現代のビジネスシーンでは、社員とリーダーの双方が情報交換を行い、ワークフローを整理して優先業務を決定するために、コミュニケーションは不可欠である。しかし、そのコミュニケーションは、従来の働き方に従えば、対面もしくは会議と同期したものでなければならない。しかし、リモートワークやハイブリッドワークの文化が浸透した現在、同期的なコミュニケーションはますます難しくなり、ワークフローに悪影響を及ぼしている。

ある調査によると、35.50％の社員がリモートワークや在宅勤務をしており、同期コミュニケーションの効果が薄れています。全従業員との効率的なコミュニケーションにお悩みなら、ぜひ私たちにご相談ください！

この記事では、同期的コミュニケーションと非同期的コミュニケーションについて探り、従業員のパフォーマンスを高めるためのヒントをお伝えします。

準備はいいかい？さあ、飛び込もう！

TL; DR

  • 同期コミュニケーションとは、2人以上の当事者が同時に会話する方法である。
  • 非同期コミュニケーションの参加者全員が、メッセージが入手可能になった時点でメッセージを確認し、返信する。
  • 同期コミュニケーションの最も一般的な例は、会議アプリ、チャットソフト、対面での会話である。
  • 非同期コミュニケーションの最も一般的な例は、クラウド・サービス、ナレッジ・マネジメント・システム、イントラネットである。
  • 非同期コミュニケーションは、今日のビジネス社会において、リモートワーカーやハイブリッドワーカーとコミュニケーションをとる最も効率的な方法です。
  • ナレッジ・マネジメント・システムを使えば、非同期コミュニケーションを改善し、全員がドキュメントにアクセスできるようにすることができる。
  • すべてのデータを同期させ、ナレッジ・マネジメントのタスクを完了するためにデータを使用できるAIアシスタントをお探しなら、ZenoChatがおすすめです。

同期通信とは何か？

同期コミュニケーションとは、2人以上の当事者が同時にコミュニケーションを行う方法である。同期コミュニケーションでは、会話参加者は同時に話している人の話を聞き、自分の番が来たら文章を作る。このタイプのコミュニケーションの例としては、会議、デジタル会議、日常会話、電話による会話、電話会議などがある。同期型コミュニケーションの本質的かつ決定的な特徴は、即座に応答できることである。

非同期通信とは何か？

非同期コミュニケーションとは、リアルタイムの会話や即時の返信を伴わない相互作用を意味する。非同期コミュニケーションとは、2人以上の当事者がお互いにメッセージを残し、メッセージの受信者が手の空いたときに返信するコミュニケーション方法である。非同期コミュニケーションの最たる例は電子メールである。電子メールは、送信者が自分のメッセージ、伝えたい情報、段取りを1人以上の受信者に送信し、各受信者がその情報を知り、遅れて返信するコミュニケーション方法である。

非同期通信の例

非同期コミュニケーションは、今日のデジタル社会で個人と企業の両方が最も頻繁に使用するコミュニケーション方法であり、さまざまなコミュニケーション・チャンネルと方法があります。非同期コミュニケーションの例を見てみましょう。

  • メッセージング・ソフトウェア
  • 電子メール
  • ビデオ録画
  • クラウドコラボレーション
  • ビデオライブラリー
  • ナレッジ・マネジメント・ソフトウェア
  • イントラネット
  • デジタル・ワークスペース
  • 編集可能なSOP

同期通信と非同期通信

同期コミュニケーションとは、メッセージを送る側と受け取る側の全員が同じ場所にいるコミュニケーション方法である。例えば、社員がオフィスで同僚とコミュニケーションをとったり、リーダーがチームメンバーにタスクを説明したりすることが、同期コミュニケーションが使われる最も一般的なケースです。同期コミュニケーションは、物理的な場所だけでなく、Google MeetやTeamsのようなデジタル会議プラットフォームでも行うことができます。同期コミュニケーションでは、すべての関係者が利用可能であり、即座に対応できなければならない。

同期通信と非同期通信

非同期コミュニケーション方式では、参加者全員が、自分の手が空いているときに送信者のメッセージを確認し、返信する。この方式は、リモートワークやハイブリッドワークのスタイルに最適なソリューションである。また、このコミュニケーションでは、即時応答や常に利用可能であることなど、同期コミュニケーションに必要な条件は必須ではありません。さらに、非同期コミュニケーションには、特に企業にとって多くのメリットがあります。

非同期通信の利点

非同期通信は、メッセージの送信者と受信者が同じ場所におらず、利用できない通信方法であるため、すべての受信者が利用可能なときにメッセージを集中して調べることができます。非同期通信は、受信者と送信者の双方にとって、次のような多くの利点があります：

  • 柔軟な対応：従業員は1日のうちで最も生産性の高い時間帯にメッセージを確認し、返信することができる。企業で従業員に送られるメッセージは通常タスクに関連しているため、従業員は一日の仕事の計画を立てることができます。
  • 質の高い回答：受信者がメッセージを考え、確認する時間がより多くあるため、非同期コミュニケーション方式では創造的なアイデアやより明確な回答が生み出される。
  • 透明性：非同期通信でメッセージを送信するために使用されるアプリケーションは、チャット履歴を提供するので、すべてのメッセージとコンテンツは後で参照するために使用することができます。
  • タイムゾーンの問題から解放されます：非同期コミュニケーションは、異なるタイムゾーンに住む従業員や同僚との定期的なコミュニケーションに不可欠です。
  • 時間の節約： Wifitalentsの主な統計によると、会議は同期的なコミュニケーション方法であるため、従業員は週に約18時間を費やしている。非同期のコミュニケーション方法を使うことで、時間の無駄をなくし、従業員の生産性を高めることができる。
  • 生産性の向上：時間の無駄を省き、一日のうちで最も生産性の高い時間にメッセージを確認できるため、従業員の生産性が向上します。
非同期通信の利点

非同期コミュニケーションを改善するには？

非同期コミュニケーションは、他のコミュニケーション方法と同様、効果的に活用するためには改善と実践が必要です。会社の効率を上げ、従業員の生産性を高め、コミュニケーションを強化したいのであれば、導入すべき方法がいくつかあります。

  • 自分の考えを書き、それを洗練させる
  • 過剰なコミュニケーションを避ける
  • タスクを文書に分割する
  • 計画を立てる
  • 誰もが適切な文書にアクセスできるようにする
  • スレッドと見出しの使用
  • 明確なコミュニケーション・プロセスを構築する
  • 緊急性の定義
  • チェックインのスケジュール

非同期コミュニケーションにおける社内知識管理システムの重要性

社員とリーダー、あるいは異なるチーム間の非同期コミュニケーションを確立する最も効果的な方法は、社内ナレッジ・マネジメント・システムです。社内ナレッジマネジメントシステムでは、全社員がアクセスできるファイルを管理することで、大量のデータや情報を保存することができます。また、SOPやToDoリスト、承認チェック欄のある文書など、インタラクティブな文書をナレッジマネジメントシステムにアップロードすることで、従業員が常に連絡を取り合うことができるようになります。

Owllabsの調査によると、労働者の48％が、会社にはコミュニケーション・プラットフォームが多すぎると感じている。

すべての社内データと非同期コミュニケーションをナレッジ・マネジメント・システムに移行することで、従業員は少数のコミュニケーション・プラットフォームに集中することができます。こうすることで、従業員は何十ものプラットフォームをチェックしてコミュニケーションを図る代わりに、電子メールやナレッジ管理システムなど少数の基本的なプラットフォームをチェックすることで、自分のタスクに集中することができます。また、社内コミュニケーションのすべてを少数のプラットフォームに絞ることで、メッセージの見逃しや見落としを防ぐこともできます。

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TextCortex は、ZenoChatと呼ばれる会話型AIを搭載しており、企業全体の作業を効率化し、生産性を向上させることができます。ZenoChatは、GPT-4oやClaude 3.5 Sonnetのような革新的なLLMの使用、テキスト/コード/画像の生成、引用ベースのウェブ検索出力の生成、カスタムナレッジベースの作成を可能にする会話型AIアシスタントです。

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ZenoChatのナレッジベースがあれば、社内のすべてのデータをZenoChatにアップロードし、Notion 、Google Drive、Microsoft OneDriveなどのデータベースを簡単なステップで統合することができます。さらに、ZenoChatのNotion との統合により、すべてのデータを連携させ、社内コミュニケーションを強化することができます。このように、従業員やチームごとに複数のナレッジベースを作成することで、従業員の生産性を高めることができます。私たちの ケーススタディ:

  • TextCortex は ケメニー・ベーメ・コンサルタント現在では、従業員から効率と生産性の向上が報告されています（従業員1人当たり平均で月3日の勤務日数を削減）。
  • TextCortex のエコシステム・パートナーであるAICXは、オンボーディングに不可欠な存在であり、最初の数週間でチームの70％のアクティベーション率を達成するのに貢献した。
  • AIの活用と仕事に対する従業員の自信は60％増加した。
  • この導入により、投資収益率（ROI）は28倍となった。