Strumenti di produttività per le e-mail per organizzare la posta in arrivo

In questo articolo abbiamo raccolto strumenti e suggerimenti utili che sono certi aumenteranno la vostra produttività e-mail e organizzeranno la vostra casella di posta.

Sebbene scrivere un'e-mail sia un lavoro lungo e faticoso, le e-mail hanno un ruolo necessario nella comunicazione e nel marketing nel mondo di oggi. In questo articolo abbiamo raccolto suggerimenti e strumenti che possono aiutarvi a dedicare meno tempo alle e-mail.

Se siete pronti a migliorare la produttività delle vostre e-mail, cominciamo!

Che cos'è la produttività delle e-mail?

La vostra abilità nell'uso della posta elettronica viene valutata in base a quanto riuscite ad aumentare le prestazioni e a ottenere rapidamente di più nella vostra casella di posta.

Come usiamo le e-mail e perché la produttività è importante?

L'e-mail è uno strumento di comunicazione molto utilizzato nella vita professionale. È necessario utilizzare le e-mail per comunicare in modo efficace con i colleghi, i clienti e il pubblico di riferimento. I tipi di e-mail che servono a scopi diversi hanno schemi e strutture differenti. Per un venditore che invia più di 100 e-mail a freddo ogni settimana, è molto importante mantenere la produttività e l'efficienza. Altrimenti, chiunque si perderebbe tra tutte le risposte e perderebbe tempo.

In sostanza, possiamo suddividere i casi d'uso delle e-mail in tre punti principali della vita aziendale.

Comunicare con i membri del team

L'uso della posta elettronica è un modo efficace per comunicare con i colleghi, il capo, i dipendenti o gli amici di diversi reparti. L'uso della posta elettronica consente di risparmiare tempo, poiché richiede meno tempo rispetto alle conversazioni individuali. Inoltre, poiché l'e-mail è una forma di comunicazione scritta, riduce al minimo i malintesi.

Vendere prodotti e servizi

Le e-mail di vendita e marketing sono uno dei metodi più efficaci per le start-up e le aziende per raggiungere i potenziali clienti.

Potete utilizzare le e-mail per raggiungere nuovi acquirenti o per informare i clienti esistenti su sconti e opportunità. Indipendentemente dal tipo di attività, fare buon uso delle e-mail è un modo efficace per commercializzare i vostri prodotti e servizi al vostro pubblico di riferimento.

Se volete distinguervi nella casella di posta del potenziale cliente, il vostro nome "Da" e il titolo della mail devono essere accattivanti. Assicuratevi quindi che il nome "Da" rappresenti il vostro marchio o prodotto!

La seconda parte a cui i potenziali clienti presteranno attenzione è l'oggetto. L'oggetto deve essere una breve frase che riassume il contenuto dell'intera e-mail. Affinché l'oggetto sia pienamente visibile sia sui dispositivi desktop che su quelli mobili, è necessario che sia più breve di 30 caratteri.

Informare i clienti / Newsletter

Se volete che i vostri clienti attuali rimangano fedeli al vostro marchio, dovete concentrarvi sulla creazione di e-mailnewsletter attraverso le automazioni. Queste e-mail vengono utilizzate per annunciare le vendite e le ultime novità ai clienti esistenti. Dopo aver determinato il pubblico di riferimento, dovete decidere che tipo di contenuti i vostri clienti desiderano ricevere, impostando la vostra macchina per le e-mail.

Suggerimenti per la produttività delle e-mail

Poiché la posta elettronica è una forma di comunicazione necessaria per realizzare vendite nel mondo degli affari di oggi, potete ridurre il vostro carico di lavoro e informare i potenziali clienti utilizzando la posta elettronica in modo più efficace. Ecco come essere più produttivi nell'organizzare la vostra casella di posta elettronica.

Orario programmato per le e-mail

Se volete usare il vostro tempo in modo efficace, dovreste assegnare il tempo per rispondere alle e-mail in base al numero di e-mail che ricevete. Se si riceve un gran numero di e-mail, è consigliabile riservare due volte al giorno dei periodi per dedicarsi esclusivamente alla lettura e alla risposta alle e-mail. A seconda del vostro orario di lavoro, il tempo da dedicare alla posta elettronica può essere la mattina, a metà giornata, la sera o il secondo lavoro della giornata.

Organizzare la cassetta della posta con etichette e cartelline

Se la vostra cassetta della posta sembra in disordine, non dovete preoccuparvi perché ci sono dei mezzi utili per organizzarla.

Grazie a cartelle, tag ed etichette, è possibile organizzare i messaggi di posta elettronica in base all'ordine di funzionamento. In questo modo, potrete utilizzare il vostro tempo in modo più efficiente mentre rispondete alle vostre e-mail. Dopo aver creato cartelle adatte alle vostre esigenze, noterete che le vostre e-mail saranno meno faticose.

Se si vuole organizzare la posta in arrivo in modo produttivo, è necessario creare delle regole per i tag e le cartelle. In questo modo, si può decidere facilmente quali e-mail vanno in quali cartelle. Le regole più elementari sono le regole "continuo" e "fatto". È possibile inviare le e-mail completate alla cartella "done" e spostare quelle incomplete alla cartella "continuous". È possibile aumentare la produttività creando regole e cartelle adatte al proprio ordine di lavoro.

Disattivare le notifiche

È consigliabile disattivare le notifiche per non essere distratti dal tempo impiegato per rispondere alle e-mail. Quando si risponde a un'e-mail, le notifiche che compaiono sullo schermo distraggono l'utente e aumentano il tempo di risposta alle e-mail. Se volete evitare di perdere tempo, vi consigliamo di disattivare le notifiche durante il tempo dedicato alle risposte alle e-mail.

Cancellazione dalle e-mail indesiderate

Se quando si apre la posta in arrivo si trovano e-mail non correlate, significa che sono presenti abbonamenti non necessari. Non dovreste creare un abbonamento con l'indirizzo e-mail che utilizzate per il lavoro. Se si desidera utilizzare la casella di posta in arrivo in modo efficace, è necessario annullare l'iscrizione a tutte le e-mail indesiderate.

Se si hanno abbonamenti che richiedono di rimanere aggiornati sul settore, sui clienti e sui fornitori, è possibile creare una cartella per tali abbonamenti. Così, quando si vogliono conoscere le ultime notizie, si può usare questa cartella.

Utilizzate gli strumenti di AI per aumentare la produttività

Esistono numerosi strumentiAI di qualità che potete utilizzare per le vostre e-mail. Gli strumenti AI ridurranno il vostro carico di lavoro e velocizzeranno il vostro flusso di lavoro riducendo il tempo dedicato alle e-mail.

Sentitevi liberi di utilizzare gli strumenti di AI per organizzare e rispondere alle vostre e-mail. Riducendo il tempo dedicato alle e-mail, potrete occuparvi di altro lavoro o creare tempo libero per voi stessi. Alcuni strumenti di AI possono farvi risparmiare il 70% del tempo.

Se siete curiosi di conoscere gli strumenti AI più produttivi per le e-mail, continuate a leggere!

I migliori strumenti per la produttività delle e-mail AI

Che si tratti di e-mail fredde o personalizzate, gli strumenti di scrittura di AI vi aiuteranno con le vostre e-mail. Con gli strumenti di AI presenti in questo articolo, potrete scrivere rapidamente le e-mail di cui avete bisogno e organizzare la vostra casella di posta.

TextCortex Browser Extension

Le diverse email templates di TextCortex facilitano la semplificazione del flusso di lavoro di scrittura delle email. È possibile utilizzare diversi templates di posta elettronica in base alle proprie esigenze. Utilizzate la modalità Zeno per creare e-mail a partire da punti elenco oppure utilizzate il nostro templates per scrivere e-mail e compilate le informazioni necessarie per creare e-mail veloci.

Ecco alcuni tipi di e-mail che si possono ricevere utilizzando TextCortex:

- E-mail di vendita
- E-mail di assistenza clienti
- E-mail di marketing
- E-mail Newsletter
- E-mail di reclutamento

Tutte queste email possono essere generate in base al luogo in cui si lavora! TextCortex è integrato con più di 2000+ piattaforme piattaforme online. Installate extension e iniziate a collaborare con un compagno AI sempre e ovunque.

In alternativa, è possibile utilizzare ZenoChat per creare le e-mail. È sufficiente digitare i comandi e fornire un contesto sufficiente perché Zeno li recepisca e la magia si compia.

Superumano

Superhuman è uno strumento di AI che consente di correggere gli errori commessi durante l'utilizzo delle e-mail. Se avete inviato un'e-mail con informazioni errate o errori di ortografia, grazie a Superhuman potete annullare l'e-mail inviata.

Un'altra caratteristica di Superhuman è che segnala tutte le e-mail importanti e filtra quelle indesiderate. È anche possibile controllare quando le e-mail sono state lette. Uno strumento eccellente per aumentare la produttività.

Edison

Se avete più di un account di posta, Edison è uno strumento AI funzionale per voi. Edison consolida tutti i vostri account in un unico posto, rendendo più facile l'organizzazione delle vostre e-mail. Con la funzione di Assistente e-mail incorporata di Edison, etichettare le e-mail diventerà più facile.