La maggior parte dei dipendenti aziendali ha già usato una intranet. Ma sono ben pochi quelli che direbbero che la loro intranet funziona davvero bene. La promessa è quella di un unico posto dove trovare informazioni aziendali, politiche e aggiornamenti del team. La realtà è di solito un sito SharePoint che nessuno aggiorna e una funzione di ricerca che restituisce 400 risultati per "politica sulle ferie".

Questo articolo spiega cosa sono le intranet, perché sono importanti e come l'intelligenza artificiale stia cambiando le potenzialità di una intranet ben funzionante.

In breve: un'intranet è una rete interna privata che mette in contatto i dipendenti con le informazioni aziendali, gli strumenti e tra di loro. Le intranet tradizionali soffrono di scarsa reperibilità dei contenuti e di informazioni obsolete. Le intranet basate sull'intelligenza artificiale rendono le conoscenze aziendali consultabili tramite il linguaggio naturale, mettono in evidenza le informazioni giuste in modo proattivo e si integrano con gli strumenti che già usi. TextCortex le aziende TextCortex trasformare la loro documentazione esistente in un livello di conoscenza basato sull'intelligenza artificiale consultabile senza dover ricostruire la propria intranet.

Che cos'è una Intranet?

Una intranet è una rete interna privata che le organizzazioni utilizzano per condividere informazioni, strumenti e risorse esclusivamente con i propri dipendenti. L'accesso è solitamente limitato agli utenti verificati all'interno dell'organizzazione.

Le intranet moderne sono piattaforme web ospitate sui server aziendali o su infrastrutture cloud. Fungono da hub centrale dove i dipendenti possono accedere alle notizie aziendali, alla documentazione delle risorse umane, agli strumenti di progetto, alle basi di conoscenza e alle comunicazioni interne. Un'intranet può anche essere utilizzata per mantenere in contatto i diversi team di un'organizzazione attraverso spazi di lavoro condivisi e funzionalità collaborative.

Tipi di intranet

Le intranet possono assumere diverse forme a seconda delle dimensioni e delle esigenze dell'organizzazione:

  • Intranet tradizionali: archivi di documenti statici e portali di notizie aziendali, solitamente realizzati su piattaforme come SharePoint
  • Intranet sociali: aggiungi funzionalità di collaborazione come feed di gruppo, profili dei dipendenti e messaggistica in tempo reale (Slack, Teams)
  • Intranet basate sull'intelligenza artificiale: integra la ricerca in linguaggio naturale, la sintesi intelligente e l'individuazione proattiva delle conoscenze nei contenuti esistenti

Intranet vs Extranet

Una intranet è accessibile solo ai dipendenti interni. Un'extranet estende l'accesso selettivo a soggetti esterni come partner, fornitori o clienti. Entrambe sono reti private, ma un'extranet dispone di un livello esterno controllato per casi d'uso specifici.

Perché le intranet spesso falliscono

La maggior parte dei fallimenti delle intranet si riduce a tre problemi. I contenuti diventano obsoleti perché nessuno si assume la responsabilità di aggiornarli. La ricerca si basa sulle parole chiave e restituisce troppi risultati irrilevanti. E i dipendenti smettono di fidarsi di ciò che trovano lì, quindi chiedono invece a un collega, il che vanifica completamente lo scopo.

Il risultato: una intranet ben finanziata che i dipendenti ignorano, perché fare una domanda su un canale di Slack è più veloce che cercare nella intranet.

Come l'intelligenza artificiale migliora le intranet aziendali

L'intelligenza artificiale trasforma le intranet da semplici archivi passivi di documenti in sistemi di conoscenza attivi. Ecco come funziona nella pratica.

Ricerca in linguaggio naturale

Invece della ricerca per parole chiave, che richiede di sapere esattamente cosa stai cercando, l'IA permette ai dipendenti di porre domande in un linguaggio semplice. Alla domanda "Qual è la nostra politica di rimborso per i contratti aziendali?" viene fornita una risposta sintetizzata tratta dai documenti pertinenti, non un elenco di 12 PDF.

Rilevamento proattivo delle conoscenze

L'intelligenza artificiale monitora su cosa stanno lavorando i dipendenti e propone in modo proattivo documenti, aggiornamenti o informazioni utili del team, senza bisogno di effettuare ricerche. I nuovi assunti ricevono materiale di inserimento contestualizzato. I rappresentanti commerciali ricevono casi di studio pertinenti prima di una chiamata di presentazione.

Gestione automatizzata dei contenuti

L'intelligenza artificiale tiene traccia dell'età dei documenti e dei modelli di utilizzo, segnalando i contenuti obsoleti da rivedere o aggiornando automaticamente le sezioni quando cambiano i sistemi di origine. Questo risolve il problema della responsabilità che affligge la maggior parte delle intranet tradizionali.

TextCortex livello intranet basato sull'intelligenza artificiale

TextCortex una piattaforma di IA aziendale con sede nell'Unione Europea che si integra con i contenuti della tua intranet esistente e li rende consultabili tramite il linguaggio naturale. Non devi ricostruire il tuo SharePoint né migrare i tuoi documenti. TextCortex alle tue fonti esistenti e le trasforma in una base di conoscenze consultabile e sintetizzabile.

Risultati da MAHLE, fornitore automobilistico globale e società quotata nel DAX, che ha implementato TextCortex livello di IA sul proprio ambiente SharePoint:

  • Il 65% delle aziende adotta l'IA entro il primo mese dall'implementazione
  • Risparmio di oltre 5 ore a settimana per dipendente grazie a un recupero più rapido delle informazioni
  • Agenti integrati direttamente in SharePoint, che rendono la documentazione esistente immediatamente consultabile tramite il linguaggio naturale

TextCortex certificata ISO 27001 e SOC 2, è pienamente conforme al GDPR e alla legge UE sull'IA e serve clienti Fortune 500 e DAX 40 in tutto il mondo.

Domande frequenti

Cos'è una intranet?

Un'intranet è una rete interna privata che le organizzazioni utilizzano per condividere informazioni, strumenti e risorse esclusivamente con i propri dipendenti. L'accesso richiede l'autenticazione. Le intranet moderne sono basate sul web e fungono da piattaforma centrale per le notizie aziendali, la documentazione delle risorse umane, gli strumenti di progetto e le comunicazioni interne.

Qual è la differenza tra una intranet e Internet?

Internet è accessibile a tutti. Una intranet è privata, riservata ai dipendenti verificati all'interno di un'organizzazione. La intranet utilizza le stesse tecnologie web (browser, HTTP), ma è protetta da sistemi di autenticazione e controlli di accesso che impediscono l'accesso dall'esterno.

Perché la maggior parte delle intranet non riesce a creare valore?

I 3 problemi più comuni sono: contenuti obsoleti (nessuno si occupa di aggiornarli), ricerca inefficace (ricerca basata su parole chiave che restituisce troppi risultati irrilevanti) e perdita di fiducia (i dipendenti smettono di usarla dopo essersi scottati con informazioni obsolete). L'IA risolve tutti e 3 questi problemi consentendo query in linguaggio naturale, una gestione proattiva dei contenuti e una sintesi intelligente.

Cos'è una intranet basata sull'intelligenza artificiale?

Una intranet basata sull'intelligenza artificiale integra la ricerca in linguaggio naturale, la sintesi intelligente dei documenti e l'individuazione proattiva delle conoscenze ai contenuti già presenti nella intranet. I dipendenti possono porre domande in linguaggio semplice e ottenere risposte sintetizzate anziché i risultati di una ricerca per parole chiave. TextCortex come un livello di intelligenza artificiale su SharePoint, Google Drive o Notion richiedere alcuna migrazione.

In che modo l'intelligenza artificiale migliora la ricerca nell'intranet?

La ricerca tradizionale nell'intranet richiede di conoscere le parole chiave giuste e di setacciare un elenco di risultati. La ricerca basata sull'intelligenza artificiale comprende l'intento, sintetizza le risposte da più documenti contemporaneamente e fornisce una risposta diretta anziché un elenco di link. Dopo aver implementato TextCortex , i dipendenti MAHLE hanno potuto effettuare ricerche nei contenuti di SharePoint utilizzando il linguaggio naturale.

L'intranet è ancora utile per le aziende di oggi?

Sì, ma la forma si è evoluta. Probabilmente non vale la pena mantenere un portale di documenti statico. Un livello di conoscenza basato sull'intelligenza artificiale che rende il patrimonio di conoscenze aziendali consultabile in tempo reale è uno degli investimenti con il ROI più elevato che un'azienda possa fare per migliorare la produttività dei dipendenti. MAHLE ha raggiunto un tasso di adozione del 65% nel primo mese e un risparmio di oltre 5 ore a settimana per dipendente.