ビジネス提案書を送ることが負担になり、涙を流してしまうことはありませんか？
多くのビジネスパーソンと同じように、毎日数え切れないほどのメールや提案書、報告書を送っているため、それらを書くことを考えると消極的になってしまいます。
しかし、「書類」を量的に処理しても、質が杜撰では意味がない。
もし、あなたのビジネス文書が複雑で、形式的で、堅苦しいものであれば、それは多くのビジネス取引の破談につながる可能性があります。
これは、実現 したいことと全く逆で 、「No Go」です。
販売促進や顧客との信頼関係構築など、ビジネス文書で成果を上げたい。
では、良いビジネス文章とはどのようなもので、どうすればcopy の目標を達成させることができるのでしょうか。
本日は、ビジネス文書で最もよくある間違いを避けるために役立つ、マーケティングのトップエキスパートによるヒントとトリックをご案内します。
これらの提案に従うことで、あなたの文章はより良くなり、よりプロフェッショナルに聞こえ、より多くのビジネス取引を成功させることができるのです。
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Good Writing Is Effective Writing（良い文章は効果的な文章
読者との効果的で確立されたコミュニケーションは、ビジネスを成功させるために不可欠な要素です。
成功するビジネスライティングのマスターになるためには、達成したい一定の目標を形成する必要があります。
- 経営者を説得して、自分のアイデアに投資してもらうこと。
- ウェブサイトへのトラフィックを増やすために
- セールスをスケールアップさせるために
- コンバージョンの高いコンテンツを作るために
- 誰かを笑わせるために
企画書や広告、メールを読んだ読者が何をすべきかを明確に理解できるように、ゴールに焦点を当てることで、明確で簡潔な文章を書くことができます。
ビジネスにおいて、読者や購入希望者、パートナーにとって重要なことはただひとつ。 "What's in it for me? "という問いに答えることです。
そのためには、ビジネス文書でよくある失敗を回避し、読者の行動を促す言葉の使い方を考えることが重要です。
ビジネスライティングで避けるべき11の間違い
ビジネスライティングにおける主要な焦点を確立する方法がわかったところで、その過程で避けるべきことを確認しましょう。
ここでは、ビジネス文書で最もよくある間違いトップ11と、より成功するビジネス成果を得るための対処法を紹介します。
#1位 混乱させる言葉やフレーズ
ビジネスライターが陥りがちな失敗のひとつに、紛らわしい言葉や表現を使うことがあります。
文章を書くことを生業としている人の多くは、 言葉の選択をあまり考えて おらず、それが作品に悪影響を及ぼすことがあります。
例えば、プロジェクトやキャンペーンに参加してもらう場合、「request」という言葉は使わず、「ask」や「invite」という動詞を使ってください。
この2つの言葉は、官僚的な響きを持つ「リクエスト」よりもポジティブな意味合いを持っています。
また、以下のような過度に説明的な言葉も避けてください。
- 参加する⇒ 参加する
- 活用する⇒ 利用する
- 努力する ⇒ 試す
それを具体的な例で確認してみましょう。
注意すること ビジネスライティングで効果を発揮するには、最も強い意味を持ち、読者を混乱させない言葉やフレーズを選ぶことが重要です。
#2.くだけた口調や馴れ馴れしさを使う
ビジネス文書は、友人や家族、同僚に送る日常的なメールよりもフォーマルであることが多い。
短縮形やスラングを使うなということではありませんが、ビジネスメールはカジュアルに、あるいは読み手と過度に親密になる場所ではないのです。
これは、ビジネス文章で2番目に多い間違いです。
誰が読むかわからないメールですから、口調はフォーマルで正しい ものにしましょう。
例えば、個人宛にメールを書く場合、"Dear Ms. Smith" や "Dear Mrs. Smith" といった具合に宛名を書くことがあります。
大企業であれば、"拝啓 "や "謹啓 "といった宛名にしましょう。
メールの宛名に迷ったら、書く前に会社について調べ、ターゲットが誰なのかを調べておきましょう。
フォーマルライティングとインフォーマルライティングの違いを見てみましょう。
メールでのやり取りは、電話で話したり、直接会って話したりするのとは違うということを常に意識してください。
相手のことをよく知っていても、上司や取引先とやりとりしていることを忘れてはいけません。
注意してください。 この要素を軽視すると、誤った印象を与え、期待する結果を得られない可能性があります。
#その3 曖昧な言葉
ビジネス文書では、"must"、"could"、"might "などの曖昧な表現は避けたほうがよいでしょう。
その代わり、具体的に、人が 何をしているかを説明する言葉ではなく、人がどのように行動しているかを伝える動詞を 使うようにします。
例えば、"We must cancel Your order "ではなく、"We have to cancel your order "と言いましょう。
それをウォルマートの例で確認してみましょう。
注意すること 読者に、今起こっているアクションの現状がどうなっているのかを認識させ、読者の疑問を解消する。
#4位 受動態
受動態もまた、多くの人が犯してしまうビジネス文章の間違いです。
受動態は非効率的で迷惑です。
そのため、直接的な表現が少なくなり、時には権威のない表現になることもあります。
受動態は、文の主語が動作を行わず、他のソースから受け取るように聞こえます。
例えば、こうです。"この記事はジョンが書いたものだ"
この文は能動態にすべきです。なぜなら、ジョンはただ単に報告書を書いただけではないからです。
受動態を使っていることに気づいたら、その文章をもう一度考え、明確で説得力のある文章に書き直してください。
受動的である。 原稿は、編集者が期限内に提出した。
アクティブである。 編集者が期限内に原稿を提出した。
注意してください。 文章はアクティブボイスで書くと、読みやすく、読者に意味が伝わります。アクティブボイスは読み手と関わるので、以下のような使い方ができます。 ヘミンゲイアップを識別し、すべての受動態を修正する。
#その5 感嘆符が多すぎる
主張したいがために、文末に感嘆符を使うのはやめましょう。
アイデアを強く伝えたいときや、極端な興奮を表現したいときにだけ使うべきでしょう。
例えば、こんな感じです。"これは素晴らしいアイデアだ！！"、"やろう！！"
感嘆符を使う代わりに、数字や興味深い事実、統計などを使って、自分の主張に信憑性を持たせるようにしましょう。
例えば、こんな感じです。
"当社のソフトウェアを使用すると、作業を最大65％スピードアップし、計算プロセスを容易にすることができます。"
ここでは、売れるファクトを使った主張の例を紹介します。
注意 あなたの信頼性を高め、説得力を持たせるために、感嘆符は避け、事実であなたの発言を証明しましょう。
#第6回 スペル・文法の誤り
信じられないことですが、文章を書くときにスペルミスや文法ミスをする人がまだいるんです。
解決策は簡単、プルーフリーディングです
ここでは、スペルミスや文法ミスを常に先取りするためのヒントを紹介します。
- 自分の文章の間違いをじっくりと探す
- メールを送信する前に、誰かにダブルチェックをしてもらう
- コンテンツを声に出して読む
- Grammarlyなどの校正ツールの使用
もし、あなたが企画書を送る前によく吟味しなかったからといって、誰かがあなたの提案を一蹴することになったら、とても残念なことです。
注意すること メールを送る際には、誤字脱字がフィッシングに関係していることが多いことを忘れないようにしましょう。
単純で愚かな行為だからといって、このミスを見過ごさないようにしましょう。
#7 アイデアの構成と流れが不明確
多くの企業が、文章を書く際にこのようなよくある間違いを犯します。それは、書く前に時間をかけてメッセージを計画しないことです。
自分が言いたいことがわかるから、読者も同じように意味を理解してくれると思い込んでいるのです。
この例を見てみましょう。"このレポートでは、目下のトピックに関するいくつかの問題について説明します。"
この文章では、何がトピックなのかが明確になっていない。
他の例としては -"私たちのチームは、スケジュール通りに予算内でタスクを完了することができましたが、タスクの遂行方法についてはまだいくつかの懸念があります。この報告書では、それらの懸念事項について説明し、今後どのように対処していくかについて提言します。"
この2つの文がどのように関連しているのか、また、それらの完成されたタスクに懸念があるのか、理解するのは難しいです。
読者は、あなたの推論に従う必要があります。きれいな流れと明確なメッセージでそれをバックアップしてください。
そのためのアイデアをご紹介します。
- 箇条書きでわかりやすいディスカッションのサマリーを提供する
- 問題点と解決策を含むパラグラフを書く
- コンセプトを簡潔に、ポイントを押さえて、わかりやすくする
ここでは、良いビジネス文章を書くためのメール例を紹介します。
注意すること 読者には、なぜその提案や推奨をするのか、段階を追って説明しましょう。こうすることで、よりプロフェッショナルに聞こえ、読者の信頼を得ることができます。
#第8話 読者の視点を考えない
ターゲットとするオーディエンスをリサーチしないのは「大罪」です。
需要と供給の連鎖という自然なプロセスに従わなければ、ビジネスの前向きな進展は期待できません。
ひとつだけ確かなことは、クッキーを一生バックにしているような年寄りのおばあちゃんに、ドリルを売ることはできない、ということですね。
どんな種類のコンテンツでも、書き始める前にオーディエンスを分析することが重要です。
自分に問いかけてみてください。
- 誰が私のコンテンツを読んでくれるのか？
- 何を知っているのだろう？
- 彼らのニーズは何なのか？
- 何が相手を感動させ、ショックを与えるのか。
このヒントを文章に取り入れることで、あなたのビジネスに適したグループを引き寄せることができます。
注意すること コンテンツを効果的にしたいのであれば、オーディエンスをターゲットにして、そのニーズを満たすようにすることです。
#9位 情報が足りない
十分な背景情報を提供しないのは、単なる怠慢な文章です。
これは、トピックを理解するために必要な事実を省いたり、議論、製品、提案をサポートするための十分な証拠を与えないことを含みます。
例えば、「なぜ大学生はキャンパス内の寮に住むのではなく、自宅で暮らすべきなのか」という記事を書くとします。
この場合、読者のために大学や寮生活に関する背景情報が必要です。
そうすれば、すべてを一から説明する必要がなくなりますし、さらに悪いことに、読者に他の場所で答えを探させることもなくなります。
その代わり、各段落の冒頭には、その段落が何について書かれているのかを明確に示すトピックセンテンスを入れる。
注意すること 読者が理解しやすいように、各文章は1つのアイデアに集中させる。
#第10回 専門用語が多すぎる
ビジネス文書には、時として業界特有の流行語や略語が多く使われることがあります。
また、これらの用語は、時には避けられないものであり、時には略語として役立つこともありますが、多くの場合、怠惰な考え方や不明瞭な考え方を示しています。
ビジネス文章は、できるだけわかりやすく、シンプルであるべきです。
聴衆が理解し、感謝するような言葉でない限り、専門用語は使わないでください。
ビジネス文書でよく使われる専門用語のうち、一般的に避けるべきものを以下に紹介します。
- Be That As ItMay - "nevertheless "と同じ意味です。
例"それはともかく、値段は適正です"
良いアウトプットができる。"それにしても、この値段は妥当だ"
- 間違いなく - 何かが確実に起こるのであれば、そう言う必要はないでしょう。
代わりに "will "を使ってください。
例文です。 "彼は必ず現れるだろう。"
良いアウトプットができる。 "彼は現れるだろう"
- Effectively - 望む結果を生み出すことができる。
何かが効果的に行われたのであれば、それは明らかに望ましい方法で行われたことになります。
例 "機械は事実上解体された。"
出力が良い。 "機械が解体された"
注意すること コンテンツはわかりやすく有益なものにしたいものですが、過剰な情報や紛らわしい略語で視聴者を圧倒するのは避けたいものです。
#11位 組織が貧弱
記事、企画書、広告、Eメールなど、どのような文章を書くにしても、一貫性があり、うまく構成されていることが重要です。
下手に文章を整理すると、読者の関心を失ってしまう危険性があります。
アイデアとアイデアの間にトランジションを使い、あるポイントから次のポイントへ論理的に流れるようにする。
移行例です。「例えば」「加えて」「一方で」「同時に」。
また、重要なものから重要でないものへ、あるいは議論の少ないものから議論の多いものへ、といった順序で情報を整理することも、良い整理に含まれます。
注意すること ビジネス文書の中で、重要な情報、望ましい情報、不要な情報は何かを決め、それに従ってビジネス文書を整理する。
AI ツールを使ってミスを避け、プロセスをスピードアップする
企画書、メール、プレスリリースなど、ビジネスでよくある失敗を避けたいなら、考慮すべきことはたくさんあります。
これらのポイントを押さえて、より効果的で魅力的な文章を作成し、ビジネスの成果をスケールアップしていただきたいと思います。
自分が何を目指して書いているのかを知ることが不可欠であることを忘れないでください。
そうでなければ、あなたの言葉は平坦なものになり、あなたの成功も遠のくでしょう。
このように、ビジネスライティングは、さまざまな要素が絡むため、難しいテーマといえます。
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