Avete mai voluto imparare alcuni consigli utili su come scrivere un'email informale?

La principale distinzione tra e-mail formali e informali è il tono utilizzato nella scrittura. 

Le e-mail professionali utilizzano un linguaggio formale ed educato, mentre quelle personali utilizzano un linguaggio più informale e colloquiale.

In questo articolo scopriremo se esistono regole per la composizione di un'e-mail informale e quali sono.

Inoltre, potrete trovare alcuni suggerimenti per migliorare la vostra scrittura sia formale che informale.

Pertanto, pazientate ancora un po'!

Email formali e informali

Prima di proseguire, vorrei sottolineare alcune differenze fondamentali tra le e-mail di lavoro e quelle informali.

Utilizziamo le e-mail formali quando:

  • è richiesta la scrittura per applicazioni aziendali e professionali
  • con un formato predefinito e specifico
  • È necessario utilizzare una terminologia formale e cortese.
  • frasi lunghe e difficili

Utilizziamo le e-mail informali quando:

  • utilizzare le e-mail per comunicazioni personali
  • non esiste un formato o una struttura predefinita
  • invio di e-mail ad amici e familiari
  • utilizzando un linguaggio semplice e informale
  • le nostre frasi sono brevi e semplici

Per un'e-mail più informale, va bene chiacchierare di qualsiasi cosa vi passi per la testa. D'altra parte, quando si invia un'e-mail ufficiale, è meglio andare dritti al punto.

Inoltre, le e-mail per scopi sia professionali che occasionali presentano alcune analogie. Entrambi:

  • Utilizzate una terminologia chiara e di facile comprensione.
  • Svolgono un ruolo importante nel facilitare un dialogo produttivo.
  • Utilizzate sempre la stessa struttura: introduzione, corpo centrale e sommario.

Come scrivere un'e-mail informale?

Come abbiamo detto, utilizziamo le e-mail informali per scopi personali: famiglia, amici o persone che conosciamo bene.

Sebbene la maggior parte delle e-mail informali includa un saluto, un corpo e una chiusura, non si tratta di una regola ferrea.

Poiché l'e-mail è così informale, si possono usare tranquillamente frasi abbreviate e acronimi con poche o nessuna frase complessa.

Inoltre, è possibile mantenere le e-mail informali brevi e dolci o includere molti dettagli e informazioni.

E, anche se state scrivendo un'e-mail informale, alcune cose sono solo cattive abitudini, giusto?

Ecco alcune cose da evitare quando si preparano le e-mail:

  • Frasi incomplete
  • Frasi di senso compiuto
  • Frasi lunghe e complicate
  • Errori grammaticali

Non solo ci sono trappole da evitare, ma ci sono anche fattori da tenere in considerazione quando si compone un'e-mail informale. Vediamoli:

1. Scrivere un oggetto

L'oggetto è necessario per tutte le e-mail. Le e-mail informali sono più semplici perché il contenuto non richiede molta riflessione. In altre parole,siete liberi di usare nell'oggetto qualsiasi tono di voce che vi colpisca.

  • Ecco il piano.
  • Ecco il video che stavate cercando.
  • Vale la pena di leggere questo articolo.
  • Leggete fino in fondo!

2. Aprire con un saluto informale

Quando si inizia un'e-mail informale, basta un semplice "ciao" o "ehi" per dare il via a una conversazione amichevole. Per una forma di saluto meno formale, non dobbiamo preoccuparci troppo delle parole che scegliamo.

E per aggiungere entusiasmo e simpatia, possiamo anche usare più punti esclamativi ed emoticon:

  • Ehi [nome],
  • Ciao [Nome],
  • Ciao a tutti!
  • Ciao!
  • Ehi!

3. Indicare il motivo per cui ci si rivolge a loro

Ogni e-mail, sia essa formale o informale, deve indicare il motivo per cui è stata inviata:

  • "Ecco il PDF che desiderava".
  • "Volevo solo farle sapere che oggi non ce la farò".
  • "Mi chiedevo se hai tempo per incontrarmi verso le 17?".

Allo stesso modo, se avete bisogno che il percipiente compia un'azione, assicuratevi di renderlo il più chiaro possibile:

  • Posso chiedervi cosa ne pensate delle mie idee/suggerimenti?
  • Può farmi sapere quando sarebbe disponibile per un incontro la prossima settimana?
  • Prima della prossima riunione, si prega di esaminare i seguenti allegati.
  • Potete prendere visione dell'ordine del giorno della riunione e farmi sapere se avete dei suggerimenti?

Tuttavia, quando scrivete un motivo per cui contattarvi, tenete presente il vostro lettore da un punto di vista pratico. È vantaggioso per tutti che le e-mail siano il più possibile concise.

4. Concludere con una dichiarazione di chiusura

La conclusione delle vostre e-mail informali è simile alla frase di apertura: usate un tono amichevole per concludere:

  • Ci vediamo dopo,
  • Fate attenzione,
  • A presto,
  • Grazie,
  • Buon venerdì,
  • Buon fine settimana!

Modello di e-mail informale

Se non siete ancora sicuri di come dovrebbe essere la vostra email informale, potete provare a utilizzare questo modello per la creazione della vostra prossima email.

In pratica, l'e-mail può avere un aspetto simile a questo:

"Ciao Tonya,

Grazie per avermi avvisato. Vediamoci presto, mi farebbe davvero piacere vederti. Che ne dici di domani a mezzogiorno? Sei libero?

Fate attenzione,

Billy".

Tuttavia, questa è solo una parte di ciò che può aiutarvi. AI Strumenti come TextCortex hanno sviluppato diverse funzioni per la scrittura di qualsiasi e-mail.

Ad esempio, se volete scrivere un'e-mail con la funzione "Bullet to email"di TextCortex, non dovete fare altro che chiarire i punti chiave sotto forma di bullet, evidenziarli e fare clic sul logo. 

Una volta scelta la funzione designata, il componente aggiuntivo TextCortex richiederà la finestra di suggerimento con diverse varianti dell'output dell'e-mail.

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Una volta scelto l'output migliore, il rewriter extension offre altre opzioni di riscrittura per aiutarti a modificare ulteriormente i tuoi contenuti per migliorarne il contesto.

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Conclusione

Tutto sommato, si può concludere che non esistono linee guida rigide da seguire per la composizione di e-mail informali.

Sono molto più veloci da scrivere e comportano uno sforzo minore rispetto alle e-mail formali. Tuttavia, questo non le rende piacevoli da comporre.

Tuttavia, con il kit giusto, possono diventare divertenti.

Questo è il vero scopo di TextCortex : sostituirsi al vostro lavoro di scrittura, migliorando le vostre capacità di scrittura e rendendo l'intero processo meno doloroso.

Che cos'è TextCortex?

TextCortex è uno strumento AI basato su moduli che utilizza potenti algoritmi e un grande database di best practice per generare e riscrivere testi in materiale originale e accattivante.

I suoi redattori di AI utilizzano il riconoscimento dei modelli per sviluppare e modificare la vostra scrittura con un alto grado di accuratezza, concentrandosi sulla produzione del risultato più credibile possibile.

TextCortex è disponibile come applicazione basata sul Web e come componente aggiuntivo di Chrome .

Con la nostra riscrittura extension, sarete in grado di:

  • Modificate i vostri contenuti su oltre 30 piattaforme online come Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook e altre ancora.
  • Utilizzate la generazione di AI e le funzionalità avanzate di riscrittura al volo all'interno di qualsiasi casella di testo.
  • Migliorate rapidamente le vostre capacità di scrittura mantenendo una qualità costante.

Allo stesso tempo, l'applicazione web TextCortex consente di:

  • Sfruttate gli oltre 20 AI templates per generare blog post, descrizioni di prodotti, e-mail, annunci, post sui social media, ecc.
  • Utilizzare contemporaneamente la scrittura manuale e quella generata da AI all'interno dello stesso canvas modificabile.
  • Modifica e formattazione dei contenuti in tempo reale.
  • Salvate i vostri progetti come templates per utilizzarli in futuro.

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