Come usare l'intelligenza artificiale negli acquisti: Automatizzare i flussi di lavoro con l'intelligenza artificiale

L'approvvigionamento è sempre stata una delle funzioni che più dati richiede in qualsiasi azienda, e una delle meno supportate dalla tecnologia. Ma le cose stanno cambiando rapidamente. Secondo McKinsey, l'automazione basata sull'intelligenza artificiale potrebbe rendere le operazioni di approvvigionamento più efficienti del 25-40%, e le aziende gestiscono già il 50% in più di spesa per dipendente rispetto a cinque anni fa.¹

In questo articolo vedremo come l'intelligenza artificiale si applica a ogni tipo di attività di approvvigionamento e quali vantaggi concreti le aziende stanno già riscontrando.

In breve: l'IA migliora la gestione degli acquisti grazie all'analisi automatizzata della spesa, alle previsioni predittive della domanda, alla selezione intelligente dei fornitori, alla gestione dei contratti e al monitoraggio dei rischi. Una ricerca di BCG dimostra che l'IA può snellire il lavoro manuale nella gestione degli acquisti fino al 30% e ridurre i costi complessivi del 15-45%. Il 64% dei responsabili degli acquisti prevede che l'IA trasformerà il proprio ruolo entro 5 anni (Hackett Group 2025). TextCortex i team di approvvigionamento a creare flussi di lavoro basati sull'IA utilizzando i propri dati relativi a contratti, fornitori e richieste di offerta.

Cos'è l'approvvigionamento?

L'approvvigionamento è una funzione aziendale fondamentale che comprende il processo di ricerca, acquisto e gestione di beni, servizi o lavori da fornitori esterni. Si tratta di un approccio strategico alla gestione della catena di fornitura che va oltre il semplice acquisto.

Tipi di attività di approvvigionamento

Le attività di approvvigionamento si dividono in diverse categorie, ciascuna con obiettivi ben definiti:

Approvvigionamento strategico

L'approvvigionamento strategico si concentra sulla pianificazione a lungo termine e sulla costruzione di relazioni. Implica l'allineamento delle attività di approvvigionamento con gli obiettivi aziendali generali, la valutazione dei potenziali fornitori e la creazione di partnership con i fornitori chiave.

Approvvigionamento operativo

L'approvvigionamento operativo si occupa delle attività quotidiane relative agli acquisti: effettuare ordini, gestire il processo di acquisto, supervisionare i contratti con i fornitori e garantire che i beni o i servizi ricevuti rispettino gli standard di qualità specificati.

Approvvigionamento tattico

L'approvvigionamento tattico mira a massimizzare il valore di ogni transazione. Consiste nel negoziare condizioni e prezzi vantaggiosi con i fornitori e nell'individuare costantemente opportunità di risparmio sui costi.

Gestione del rischio

Questo tipo di approvvigionamento mira a proteggere l'organizzazione dalle interruzioni della catena di fornitura. Prevede l'identificazione e la mitigazione dei rischi, oltre a garantire il rispetto delle linee guida legali, etiche e organizzative durante tutto il processo di approvvigionamento.

Approvvigionamento sostenibile

L'approvvigionamento sostenibile si concentra sull'impatto più ampio delle decisioni di acquisto. Garantisce che i fornitori rispettino gli standard etici e dà la priorità a prodotti e pratiche rispettosi dell'ambiente.

Il ruolo dell'intelligenza artificiale negli appalti

L'approvvigionamento si è evoluto da una funzione puramente transazionale a un fattore chiave della strategia aziendale. L'intelligenza artificiale rende questo cambiamento misurabile, non solo un obiettivo ambizioso. Ecco come le aziende stanno implementando l'intelligenza artificiale nell'ambito dell'approvvigionamento oggi.

Analisi automatizzata delle spese

L'intelligenza artificiale analizza rapidamente enormi quantità di dati relativi agli acquisti, classificando le spese, individuando modelli ricorrenti ed evidenziando le aree in cui è possibile risparmiare sui costi. Un processo che prima richiedeva settimane può ora essere completato in poche ore. Una ricerca di BCG dimostra che l'intelligenza artificiale può ridurre i costi complessivi degli acquisti del 15-45%.²

Analitica predittiva per la previsione della domanda

Gli algoritmi di intelligenza artificiale prevedono la domanda futura sulla base dei dati storici, delle tendenze di mercato e di fattori esterni, aiutando le aziende a ottimizzare i livelli delle scorte e a negoziare condizioni migliori con i fornitori prima dei picchi di domanda.

Selezione intelligente dei fornitori

L'intelligenza artificiale valuta i fornitori in base a diversi criteri contemporaneamente: prezzo, qualità, tempi di consegna e fattori di rischio. Inoltre, monitora costantemente le prestazioni dei fornitori, fornendo informazioni in tempo reale per il processo decisionale, invece di basarsi su revisioni trimestrali.

Gestione e analisi dei contratti

L'IA esamina i contratti, estrae le informazioni chiave, individua i rischi e garantisce la conformità. L'implementazione dell'IA ha ridotto del 39% la durata del ciclo di vita dei contratti e aumentato la produttività del 44%, mentre le organizzazioni che utilizzano l'IA nella gestione dei contratti segnalano un risparmio sui costi del 31%.³

Chatbot per gli appalti

I chatbot basati sull'intelligenza artificiale gestiscono le richieste di routine relative agli acquisti, consentendo al personale di dedicarsi a compiti più strategici. Forniscono assistenza per le richieste sullo stato degli ordini, l'inserimento dei fornitori e la risoluzione di problemi di base, ed è disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in tutti i fusi orari.

Monitoraggio dei rischi

L'intelligenza artificiale monitora costantemente i fattori di rischio lungo tutta la catena di approvvigionamento, dalle questioni geopolitiche all'instabilità finanziaria dei fornitori, consentendo una mitigazione proattiva anziché un intervento reattivo volto a limitare i danni solo dopo che si sono verificate delle interruzioni.

Approvvigionamento sostenibile

L'intelligenza artificiale monitora e analizza gli indicatori di sostenibilità, garantendo che le decisioni relative agli acquisti siano in linea con gli obiettivi di responsabilità ambientale e sociale dell'azienda e aiutando i team a soddisfare requisiti normativi sempre più rigorosi.

I vantaggi dell'intelligenza artificiale negli acquisti

Ecco cosa valutano le aziende dopo aver implementato l'intelligenza artificiale nelle funzioni di approvvigionamento:

• Maggiore efficienza: l'intelligenza artificiale automatizza le attività che richiedono molto tempo, come l'inserimento dei dati, l'elaborazione degli ordini di acquisto e le comunicazioni con i fornitori, consentendo ai team di dedicarsi a compiti strategici.
• Risparmio sui costi: l'analisi avanzata e la modellizzazione predittiva individuano opportunità di risparmio, ottimizzano i prezzi e riducono le spese non autorizzate.
• Maggiore precisione: l'intelligenza artificiale riduce al minimo gli errori umani nell'inserimento dei dati, nei calcoli e nell'analisi, diminuendo il rischio di errori costosi.
• Informazioni in tempo reale: i sistemi basati sull'intelligenza artificiale elaborano continuamente enormi quantità di dati, fornendo informazioni aggiornate sulle tendenze di mercato, sulle prestazioni dei fornitori e sui modelli di spesa.
• Una migliore gestione dei fornitori: l'intelligenza artificiale valuta e classifica i fornitori in modo oggettivo sulla base di diversi criteri, migliorando sia la selezione che la gestione continua dei rapporti.
• Gestione dei rischi: l'intelligenza artificiale monitora costantemente i fattori di rischio della catena di approvvigionamento, avvisando i team di approvvigionamento di potenziali interruzioni prima che si verifichino.
• Maggiore conformità: i sistemi di IA segnalano automaticamente le azioni non conformi, garantendo il rispetto delle politiche aziendali, delle normative di settore e dei requisiti legali.
• Previsioni più accurate: analizzando i dati storici e le tendenze di mercato, l'intelligenza artificiale fornisce previsioni sulla domanda più precise, riducendo i costi di magazzino e le carenze di fornitura.
• Maggiore trasparenza: l'analisi basata sull'intelligenza artificiale offre una visione chiara dell'intero processo di approvvigionamento, rendendo più facile individuare e risolvere le inefficienze.
• Approvvigionamento sostenibile: l'intelligenza artificiale monitora gli indicatori di sostenibilità, rendendo più facile prendere decisioni di approvvigionamento responsabili dal punto di vista ambientale e sociale su larga scala.

TextCortex i team di approvvigionamento

TextCortex una piattaforma di IA aziendale con sede nell'Unione Europea che aiuta i team di approvvigionamento a creare flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale utilizzando i propri dati relativi a contratti, fornitori, richieste di offerta e spese. I team possono consultare la documentazione interna in linguaggio naturale, automatizzare la redazione delle comunicazioni di routine e analizzare i dati dei fornitori senza dover modificare i sistemi esistenti.

Flussi di lavoro automatizzati per gli acquisti

La funzione Flows TextCortex permette ai team di approvvigionamento di creare flussi di lavoro automatizzati per le attività più comuni: analisi delle richieste di offerta, redazione delle comunicazioni con i fornitori, gestione della revisione dei contratti e generazione dei report di spesa. Templates cosa deve fare l'IA e includono campi di inserimento dinamici per ogni nuova attività.

Una volta creato un flusso di lavoro, puoi riutilizzarlo con tutto il tuo team. Vai alla Templates nella sezione Personalizzazioni e clicca su "Crea nuovo modello". Compila il campo di testo del modello, definisci cosa deve fare l'IA e configura i campi di input dinamici che verranno compilati ad ogni nuova interazione.

Guarda i risultati di Atares, che utilizza TextCortex ridurre il carico di lavoro operativo:

• 20 ore di tempo operativo risparmiate ogni settimana dopo l'implementazione
• Meno tempo dedicato alla redazione manuale dei documenti, ai follow-up e alla ricerca delle informazioni
• I team che riescono a dedicare più tempo alle relazioni strategiche con i fornitori e alle iniziative di riduzione dei costi

TextCortex certificata ISO 27001 e SOC 2, è pienamente conforme al GDPR e alla legge UE sull'IA e serve clienti Fortune 500 e DAX 40 in tutto il mondo. Iscriviti e scopri il futuro degli appalti basati sull'intelligenza artificiale.

Domande frequenti

Come viene utilizzata l'intelligenza artificiale negli appalti?

L'intelligenza artificiale viene utilizzata nell'ambito degli appalti per l'analisi automatizzata della spesa, la previsione della domanda, la valutazione e il monitoraggio dei fornitori, la revisione e la gestione dei contratti, l'analisi delle richieste di offerta, il monitoraggio dei rischi e la gestione delle richieste tramite chatbot. Il ritorno sull'investimento più immediato deriva solitamente dall'automazione della classificazione della spesa e dell'analisi dei contratti, ambiti in cui i processi manuali richiedono molto tempo e sono soggetti a errori.

Quali sono i vantaggi dell'intelligenza artificiale nell'ambito degli appalti?

Una ricerca di BCG dimostra che l'IA può snellire le attività manuali di approvvigionamento fino al 30% e ridurre i costi complessivi del 15-45%. Le organizzazioni che utilizzano l'IA nella gestione dei contratti segnalano un risparmio sui costi del 31% e una riduzione del 39% della durata dei contratti. La ricerca di McKinsey del 2025 prevede che l'IA potrebbe rendere le operazioni di approvvigionamento più efficienti del 25-40%. L'Hackett Group ha rilevato che i primi ad adottare questa tecnologia stanno già ottenendo miglioramenti della produttività pari o superiori al 25%.

Cos'è l'analisi automatizzata della spesa?

L'analisi automatizzata della spesa utilizza l'intelligenza artificiale per classificare i dati relativi alle spese di approvvigionamento, identificare i modelli di spesa, segnalare le anomalie e individuare opportunità di risparmio in tutte le attività di acquisto. Ciò che prima richiedeva settimane di analisi manuale ora può essere completato in poche ore. La classificazione della spesa basata sull'intelligenza artificiale migliora inoltre la qualità dei dati, rendendo più affidabili le decisioni a valle.

In che modo l'intelligenza artificiale migliora la gestione dei fornitori?

L'intelligenza artificiale valuta i fornitori in base a più criteri contemporaneamente (prezzo, qualità, affidabilità delle consegne, fattori di rischio) e monitora le prestazioni in modo continuo, anziché attraverso revisioni trimestrali. Segnala l'instabilità finanziaria dei fornitori, i rischi geopolitici e il calo delle prestazioni prima che si trasformino in interruzioni della catena di approvvigionamento, consentendo ai team di approvvigionamento di agire in modo proattivo.

L'intelligenza artificiale può aiutare a garantire la conformità negli appalti?

Sì. I sistemi di intelligenza artificiale monitorano in tempo reale le attività di approvvigionamento rispetto alle politiche aziendali, alle normative di settore e ai requisiti legali, segnalando automaticamente le azioni non conformi prima che vengano portate a termine. Questo è particolarmente utile per le aziende che operano in più giurisdizioni con requisiti normativi diversi.

Come si fa a iniziare a usare l'IA nell'ambito degli acquisti?

Inizia con il caso d'uso che offre il ROI immediato più elevato per il tuo team: in genere l'analisi della spesa, la revisione dei contratti o l'elaborazione delle richieste di offerta. Collega le tue fonti di dati esistenti (contratti, anagrafiche dei fornitori, dati storici sulla spesa) a una piattaforma di IA e implementa un flusso di lavoro mirato prima di passare a una scala più ampia. TextCortex a SharePoint, Google Drive, OneDrive e Notion un'integrazione in un solo clic, permettendoti di iniziare senza dover ricostruire i sistemi esistenti.

¹ McKinsey. "Trasformare le funzioni di approvvigionamento per un mondo guidato dall'intelligenza artificiale." 2025. mckinsey.com

² BCG. «GenAI nell'approvvigionamento: dal semplice trend alla riduzione dei costi». Aprile 2025. bcg.com

³ Fynk / Concord. "Statistiche sull'uso dell'IA nella gestione dei contratti." 2025. concord.app