Padroneggiare la produttività delle e-mail è un'abilità fondamentale per qualsiasi lavoratore.

Le e-mail sono uno dei modi principali utilizzati dai lavoratori per comunicare sul posto di lavoro moderno: è quindi essenziale padroneggiare la produttività delle e-mail se si vuole avere successo nel proprio lavoro.

Avere abitudini e pratiche di posta elettronica efficaci può aiutarvi a rimanere organizzati, a risparmiare tempo ed energia e a fare in modo che i messaggi importanti non rimangano sepolti sotto una valanga di e-mail.

Se vi sembra che ultimamente vi manchi questa disciplina, questo articolo contiene alcuni consigli utili per aumentare la vostra produttività con Gmail!

Cosa mi manca?

Vi capita mai di avere difficoltà a rimanere produttivi mentre lavorate? Potreste chiedervi il perché di questa situazione.

Ci sono molte ragioni per cui la vostra produttività potrebbe essere in calo ed è importante identificare le cause del problema, in modo da poter prendere provvedimenti per migliorare la vostra efficienza. 

Consigli per la produttività di gmail

Sopraffatti

Una delle cause più comuni della mancanza di produttività è la sensazione di essere sopraffatti o di non avere in mente una serie di obiettivi chiari.

Quando non si sa esattamente che cosa si deve fare o come si deve procedere, si rischia di procrastinare e di distrarsi, impedendo di portare a termine il lavoro. Per combattere questo problema, provate a suddividere i compiti più grandi in parti più piccole, a stabilire tempi specifici per ogni compito e a concentrarvi su un compito alla volta fino al completamento.

Inoltre, assicuratevi che i vostri obiettivi siano misurabili e raggiungibili, in modo che servano da incentivo per completare i compiti in tempo.

Ripetitività 

Un'altra causa di scarsa produttività è la tendenza a sentirsi troppo a proprio agio con i compiti di routine o a svolgere troppe mansioni in una volta sola.

L'esecuzione di compiti ripetitivi per lunghi periodi di tempo può diventare noiosa o monotona, il che può portare a una diminuzione della motivazione e della concentrazione quando si ripropongono questi compiti in futuro.

Per ovviare a questo problema, provate ad apportare di tanto in tanto dei piccoli cambiamenti, come ad esempio cambiare il modo in cui affrontate un compito specifico o fare delle pause nel corso della giornata per praticare attività fisica o esercizi di rilassamento come lo yoga e la meditazione, che hanno dimostrato di contribuire ad aumentare i livelli di concentrazione quando si torna al lavoro dopo averli completati.

Riposo

Una delle cause più comuni di scarsa produttività è la mancanza di sonno o di pause riposanti durante la giornata.

Quando non dormiamo abbastanza, il nostro cervello non funziona in modo efficace come dovrebbe, il che può rendere più difficile concentrarsi e rimanere concentrati sui propri compiti. Allo stesso modo, non fare pause regolari durante la giornata può portare a un esaurimento e a una diminuzione dei livelli di produttività nel tempo. 

Come scrivere e-mail in modo più semplice

Scrivere e-mail può essere un compito intimidatorio. Anche se si sa cosa si vuole dire, è facile rimanere bloccati nei dettagli e ritrovarsi a fissare uno schermo vuoto.

Fortunatamente, esistono semplici strategie che possono aiutare a rendere la scrittura delle e-mail più facile ed efficiente.

aumentare la produttività di gmail

Pianificare in anticipo

Prima di iniziare a scrivere, è importante pensare allo scopo della vostra e-mail e a come volete strutturarla.

Assicuratevi di avere una chiara comprensione di chi è il vostro pubblico e del messaggio che volete trasmettere prima di iniziare: dedicare tempo a questa fase può farvi risparmiare tempo nel lungo periodo, assicurandovi che le vostre e-mail siano ben organizzate e puntuali.

Mantenere la semplicità

Non tutte le e-mail hanno bisogno di complessità o di un linguaggio fiorito; a volte bastano poche frasi con informazioni o indicazioni chiare. Mantenete le cose chiare ed evitate di complicarle troppo con dettagli inutili o gergo: i lettori apprezzeranno la semplicità!

Siate creativi

Sebbene la brevità sia importante, non abbiate paura di divertirvi con le parole, se adeguate al vostro pubblico! Siate creativi con le righe dell'oggetto o usate l'umorismo quando è il caso: questi piccoli accorgimenti possono davvero fare impressione sui destinatari e aggiungere personalità ai vostri messaggi, senza togliere nulla al loro scopo. 

Suggerimenti per la produttività di Gmail

Gmail è uno dei servizi di posta elettronica più diffusi al mondo ed è facile capire perché. È veloce, affidabile e ricco di funzioni che aiutano a svolgere più lavoro in meno tempo. Ma nonostante i suoi numerosi vantaggi, può essere difficile massimizzare la propria produttività mentre lo si usa.

Ecco alcuni consigli per aiutarvi a ottenere il massimo dal vostro account Gmail!

Affidate a uno strumento di AI il vostro flusso di lavoro

Un modo utile per aumentare la competenza e la velocità di scrittura delle e-mail è quello di pre-scriverne alcune in modo da poterle inviare in un secondo momento.

TextCortex è lo strumento AI perfetto per ottenere il risultato desiderato!

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Non solo genera un'e-mail completa in pochi secondi a partire da pochi punti, ma dispone anche di altre utili funzioni per espandere il testo, tradurlo in oltre 25 lingue e modificarne il tono, in modo da avere sempre un contenuto che suoni esattamente come lo si desidera.

Avete bisogno di idee su come affrontare un determinato argomento in un'e-mail? Volete un paio di templates tra cui scegliere immediatamente? Chiedete al vostro nuovo assistente personale AI : ZenoChat!

Impostare più account

Se si dispone di più account di posta elettronica legati all'azienda (ad esempio, sales@mycompanyname), la configurazione di più account in Gmail semplifica la vita perché consente di gestire tutte le e-mail in arrivo da ciascun account in un'unica posizione centrale.

Ciò significa che è possibile passare facilmente da un account all'altro e accedere alle e-mail di diversi account senza dover effettuare il login e il logout.

Inoltre, è possibile rispondere rapidamente alle e-mail di tutti gli account in un'unica posizione, risparmiando così tempo prezioso. 

Integrations sono lì per aiutare

Gmail dispone inoltre di un'ampia gamma di funzioni progettate per aiutarvi a rimanere più organizzati e produttivi.

Grazie all'integrazione con altri servizi Google come Google Drive e Calendar, tenere il passo con le vostre attività è più facile che mai!

Sfruttatela al massimo: scrivete le e-mail in Google docs (cliccate su "File", poi su "E-mail", quindi selezionate "Bozza e-mail"), preparate il vostro messaggio e salvatelo semplicemente per dopo o cliccate sull'icona blu di Gmail per trasferirlo in Gmail come bozza. Si tratta di una scelta eccellente per chi ha bisogno di inviare numerose e-mail in modo costante, ma desidera comunque organizzarle in modo sistematico o condividerle con altre persone.

Usare un cercatore di e-mail

Scoprire gli indirizzi e-mail può essere piuttosto noioso.

Se siete dei cercatori e volete trovare rapidamente l'indirizzo e-mail di qualcuno, potete affidarvi a uno strumento per la ricerca di e-mail come Voila Norbert, dotato di un'interfaccia molto intuitiva e di un tasso di precisione del 98%.