Che cos'è una Intranet? - È importante per la tua azienda?

Un'azienda, un team o un'impresa ha bisogno di un'app per organizzare il carico di lavoro e gestire la comunicazione dei dati dei dipendenti. Le app che offrono queste funzioni e sono utili per snellire il carico di lavoro sono chiamate intranet. Una intranet è una piattaforma di comunicazione e collaborazione interna utilizzata da aziende e imprese di ogni dimensione e settore. Una intranet è un metodo per condividere informazioni, comunicare e collaborare in modo efficace con partner fidati. Se sei curioso di conoscere i vantaggi di una intranet che aumenterà l'efficienza e quindi la redditività della tua azienda, continua a leggere!

In questo articolo esploreremo cos'è una intranet ed esamineremo le sue migliori pratiche!

Reay? Cominciamo!

TL; DR

• Le app Intranet sono strumenti che le aziende, le imprese e le organizzazioni utilizzano per condividere dati, rafforzare la comunicazione e gestire le conoscenze.
• Le intranet offrono caratteristiche fondamentali come la condivisione sicura delle informazioni, una comunicazione chiara, aggiornamenti, notizie e annunci.
• Con le intranet puoi comunicare efficacemente con i membri della tua azienda e semplificare tutti i flussi di lavoro.
• Poiché le app intranet funzionano anche come strumenti di archiviazione di documenti e dati, consentono ai dipendenti di trovare rapidamente qualsiasi dato.
• Se sei alla ricerca di uno strumento di gestione della conoscenza più flessibile ed efficace delle intranet, ZenoChat è stato progettato per te con funzioni che ti permettono di completare le tue attività di gestione della conoscenza con l'assistenza dell'intelligenza artificiale.

Che cos'è una Intranet?

Una intranet è una rete privata utilizzata dalle organizzazioni per condividere dati, comunicare e gestire le attività. Una intranet funge da quartier generale digitale dell'azienda per tenere informati i dipendenti, in modo che ognuno possa accedere facilmente ai dati che cerca. Una intranet può anche essere utilizzata per tenere in contatto i diversi team di un'organizzazione.

Caratteristiche principali delle Intranet

Le intranet mantengono i team in contatto e facilitano la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti. Le caratteristiche principali di una intranet includono:

• Condividi le informazioni in modo sicuro e protetto
• Comunicazione chiara tra leader e dipendenti
• Mantenere aggiornati i vari team condividendo le conoscenze
• Consente alle organizzazioni di archiviare dati importanti come linee guida, politiche e procedure operative standard (SOP).
• Permetti ai dipendenti di accedere rapidamente ai dati che stanno cercando

Vantaggi delle Intranet

Aggiornando le aziende con una intranet, è possibile snellire il flusso di lavoro e aumentare la produttività dei dipendenti. L'utilizzo efficace delle intranet è fondamentale per le aziende, perché le aiuta a sfruttare la gestione e la condivisione delle conoscenze tra dipendenti e dirigenti. Alcuni dei principali vantaggi delle intranet sono:

• Comunicazione migliorata: Le intranet consentono di comunicare efficacemente notizie, aggiornamenti e annunci tra organizzazioni, team, dipendenti e manager.
• Collaborazione: Le intranet consentono ai dipendenti di condividere dati come calendari condivisi, condivisione di documenti, mappe stradali delle attività e di lavorare insieme.
• Aumenta la produttività: Gli strumenti Intranet forniscono un'area di archiviazione comune per le informazioni e le risorse, consentendo ai dipendenti di accedere rapidamente ai dati e di completare più velocemente le attività.
• Maggiore sicurezza: Gli strumenti Intranet consentono agli amministratori di impostare le autorizzazioni di accesso per i dati sensibili, in modo da mantenere i dati al sicuro.
• Scalabilità: Le intranet possono essere rese più utili evolvendo con nuovi dati, utenti, contenuti e funzionalità.

Casi d'uso di Intranet

Una intranet è uno strumento versatile e potente che può cambiare il modo in cui un'organizzazione opera. Le intranet possono essere utili per la comunicazione, la gestione della conoscenza, la condivisione delle informazioni, il monitoraggio delle attività, il richiamo dei dati, la collaborazione, il lavoro a distanza e l'organizzazione del flusso di lavoro. Ecco alcuni casi d'uso popolari delle intranet:

• Comunicazione interna: Le intranet consentono di condividere notizie, annunci e aggiornamenti tra i membri dell'organizzazione.
• Biblioteca per i dipendenti: Le intranet offrono una funzione di biblioteca in cui i dipendenti possono trovare i dati che cercano. Secondo alcuni studi, un dipendente trascorre in media 18 minuti alla ricerca di un file; con le intranet puoi ridurre il tempo necessario ai dipendenti per trovare i file a pochi secondi.
• Archiviazione dei documenti: Puoi caricare nelle intranet i documenti relativi alle attività dell'organizzazione e condividere i documenti importanti con i dipendenti.
• Collaborazione: Le intranet aiutano i team che lavorano in diversi settori dell'organizzazione a gestire i loro compiti comuni.
• Formazione: Grazie alle intranet, puoi offrire corsi online ai tuoi dipendenti e sviluppare le loro competenze.

Migliori pratiche intranet

Se vuoi implementare una intranet nella tua azienda ma non sei sicuro di come utilizzarla, ti aiutiamo noi. Diamo un'occhiata più da vicino alle migliori pratiche delle intranet per le imprese, le aziende, le organizzazioni e i team.

Comunicazione efficace

Il più grande vantaggio dell'implementazione di una intranet nella tua azienda è che offre una comunicazione efficace. A differenza delle e-mail e delle app di chat, le intranet ti permettono di condividere aggiornamenti, annunci e notizie con tutti i membri della tua azienda in modo professionale. Soprattutto se nella tua azienda ci sono dipendenti remoti o ibridi, le intranet sono un modo efficace e organizzato per comunicare con loro.

Se usata correttamente, una intranet permette a tutti i membri e ai team della tua azienda di lavorare in modo collaborativo e di completare i compiti in modo autonomo. In questo modo è possibile sia aumentare la produttività complessiva che incrementare le prestazioni dei singoli dipendenti. Secondo il rapporto Worldmetrics 2024, il 57% dei dipendenti dichiara di non ricevere indicazioni chiare e il 75% dei dipendenti è insoddisfatto della comunicazione della propria azienda. Per prevenire questo problema, puoi integrare le intranet nella tua azienda e superare l'inefficienza causata dalla mancanza di comunicazione, assicurandoti che i dipendenti seguano e sappiano cosa fare.

Informazioni istantanee 

Puoi utilizzare le intranet per caricare i documenti relativi alle attività e consentire a tutti i dipendenti di accedervi. In questo modo, un dipendente può accedere alle informazioni che sta cercando con pochi clic e continuare a svolgere il proprio compito senza perdere la concentrazione.

Un dipendente può distrarre se stesso e i suoi colleghi per trovare i dati che sta cercando, il che può portare a una diminuzione della produttività complessiva. Secondo una ricerca, le persone che interrompono almeno due persone per trovare ciò di cui hanno bisogno, fino a 5 volte al giorno, portano a una diminuzione della produttività rendendo più difficile per i dipendenti concentrarsi. Con una intranet, puoi permettere ai dipendenti di accedere alle informazioni che cercano senza interrompere gli altri dipendenti.

Sebbene le app intranet siano utili per trovare i dati, non sono funzionali all'acquisizione di informazioni rilevanti da query più lunghe. Mentre con le intranet puoi apprendere le informazioni così come sono, non puoi crearne di nuove dopo averle analizzate. Se vuoi migliorare il processo di elaborazione dei dati e di richiamo delle informazioni, gli strumenti di gestione della conoscenza basati sull'intelligenza artificiale, come le Knowledge Bases di ZenoChat, fanno al caso tuo.

ZenoChat di TextCortex: Un modo più intelligente di gestire le conoscenze aziendali rispetto a una intranet

ZenoChat offre un'esperienza intranet migliorata grazie alla sua funzione "Basi di conoscenza". Con le basi di conoscenza di ZenoChat, puoi creare uno spazio di lavoro dove caricare e gestire tutti i dati aziendali in modo sicuro e protetto. A differenza delle intranet tradizionali, ZenoChat offre un'esperienza di gestione della conoscenza interattiva e personalizzabile per le aziende.

Mentre le app intranet tradizionali si limitano a fornire dati grezzi ai loro utenti, ZenoChat è in grado di analizzare le loro domande o richieste e di generare risposte con approfondimenti utilizzando i dati della conoscenza aziendale. Ad esempio, mentre con le app intranet tradizionali è possibile accedere ai dati di un elenco di attività settimanali, con ZenoChat è possibile accedere al numero, al tipo e al contenuto delle attività e creare riepiloghi su ciascuna di esse, il che porta i dipendenti a utilizzare ZenoChat in modo più flessibile e versatile.

La funzione Basi di conoscenza di ZenoChat consente agli utenti di caricare o collegare i propri dati interni. Con la nostra knowledge base integrations, puoi importare in ZenoChat le tue fonti di dati esistenti, come Google Drive, Microsoft OneDrive e Notion , con pochi clic e ottimizzare il processo di caricamento dei dati con una sincronizzazione continua.

Guarda i risultati di uno dei nostri casi di studio:

• TextCortex è stato realizzato per Kemény Boehme Consultants come soluzione per affrontare queste sfide e oggi i dipendenti riferiscono di aver aumentato l'efficienza e la produttività(risparmiando in media 3 giorni di lavoro al mese per dipendente).
• AICX, un partner dell'ecosistema di TextCortex, è stato parte integrante dell'onboarding e ha contribuito a raggiungere un tasso di attivazione del 70% del team nelle prime settimane.
• La fiducia dei dipendenti nell'utilizzo e nel lavoro con l'IA è aumentata del 60%.‍

L'implementazione ha portato a un ritorno sull'investimento (ROI) pari a 28 volte.

Siete pronti ad esplorare?

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