Come scrivere un verbale di riunione efficace [+ modello di verbale di riunione gratuito].

Le riunioni sono eventi cruciali per le aziende, dove si prendono decisioni importanti, si esprimono idee e si fa brainstorming. È fondamentale documentare i contributi dei partecipanti, registrare le decisioni sugli argomenti, annotare il flusso della riunione e conservare questi dettagli per riferimenti e decisioni future. Per questo motivo, prendere appunti sugli argomenti importanti discussi durante le riunioni è fondamentale. I verbali delle riunioni servono a registrare le decisioni chiave, le idee dei partecipanti e altri dettagli significativi. Se vuoi aumentare l'efficienza delle tue riunioni e articolare meglio i tuoi pensieri, ci pensiamo noi!

In questo articolo scopriremo i verbali delle riunioni e come fare per redigere un verbale efficace.

Sei pronto? Iniziamo!

TL; DR

• I verbali delle riunioni sono le registrazioni ufficiali di una riunione per i suoi partecipanti e per la società.
• I verbali delle riunioni sono solitamente redatti dai segretari, ma anche altri partecipanti possono farlo.
• I verbali delle riunioni offrono vantaggi come la responsabilità e la definizione della struttura della riunione per l'azienda e i partecipanti.
• Un verbale di riunione di base dovrebbe includere nome, data, ora, partecipanti, argomenti importanti, documenti e obiettivi.
• Per redigere un verbale di riunione in modo efficace, puoi creare una scaletta, creare una lista di controllo dei partecipanti e utilizzare gli appunti delle riunioni precedenti.
• Per un verbale di riunione efficace, devi evitare di scrivere tutto, controllare le note importanti dopo aver registrato la riunione e correggere l'intero documento per renderlo privo di errori.
• Se stai cercando un assistente AI che ti supporti in tutte le attività aziendali, compresi i verbali delle riunioni, ZenoChat è la soluzione giusta.

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni sono le registrazioni ufficiali di una riunione per i suoi partecipanti. I verbali di riunione includono note su chi ha partecipato alla riunione, su cosa è stato discusso, su quali azioni sono scaturite e su quali idee sono state prese in merito agli argomenti. Contrariamente al nome, i verbali di riunione non registrano necessariamente ogni minuto; è sufficiente documentare solo le informazioni rilevanti e importanti.

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Chi è responsabile della verbalizzazione di una riunione?

I segretari di solito prendono appunti durante le riunioni aziendali e sono responsabili della stesura dei verbali delle riunioni. Se nella tua azienda non esiste un ruolo specifico per questo compito, i partecipanti alle riunioni che sono abituati a redigere i verbali delle riunioni si occuperanno di questo compito. Puoi anche utilizzare templates generato dagli assistenti AI per redigere i verbali delle riunioni e coprire l'intera riunione. Ad esempio, puoi utilizzare il seguente modello di verbale di riunione per le riunioni di un nuovo progetto.

Vantaggi del verbale di riunione

I verbali di riunione sono strumenti incredibilmente utili che offrono al tuo team e ai membri della riunione una vasta gamma di vantaggi. Vediamo alcuni dei vantaggi dei verbali di riunione.

Rendono le riunioni funzionali all'azione

I verbali delle riunioni ti aiutano a evitare discussioni interminabili e a elencare le decisioni attuabili prese durante le riunioni, come i piani d'azione, l'assegnazione dei contatti e gli elenchi di compiti e sottocompiti.

Delineano la struttura della riunione

Un verbale di riunione organizzato crea uno schema e un ordine del giorno che puoi utilizzare per tutte le tue riunioni e che i partecipanti conosceranno nel tempo.

Tieni tutti aggiornati

Puoi tenere tutti aggiornati inviando copie dei verbali delle riunioni a tutti i partecipanti tramite strumenti di comunicazione interna o e-mail.

Evidenzia gli argomenti importanti

Se dopo le riunioni dimentichi alcuni argomenti importanti o se i partecipanti se ne dimenticano, il verbale di riunione può aiutarti a evitare questa situazione. Con i verbali di riunione puoi annotare gli argomenti importanti e rivederli alla fine della riunione.

Responsabilità 

I verbali delle riunioni sono la soluzione perfetta per trasformare gli argomenti discussi e le decisioni prese durante la riunione in elenchi. In questo modo, puoi evidenziare chi è assegnato a quale compito e le responsabilità dei partecipanti.

Cosa deve includere un verbale di riunione?

Il contenuto di un verbale di riunione varia a seconda delle esigenze e delle abitudini della tua azienda. Anche se ogni azienda ha una struttura ed esigenze diverse, ci sono alcune informazioni che dovresti includere in ogni verbale di riunione, come ad esempio:

• Le nozioni di base della riunione, come nome, luogo, data e ora
• Elenco dei partecipanti alla riunione
• Obiettivi della riunione
• Approvazione dell'ordine del giorno
• Punti di discussione
• Punti d'azione
• Prossima riunione
• Documenti
• Note/Commenti

Come verbalizzare una riunione in modo efficace?

Se vuoi che il tuo verbale di riunione sia perfetto, devi iniziare a prepararlo prima della riunione. Se la stesura di un verbale di riunione è una novità per te e non hai esperienza nel prendere appunti, abbiamo preparato una guida per te!

Crea uno schema

Come per qualsiasi altro documento aziendale, è essenziale creare una bozza di verbale di riunione che includa i punti all'ordine del giorno. Ti consigliamo di concentrarti sugli obiettivi principali e di elencare l'ordine del giorno della riunione durante lo sviluppo del verbale della riunione. Se hai bisogno di assistenza per creare il tuo schema, puoi utilizzare gli assistenti AI conversazionali come ZenoChat.

Controlla i partecipanti

Tenere una lista dei partecipanti al verbale della riunione e spuntare i loro nomi dalla lista quando si iscrivono è un modo efficace per registrare le presenze. In questo modo potrai tenere traccia di chi partecipa alla riunione e potrai inviare il documento del verbale della riunione a coloro che non potranno partecipare per tenerli informati.

Appunti della riunione precedente

In alcune riunioni potrebbe essere necessario fare riferimento e utilizzare elementi di riunioni precedenti. Ad esempio, potresti aver bisogno di punti d'azione rivisti dai verbali delle riunioni precedenti, di idee per le riunioni precedenti che supportino l'argomento attuale, di un riassunto delle note delle riunioni precedenti e di argomenti che si estenderanno alle riunioni attuali.

Evita di scrivere tutto 

Quando prendi appunti di una riunione, dovresti scrivere solo le informazioni importanti e rilevanti. In questo modo eviterai che il verbale della riunione si trasformi in un pasticcio e creerai un verbale più organizzato e facile da capire.

Registra le riunioni

Puoi prendere in considerazione la possibilità di registrare le riunioni per migliorare i tuoi verbali e verificare se ci sono informazioni che ti sono sfuggite durante la riunione. Puoi registrare le riunioni con un dispositivo di registrazione o con il tuo cellulare e archiviare questi file nella knowledge base della tua azienda.

Rivedere gli appunti e correggerli

Rileggendo gli appunti dopo la riunione, puoi correggere gli errori di ortografia e assicurarti che tutte le informazioni siano scritte in modo chiaro. In questo modo potrai conservare le registrazioni scritte di tutte le tue riunioni e garantire che siano perfette e prive di errori.

ZenoChat - Il tuo assistente AI personale per i verbali delle riunioni

Se stai cercando un copilota AI che ti supporti in tutte le attività aziendali, compresa la verbalizzazione delle riunioni, allora ZenoChat by TextCortex è progettato per te. ZenoChat è progettato per supportarti in tutte le attività aziendali grazie a molteplici LLM, potenti RAG, ricerca sul web, dati addestrati, basi di conoscenza e personas personalizzabili.

ZenoChat può aiutarti a verbalizzare le riunioni:

• Generare verbali di riunione personalizzati templates,
• Correggi la grammatica e l'ortografia dei tuoi verbali di riunione in meno di un minuto,
• Archivia i verbali delle tue riunioni con le basi di conoscenza,
• Analizzare i verbali delle riunioni con le basi di conoscenza e generare output utilizzando queste ultime.

Caricando o collegando i verbali delle tue riunioni alle basi di conoscenza di ZenoChat, puoi far sì che ZenoChat analizzi tutti i tuoi appunti e generi le risposte alle tue domande. Grazie alla sua potente RAG (Retrieval-augmented generation), ZenoChat è in grado di richiamare le informazioni dai tuoi appunti senza errori. Inoltre, puoi migliorare le prestazioni dei tuoi dipendenti utilizzando le basi di conoscenza e le altre funzioni di ZenoChat. Guarda i risultati di uno dei nostri casi di studio:

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Domande frequenti

Cosa sono i verbali delle riunioni?

Il verbale di una riunione è il resoconto ufficiale delle decisioni prese, di chi è stato nominato, dei punti d'azione che ne sono scaturiti, delle idee sull'argomento discusse e di tutti gli altri eventi correlati che si sono verificati durante la riunione. Con TextCortex, puoi chiedere a un assistente AI di redigere per te un verbale di riunione secondo il modello che desideri.

Come si scrive il verbale di una riunione?

Se stai scrivendo un verbale di riunione, ti consigliamo di includere le seguenti sezioni:

• Le nozioni di base della riunione, come nome, luogo, data e ora
• Elenco dei partecipanti alla riunione
• Obiettivi della riunione
• Approvazione dell'ordine del giorno
• Punti di discussione
• Punti d'azione
• Prossima riunione
• Documenti
• Note/Commenti

Il verbale di riunione che genererai tramite TextCortex includerà queste voci e altre voci importanti di cui la tua organizzazione ha bisogno. In questo modo, invece di perdere tempo a redigere la struttura del verbale della riunione, potrai passare subito all'azione.

Qual è la regola per i verbali delle riunioni?

Il verbale della riunione è un resoconto ufficiale e fattuale delle attività svolte. Evita di inserire opinioni, giudizi, affermazioni come "una relazione ben fatta" o frasi di critica su membri, argomenti e idee, sia positive che negative. Se vuoi che il tuo verbale di riunione sia ben strutturato e professionale, puoi trasformare i tuoi appunti in un tono di voce professionale con TextCortex.

Cosa sono i verbali delle riunioni aziendali?

I verbali di riunione sono appunti presi durante una conferenza o una riunione di un'azienda o di un'organizzazione. Documentano discussioni, decisioni, risultati, idee, appunti e azioni. Le aziende hanno bisogno di verbali di riunione per organizzare le loro riunioni e valutare i risultati delle riunioni precedenti.