¿Qué es un PNT y cómo redactar un PNT? (Guía paso a paso)

En casi todas las empresas, desde las pequeñas a las grandes, los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) son clave para realizar las tareas con eficacia y mantener la organización en orden. Los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) sirven de modelo para el éxito operativo, ya que ayudan a los negocios, empresas y equipos a organizar, categorizar, definir y realizar un seguimiento de sus tareas. Si te preguntas qué es un PNT y cómo crear uno de alta calidad, ¡nosotros te ayudamos!

En este artículo exploraremos qué es un Procedimiento Normalizado de Trabajo y cómo crear uno.

¿Preparados? ¡Empecemos!

TL; DR

• Los Procedimientos Normalizados de Trabajo son documentos que permiten a los empleados hacer un seguimiento de las tareas y garantizar la normalización de los procedimientos rutinarios.
• Los documentos PNT deben incluir las secciones necesarias, como título, finalidad, definición, responsabilidades, materiales y equipos, procedimiento y directrices, referencias y fuentes, y aprobación.
• Para crear un PNT funcional, primero debes identificar el proceso de la tarea y esbozar el contenido del PNT.
• Puedes aumentar la eficacia de tu documento PNT añadiendo secciones como funciones, responsabilidades y requisitos a tu documento PNT.
• Puedes observar a tus empleados y pedirles su opinión para comprobar la funcionalidad de tu documento PNT.
• Si quieres allanar tu proceso de creación de PNT y crear PNT más claros y concisos, puedes beneficiarte de herramientas de IA como ZenoChat.
• ZenoChat ofrece una amplia gama de funciones que aumentarán la eficacia de tu empresa, como la creación de PNT y la gestión del conocimiento.

¿Qué es un Procedimiento Normalizado de Trabajo?

Un PNT es un documento que ayuda a los empleados a realizar un seguimiento de sus tareas diarias y contribuye a mantener la funcionalidad de la organización completando los flujos de trabajo de los empleados con precisión y claridad. Podemos pensar en un documento SOP como una hoja de ruta en la que los empleados pueden ver organizada su lista de tareas. Con los documentos SOP, tanto los nuevos empleados pueden adaptarse rápidamente, como todos los empleados pueden realizar un seguimiento de las tareas que deben completar.

SOP 101

PNT significa Procedimiento Operativo Estándar y, como su nombre indica, proporciona ventajas como el establecimiento de una rutina, la incorporación de una cultura de trabajo y el seguimiento de las tareas. Un PNT garantiza que una tarea se realice de forma coherente, segura y con un alto nivel de calidad. Además, los empleados pueden hacer un seguimiento de las tareas disponibles, elegir la tarea con la que se sienten más cómodos y completarla con eficacia. Así, las empresas mantienen la calidad de la producción y el servicio, lo que aumenta la rentabilidad e impulsa la eficacia.

Secciones de un PNT

Los documentos PNT deben dividirse en diferentes secciones porque abarcan una amplia gama de información, sectores, departamentos y procedimientos. Se pueden eliminar secciones de los documentos PNT para cada empresa y equipo, añadir nuevas secciones o personalizar las existentes. Sin embargo, independientemente del sector al que pertenezcas, la plantilla general que puedes utilizar para los PNT incluye las siguientes secciones:

• Título: Te recomendamos que escribas el título del documento, incluyendo el contexto y la fecha, para acceder a él y almacenarlo fácilmente.
• Propósito: Debes proporcionar a los lectores una breve explicación y una visión general de lo que contiene el documento PNT.
• Definiciones: Crear una sección en la que expliques los términos técnicos, acrónimos y abreviaturas relacionados con las tareas de tu documento PNT facilitará a los empleados la comprensión del documento y les ahorrará tiempo.
• Responsabilidades: Una sección en la que expliques las funciones y los requisitos de las tareas del procedimiento facilitará a los empleados la comprensión del documento.
• Materiales y equipos: Si están disponibles, enumera los materiales, herramientas, software y equipos que los empleados necesitan para completar la tarea.
• Procedimiento y directrices: En esta sección, que es la más importante de un documento PNT, debes explicar paso a paso el procedimiento para realizar la tarea, y añadir las precauciones, advertencias y pasos críticos.
• Referencias y fuentes: Puedes añadir documentos, guías, enlaces y recursos que te ayuden a completar la tarea.
• Historial de aprobaciones y revisiones: En esta sección, tienes que añadir un panel de información que enumere quién aprobó qué tarea en qué fecha y los cambios realizados en el documento.

Almacenando el documento SOP en una app a la que puedan acceder todos tus empleados, puedes permitir que tanto tus empleados remotos como los de la oficina realicen fácilmente el seguimiento de las tareas. Por ejemplo, puedes almacenar tus documentos en aplicaciones en la nube accesibles a tus empleados, en aplicaciones de espacio de trabajo como Notiono en herramientas de gestión del conocimiento basadas en IA, como ZenoChat.

Cómo redactar un PNT de alta calidad: Guía paso a paso

Si eres un líder que quiere impulsar la productividad de tu equipo o de tu empresa y aumentar la eficacia general, es esencial crear un PNT de alta calidad con secciones claras y concisas. Si no sabes cómo redactar un PNT, ¡te explicamos paso a paso lo que tienes que hacer para crear un PNT universal!

Identificar el proceso

Para garantizar que las tareas repetitivas de tu empresa cumplen una calidad y un plazo coherentes, debes crear un PNT. Empieza por evaluar las tareas de tu empresa y de las que son responsables tus empleados, identifica las tareas rutinarias y analiza cómo se realizan. Esto te permitirá determinar claramente qué tareas automatizar y cómo garantizar que cumplen una calidad y un plazo concretos.

Crea un esquema con una plantilla de procedimiento operativo estándar

Tras identificar las tareas rutinarias de tu empresa, tienes que definir el proceso de realización, el alcance y los objetivos de estas tareas. En esta fase, puedes esbozar el alcance y los objetivos que pretende alcanzar tu documento PNT. También puedes analizar las deficiencias de las tareas rutinarias y tomar decisiones como la seguridad, la mejora de la calidad, la aceleración del proceso y el aumento o la disminución del número de empleados necesarios para la tarea.

Tras determinar los objetivos, puedes escribir una explicación sencilla y clara que resuma todo el documento SOP y dividir tu explicación en pasos procesables. Así podrás determinar lo que hay que hacer y guiarte para automatizar las tareas rutinarias y aumentar la productividad de tus empleados.

Asigna funciones y responsabilidades

Al asignar funciones y responsabilidades a las tareas que añadas a tu documento SOP, puedes asegurarte de que los empleados puedan determinar qué acciones están disponibles para las acciones del documento. Esta claridad elimina la confusión y garantiza una precisión que permitirá a los empleados actuar rápidamente y completar las tareas. Además, tus empleados pueden aprobar tareas con las que están familiarizados al revisar la sección de responsabilidades y producir resultados de mayor calidad.

Supervisar y obtener opiniones

Del mismo modo que no toda teoría tiene el efecto deseado en la práctica, tu documento PNT no garantiza que el proceso se desarrolle como pensabas inicialmente. Por esta razón, tienes que supervisar a tus empleados y analizar cómo manejan las tareas del documento PNT. También puedes obtener opiniones celebrando reuniones con tus empleados o supervisores y mejorando tu documento PNT basándote en esta información. Si quieres que cada empleado dé su opinión individualmente, te recomendamos que añadas una sección de opinión a tu documento.

Utiliza la IA para crear un PNT funcional

Crear un documento de Procedimiento Operativo Estándar (SOP) es un proceso que requiere que analices una gran cantidad de datos y utilices tu análisis para obtener ideas y conclusiones. Dado que este proceso lleva mucho tiempo y es agotador hacerlo manualmente, puedes utilizar las capacidades de análisis de datos y generación de resultados de las herramientas de IA para crear documentos SOP más rápidos y precisos.

Puedes utilizar herramientas de IA para analizar los datos que utilizarás en tu documento SOP, resumir secciones del documento para generar contenido para las secciones y crear materiales visuales como tablas y gráficos. Además, puedes facilitar mucho el proceso con asistentes de IA como ZenoChat de TextCortex, ¡que te permite cargar tus datos internos y utilizarlos con funciones interactivas y personalizables!

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TextCortex es un asistente de IA que ofrece texto, código, generación de imágenes, gestión del conocimiento, generación aumentada de recuperación (RAG), múltiples LLM y capacidades de aprendizaje automático tanto para usuarios individuales como para empresas. Con TextCortex, puedes acceder a herramientas de IA que reducirán la carga de trabajo de tus empleados y aumentarán su productividad, y puedes utilizar funciones como la creación de PNT, la gestión del conocimiento y el seguimiento de tareas integrando de forma segura todos los datos de tu empresa. TextCortex está disponible como aplicación web y navegador extension que se integra con 30.000 sitios web y apps.

¿Cómo crear un SOP a través de ZenoChat en TextCortex?

TextCortex viene con una IA conversacional multifuncional llamada ZenoChat. ZenoChat es un copiloto de IA que puede realizar tareas de lenguaje natural con gran calidad, ofrecer una función de búsqueda en la web y generar resultados utilizando los datos que le proporciones con bases de conocimientos personalizables. Las capacidades avanzadas de generación de resultados de ZenoChat y la función de Bases de Conocimientos le permiten crear documentos de Procedimientos Operativos Estándar (SOP) de alta calidad, claros y concisos.

Para crear un PNT, primero tienes que identificar las tareas repetitivas y rutinarias de tu organización y definir los materiales, pasos, guías, funciones y responsabilidades necesarios para ellas. Puedes cargar en ZenoChat todos los datos relacionados con las tareas para las que deseas crear un documento SOP y hacer que ZenoChat cree el contenido del SOP mediante preguntas en formato conversacional. ZenoChat analiza tus datos utilizando LLM de razonamiento avanzado, como GPT-4o, Claude 3.5 Sonnet y GPT-4, y genera ideas útiles para tus documentos SOP.

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