Nel mondo degli affari di oggi, la comunicazione è essenziale sia per i dipendenti che per i dirigenti per scambiare informazioni e determinare le attività prioritarie organizzando il flusso di lavoro. Tuttavia, la comunicazione dovrebbe avvenire faccia a faccia o in sincrono con le riunioni secondo il metodo di lavoro tradizionale. Con la diffusione di culture lavorative remote e ibride nel mondo del lavoro odierno, la comunicazione sincrona sta diventando sempre più difficile e influisce negativamente sul flusso di lavoro.

Secondo alcuni sondaggi, il 35,50% dei dipendenti lavora da remoto e da casa, il che indebolisce l'effetto della comunicazione sincrona. Se ti stai chiedendo come comunicare in modo efficiente con tutti i dipendenti, abbiamo pensato a te!

In questo articolo esploreremo la comunicazione sincrona e asincrona e ti daremo dei consigli per aumentare le prestazioni dei tuoi dipendenti.

Sei pronto? Tuffiamoci!

TL; DR

  • La comunicazione sincrona è un metodo in cui due o più parti conversano simultaneamente.
  • Tutti i partecipanti alla comunicazione asincrona rivedono e rispondono ai messaggi non appena sono disponibili.
  • Gli esempi più popolari di comunicazione sincrona sono le app per riunioni, i software di chat e le conversazioni faccia a faccia.
  • Gli esempi più popolari di comunicazione asincrona sono i servizi cloud, i sistemi di gestione della conoscenza e le intranet.
  • La comunicazione asincrona è il modo più efficiente per comunicare con i lavoratori remoti e ibridi nel mondo aziendale di oggi.
  • Puoi utilizzare i sistemi di gestione della conoscenza per migliorare la comunicazione asincrona e assicurarti che tutti abbiano accesso ai documenti.
  • Se stai cercando un assistente AI in grado di tenere sincronizzati tutti i tuoi dati e di utilizzarli per completare le attività di gestione della conoscenza, ZenoChat è la soluzione che fa per te.

Che cos'è la comunicazione sincrona?

La comunicazione sincrona è un metodo in cui due o più persone comunicano simultaneamente. Nella comunicazione sincrona, i partecipanti alla conversazione ascoltano la persona che parla simultaneamente e pronunciano le loro frasi quando arriva il loro turno. Esempi di questo tipo di comunicazione sono le riunioni, gli incontri digitali, le conversazioni quotidiane, le conversazioni telefoniche e le conference call. La caratteristica essenziale e distintiva della comunicazione sincrona è la possibilità di rispondere istantaneamente.

Che cos'è la comunicazione asincrona?

Comunicazione asincrona significa interazione senza conversazione in tempo reale e risposte immediate. La comunicazione asincrona è un metodo di comunicazione in cui due o più parti si lasciano messaggi reciproci e i destinatari del messaggio rispondono quando sono disponibili. Il miglior esempio di comunicazione asincrona è l'e-mail. L'e-mail è un metodo di comunicazione in cui il mittente trasmette il proprio messaggio, le informazioni che vuole trasmettere e le modalità a uno o più destinatari; ogni destinatario apprende le informazioni e risponde in ritardo.

Esempi di comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona, che è il metodo di comunicazione più utilizzato da individui e aziende nel mondo digitale di oggi, ha diversi canali e metodi di comunicazione. Vediamo alcuni esempi di comunicazione asincrona.

  • Software di messaggistica
  • Email
  • Registrazione video
  • Collaborazione in cloud
  • Video Biblioteche
  • Software di gestione della conoscenza
  • Intranet
  • Spazi di lavoro digitali
  • SOP modificabili

Comunicazione sincrona e asincrona

La comunicazione sincrona è un metodo di comunicazione in cui tutte le parti che inviano e ricevono il messaggio si trovano nello stesso luogo. Ad esempio, i dipendenti che comunicano con i colleghi in ufficio o i leader che spiegano i compiti ai membri del team sono i casi più comuni in cui si utilizza la comunicazione sincrona. La comunicazione sincrona può avvenire non solo in luoghi fisici ma anche su piattaforme di riunione digitali come Google Meet e Teams. Durante la comunicazione sincrona, tutte le parti devono essere disponibili e in grado di rispondere immediatamente.

Comunicazione sincrona e asincrona

Nel metodo di comunicazione asincrono, tutti i partecipanti esaminano e rispondono al messaggio del mittente quando sono disponibili. Questo metodo è la soluzione perfetta per gli stili di lavoro remoti o ibridi. Inoltre, le condizioni richieste per la comunicazione sincrona, come la risposta istantanea e l'essere sempre disponibili, non sono obbligatorie in questo tipo di comunicazione. Inoltre, il metodo di comunicazione asincrono offre molti vantaggi, soprattutto per le aziende.

Vantaggi della comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è un metodo di comunicazione in cui il mittente e il destinatario del messaggio non si trovano nello stesso luogo e non sono disponibili, quindi tutti i destinatari possono esaminare il messaggio con la massima attenzione quando sono disponibili. La comunicazione asincrona presenta molti vantaggi sia per i ricevitori che per i mittenti, come ad esempio:

  • Flessibilità di risposta: I dipendenti possono esaminare e rispondere ai messaggi nei momenti più produttivi della giornata. Dal momento che i messaggi inviati ai dipendenti delle aziende sono solitamente legati a delle attività, i dipendenti possono pianificare la loro giornata lavorativa.
  • Risposte di alta qualità: Poiché il destinatario ha più tempo per pensare e rivedere il messaggio, con il metodo di comunicazione asincrono è possibile produrre idee creative e risposte più chiare.
  • Trasparenza: Poiché le applicazioni utilizzate per trasmettere i messaggi nella comunicazione asincrona offrono una cronologia della chat, tutti i messaggi e i contenuti possono essere utilizzati per riferimenti successivi.
  • Niente più problemi di fuso orario: La comunicazione asincrona è essenziale per comunicare regolarmente tra dipendenti e collaboratori che vivono in fusi orari diversi.
  • Risparmio di tempo: Secondo alcune importanti statistiche di Wifitalents, le riunioni, essendo un metodo di comunicazione sincrono, fanno perdere ai dipendenti circa 18 ore alla settimana. Puoi porre fine alla perdita di tempo e aumentare la produttività dei tuoi dipendenti utilizzando metodi di comunicazione asincroni.
  • Aumento della produttività: I dipendenti aumenteranno la loro produttività perché potranno evitare di perdere tempo e rivedere i messaggi nel momento più produttivo della giornata.
Vantaggi della comunicazione asincrona

Come migliorare la comunicazione asincrona?

La comunicazione asincrona, come qualsiasi altro metodo di comunicazione, deve essere migliorata e praticata per essere utilizzata in modo efficace. Se vuoi aumentare l'efficienza della tua azienda, rendere i tuoi dipendenti più produttivi e rafforzare la tua comunicazione, ci sono alcuni metodi che dovresti implementare.

  • Scrivi i tuoi pensieri e affinali
  • Evita di comunicare troppo
  • Dividi i tuoi compiti in documenti
  • Pianifica in anticipo
  • Assicurati che tutti abbiano accesso ai documenti giusti
  • Usa le discussioni e le intestazioni
  • Crea un processo di comunicazione chiaro
  • Definisci l'urgenza
  • Programmare i check-in

Importanza dei sistemi di gestione della conoscenza interna sulla comunicazione asincrona

Il metodo più efficace per stabilire una comunicazione asincrona tra dipendenti e dirigenti o tra diversi team è rappresentato dai sistemi interni di gestione della conoscenza. I sistemi di gestione interna delle conoscenze ti permettono di archiviare grandi quantità di dati e informazioni controllando i file a cui tutti i dipendenti dell'azienda possono accedere. Puoi anche caricare nei sistemi di gestione delle conoscenze documenti interattivi come SOP, elenchi di cose da fare e documenti con sezioni di controllo dell'approvazione, in modo che i tuoi dipendenti possano rimanere sempre in contatto.

Secondo una ricerca di Owllabs, il 48% dei lavoratori ritiene che la propria azienda abbia troppe piattaforme di comunicazione.

Spostando tutti i dati interni e le comunicazioni asincrone sui sistemi di gestione della conoscenza, puoi fare in modo che i tuoi dipendenti si limitino a poche piattaforme di comunicazione. In questo modo, invece di controllare decine di piattaforme per comunicare, i tuoi dipendenti possono concentrarsi sui loro compiti controllando poche piattaforme di base come l'e-mail e i sistemi di gestione della conoscenza. Ridurre tutta la comunicazione interna della tua azienda a poche piattaforme evita anche che i messaggi vengano persi o trascurati.

TextCortex - Rendi le informazioni facilmente accessibili e fruibili

TextCortex è un co-pilota AI che puoi utilizzare per portare a termine compiti individuali e aziendali, gestire tutte le tue conoscenze e concentrare la comunicazione asincrona su un'unica piattaforma. TextCortex offre ai suoi utenti funzioni come la creazione di più basi di conoscenza, l'analisi dei dati, più LLM e la ricerca sul web, con integrations a più di 30.000 siti web e app.

ZenoChat - Basi di conoscenza

TextCortex è dotato di un'intelligenza artificiale conversazionale che sicuramente snellirà il carico di lavoro della tua azienda e aumenterà la tua produttività: ZenoChat. ZenoChat è un assistente AI conversazionale che ti permette di utilizzare LLM innovativi come GPT-4o e Claude 3.5 Sonnet, generare testo/codice/immagine, generare risultati di ricerca sul web basati su citazioni e creare basi di conoscenza personalizzate.

comunicazione asincrona

Con le Knowledge Bases di ZenoChat, puoi caricare tutti i tuoi dati interni su ZenoChat e integrare i tuoi database come Notion, Google Drive e Microsoft OneDrive con pochi semplici passaggi. Inoltre, con l'integrazione di Notion di ZenoChat, puoi mantenere tutti i tuoi dati coordinati e rafforzare la comunicazione interna. In questo modo puoi aumentare la produttività dei tuoi dipendenti creando più basi di conoscenza per i diversi dipendenti e team. Guarda i risultati di uno dei nostri casi di studio:

  • TextCortex è stato realizzato per Kemény Boehme Consultants come soluzione per affrontare queste sfide e oggi i dipendenti riferiscono di aver aumentato l'efficienza e la produttività(risparmiando in media 3 giorni di lavoro al mese per dipendente).
  • AICX, un partner dell'ecosistema di TextCortex, è stato parte integrante dell'onboarding e ha contribuito a raggiungere un tasso di attivazione del 70% del team nelle prime settimane.
  • La fiducia dei dipendenti nell'utilizzo e nel lavoro con l'IA è aumentata del 60%.‍
  • L'implementazione ha portato a un ritorno sull'investimento (ROI) pari a 28 volte.