매일 더 많은 일을 처리할 수 있는 최고의 이메일 생산성 팁

이메일 작성은 시간이 많이 걸리는 작업일 수 있지만 모든 직장에서 커뮤니케이션의 중요한 부분입니다.

세부 사항에 얽매여 이메일 하나에 너무 많은 시간을 소비하기 쉽지만 이메일을 작성하는 동안 생산성을 유지할 수 있는 방법이 있습니다!

이 글에서는 이메일을 처리할 때 일상적인 생산성을 혁신하는 데 유용할 몇 가지 팁과 요령을 모았습니다.

준비가 되었으면 바로 시작해 보겠습니다! 

이메일이 유용한 이유는 무엇인가요?

이메일은 개인, 부서, 심지어 회사 간에 정보를 효율적이고 효과적으로 교환할 수 있게 해주는 핵심 커뮤니케이션 도구입니다. 또한 대화를 추적하고 문서를 쉽게 공유할 수 있는 방법을 제공하여 정확성을 보장하는 데 도움이 됩니다.

이메일이 기본적으로 모든 업무 루틴에서 중요한 역할을 하는 이유를 살펴보겠습니다.

내부 커뮤니케이션

이메일은 직원들 간의 주요 커뮤니케이션 수단으로 자주 사용되며, 이를 통해 직원들은 빠르고 쉽고 안전하게 서로 소통할 수 있습니다.

이를 통해 모든 사람이 직접 만나거나 전화를 걸지 않고도 조직 또는 업계 내의 모든 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 또한 잘못된 의사소통이나 오해로 인해 중요한 정보를 놓치거나 잊어버리는 일도 방지할 수 있습니다.

전문성 개발

이메일은 직원이 완료한 프로젝트나 작업에 대한 피드백 제공, 예정된 마감일이나 이벤트에 대한 알림 발송, 기술 향상에 도움이 될 수 있는 리소스 공유 등 전문성 개발 목적으로도 사용할 수 있습니다.

따라서 이메일은 모든 업무 환경에서 고품질 표준을 유지하는 데 있어 귀중한 자산이 됩니다.

원격 통신

마지막으로, 이메일은 고용주가 전 세계 여러 곳에서 원격으로 근무하는 직원들과 연락을 유지할 수 있는 좋은 방법입니다.

회사 뉴스 및 정책에 대한 업데이트가 담긴 이메일을 정기적으로 보내면 고용주는 모든 직원이 조직 내 관련 변경 사항을 계속 확인할 수 있어 코로나19 팬데믹 제한 조치와 같은 불확실성이나 혼란의 시기에 높은 사기를 유지하는 데 도움이 됩니다.

가장 많이 전송된 이메일 유형

매일 꽤 많은 이메일이 발송되므로 자신이 수신하거나 작업할 수 있는 주요 유형을 파악해 두는 것이 유용합니다.

마케팅 이메일

마케팅 이메일은 기존 고객과 잠재 고객에게 다가갈 수 있는 좋은 방법입니다.

신제품을 홍보하고, 할인 및 쿠폰을 제공하거나, 단순히 회사의 최신 소식을 고객에게 알리는 데 사용할 수 있습니다. 어떤 유형의 비즈니스를 운영하거나 근무하든 이메일 마케팅은 타겟 고객과의 관계를 유지하고 판매를 촉진하는 데 효과적인 도구입니다!

성공적인 이메일 캠페인을 만들려면 몇 가지 중요한 요소를 고려해야 합니다. 우선, 독자의 관심을 끌고 메시지를 열도록 유도하는 매력적인 제목을 작성하는 것이 중요합니다. 또한 적절한 경우 매력적인 이미지나 동영상을 포함하여 이메일이 시각적으로도 만족스러운지 확인해야 합니다. 마지막으로, 독자를 웹사이트의 특정 페이지나 소셜 미디어와 같은 기타 온라인 플랫폼으로 안내하는 관련 클릭 유도 문안을 포함해야 합니다.

Newsletter 이메일

Newsletter 이메일은 고객과 연락을 유지하고 충성도를 높일 수 있는 좋은 방법입니다!

새로운 제품이나 서비스에 대한 정보를 공유하고, 세일이나 할인을 알리며, 고객에게 비즈니스의 최신 소식을 알리는 데 사용할 수 있습니다. 효과적인 newsletter 을 만들려면 신중한 계획과 실행이 필요합니다. 다음은 시작하기 위한 몇 가지 간단한 팁입니다:

1. 타겟 오디언스 파악: 글을 작성하기 전에 newsletter 을 누구에게 보낼지, 어떤 정보를 흥미롭고 유용하게 생각할지 결정하세요. 대상 고객의 관심사, 요구 사항 및 선호도를 고려하여 공감을 불러일으키는 콘텐츠를 만들 수 있도록 하세요. 

2. 포함할 콘텐츠 결정: 대상 독자가 누구인지 파악했다면 blog 업데이트, 제품 공지, 특별 행사 또는 프로모션 등 어떤 종류의 콘텐츠를 뉴스레터에서 받고 싶어할지 생각해 보세요. 모든 호에 걸쳐 비즈니스의 전반적인 주제를 일관되게 유지하면서 독자들에게 새로운 소식( newsletter )을 제공할 수 있도록 혼합하는 것이 중요합니다. 

3. newsletter 일정 계획: 뉴스레터를 얼마나 자주 발송할지 고려하세요. 매월? 분기별? 매년? 그런 다음 각 호를 발송할 날짜를 예약하여 마감일을 놓치지 않고 모든 것이 순조롭게 진행되도록 미리 계획하세요!

마일스톤 이메일

마일스톤 이메일은 고객 여정에서 특정 마일스톤에 도달하면 자동으로 발송되는 이메일입니다. 이러한 마일스톤에는 제품 구매, 구독 갱신, 기능 업그레이드 또는 계정 활성화 등이 포함될 수 있습니다. 생일이나 공휴일과 같은 특별한 이벤트나 기념일을 축하하는 데에도 사용할 수 있습니다.

마일스톤 이메일은 고객의 참여를 유도하고 다음 단계에 대한 기대감을 불러일으킬 수 있는 좋은 방법입니다. 마일스톤 이메일은 사용자가 제품이나 서비스를 통해 겪은 놀라운 여정을 상기시켜주고, 더 많은 제품을 업그레이드하거나 구매하도록 유도할 수도 있습니다.

마일스톤 이메일은 고객 경험을 개인화하여 고객에게 더 의미 있는 경험을 제공할 수 있다는 점에서 매우 강력합니다. 이러한 유형의 이메일을 사용하여 고객의 충성도에 감사를 표하고 고객이 처음에 회원님을 선택한 이유를 상기시킬 수 있습니다. 또한 이러한 유형의 이메일은 교차 판매 및 상향 판매의 기회를 제공할 뿐만 아니라 고객이 사용할 수 있는 새로운 기능을 알려줌으로써 시간이 지남에 따라 제품 또는 서비스에 대한 사용자 참여를 높일 수 있습니다. 

이메일 생산성 팁

이메일은 체계적이고 생산적인 업무 처리를 위한 가장 강력한 도구 중 하나입니다. 하지만 많은 사람들이 매일 수신하거나 발송해야 하는 이메일의 양에 압도당하는 경우가 많습니다.

몇 시간씩 업무를 끌지 않고 더 많은 일을 처리할 수 있는 방법에 대해 논의해 보겠습니다.

생산성 향상을 위한 AI 도구를 사용해 보세요.

AI 도구는 이메일 작성 과정을 더 빠르고 수월하게 만들 수 있는 좋은 방법입니다.

TextCortex AI 에서 제공하는 도구를 사용하면 단 몇 분 만에 개인화된 이메일을 작성할 수 있으므로 일상적인 업무에 소요되는 시간을 줄이고 업무 완수에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

creator suite 에서 제공하는 60개 이상의 templates 중 이메일 작성에 특화된 카테고리를 찾을 수 있습니다. 즉, 시간이 많지 않더라도 처음부터 이메일을 작성하는 데 시간을 들이지 않고도 고품질의 이메일을 보낼 수 있습니다. 

글머리 기호나 간단한 설명, 이메일의 목적 등 몇 가지 지표만 입력하면 원하는 어조와 길이로 몇 초 안에 필요한 모든 것을 생성해 드립니다!

예약된 시간에 이메일 처리

특히 여러 계정에서 이메일이 오거나 대량의 메시지를 수신하는 경우 이메일을 파악하는 것이 어려울 수 있습니다.

이메일 응답으로 인한 스트레스와 시간을 관리하는 한 가지 방법은 하루 중 특정 시간을 정해놓고 그 시간에만 이메일을 읽고 응답하는 것입니다.

첫 번째 단계는 하루에 몇 번 이메일을 확인하고 답장할 것인지 결정하는 것입니다. 정기적으로 연락하는 계정이나 사람의 수에 따라 하루에 두세 번의 이메일 읽기 전용 시간을 설정할 수 있습니다. 이 시간을 결정한 후에는 아침 일찍, 한낮, 저녁, 밤에 업무를 종료하기 전 등 어떤 시간이 가장 적합한지 결정하세요. 

우선순위 지정 및 효율성

즉각적인 대응이 필요한 이메일과 나중에 처리할 수 있는 이메일의 우선순위를 정하면 답장을 기다리는 다른 이메일의 홍수 속에서 중요한 메시지가 사라지지 않도록 할 수 있습니다. 

이제 효율성에 집중해야 할 때입니다. 첫 번째 단계는 이메일을 통해 달성하고자 하는 목표를 이해하는 것입니다. 작성하기 전에 이메일의 목적과 수신자로부터 어떤 결과를 얻고 싶은지 생각해 보세요. 이렇게 하면 이메일을 작성할 때 메시지를 간결하고 명확하게 작성하는 데 도움이 됩니다. 

이메일을 작성할 때는 긴 단락을 작성하거나 요점을 흐리게 할 수 있는 불필요한 정보를 포함하지 마세요. 문장을 짧게 작성하고 같은 말을 반복하지 않도록 하면 수신자가 더 쉽게 읽을 수 있을 뿐만 아니라 답장도 더 빨리 받을 수 있습니다! 

알림 허용되지 않음

즐겨 사용하는 앱의 푸시 알림이든 예정된 회의에 대한 알림이든, 이러한 알림은 당면한 작업에서 주의를 빼앗기 쉽습니다.

해결책은 의외로 간단합니다. 이메일 작업 중에 주의를 분산시킬 수 있는 모든 알림을 끄면 집중력과 집중력에 도움이 되는 환경을 조성할 수 있습니다. 

연구에 따르면 방해받지 않고 장시간 한 가지 일에 집중할 수 있을 때, 휴대폰 알림과 같은 외부 자극에 계속 방해를 받을 때보다 더 효율적이고 효과적으로 일할 수 있다고 합니다. 또한, 방해받지 않고 집중할 수 있으면 흐름 상태를 더 오래 유지할 수 있어 더 나은 품질의 작업을 생산할 수 있을 뿐만 아니라 더 빨리 완료할 수 있습니다!

바로 가기가 방법입니다.

이메일 소프트웨어에는 시간을 절약하는 데 도움이 되는 몇 가지 유용한 단축키가 있을 것입니다.

예를 들어, Gmail에는 메뉴를 클릭하거나 새 창을 열지 않고도 특정 작업을 수행할 수 있는 빠른 키 조합으로 제공되는 자체 단축키 세트가 있습니다. 예를 들어, 이메일을 삭제하지 않고 보관하려면 키보드에서 'e'를 누르기만 하면 됩니다. 마찬가지로, 작성하려면 'c'를 누르고, 이메일을 삭제하려면 '#'를 누르고, 이메일을 보는 동안 'A'를 눌러 해당 이메일을 받은 모든 사람에게 답장을 보낼 수 있습니다.

Microsoft Outlook에는 이메일 작성 및 회신 프로세스를 간소화하는 유용한 바로 가기 키도 제공됩니다. Ctrl+Shift+M으로 새 이메일을 작성하고, Ctrl+Shift+A로 새 일정 약속을 예약하고, Ctrl+Shift+i로 받은 편지함으로 전환하거나, Ctrl+Shift+R로 모든 사람에게 회신할 수 있습니다.