I migliori consigli di produttività per la posta elettronica per fare di più ogni giorno

Scrivere e-mail può essere un'attività che richiede molto tempo, ma è una parte importante della comunicazione in qualsiasi posto di lavoro.

Sebbene sia facile rimanere impantanati nei dettagli e dedicare troppo tempo a una sola e-mail, esistono modi per rimanere produttivi mentre si scrivono le e-mail!

In questo articolo abbiamo raccolto alcuni suggerimenti e trucchi che siamo certi si riveleranno utili per rivoluzionare la vostra produttività quotidiana quando si tratta di gestire le e-mail.

Se siete pronti, tuffatevi! 

Perché le e-mail sono così utili?

Le e-mail sono uno strumento di comunicazione fondamentale: consentono uno scambio efficiente ed efficace di informazioni tra individui, reparti e persino aziende. Inoltre, contribuiscono a garantire l'accuratezza fornendo un modo semplice per tracciare le conversazioni e condividere i documenti.

Vediamo perché le e-mail sono una parte fondamentale di ogni routine lavorativa.

Comunicazione interna

Le e-mail sono spesso utilizzate come metodo principale di comunicazione tra i dipendenti: in questo modo, possono comunicare tra loro in modo rapido, semplice e sicuro.

Questo aiuta a tenere tutti informati sugli sviluppi dell'organizzazione o del settore senza doversi incontrare di persona o fare telefonate. Inoltre, garantisce che le informazioni importanti non vadano perse o dimenticate a causa di errori di comunicazione o fraintendimenti.

Sviluppo professionale

Le e-mail possono essere utilizzate anche per scopi di sviluppo professionale, ad esempio per fornire feedback su progetti o compiti portati a termine dai dipendenti, per inviare promemoria su scadenze o eventi imminenti o per condividere con i colleghi risorse che potrebbero aiutarli a migliorare le loro competenze.

Questo rende le e-mail una risorsa preziosa quando si tratta di mantenere standard di alta qualità in qualsiasi ambiente di lavoro.

Comunicazione remota

Infine, le e-mail sono un ottimo modo per i datori di lavoro di rimanere in contatto con i propri dipendenti anche se lavorano in remoto da diverse località del mondo.

Inviando regolarmente e-mail con aggiornamenti sulle novità e sulle politiche aziendali, i datori di lavoro possono assicurarsi che tutti siano informati sui cambiamenti rilevanti all'interno dell'organizzazione, il che contribuisce a mantenere alto il morale nei momenti di incertezza o di interruzione, come durante le restrizioni della pandemia COVID-19.

Tipi di e-mail più inviati

Ogni giorno vengono inviate molte e-mail, per cui è utile capire quali sono i principali tipi di e-mail che si possono ricevere o su cui ci si trova a lavorare.

Email di marketing

Le e-mail di marketing sono un ottimo modo per raggiungere i clienti esistenti e potenziali.

Possono essere utilizzate per promuovere nuovi prodotti, offrire sconti e coupon o semplicemente tenere i clienti informati sulle ultime novità della vostra azienda. Indipendentemente dal tipo di azienda che gestite o per la quale lavorate, l'email marketing è uno strumento efficace per rimanere in contatto con il vostro pubblico di riferimento e per incrementare le vendite!

Quando si tratta di creare una campagna e-mail di successo, ci sono diversi elementi importanti che devono essere presi in considerazione. Innanzitutto, è importante creare un oggetto accattivante che catturi l'attenzione del lettore e lo incoraggi ad aprire il messaggio. Inoltre, dovete assicurarvi che le vostre e-mail siano visivamente piacevoli, includendo immagini o video attraenti, quando è il caso. Infine, assicuratevi di includere call-to-action pertinenti che indirizzino i lettori verso pagine specifiche del vostro sito web o di altre piattaforme online come i social media.

Newsletter e-mail

Newsletter Le e-mail sono un ottimo modo per rimanere in contatto con i clienti e fidelizzarli!

Possono essere utilizzati per condividere informazioni su nuovi prodotti o servizi, annunciare vendite o sconti e tenere i clienti aggiornati sulle novità della vostra azienda. La creazione di un sito newsletter efficace richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione. Ecco alcuni rapidi consigli per iniziare:

1. Identificate il vostro pubblico di riferimento: prima di iniziare a scrivere, decidete a chi inviare il sito newsletter e quali informazioni potrebbero trovare interessanti o utili. Pensate ai loro interessi, alle loro esigenze e alle loro preferenze, in modo da poter creare contenuti che li soddisfino. 

2. Decidete quali contenuti includere: una volta che sapete chi è il vostro pubblico, pensate a che tipo di contenuti vorrebbero ricevere nelle loro newsletter, ad esempio aggiornamenti su blog , annunci di prodotti, offerte speciali o promozioni. È importante mescolare i contenuti in modo che ogni newsletter abbia qualcosa di nuovo per i lettori, pur mantenendo il tema generale della vostra attività coerente in tutti i numeri. 

3. Pianificate il vostro programma newsletter : considerate la frequenza con cui volete inviare le newsletter - mensilmente? Trimestralmente? Annualmente? Poi pianificate le date di invio di ogni numero, in modo da rispettare le scadenze senza perdere nessun termine!

Email di pietra miliare

Una milestone email è un'email automatica che viene inviata quando vengono raggiunte determinate pietre miliari nel percorso del cliente. Queste pietre miliari possono includere cose come l'acquisto di un prodotto, il rinnovo di un abbonamento, l'aggiornamento di una funzione o l'attivazione di un account, ecc. Possono anche essere utilizzate per celebrare eventi speciali o anniversari, come compleanni o festività.

Le e-mail con le pietre miliari sono un ottimo modo per mantenere i vostri clienti impegnati ed entusiasti di ciò che li aspetta: aiutano a ricordare agli utenti l'incredibile viaggio che hanno intrapreso con il vostro prodotto o servizio e possono persino ispirarli ad aggiornare o acquistare altri prodotti.

Le e-mail con le pietre miliari sono incredibilmente potenti perché consentono di personalizzare l'esperienza del cliente e di renderla più significativa per lui. Potete usare questo tipo di e-mail per mostrare apprezzamento per la loro fedeltà e ricordare loro perché hanno scelto proprio voi. Inoltre, questo tipo di e-mail offre l'opportunità di fare cross-selling e up-selling, nonché di aumentare il coinvolgimento degli utenti con il vostro prodotto o servizio nel tempo, ricordando ai clienti le nuove funzionalità che potrebbero essere disponibili per loro. 

Suggerimenti per la produttività delle e-mail

Le e-mail possono essere uno degli strumenti più potenti per rimanere organizzati e produttivi. Tuttavia, molte persone si trovano sopraffatte dall'enorme quantità di e-mail che ricevono o che devono inviare ogni giorno.

Vediamo cosa si può fare per ottenere di più senza trascinare il lavoro per ore e ore.

Provate uno strumento di AI per aumentare la vostra produttività

AI sono un ottimo modo per rendere il processo di scrittura delle e-mail più veloce e meno doloroso.

TextCortex Il nostro strumento AI può aiutarvi a creare e-mail personalizzate in pochi minuti, in modo che possiate dedicare meno tempo a compiti banali e più tempo a portare a termine il lavoro.

Tra gli oltre 60 templates del nostro creator suite , troverete un'intera categoria dedicata alla scrittura di e-mail. Ciò significa che, anche se non avete molto tempo a disposizione, potete inviare e-mail di alta qualità senza dover passare ore a crearle da zero. 

Abbiamo solo bisogno di alcuni indicatori, come punti elenco o una breve descrizione/scopo della vostra e-mail e genereremo quello che vi serve, nel tono e nella lunghezza che preferite, in pochi secondi!

Gestire i messaggi di posta elettronica a orari prestabiliti

Può essere un problema tenere sotto controllo le e-mail, soprattutto se arrivano da più account o se si riceve un grande volume di messaggi.

Un modo per gestire lo stress e il tempo che deriva dal rispondere alle e-mail è quello di stabilire momenti specifici durante la giornata in cui ci si dedica esclusivamente alla lettura e alla risposta.

Il primo passo è decidere quante volte al giorno controllare e rispondere alle e-mail. Potreste voler dedicare due o tre periodi di lettura delle e-mail al giorno, a seconda del numero di account o di persone che vi contattano regolarmente. Una volta stabilito questo, decidete quale sia l'orario migliore per questi periodi: potrebbe essere la mattina presto, a metà giornata o la sera prima di spegnere per la notte. 

Priorità ed efficienza

Stabilite le priorità per le e-mail che richiedono un'attenzione immediata e per quelle che possono aspettare fino a un secondo momento: questo aiuterà a garantire che i messaggi importanti non si perdano in un mare di altre e-mail in attesa di risposta. 

Poi, è il momento di concentrarsi sull'efficienza. Il primo passo è capire cosa si sta cercando di ottenere con l'e-mail. Prima di iniziare a scrivere, prendetevi un po' di tempo per pensare al vostro scopo e al risultato che vorreste ottenere dal destinatario. Questo vi aiuterà a mantenere il messaggio conciso e chiaro durante la scrittura dell'e-mail. 

Durante la stesura dell'e-mail, ricordate che meno è meglio: non scrivete paragrafi lunghi e non includete informazioni inutili che potrebbero distrarre dal punto principale. Mantenete le frasi brevi e cercate di non ripetervi; in questo modo la lettura del destinatario sarà più facile e le risposte più rapide! 

Non sono consentite notifiche

Che si tratti di una notifica push dalla vostra app preferita o di un promemoria su una riunione imminente, queste notifiche possono facilmente distogliere la nostra attenzione dal compito da svolgere.

La soluzione è sorprendentemente semplice: spegnerle. Disattivando tutti gli avvisi che possono distrarre mentre si lavora alle e-mail, si crea un ambiente favorevole alla concentrazione. 

Gli studi hanno dimostrato che quando riusciamo a concentrarci su una cosa per un periodo di tempo prolungato senza interruzioni, siamo in grado di lavorare in modo più efficiente ed efficace rispetto a quando veniamo costantemente interrotti da stimoli esterni come le notifiche del telefono. Inoltre, questa concentrazione ininterrotta ci aiuta a rimanere più a lungo nello stato di flusso, il che significa che non solo produciamo un lavoro di migliore qualità, ma lo completiamo anche più velocemente!

Le scorciatoie sono la via

Il vostro software di posta elettronica ha probabilmente alcune utili scorciatoie che possono aiutarvi a risparmiare tempo.

Ad esempio, Gmail ha una serie di scorciatoie che si presentano come combinazioni rapide di tasti che consentono di eseguire determinate operazioni senza dover cliccare sui menu o aprire nuove finestre. Ad esempio, se si desidera archiviare un'e-mail senza eliminarla, è sufficiente premere "e" sulla tastiera. Allo stesso modo, premete "c" per comporre, "#" per eliminare qualsiasi e-mail e "A" mentre visualizzate un'e-mail per rispondere a tutti coloro che l'hanno ricevuta.

Microsoft Outlook offre anche utili scorciatoie per semplificare il processo di scrittura e di risposta alle e-mail: è possibile creare un nuovo messaggio di posta elettronica con Ctrl+Maiusc+M, programmare un nuovo appuntamento del calendario con Ctrl+Maiusc+A, passare alla posta in arrivo con Ctrl+Maiusc+i o rispondere a tutti con Ctrl+Maiusc+R.