Quando iniziate un progetto con un cliente, avete spesso problemi a fargli rispondere alle vostre e-mail? Siete preoccupati per l'efficienza delle vostre e-mail di follow-up?

Questo può essere frustrante al massimo grado.

Allo stesso tempo, è bene evitare di sprecare la possibilità di una collaborazione a lungo termine con i clienti potenziali comportandosi in modo sgarbato, impaziente o poco professionale mentre si cerca di conquistarli.

La questione rimane quindi come affrontare questa sfida senza danneggiare il potenziale di ulteriore cooperazione?

Per aiutarvi a capire perché i vostri clienti non rispondono e cosa fare in uno scenario del genere, questo post discuterà alcune delle insidie più comuni e i migliori consigli su come inviare e-mail di follow-up ai vostri potenziali clienti.

Poi, vi mostreremo alcuni esempi di e-mail di follow-up e vi forniremo consigli utili per aiutarvi a personalizzare le vostre e-mail e a ridurre il tempo che impiegate per scriverle quotidianamente.

Immergiamoci!

Cosa sono le e-mail di follow-up?

Nel mondo degli affari, è prassi comune inviare a un cliente un'e-mail di follow-up dopo il contatto iniziale.

È una tecnica che utilizziamo quando vogliamo o abbiamo bisogno di qualcosa da un'altra persona.

Inoltre, le e-mail di follow-up sono utilizzate principalmente per ricordare ai destinatari le azioni in sospeso (come il pagamento di una fattura o la fornitura di un feedback).

Perché le e-mail di follow-up sono importanti per le aziende?

Quando si fornisce un servizio di assistenza ai clienti, è essenziale mantenere linee di comunicazione aperte con il cliente per tutta la durata del progetto.

Dovendo destreggiarsi tra più clienti, questo tipo di comunicazione viene spesso trascurato, rallentando così l'avanzamento dei vostri progetti. Inoltre, il mancato invio di e-mail di follow-up può far sì che i clienti si facciano un'idea sbagliata di voi e della vostra azienda.

Lo scopo delle e-mail di follow-up è quello di:

  • Ricordate ai potenziali clienti di rispondervi
  • Mantenere i progetti in carreggiata
  • Assicurarsi che le informazioni non vadano perse nella confusione
  • Dare un senso di organizzazione e dedizione ai progetti
  • Dite ai vostri clienti, vecchi e nuovi, che prendete sul serio la loro attività.

I motivi più comuni per cui non ricevete una risposta?

Il motivo per cui non avete ricevuto una risposta non è sempre la mancanza di interesse per la vostra offerta. Probabilmente non ricevete risposte dai vostri clienti perché:

  • Sono troppo occupati per rispondervi.
  • La vostra e-mail potrebbe essere andata persa nello spam o nella posta in arrivo.
  • Potrebbero aver bisogno di più tempo per esaminare la richiesta o consultarsi con altri.

Tutti esitiamo quando è in gioco il denaro, giusto? Perché non dovrebbero?

È proprio per questo che utilizziamo le e-mail di follow-up: per rassicurare i nostri clienti che sono in mani sicure. 

Abbiamo già spiegato quali sono, quindi ora passiamo ai passi promessi per scrivere email di follow-up che ottengano risposte e vi facciano distinguere.

Come scrivere un'e-mail di follow-up

Ci sono pro e contro in ogni situazione ed è importante riconoscerli entrambi prima di passare alle fasi fondamentali di una buona email di follow-up.

Abbiamo suddiviso i passi da compiere per padroneggiare questo metodo in "cose da fare" e "cose da non fare", in modo che possiate raggiungere rapidamente la velocità necessaria.

Cominciamo! 

Email di follow-up - Come comportarsi

1. Attenzione all'oggetto

Essere concisi e puntuali è il modo migliore per scrivere l'oggetto delle vostre e-mail di follow-up.

Siate chiari su ciò di cui avete bisogno e sottolineate il motivo per cui vi siete rivolti a loro. Ecco alcuni esempi di buoni oggetti di follow-up:

  • Fasi della Fase #1 di [Nome del progetto]
  • Fattura scaduta da [Data]
  • Abbiamo bisogno della vostra assistenza per [Problema]
  • Aggiornamenti della riunione da [Data]
  • Domande o dubbi?

L'oggetto dell'e-mail deve essere diretto e chiaro su ciò che si desidera dal destinatario. Quanto più naturale è l'oggetto, tanto più alti saranno i tassi di risposta.

2. Far sì che si parli di loro

Se avete un obiettivo chiaro in mente per l'e-mail di follow-up, mettervi nei panni del cliente e scrivere contenuti che lo facciano sentire apprezzato sarà un gioco da ragazzi.

Le e-mail di follow-up non sono solo brevi promemoria. Sono linee aperte per costruire relazioni forti con i vostri clienti. Pertanto, l'attenzione deve essere rivolta a loro.

Ecco alcune idee su come dare attenzione ai vostri clienti in modo sofisticato:

  • Richiedere un feedback su una proposta o un punto di vista.
  • Chiedete un modo per migliorare le vostre offerte.
  • Evocare l'eccentricità proponendo una soluzione al loro problema più urgente.

Questo darà loro l'impressione che non solo vi preoccupate per loro, ma che vi prendete anche il tempo di ricercare e considerare varie opzioni per soddisfare le loro esigenze specifiche.

3. Mantenere la brevità

Avete mai sentito parlare della regola dei 12 secondi?

La regola dei 12 secondi è il tempo medio che le persone dedicano alla lettura delle e-mail.

E, soprattutto nel mondo degli affari, nessuno ha molto tempo da dedicare a e-mail approfondite che richiedono pochi minuti per essere lette.

La maggior parte dei lettori sfoglierà le vostre e-mail, quindi è meglio mantenere i follow-up il più brevi possibile, pur coprendo tutte le basi.

4. Chiamare i clienti all'azione

Ogni singola email di follow-up dovrebbe avere una call-to-action, a meno che non sia strettamente informativa. Molti marketer non tengono conto di questo dettaglio cruciale, il che contribuisce in modo determinante a far sì che le persone non prendano le loro e-mail sul serio come dovrebbero.

In altre parole, se volete che i vostri clienti e potenziali clienti compiano un'azione specifica, dovete renderla chiara.

Ecco alcune riflessioni per iniziare:

  • Si prega di commentare.
  • Contattateci.
  • Indicare la data preferita.
  • Parliamo.

Nota: per impostare una CTA efficace, evitate di dare un senso di insicurezza. Ad esempio, potete notare una differenza tra queste due frasi:

  • "Per favore, se trova il tempo, apprezzerei l'opportunità di fissare un incontro per discutere i dettagli del progetto", e
  • "Inviateci un'ora e una data preferibile per fissare il nostro prossimo incontro".

La differenza sta nella dedizione e nell'audacia. Non esitate a usarla.

5. Imparare a essere pazienti

Ora siamo arrivati al nocciolo della questione: quanto tempo dobbiamo aspettare prima di inviare un'e-mail di follow-up?

Non aspettate troppo. Le migliori pratiche dicono che potete aspettarvi una risposta dai vostri clienti entro uno o due giorni.

È bene concedere ai clienti questa finestra di tempo prima di dare un seguito.

In realtà, è molto più intelligente chiedere loro semplicemente quando sarebbero più ricettivi a risentirvi. In questo modo, si stabilirà un buon rapporto basato sulle loro decisioni, evitando di essere troppo fastidiosi.

Nota: considerate che i vostri clienti potrebbero non controllare la posta elettronica durante i fine settimana e le vacanze.

È complicato programmare i follow-up in modo da non apparire troppo insistenti subito dopo aver attirato la loro attenzione.

È sempre meglio dare loro più spazio che agire troppo presto.

Email di follow-up da non fare

Ora è il momento di esaminare le insidie più comuni nell'invio di e-mail di follow-up:

1. Anche se i vostri clienti non hanno inviato le informazioni come promesso, un'e-mail di follow-up dovrebbe concentrarsi sul ricordare delicatamente questa azione. Concentrandosi sulla collaborazione futura e sui vantaggi per il cliente, si otterrà un'altra serie di carte.

2. Oggetto scadente - L'oggetto è la prima cosa che il cliente vede e un filtro primario per decidere se è importante o meno. Siate concisi su ciò che vi serve dai vostri clienti. Questo aiuterà i clienti a filtrare le vostre e-mail come pertinenti.

3. Aspettare troppo a lungo una risposta - Se aspettate troppo a lungo, il cliente potrebbe mettere il vostro progetto all'ultimo posto o dimenticarsene. Ricordare non significa infastidire, se è fatto bene. Per questo motivo, è bene che il follow-up sia rapido.

4. Comportamento insistente - Per dimostrare al cliente che si tratta di un sollecito amichevole, siate gentili e leggeri. Stabilite le aspettative dicendo loro quando farete il follow-up se non rispondono.

5. Nessuna CTA - Se il vostro cliente si limita a scorrere le vostre e-mail, potrebbe non accorgersi di eventuali inviti all'azione e mettere tutto a tacere. Fornite loro una descrizione chiara dei passi successivi e una tempistica per completare il progetto.

6. Comunicazione errata - Dovete imparare le preferenze di comunicazione dei vostri clienti. La maggior parte dei clienti preferisce i promemoria via e-mail, ma alcuni preferiscono le brevi telefonate. Se questo fornisce le informazioni di cui avete bisogno, è un'ottima scelta!

E-mail di follow-up Templates 

1. Modello di e-mail "Just checking in

Se dovete dare un seguito alla vostra offerta o ricordare ai vostri clienti la vostra precedente e-mail, evitate di essere insistenti.

Esprimete la vostra empatia per i loro impegni e proponete un incontro se sono interessati.

Suggerimento: Le soluzioni di intelligenza artificiale (AI) come TextCortex possono aiutarvi a scrivere e-mail coinvolgenti e personalizzate quando siete troppo impegnati o quando semplicemente non volete usare un modello.

Ad esempio, il componente aggiuntivo TextCortex's Chrome include un'utile funzione"Bullet to email" che può essere utilizzata per comporre rapidamente le e-mail a partire dai punti più importanti.

È sufficiente impostare i punti principali che si desidera trattare nell'e-mail, selezionare i punti, fare clic sul logo e premere l'opzione "Bullet to email".

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2. Modello di e-mail "Follow up sul preventivo

Il vostro potenziale cliente potrebbe analizzare più offerte contemporaneamente. Un'e-mail breve dimostra il vostro desiderio di creare un legame.

Inoltre, questo tipo di e-mail dimostrerà anche un senso di dedizione al progetto stesso. Che ci crediate o no, a volte basta questo per conquistare i vostri clienti.

3. Modello di e-mail "Sense Of Urgency" (senso di urgenza)

L'effetto FOMO (fear of missing out) è stato e continua a essere un potente strumento di marketing.

Mettere una data di scadenza alla vostra offerta può incoraggiare subliminalmente i clienti a rispondere subito alla vostra e-mail.

Nessuno vuole perdersi un buon affare, giusto?

Suggerimento: Oltre a numerose funzioni di riscrittura, il componente aggiuntivo TextCortex'Chrome ha un'opzione di cambio di tono piuttosto utile che può riscrivere i contenuti con un tono di voce diverso.

Per utilizzarlo, selezionate la frase o i paragrafi che volete riscrivere in una varietà di toni diversi, fate clic sul logo e scegliete la funzione "Tono" .

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Fate clic sul link del tipo di tono in fondo alla finestra dei suggerimenti e selezionate il tono di voce"Urgente" per aggiungere urgenza all'e-mail quando si utilizza la funzione "Tono".

4. Modello di e-mail "Ricolleghiamoci".

Gli uomini d'affari sono persone d'azione. Detto questo, è più probabile che riceviate una risposta alla vostra e-mail di follow-up se fate un appello diretto.

Indipendentemente dal tipo di richiesta, i vostri clienti non la fraintenderanno se le vostre e-mail di follow-up manterranno lo stesso grado di professionalità.

Suggerimento: Indipendentemente dall'argomento o dal pubblico, la funzione "Parafrasi" di TextCortexpuò aiutarvi a mantenere un elevato standard di qualità della scrittura.

Selezionate le frasi o i paragrafi in blocco, fate clic sul logo e scegliete l'opzione "Parafrasi" .

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5. Modello di e-mail di follow-up della riunione

Dopo un incontro con i clienti, è consigliabile inviare un'e-mail di follow-up. È un passo maturo che potrebbe portare a molte relazioni fruttuose nel tempo.

Questa forma di e-mail di follow-up è solo un rapido ringraziamento per il tempo dedicato al cliente.

Per concludere

Non c'è dubbio che dobbiate utilizzare le e-mail di follow-up nella vostra strategia aziendale. 

Dedicare del tempo a coltivare le connessioni è un investimento per la salute della vostra azienda, che darà i suoi frutti sotto forma di successo continuo nella chiusura degli affari e nel mantenimento delle relazioni.

Tuttavia, questo non li rende divertenti. Soprattutto se dovete scriverle ogni giorno.

Vi suggeriamo di provare TextCortex se siete alla ricerca di ispirazione, se siete stufi di usare il solito templates o se siete semplicemente curiosi di vedere cos'altro c'è là fuori.

Inoltre, l'utilizzo di TextCortex può trasformare la vostra peggiore giornata di scrittura in un'attività esistente.

E non è tutto.

Oltre alle funzionalità di riscrittura disponibili nel programma Chrome extension, TextCortex consente di accedere a:

  • Accesso a oltre 20 siti pre-costruiti AI templates online.
  • Create contenuti in oltre 72 lingue con questo strumento multilingue AI .
  • Canvas che può essere modificato in tempo reale per accogliere contenuti generati sia dall'uomo che da AI.
  • Modifica e rendering dei contenuti in tempo reale
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