Le migliori applicazioni per la gestione della posta elettronica per organizzare la vostra casella di posta elettronica

State lottando per mantenere organizzata la vostra casella di posta elettronica? Non siete soli.

Con la quantità di e-mail che riceviamo ogni giorno, può essere difficile tenere sotto controllo la situazione e gestire la casella di posta elettronica.

Ma fortunatamente, oggi sono disponibili numerosi consigli e applicazioni per la gestione della posta elettronica che possono aiutarvi a organizzare la vostra casella di posta e a rendere la gestione delle e-mail più semplice che mai. 

Come faccio a gestire così tante e-mail?

Gestire le e-mail può essere un compito scoraggiante, soprattutto se si ricevono centinaia di messaggi al giorno e se ne hanno altrettanti da scrivere. È facile essere sopraffatti e perdere il controllo della propria casella di posta.

Ma con le giuste strategie, è possibile prendere il controllo delle proprie e-mail e mantenerle organizzate e gestibili! 

Smistare rapidamente la posta indesiderata

Sbarazzatevi dello spam il prima possibile impostando dei filtri o utilizzando uno strumento di blocco dello spam come SpamSieve o MailWasher per eliminare automaticamente i messaggi sospetti prima ancora che raggiungano la vostra casella di posta.

Comprendere il proprio approccio 

Scrivere un'e-mail non è così semplice come digitare i propri pensieri e premere "Invia".

È necessario tenere conto di una serie di fattori quali il tono, il contenuto, la lunghezza e la struttura dell'e-mail. È importante tenere a mente questi fattori quando si scrivono le e-mail.

Il primo passo è determinare lo scopo del messaggio: chiedetevi perché state inviando questa e-mail e quali informazioni vi servono dal destinatario. Una volta stabilito lo scopo, sarà più facile decidere il tipo di contenuto da includere nell'e-mail. 

Per quanto riguarda il tono, assicuratevi che sia adatto alla situazione: se si tratta di una richiesta formale, usate un linguaggio educato, ma se si tratta di qualcosa di più informale, sentitevi liberi di usare un tono più leggero. Tenete presente che, anche se alcune persone preferiscono un linguaggio informale, è sempre bene essere prudenti per non offendere nessuno e non dare l'impressione di essere poco professionali. 

Se si definisce l'approccio generale in base al tipo di e-mail da inviare, scriverle diventerà molto più facile e veloce!

L'e-mail può essere una chiamata?

Se a volte la vostra casella di posta elettronica vi sembra troppo opprimente, chiedetevi se l'e-mail che state per scrivere e inviare non possa invece diventare una telefonata.

Pensateci: quante volte vi capita di affrontare una conversazione via e-mail che si sarebbe potuta risolvere in pochi minuti se aveste alzato il telefono? O quante volte avete aspettato per ore o a volte addirittura per giorni che qualcuno rispondesse al vostro messaggio, quando una rapida telefonata avrebbe potuto risolvere il problema immediatamente?

Suggerimenti per mantenere organizzata la posta in arrivo

Organizzare la posta in arrivo può essere un compito scoraggiante, ma non deve esserlo per forza. Abbiamo alcuni consigli per aiutarvi a tenere la vostra casella di posta organizzata e sotto controllo! 

La regola "toccare una volta

In Asian Efficiency si usa una regola chiamata "toccare una volta", che in pratica significa prendere una decisione non appena si apre un'e-mail, anche se tutto ciò che si fa è memorizzarla da qualche parte per seguirla più avanti nel tempo.

Si controlla la posta elettronica solo in momenti definiti e, quando la si apre, non si deve risolvere immediatamente alcun problema che si potrebbe trovare. Dovete solo spostare gli elementi dalla casella di posta in arrivo a dove dovrebbero essere, in modo da rendere la casella di posta più pulita e organizzata.

Smettere di dipendere dalle notifiche

Non è vantaggioso controllare sporadicamente la propria posta elettronica in base all'impulso di un'idea o di una notifica.

In questo modo, si limita l'autorità sul proprio flusso di lavoro, poiché chiunque abbia il vostro indirizzo e-mail lo controlla. Per questo motivo, si consiglia di controllare la posta elettronica solo periodicamente, a intervalli poco frequenti.

Pulizia profonda regolare

Se volete una casella di posta elettronica libera, praticate regolarmente la strategia della pulizia profonda, giorno dopo giorno.

Il primo passo è quello di annullare l'iscrizione a tutte le e-mail che non sono più rilevanti o utili per voi. Non dimenticatevi di quelle fastidiose e-mail di iscrizione che continuano ad arrivare! 

Il secondo passo consiste nel creare cartelle per i diversi tipi di e-mail. In questo modo sarà più facile trovare rapidamente messaggi specifici senza dover cercare tra il disordine della casella di posta.

Infine, ogni giorno (o almeno una volta alla settimana) è bene eliminare le e-mail o gli allegati non necessari che potrebbero intasare la casella di posta.

Le migliori app per organizzare la posta in arrivo

Se i nostri consigli non vi bastano e siete alla ricerca di soluzioni pratiche, abbiamo raccolto anche alcune applicazioni utili per l'organizzazione della vostra casella di posta!

TextCortex

Avete mai pensato di affidarvi a uno strumento AI per organizzare la vostra casella di posta?

AI strumenti come TextCortex utilizzano algoritmi e tecniche di apprendimento automatico per personalizzare i contenuti delle e-mail, fornendo risposte automatiche su misura per il destinatario.

Avete bisogno di un'email templates da scegliere istantaneamente per tenere le bozze pronte per essere programmate? Chiedete a ZenoChat di produrle per voi!

Newton Email

Newton Mail è un'applicazione di posta elettronica che aiuta a semplificare e snellire la posta in arrivo. Offre una serie di funzioni che facilitano la gestione di grandi volumi di e-mail, tra cui filtri intelligenti, notifiche personalizzabili, opzioni di snooze e follow-up.

Polimail

Polymail è un'altra grande opzione se avete bisogno di qualcosa di più avanzato rispetto alle funzioni organizzative di base, come le etichette o le cartelle, per gestire efficacemente la vostra posta su più account contemporaneamente.

Scintilla

Spark è una popolare app di posta elettronica per utenti iOS e Mac che offre potenti strumenti per organizzare le e-mail in diverse categorie come newsletter, notifiche e messaggi personali con i colleghi.