 만들어야 합니다:

• 아이디어에 투자하도록 경영진을 설득하려면 다음과 같이 하세요.
• 웹사이트 트래픽을 늘리려면
• 판매 규모를 늘리려면
• 전환을 유도하는 콘텐츠를 만들려면
• 누군가를 웃기려면

목표에 집중하면 명확하고 간결하게 작성하는 데 도움이 되므로 독자가 제안서, 광고 또는 이메일을 읽은 후 무엇을 해야 하는지 정확히 알 수 있습니다.

비즈니스에서 독자, 잠재 구매자 또는 파트너에게 중요한 것은 단 한 가지, "나에게 무엇이 이익이 되는가?"라는 질문에 답하는 것입니다.

이러한 목표를 달성하려면 비즈니스 글쓰기에서 흔히 범하는 실수를 피하고 독자가 원하는 행동을 취하도록 영향을 미치는 단어를 사용하는 방법을 파악하는 것이 중요합니다.

피해야 할 비즈니스 글쓰기 실수 11가지

이제 비즈니스 글쓰기의 주요 초점을 설정하는 방법을 알았으니, 그 과정에서 피해야 할 사항을 확인해 보겠습니다.

다음은 비즈니스 글쓰기에서 가장 흔하게 저지르는 11가지 실수와 성공적인 비즈니스 성과를 거두기 위한 대처법 목록입니다.

#혼동하기 쉬운 단어 또는 문구 1위

비즈니스 작성자가 가장 흔히 저지르는 실수 중 하나는 혼란스러운 단어와 문구를 사용하는 것입니다. 

생계를 위해 글을 쓰는 많은 사람들이 단어 선택에 신중 을 기하지 않아 작품에 해를 끼칠 수 있습니다. 

예를 들어, 누군가에게 프로젝트나 캠페인에 참여하도록 요청하는 경우 '요청'이라는 단어를 사용하지 말고 '요청하다' 또는 '초대하다'라는 동사를 사용하세요. 

이 두 단어는 관료적으로 들릴 수 있는 '요청'보다 더 긍정적인 의미를 담고 있습니다.

또한 다음과 같이 지나치게 설명적인 단어는 피하세요: 

• 참여 ⇒ 가입

• 활용 ⇒ 사용

• 노력하기 ⇒ 시도하기

구체적인 사례를 통해 확인해 보겠습니다:

참고: 비즈니스 글쓰기를 효과적으로 하려면 독자를 혼란스럽게 하지 않으면서 가장 강력한 의미를 가진 단어와 구문을 선택하는 것이 중요합니다.

#2 비공식적인 어조 또는 지나친 친숙함 사용

비즈니스 글쓰기는 친구, 가족, 동료에게 보내는 일상적인 이메일보다 더 형식적인 경우가 많습니다. 

그렇다고 해서 축약어나 속어를 사용할 수 없다는 의미는 아니지만, 비즈니스 이메일은 독자에게 캐주얼하거나 지나치게 친숙하게 다가갈 수 있는 곳이 아닙니다.

이는 비즈니스 글쓰기에서 두 번째로 흔한 실수입니다.

누가 이메일을 읽을지 모르기 때문에 사용하는 어조는 격식 있고 정확해야 합니다.

예를 들어 개인에게 이메일을 작성하는 경우 "스미스 씨에게" 또는 "스미스 부인에게"라고 호칭할 수 있습니다. 

대기업인 경우 "친애하는 고객님" 또는 "친애하는 신사 숙녀 여러분"으로 호칭합니다.

이메일에서 누구를 대상으로 해야 할지 잘 모르겠다면 이메일을 작성하기 전에 회사에 대한 조사를 통해 타겟 고객이 누구인지 알아보세요.

공식적인 글쓰기와 비공식적인 글쓰기의 차이점을 살펴봅시다:

이메일은 전화 통화나 직접 대면하는 것과는 다르다는 점을 항상 기억하세요. 

상대방이 누구인지 잘 알고 있을 수도 있지만, 여전히 상사나 고객과 연락하고 있다는 사실을 잊지 마세요. 

참고: 이 요소를 무시하면 잘못된 인상으로 인해 원하는 결과를 얻지 못할 수 있습니다. 

#3 모호한 언어

비즈니스 글쓰기에서는 "반드시", "할 수 있다", "그럴 수도 있다"와 같은 모호한 표현은 피하는 것이 좋습니다.

대신, 사람들이 무엇을 하고 있는지 설명하는 단어보다는 어떻게 일을 하고 있는지를 알려주는 동사를 구체적으로 사용하세요 . 

예를 들어 "주문을 취소해야 합니다."라고 말하는 대신 "주문을 취소해야 합니다."라고 말합니다. 

월마트의 예를 통해 확인해 보겠습니다:

참고: 독자에게 현재 진행 중인 작업의 현황을 알리고 독자의 의구심을 해소하세요.

#4 수동태

수동태는 많은 사람이 비즈니스 글쓰기에서 흔히 저지르는 실수 중 하나입니다.

수동태는 비효율적이고 성가신 표현입니다.

문장이 덜 직접적이고 때로는 덜 권위적으로 들릴 수 있습니다.

피동태는 문장의 주체가 어떤 행동을 하는 것이 아니라 다른 출처로부터 받는 것처럼 들립니다. 

예를 들어 "이 기사는 John이 작성했습니다." 

John은 단순히 보고서를 작성한 것이 아니므로 이 문장은 능동태로 작성해야 합니다.

수동태를 사용하고 있는 자신을 발견하면 잠시 시간을 내어 문장을 다시 생각해보고 명확하고 설득력 있게 들리도록 다시 작성해 보세요 :

    패시브: 편집자가 원고를 제시간에 제출했습니다.

    활성: 편집자가 제시간에 원고를 제출했습니다.

참고: 문장을 능동형으로 작성하면 읽기 쉽고 독자가 의미를 명확하게 파악할 수 있습니다. 능동태는 독자의 참여를 유도하며, 다음을 사용할 수 있습니다. 헤밍게이앱 을 사용하여 모든 수동태를 식별하고 수정할 수 있습니다.

#5 느낌표가 너무 많음

요점을 강조하기 위해 모든 문장 끝에 느낌표를 사용하지 마세요.

아이디어를 강력하게 전달하고 싶거나 극도의 흥분을 표현하고 싶은 경우에만 사용해야 합니다.

예를 들어 "이것은 훌륭한 아이디어입니다!!!", "해봅시다!!!"

느낌표를 사용하는 대신 숫자, 흥미로운 사실 또는 통계를 사용하여 주장에 신뢰성을 더하세요.

예를 들어 

"저희 소프트웨어를 사용하면 작업 속도를 최대 65%까지 높이고 계산 프로세스를 더 쉽게 만들 수 있습니다."

다음은 판매에 도움이 되는 사실을 사용하여 요점을 전달하는 방법의 예입니다:

참고: 신뢰도를 높이고 더욱 설득력 있게 들리려면 느낌표를 피하고 사실에 근거하여 진술을 증명하세요.

#6번 철자 및 문법 오류

믿기 어렵겠지만, 여전히 글을 쓸 때 철자와 문법 실수를 하는 사람들이 있습니다.

해결책은 간단한 교정입니다! 

맞춤법 및 문법 오류를 방지할 수 있는 몇 가지 팁을 소개합니다:

• 시간을 들여 글에서 실수를 찾아보세요.
• 이메일을 보내기 전에 다른 사람에게 다시 확인을 요청하세요. 
• 콘텐츠를 소리 내어 읽기
• Grammarly와 같은 교정 도구 사용

제안서를 보내기 전에 꼼꼼히 검토하지 않았다는 이유로 누군가가 제안을 취소하기로 결정한다면 정말 실망스러울 것입니다.

참고: 이메일을 보낼 때 맞춤법 오류는 피싱과 관련이 있는 경우가 많다는 점을 잊지 마세요.

간단하고 어리석은 실수라고 해서 이 실수를 간과해서는 안 됩니다.

#7 불명확한 아이디어의 구조와 흐름

많은 기업이 메시지를 작성할 때 흔히 저지르는 실수 중 하나는 메시지를 작성하기 전에 시간을 들여 계획을 세우지 않는 것입니다. 

그들은 자신이 하고 싶은 말을 알고 있다고 해서 독자가 그 의미를 이해할 것이라고 가정합니다. 

"이 보고서에서는 당면한 주제와 관련된 몇 가지 문제에 대해 논의할 것입니다."라는 예를 살펴봅시다. 

이 문장은 주제가 무엇인지 명확하지 않습니다.

또 다른 예는 "우리 팀은 일정과 예산 범위 내에서 작업을 완료할 수 있었지만 작업 수행 방식에 대해 여전히 몇 가지 우려 사항이 있습니다. 이 보고서에서는 이러한 우려 사항에 대해 논의하고 향후 해결 방법에 대한 권장 사항을 제시할 것입니다."

이 두 문장이 어떻게 연관되어 있는지 또는 완료된 작업에 대해 우려되는 점이 있는지 이해하기 어렵습니다.

독자는 깔끔한 흐름과 명확한 메시지로 추론의 흐름을 따라갈 수 있어야 합니다.

다음은 이를 달성하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어입니다:

• 글머리 기호로 명확한 토론 요약 제공
• 문제와 잠재적 해결책을 포함하는 단락 작성하기
• 컨셉을 간결하고, 핵심에 집중하며, 직관적으로 유지하세요.

다음은 좋은 비즈니스 이메일 작성의 예시입니다:

참고: 독자에게 특정 제안이나 추천을 하는 이유를 단계별로 설명하세요. 이렇게 하면 더 전문적으로 '들리고' 독자의 신뢰를 얻을 수 있습니다.

#8위 독자의 관점을 고려하지 않음

타겟 오디언스를 조사하지 않는 것은 '치명적인 죄'입니다.

수요와 공급망의 자연스러운 과정을 따르지 않는다면 비즈니스의 긍정적인 발전을 기대할 수 없습니다.

한 가지 확실한 것은 평생 쿠키를 만드는 할머니에게 드릴을 팔 수는 없다는 것이죠?

모든 유형의 콘텐츠를 작성하기 전에 잠재고객을 분석하는 것이 중요합니다. 

스스로에게 물어보세요:

• 누가 내 콘텐츠를 읽나요? 
• 그들에 대해 무엇을 알고 있나요? 
• 고객의 요구 사항은 무엇인가요? 
• 어떤 것이 그들에게 깊은 인상을 주거나 충격을 줄까요? 

이 팁을 글쓰기에 적용하여 비즈니스에 적합한 사람들을 끌어모으세요. 

참고: 콘텐츠의 효과를 높이려면 오디언스를 타겟팅하고 그들의 요구를 충족시켜야 합니다.

#9 정보 부족

적절한 배경 정보를 제공하지 않는 것은 게으른 글쓰기에 불과합니다.

여기에는 주제를 이해하는 데 필요한 사실을 누락하거나 주장, 제품 또는 제안을 뒷받침할 충분한 증거를 제시하지 않는 행위가 포함됩니다.

예를 들어 대학생들이 캠퍼스 기숙사에서 생활하는 대신 집에서 생활해야 하는 이유에 대한 기사를 작성한다고 가정해 보겠습니다. 

이 경우 독자를 위해 대학 및 기숙사 생활에 대한 배경 정보가 필요합니다. 

이렇게 하면 모든 것을 처음부터 설명할 필요가 없으며, 독자가 다른 곳에서 답을 찾게 만들 수도 있습니다.

대신 각 단락의 내용을 명확하게 설명하는 주제 문장으로 각 단락을 시작하세요. 

참고: 독자가 쉽게 따라갈 수 있도록 각 문장을 하나의 아이디어에 집중하세요.

#10 너무 많은 전문 용어

비즈니스 글은 때때로 업계 특유의 유행어와 약어로 가득할 수 있습니다. 

이러한 용어는 때때로 피할 수 없고 때로는 속기처럼 유용할 수 있지만, 게으르거나 불명확한 사고를 나타내는 경우가 많습니다.

비즈니스 글은 가능한 한 간단하고 직관적으로 작성해야 합니다.

청중이 이해하고 이해할 수 있는 전문 용어는 사용하지 마세요. 

다음은 비즈니스 글쓰기에 일반적으로 사용되는 전문 용어 중 일반적으로 피해야 할 몇 가지 단어입니다:

• 그럼에도 불구하고 - "그럼에도 불구하고"와 같은 의미입니다.

예시: "그럴 수도 있지만, 가격은 공정합니다."

좋은 출력: "그럼에도 불구하고 가격은 공정합니다."

• 확실히 - 어떤 일이 반드시 일어날 것이라면 그렇게 말할 필요가 없습니다. 

대신 "will"을 사용합니다.

예시: "그는 반드시 나타날 것입니다."

좋은 결과입니다: "그가 나타날 것입니다."

• 효과적 - 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.

무언가가 효과적으로 수행되었다면, 그것은 분명히 원하는 방식으로 수행된 것입니다. 

예시: "기계가 효과적으로 해체되었습니다."

좋은 출력: "기계가 해체되었습니다."

참고: 콘텐츠는 명확하고 유익해야 하지만 과도한 정보와 혼란스러운 약어로 잠재고객을 압도해서는 안 됩니다.

#11위 열악한 조직

기사, 제안서, 광고, 이메일 등 어떤 글을 작성하든 일관성 있고 체계적으로 작성하는 것이 중요합니다.

글을 제대로 정리하지 않으면 독자의 관심을 끌지 못할 위험이 있습니다. 

아이디어 사이의 전환을 사용하여 한 지점에서 다음 지점으로 논리적인 흐름을 만들 수 있습니다. 

전환 예시: "예를 들어", " 또한", "반면에", "동시에".

좋은 정리는 가장 중요한 정보부터 가장 중요하지 않은 정보까지, 또는 가장 논란이 적은 정보부터 가장 논란이 많은 정보까지 순서대로 정리하는 것도 포함됩니다. 

참고: 비즈니스 글쓰기에서 어떤 정보가 중요한지, 바람직한지, 불필요한지 결정한 다음 그에 따라 비즈니스 글쓰기를 구성하세요.

AI 도구를 사용하여 실수를 방지하고 프로세스 속도를 높이세요.

제안서를 작성하든, 이메일을 작성하든, 보도자료를 작성하든 가장 일반적인 비즈니스 실수를 피하려면 고려해야 할 사항이 많습니다. 

이러한 팁을 염두에 두고 더욱 효과적이고 매력적인 글을 작성하여 비즈니스 성과를 확대할 수 있기를 바랍니다.

글쓰기를 통해 달성하고자 하는 목표가 무엇인지 파악하는 것이 중요하다는 점을 기억하세요.

그렇지 않으면 말만 무성할 뿐 성공은 요원해집니다.

이러한 점을 염두에 두면 비즈니스 글쓰기는 많은 변수가 작용하기 때문에 어려운 주제가 될 수 있지만, 꼭 그럴 필요는 없습니다.

글쓰기 실수를 영구적으로 방지하고 70% 더 짧은 시간에 더 다양한 유형의 콘텐츠를 제작하여 효율성을 높이고 싶다면 AI 글쓰기 도구가 완벽한 지원군이 될 수 있습니다. 

이러한 도구는 콘텐츠의 품질을 높이기 위해 설계되었으므로 교정에 소요되는 시간을 줄이고 비즈니스에 중요한 다른 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

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